WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |   ...   | 45 |

3.6. Запрашивать информацию отструктурных подразделений организации, относящуюся к сфередеятельности.

3.7. Проходить подготовку и повышениеквалификации за счет средств организации.

3.8. Знакомиться с материалами своеголичного дела и отзывами о своей работе.

4. Ответственность

За неисполнение или ненадлежащее исполнениедолжностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнениемслужебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.

5. Профессиональные качества изнания

Знания

1. Основные положенияКонституции РФ.

2. Кодекс Законов о трудеРФ.

3. Устав области.

4. Закон области «Огосударственной службе области».

5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требованияк оформлению организационно-распорядительных документов.

6. Инструкции по работе сдокументами в организации.

7. Положение, уставорганизации.

8. Правила внутреннегораспорядка.

9. Правила эксплуатацииоргтехники.

Умение и качества

1. Представительскиекачества.

2. Ответственность.

3. Настойчивость.

4. Инициативность.

5. Умение оперативно приниматьрешения.

6. Наличие опыта руководящейработы.

7. Организаторскиеспособности

8. Умение создавать конструктивнуюрабочую обстановку в коллективе.

9. Эмоциональнаяустойчивость.

6. Квалификационные требования

Образование – высшее, желательно – высшее управленческое. Крометого, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности«Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности«Государственное и муниципальное управление» (500 ч).

Зам.руководителяПодпись И.И. Петров

Дата

Приложение 1.4

Примерная должностная инструкция

секретаря-референта

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

_____________________________________

Наименование организации

ПодписьИ.И. Петров

Дата

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-референта

Дата

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится ккатегории специалистов предприятия, принимается и увольняетсядиректором.

1.2. Основными задачами секретаря-референтаявляются организационное и документационное обеспечениеуправленческой

деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняетсянепосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референтруководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службахпредприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия;нормативно-методическими материалами по организацииделопроизводства;

настоящей должностнойинструкцией.

1.5. На должность секретаря-референтаназначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы неменее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсахсекретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владетьвопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственнойдеятельности;

организации работы с документами,составления документации;

организации управленческоготруда;

применения средств вычислительной иорганизационной техники;

перевода служебной документации наиностранный язык коммерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности ипротивопожарной защиты.

2. Функции

На секретаря-референта возлагаются следующиефункции:

2.1. Информационно-справочное обслуживаниепо документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль заорганизацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалахпредприятия.

2.3. Документирование деятельностисовещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживаниеруководства.

2.5. Ведение и оформление кадровойдокументации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. Должностные обязанности

Секретарь-референт должен:

3.1. Обеспечивать прием, учет,регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочноеобслуживание и хранение документной информации.

3.2. Контролировать качество подготовки,правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемыхна подпись руководству предприятия.

3.3. Осуществлять контроль исполнениядокументов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные насвоевременное и качественное их выполнение.

3.4. Осуществлять организацию подготовки,принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводитьанализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по нимкомпетентные заключения.

3.5. Осуществлять оперативную связь состоронними организациями (как коммерческими, так и государственными) иотдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон,факс и т.п.).

3.6. Вести прием посетителей.

3.7. Выполнять работу подокументационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

оформление приказов по личномусоставу;

оформление личных карточек формы Т-2 илиличных дел;

оформление трудовых книжек;

оформление и ведение трудовых контрактов(договоров);

оформление командировочныхдокументов;

оформление листовнетрудоспособности;

ведение табеля учета рабочеговремени;

выдача справок о трудовом стаже и заработнойплате.

3.8. Обеспечивать выполнение машинописных икопировальных

работ.

3.9. Использовать ПЭВМ как средствоавтоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.10. Проводить ежегодный отбор документовна архивное хранение или уничтожение.

3.11. Выполнять отдельные порученияруководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностьюпредприятия.

4. Права

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональныхслужб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнениязаданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы инаправлять их на исполнение руководителям и специалистампредприятия.

4.3. Требовать от исполнителейдоработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил ихсоставления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформлениядокументов (ISO).

4.4. Визировать документы управленческойдеятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководствапредложения по улучшению документационного обеспечения деятельностипредприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основеприменения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства созданиянормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всехдокументов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф«Для служебного пользования».

4.8. Принимать решения в пределах своейкомпетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами(сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов ипредставления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственностьза:

5.1. Качество документов,предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение крегистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашениесведений, имеющих гриф «Для служебного пользования».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнениедолжностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Зам.РуководителяПодписьА.П. Сидоров

Тема 2.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮУПРАВЛЕНЧЕСКИХ

(ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ)ДОКУМЕНТОВ

  1. Основные положения подокументированию управленческой деятельности
  2. Унификация и стандартизацияуправленческих документов
  3. Виды документов и ихклассификация
  4. Правила оформления управленческих(организационно-распорядительных) документов

1. Основные положения по документированию

управленческой деятельности1

Документирование управленческой деятельностиохватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителяхи оформлению по установленным правилам информации, необходимой дляосуществления управленческих действий. Документирование осуществляется наестественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованиемновых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты идр.).

Состав управленческих документовопределяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов,объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется втабеле документов. Единство правил документирования управленческих действий навсех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системыдокументационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных системдокументации (УСД).

Унифицированные системы документации– это комплексвзаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям,содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфередеятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средстввычислительной техники, так и при традиционных методах обработкиинформации.

Управленческие документы по наименованию,форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ,положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащимправила документирования. В соответствии с действующим законодательством икомпетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения,инструкции.

Решения, постановления и приказы издаютво всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт поосновным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросами для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документыорганизаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления идр.), оформляются как совместное решение,которое имеет правовую силу распорядительногодокумента в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственныхорганизаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов илидокументов других организаций осуществляется в форме, установленной авторомдокумента. Если способ не указан, организация решает этот вопроссамостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться досведения исполнителей в форме, установленной положением об этихорганах.

Распорядительный документ может быть отменен(изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующимикомпетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересыдругих организаций, должны предварительно согласовываться с этимиорганизациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания илиформулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения,принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях,совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний,стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектовпостановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ходзаседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается,заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организациивсех уровней управления могут направлять письмапри осуществлении оперативных связей с вышестоящимиотраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другимиорганизациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составлятьсяв том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией:устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д.При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается черезмодемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них идругих актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы:планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы,положения, правила и др. Проект управленческогодокумента должен быть согласован с исполнителями (авторами текста),руководителями заинтересованных структурных подразделений илиорганизаций.

Внутреннее согласование проекта документадолжно проводиться в следующей очередности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальнымиподразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественнымиорганизациями;

• с работниками, ответственными за разрешениефункциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

• с финансовым подразделением или главнымбухгалтером (бухгалтером);

• с юридической службой;

• со службой документационногообеспечения;

• с заместителем председателя коллегиальногооргана или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами,содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости отсодержания документа осуществляют в следующей очередности:

• с подчиненными организациями, а такженеподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях,возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документазатрагивает их непосредственные интересы;

• с организациями и научно-производственнымиобъединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеетотношение содержание документа;

• с общественными организациями – при необходимости или в случаях,предусмотренных документами этих органов;

• с органами, осуществляющими государственныйнадведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный,противопожарный и т.д.);

• с вышестоящими органами общей или отраслевойкомпетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможностьсовершения управленческих действий только с разрешения этихорганов.

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |   ...   | 45 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.