WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 31 | 32 || 34 | 35 |   ...   | 45 |

Номенклатура дел учреждения, не передающегодокументы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК),ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранитсяне менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурныхподразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел вделопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется наосновании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается внескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства,второй – используетсяэтой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве(у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый– в государственномархиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учрежденияпересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного измененияфункций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждаетсязаново.

Согласованная с соответствующим учреждениемгосударственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждогогода уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатурудел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образецоформления номенклатуры дел представлен в прилож. 7.1.

2. Формирование дел

Формирование дел – это отнесение документов копределенному делу и систематизация документов внутри него. Дело – совокупность документов (илидокумент), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных вотдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующимосновным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежностьдокументационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают толькоисполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные всоответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующиезаголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю длядоработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в делоне помещают.

Дела формируются централизованно (вканцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлениисводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваиваетсяиндекс. Например, приемнаяотдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальномупрофессиональному образованию – индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета– 02, бухгалтерия– 04 и т.д. Контрольза формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующийархивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранениягруппируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные,месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянногои временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют водном деле –регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов,принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются ипереносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на двапредусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры«Примечание».

В дела группируют документы одногоделопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела;личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица вучреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях(формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250листов при толщине 30–40 мм. При большом количестве документов из них формируютсамостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставкеметалла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка опоставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные вотдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группыдокументов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательностирешения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшиваетсяинициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют вдела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагаютв хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают вследующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личномделе; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета,листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка изприказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме наработу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров;дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, осостоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируютсяотдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают похронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменениифамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листкупо учету кадров в личное дело не помещают.

3. Подготовка документов к последующемухранению и использованию

Завершающим этапом процессаделопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению ииспользованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов– создание условий дляих использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственногоархивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов кхранению и использованию включает:

•экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

•оформление дел;

• описаниедокументов постоянного и долговременного хранения;

•обеспечение их сохранности;

• передачудел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называетсяархив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации,не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурнымподразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранениедокументов организаций и предприятий до передачи их на государственноехранение.

Экспертиза ценности документов вделопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании.Для' организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора иподготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля заправильностью отнесения документов к различным делам и оказания методическойпомощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постояннодействующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в которомопределяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организацииежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовыхразделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числеи по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, неподлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документовпостоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче нагосударственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранениедокументов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПКпредложений об установлении и изменении сроков хранения документов;рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций поделопроизводству и т.п.

Оформление дела – это комплекс работ по егопереучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутреннейописи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве изавершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив послеокончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформлениедел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроковхранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлениюподлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичномуоформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составлениязаверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного,долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указыватьсяследующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственнаяподчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотацияк документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценныедокументы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранениядела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного храненияпредусматривается место для наименования государственного архива иучреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифрна обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственномархиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел,утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы(до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках делдолговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляютсячернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренныхЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждениягосударственной архивной службы (для описей дел по личному составу) иутвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки деланеобходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностьюс указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официальнопринятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложкуиз номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела дляудобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года воформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранениявносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящеговедомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другоеучреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этогоучреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переноситсяиз номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующегоучреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например,если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в неговносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копиидокументов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела взаголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ковсем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, спрописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному изних, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). Приналичии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части)выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела являетсядата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильноедатирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов,которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную,творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), длякоторых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие изнескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц,год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов,включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседанийколлегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого ипоследнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датойличного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, накоторое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного,долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксацииособенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительнаянадпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованныхлистов и отдельно через знак «+» (плюс) – количество листов внутреннейописи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указаниемдолжности составителя, даты составления и подписывается составителем срасшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела(недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиямии т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующийакт.

Для определенных категорий дел постоянногои долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызванспецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные иследственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученыхзваний, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), атакже сформированных по разновидностям документов, заголовки которых нераскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного ивременного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись делпредставляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий ихсостав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и ихучет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основнымвидом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел иописей.

С момента заведения и до сдачи введомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специальноотведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы,которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешкаминаружу.

Изымать и выдавать документы из делпостоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, потребованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения.При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акто причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использованияв работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешенияруководства или должностных лиц, которым такое право предоставленосоответствующими ведомственными инструкциями.

Pages:     | 1 |   ...   | 31 | 32 || 34 | 35 |   ...   | 45 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.