WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 26 | 27 || 29 | 30 |   ...   | 45 |

Этот реквизит может быть заготовлен набланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.Например:

Приложение: Информационный материал омеждународной выставке «СИБ-98» в 3 экз.

Сами документы, входящие в составприложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование видадокумента, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углусправа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом.Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется ссопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписивходят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и еерасшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, названиеучреждения в подписи не указывается. Например:

ДиректоршколыПодпись К. К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когданеобходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особоответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам,направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставитсяподпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькимидолжностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности:

ДиректоринститутаПодпись А. С. Марченко

Главный бухгалтерПодпись Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами,занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одномуровне:Директор ОАО«Карелия»Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В.ПетровПодпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делахорганизаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которогозаготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо,исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательноуказывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о»,«зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или спроставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним изспособов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридическойсилы.

Отметка об исполнителе (составителе письма)включает фамилию исполнителя, полностью имя и отчество, номер его служебноготелефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебногописьма с угловым расположением реквизитов:

Герб РФ

Наименование организации

Наименование структурногоподразделенияАдресат

(или бланк конкретного должностноголица.

Например, зам, министра)

Справочные данные организации

Заголовок письма4

(начинается с предлогов «О» или«Об»)

Текст

ДолжностьПодпись Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя (или Ф.И.О. и номертелефона)

2. Организационно-распорядительныедокументы

Деятельность всех учреждений фиксируется вразного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе иорганизационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениямЕдиной государственной системы делопроизводства5

, а виды распорядительных документоврассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельностиучреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти игосударственного управления положениями, уставами, правилами. Согласнодействующему законодательству органы законодательной и исполнительной властиРоссийской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения,постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областейиздаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей.Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органыпредставительной власти принимают решения.

Организационная документация

Все государственные, муниципальные, частныепредприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав – это свод правил, регистрирующихдеятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения сдругими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сферегосударственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Уставдобровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Уставтоварищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделитьуставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности ВооруженныхСил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органамигосударственной власти и управления, а уставы общественных организацийпринимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий иучреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими)администрациями, частных – соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются вобластных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствоватьследующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, виддокумента, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частногопредприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимопредусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права иобязанности, руководство, взаимоотношения и связи,-производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество исредства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. Взависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченнойответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.)разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы,как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли,формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя. Образецоформления уставов приведен в прилож. 6.1.

Положение – это нормативный акт,устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию,обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общиеположения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение огосударственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделеадминистрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии,группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующиесовокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретномувопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства попредложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, напредприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений опроведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные.Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положениянеобходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основныефункции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости отхарактера положения.

В формуляр-образец положения входятследующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименованиеорганизации, наименование структурного подразделения, дата, индекс,наименование вида документа, место издания, гриф утверждения,, заголовок ктексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Образцы положения даны вприлож. 6.2.

Уставы и положения являются сложнымидокументами. Их структура и содержание, как правило, определяютсяучреждениями-разработчиками.

Инструкция – это правовой акт, издаваемыйорганом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) вцелях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические,технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц играждан6

. Инструкции издаются также в целяхразъяснения и определения порядка применения законодательных актов ираспорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четкоочерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются еетребования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппаратеАдминистрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору поконтролю...»).

Текст инструкции разбивается поопределенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило,инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются целиее издания, область распространения, порядок применения и другие сведенияобщего характера. Инструкция является документом постоянного или длительногодействия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характеруказания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющимираспорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеетправо», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текстинструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по ихпоручению другие должностные лица государственных органов, предприятий,учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщатьпредложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практическиезамечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям,заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очереднойрегистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольнойкарточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления,жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Онаутверждается специальным распорядительным актом или непосредственноруководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она являетсяприложением к распорядительному документу. При утверждении инструкциираспорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в немустанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимыеорганизационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если втексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковымсчитается день подписания и регистрации документа.

Например: враспоряжении главы Администрации Новосибирской области от 01.03.93 № 90-р «Обутверждении Инструкции по делопроизводству» присутствует такойтекст:

«В целях упорядочения работы с документами,совершенствования делопроизводства в аппарате администрацииобласти:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводствув аппарате администрации области.

2. Общему отделу Администрации (КирсановаМ.В.) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства ваппарате администрации и установить контроль за соблюдением требованийИнструкции».

Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительнойдеятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительныхдокументов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Всоответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управленияиздают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания;решения; постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают вовсех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт поосновным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются пооперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений иприказов.

Постановление принято определять как«правовой акт», принимаемый высшими и некоторыми центральными органамиколлегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальныхзадач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правилповедения7

. Однако в законах «О краевом областномсовете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении»постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (направах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути ивидов данного документа.

Образцы постановления и выписки изпостановления даны в прилож. 6.3 и 6.4.

Решение какраспорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегиейминистерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение – акт управления государственногооргана, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностномулицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу дляграждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряженияявляются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего,длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельногослучая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства,администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий,учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РоссийскойФедерации.

Образцы распоряжения и выписки израспоряжения приведены в прилож. 6.5 и 6.6.

Указание – распорядительный документ,издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно повопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным сорганизацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписиуказаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителямподразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указанийпроводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформленияприказов.

Распорядительная часть указания начинаетсясловами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределахкалендарного года8

.

Приказ–правовой акт, издаваемыйруководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений,объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия.Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данныморганом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления,содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных.отношений,и актом применения норм права (например, приказ о назначении надолжность).

Pages:     | 1 |   ...   | 26 | 27 || 29 | 30 |   ...   | 45 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.