WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 | 8 |   ...   | 45 |

Управленческий документ подписывается илиутверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом всоответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом илиположением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией,приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся втом случае, если за содержание документа ответственны несколько должностныхлиц.

Документы денежного, материального икредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег,товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные ирасчетные обязательства с другими организациями, подписывают

руководитель организации и главный бухгалтер(бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписываютруководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией,подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органовподписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемыеруководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют однуподпись.

Право подписи распорядительных документов вформе указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя,главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции,положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за ихподготовку.

Протокол подписывают председательствующий назаседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) исекретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другиедокументы информационного, справочного или аналитического характера могут бытьподписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределыего прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Онимогут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующимраспорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющиесамостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другогодокумента; направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документами приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, вправом верхнем углу печатают:

Приложение

к___________________

(указывается документ)

__________№________

Дата

Если приложений несколько, онинумеруются.

При рассылке приложений без распорядительныхдокументов на приложениях проставляется гриф утверждения с указаниемнаименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитови порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиямунифицированной системы документации, к которой относитсядокумент-приложение.

В целях сокращения количества применяемыхформ документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табелидокументов, необходимых и достаточных для реализации функций и задачорганизаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемыесредствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за егосоставление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение внего изменений осуществляется службой документационного обеспечения.Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2. Унификация и стандартизацияуправленческих документов

Унификация документов заключается вустановлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующихосуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов– это формаюридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ),отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификациядокументов проводится в целях сокращения количества применяемых документов,типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки,достижения информационной совместимости различных систем документации поодноименным и смежным функциям управления, более эффективного использованиявычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработкуунифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляетсяминистерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системыдокументации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД врамках республиканских и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификаторатехнико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверностиинформации и ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированныхформ документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также ихгосударственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторовтехнико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководствоунификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ иконтроль осуществляет головная организация по координации внедрения и веденияУСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головнаяорганизация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

3. Виды документов и ихклассификация

Все документы по отражаемым в них видамдеятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим иадминистративным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием(организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могутсоставлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа – документы по функциям управления.Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделовпланирования, снабжения и сбыта, других функциональныхподразделений.

Документы классифицируются по наименованиям:служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д.Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут бытьсовершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данногопредприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий,организаций и от частных лиц);

по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающиенесколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет своиособенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документаотпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные длягруппы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документыпечатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, длякоторых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, иличные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник – это подписанный и надлежащимобразом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – повторное, абсолютно точноевоспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное вустановленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебныхдокументов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятсяподпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия сподлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательнонадо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выпискиподтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациямпредоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать емусоответствующий дубликат (спометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу сподлинником.

4. Правила оформления управленческих(организационно-распорядительных) документов2

Документы состоят из отдельных элементов,которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum – требуемое, необходимое).Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобыдокумент отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии сформой, принятой для данной категории документов. От полноты и качестваоформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как онислужат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений,событий.

Постановлением Госстандарта России от31.07.97 № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97«Унифицированная система организационно-распорядительной документации»,изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ постандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-ст и введены в действие с01.04.2000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитоворганизационно-распорядительных документов, правила их оформления, месторасположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования кучету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации,гербов субъектов Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовойинструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,утвержденной распоряжением Правительства РФ от 31.10.2000 № 1547-р.

В государственном стандарте определено 29реквизитов (было 31). Расположение их показано на схемах в прилож.2.1-2.2.

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением оГосударственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актамисубъектов Российской Федерации.

03. Эмблемуорганизации или товарныйзнак (знак обслуживания) помещают на бланкахорганизаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему невоспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РоссийскойФедерации или герб, субъекта Российской Федерации.

04. Кодорганизации проставляют по Общероссийскомуклассификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Код формыдокумента проставляют по Общероссийскомуклассификатору управленческой документации (ОКУД).

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указываютсокращенное, а при его отсутствии – полное наименование высшестоящей организации.

Наименования организаций субъектовРоссийской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качествегосударственного национальный язык, печатают на двух языках – русском инациональном.

Сокращенное наименование организацииприводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документахорганизации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают нижеполного.

Наименование на иностранном языкевоспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении оборганизации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименованияна русском языке.

Наименование филиала, территориальногоотделения, представительства, структурного подразделения организации указываютв том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниженаименования организации.

Автором документа может быть должностноелицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включаютпочтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации(номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты идр.).

08. Наименованиевида документа, составленного или изданногоорганизацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должносоответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системойорганизационно-распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000). Вписьме наименование вида документа не указывают.

09. Датойдокумента является дата его подписания илиутверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если авторамидокумента являются несколько организаций, то датой документа является наиболеепоздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрамив такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцоформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.Например, дату 1 сентября2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается словесно-цифровой способоформления даты. Например: 1сентября 2000 г., а также оформление даты в такой последовательности: год,месяц, день месяца. Например: 2000.09.01.

10. Регистрационный номер документа. Состоитиз его порядкого номера, который можно дополнять по усмотрению организациииндексом дела по номенклатуре дел, информацией окорреспонденте, исполнителях и др. Регистрационныйномер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоитиз регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Этиномера проставляются через косую черту в порядке указания авторов вдокументе.

11. Ссылкана регистрационный номер и дату документа. Включаетрегистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Местосоставления или издания документа. Указывают в томслучае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименованиеорганизации» и «Справочные данные об организации». Место составления илииздания указывают с учетом принятого административно-территориального деления,и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Грифограничения доступа к документу (секретно,конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Егоможно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации,отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут быть организации, ихструктурные подразделения, должностные или физические лица. При адресованиидокумента должностному или физическому лицу инициалы указываются передфамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают вименительном падеже.

Например:

Администрация Новосибирскойобласти

Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ,указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Новосибирскойобласти

Контрольно-правовое управление

Главному специалисту А. С. Сидорову

или

Президенту АОЗТ «Сиблитмаш»

И. И. Иванову

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 | 8 |   ...   | 45 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.