WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 32 | 33 || 35 | 36 |   ...   | 45 |

В течение делопроизводственного года издела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. Привыдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают,какой документ, кому и на какое время выдан. После завершенияделопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимостивыдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняюткарточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в котороевыдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица,получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении иприеме дела.

За сохранность документов, находящихся встадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией,секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль засохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельныхисполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихсянарушениях.

Структурные подразделения учрежденияпередают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет)хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям.Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточкиделопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отделаи т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архивосуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственнымархивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному сруководителями структурных подразделений и утвержденному руководителемучреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно)хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны хранитьсяцентрализованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводстваучреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях порешению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архивпо описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел,соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудникомархива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственныйархив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении делустановлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны ихустранить.

Дела принимает заведующий ведомственнымархивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, вприсутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача делпроизводится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемогодела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземплярецифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, датаприема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архиваи лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количестволистов в деле.

Задания

1. Дайте определение номенклатуры дел. Чтотакое сводная номенклатура дел, как она составляется Как вы понимаетеиндексацию дел Кто составляет номенклатуру дел, кем онаутверждается

2. Как формируются документы в дела Почемуне рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя

3. Дайте понятие примерной и типовойноменклатуры дел.

4. Какую работу осуществляетЭПК

5. Каков порядок оформлениядела

6. Составьте опись дела.

7. Объясните необходимость заверительнойнадписи.

8. Как оформляется обложка дела

9. Составьте акт об уничтожении документовза конкретный период.

10. Составьте формуляр-образец своднойноменклатуры дел, номенклатуры дел структурного подразделения.

Приложения

Приложение 7.1

Образец оформления номенклатуры дел

НаименованиеорганизацииУТВЕРЖДАЮ

Должность руководителя

НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ_________ _________________

Подпись Инициалы, фамилия

____________ __________________________________________

Дата Регист.номерДата

На _______________ год

Индекс

дела

Заголовок

дела (тома)

Количество

дел (томов)

Срок

хранения

дела (тома),

номер статей

по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

______________________________________________________________

Наименование структурного подразделенияорганизации

01-01 (Указываетсязаголовок(Указывается срок

дела)хранения)

01-02 и т.д.

______________________________________________________________

Наименование структурного подразделенияорганизации

02-01

02-02 и т.д.

______________________________________________________________

Должность руководителя,

отвечающего за составление

номенклатурыделПодпись Инициалы, фамилия

Итоговая запись о категориях и количестведел,

заведенных в 1999 году

По срокамхранения

Всего

В том числе

переходящих

с отметкой ЭПК

Постоянного

Временного

(свыше 10 лет)

Временного

(до 10 лет

включительно)

ИТОГО:

_________________________________________________________

Должностьруководителя Подпись Инициалы, фамилия

__________________________

Должность руководителя,

отвечающего за составление

номенклатурыделПодпись Инициалы,фамилия

СОГЛАСОВАНО:

Зав. госархивом

___________________районаПодпись Инициалы, фамилия

Приложение 7.2

Примерная номенклатура дел территориальной

администрации района

АДМИНИСТРАЦИЯУТВЕРЖДАЮ

__________________(района,города)Глава Администрации

Управление делами (общийотдел)___________района, города

______Инициалы, фамилия

Подпись

НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ__________________________

30.12.99№01-00Дата

на 2000 г.

Индекс дела

Заголовок дела (тома)

Количество дел (томов)

Срок хранения дела (тома), норма статей поперечню

Примечания

1

2

3

4

5

01-01

Постановление администрации области (мэриигорода) - копии


До минования надобности


01-02

Распоряжения администрации области (мэрии города) -копии


То же


01-03

Постановления администрации района (города) поосновной деятельности и документы к ним


Постоянно


01-04

Распоряжения администрации района (города) поосновной деятельности идокументы к ним


Постоянно


01-05

Постановления администрации района (города) поличному составу (прием, увольнение, перемещение) -подлинники


75 лет (ЭПК)


01-06

Распоряжения администрации района (города) поличному составу (прием, увольнение, перемещение) -подлинники


75 лет (ЭПК)


01-07

1ереписка с вышестоящими организациями поосновной деятельности


Статьи по перечню, 5 лет (ЭПК)


01-08

Переписка с организациями, учреждениями,предприятиями области


5 лет (ЭПК)


01-09

Журнал (карточки) регистрации постановленийадминистрации области (мэрии города)


3 года (ЭПК)


01-10

Журнал (карточки) регистрации постановленийадминистрации области (мэрии города)


3 года


01-11

Журнал (карточки) регистрации постановленийадминистрации района (мэрии города)


Постоянно


01-12

Журнал (карточки) регистрации распоряженийадминистрации района (мэрии города) по основной деятельности


Постоянно, ст. 106а


01-13

Журнал (карточки) регистрации входящейкорреспонденции администрации (мэрии города)


3 года, ст. 1066


01-14

Журнал (карточки) регистрации исходящейкорреспонденции администрации района (города)


3 года, ст. 1066


01-15

Предложения, заявления и жалобыграждан


3 года, ст. 35


01-16

Карточки регистрации письменных обращенийграждан


3 года


01-17

Pages:     | 1 |   ...   | 32 | 33 || 35 | 36 |   ...   | 45 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.