WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 28 | 29 || 31 | 32 |   ...   | 45 |

Фамилия и инициалы докладчика и выступающихв прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступленияизлагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (илитезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тирепосле фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада(выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступленияприводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры дляликвидации аварии на стройке»

Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующегодня вода была полностью откачана и последствия аварииликвидированы».

Завершающая часть раздела по каждому пунктуповестки дня – записьпринятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения понескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскимицифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должнабыть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какомусроку. Например:

СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. – текст докладаприлагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Старостин Е.В. – краткаязапись выступления.

Кузнецов Т.Г.– краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Специальным кафедрам провестисовместное

заседание, посвященное.... до15.05.2000г.

1.2. Илизарову Б.С.Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2000 г.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

ПредседательПодпись В.А. Сидоров

СекретарьПодпись Е.М. Крылова

При выборах должностных лиц в протоколеуказываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждениявопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В краткомпротоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших.Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях,высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протоколдопустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступленийприлагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативныесовещания.

Во всех остальных случаях протокол долженсодержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновениимнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. Впятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется.Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись послепервой части протокола: «Заселение ученого совета стенографировалось,стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписываетсяпредседателем и секретарем.

Образцы оформления протокола приведен вприлож. 6.9.

3. Документы оперативнойинформации12

Подавляющее большинство документов,создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию офактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основаниемдля изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документамотносятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты,телеграммы, письма и т.д. (см. прилож. 6.10–6.15). Они носят вспомогательныйхарактер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличиеот последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся винформационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может бытьлишь принята к сведению.

Справка – это документ, содержащий описаниеи подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: синформацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемыезаинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иногоюридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второговида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемойдолжности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.Например:

Новомосковское производственное

объединение«Азот»Детский сад № 2

СПРАВКА

10.08.2000 № 113

г. Новосибирск

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовнаработает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад – 600 рублей в месяц.

Начальник отделакадровПодпись А.В. Иванов

Докладная записка – документ, адресованныйруководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его осложившейся ситуации, имевшем место явлении или^факте, о выполненной работе, атакже содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовитсякак по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цельинициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текстее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной),излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаютсяпредложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходеработ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательнопредшествует заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об»). Как и оформлениесправок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладныезаписки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителюучреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способомвоспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, виддокумента (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную запискусоставитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции,оформляется на общем бланке учреждения и подписывается егоруководителем.

Пример оформления внутренней докладнойзаписки:

ОбщийотделГенеральному директору

ДОКЛАДНАЯЗАПИСКАобъединения

10.05.2000№36Н.К. Иванову

г. Новосибирск

О замене пишущих машин

Довожу до Вашего сведения, что машбюро внастоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие изкоторых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретениишести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав.машбюроПодписьГ.Н. Колбина

Пример оформления внешней докладнойзаписки:

МинистерствоГенеральному директору

образованияРФЗавода точного

Новосибирскоеобластноемашиностроения

управлениенародногоИ.И. Петрову

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2000 № 15

г. Новосибирск

О проверке технического

состояния жилых помещений

базы, отдыха для детей

Согласно поручению главы администрацииОктябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определенияколичества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1998 г., мною 13 мая с.г.был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительномсостоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы кприему детей на отдых.

Зав.районоПодпись Н.И. Пирогова

Объяснительная записка–это документ, поясняющийсодержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта ит.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первойотносятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющиесодержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения.Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либопроисшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимыедоказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистыхлистах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываютсясоставителем.

Приведем образцы оформления объяснительныхзаписок:

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКАДиректору центра

10.04.2000№34«Кадры»

Н.И. Иванову

О срыве занятий в группе

секретарей-референтов

09.04.2000 на занятия по делопроизводствупришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлосьотменить.

ПреподавательПодпись Г.И. Григорьева

НаименованиеорганизацииГенеральному директору

Производственныйотделобъединения

А.А.Зуеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

12.01.2000 №46

Сводный отчет об установке оборудования дляпроизводства аммиака за 1999 г. не был представлен в указанный срок в связи сотсутствием подтверждения от трех цехов.

НачальникотделаПодпись Ю.П. Елкин

ПроизводственноеобъединениеНачальнику шахты

по добыче железнойрудыК.Е. Матвееву

«Крымчермет»

шахта «Юзовская»

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

24.01.2000 №87

О нарушении производственной

дисциплины

11 января 2000 г. во второй смене во времямоего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещениештреков.

Вследствие плохой закрепленностипередвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наездна кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности приэксплуатации передвижной установки – рабочий Егоров С.К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правилатехники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие мерыдисциплинарного воздействия к ЕгоровуС.К.

ГорныймастерПодпись П.Г. Потапов

Акт–документ, составленный несколькимилицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего актысоставляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемымираспорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящейорганизации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составленодним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут бытьразличными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации(учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства,передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов;проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности актысоставляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучитьсущество вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные инормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждениипроводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениямиграждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о веденииделопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан вгосударственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (другихнормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении).Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотренияжалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которыеточно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутсячерновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата иместо составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате иместу актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуацийимеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения,предприятия13, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия исостояния архивных дел14

и т.п.

Текст акта делится на три части: введение,констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В немуказывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющиеакт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта частьакта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала послезаголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываютсянаименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номери заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от24.05.2000 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей наскладе».

С новой строки прямо от полей с прописнойбуквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициаламисоставителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель_____________________________________________

Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии:

Членыкомиссии: 1._____________________________________

Должность, фамилия, инициалы

2.

3.

Присутствовали: 1._____________________________________

Должность, фамилия, инициалы

2. ….

Фамилии членов комиссии и присутствующихрасполагаются по алфавиту. В название должности входит и названиеучреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. Вней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта,ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в видетаблицы.

В заключительной части акта делаются выводыили даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться иконстатацией фактов.

После текста перед подписями принеобходимости указывают количество составленных экземпляров акта и ихместонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в МинэкономикиРоссии

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. – в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Актподписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должностиперед фамилиями не указываются. Например:

Председателькомиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии: ______________ В.Н.Кириллов

Подпись

______________ И.Н. Потапов

Подпись

______________ Н.Н. Ламшйна

Подпись

Как и во всяком документе, в акте передтекстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый спомощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «Осписании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения.Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящеговедомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел– руководителемучреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-97.

Приведем пример оформления акта:

Министерство культурыРоссииУТВЕРЖДАЮ

Комитет покультурепредседатель комитета

АдминистрацииПодпись Н.И. Петров

______________________________________________

НаименованиеобластиДата

Pages:     | 1 |   ...   | 28 | 29 || 31 | 32 |   ...   | 45 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.