WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 27 | 28 || 30 | 31 |   ...   | 45 |

Приказ является самым распространеннымвидом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Ониздается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или ихструктурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и томуподобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а такжепо кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д.Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи,указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всехработников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ можеткасаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от ихподчиненности. Образцы оформления приказа даны в прилож. 6.7 и 6.8. Всераспорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из нихне может содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документовподготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различияже возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результатколлегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (вслучае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовкираспорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проектадокумента: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиальногооргана (в случае постановлений, решений); согласование документа и егоподписание.

Процедура составления и оформленияраспорядительного документа конкретного учреждения может быть описана винструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работыс документами.

Подготовка проекта распорядительногодокумента может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениямили отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и большихраспорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие,обеспечивающее высокое качество документа, – достаточная компетентность лиц,его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования,предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса,общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основаниемразработки распорядительного документа могут быть издание документа органамивласти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимостьосуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач,возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительногодокумента требует сбора необходимой информации по существу поставленноговопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы:отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку.Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существувопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают ксоставлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего наформулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делаютвчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядкесогласования.

Текст распорядительного документа чащевсего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей ираспорядительной.

Констатирующая часть является введением всущество рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить,чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана ихоценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящегооргана, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Вэтом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номери дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая частьне обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости даватьразъяснения.

Основную нагрузку в распорядительныхдокументах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательнойформе. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» вколлегиальном постановлении, «решает» («решил») – в решении, «предлагаю»– в распоряжении,«приказываю» – вприказе.

Вид распорядительного документапредопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает»(«решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами илистрочными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяютконстатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова вотдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановленияхили решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает»указывают его название. Например:

Коллегия РЕШАЕТ

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текстпостановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляютсяособенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, непротиворечить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими,ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегатьнеконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить»,«принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные такимобразом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Еслираспорядительная часть предполагает различные по характеру действия инескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими]цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурноеподразделение, конкретное должностное лицо – например, в приказах),предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательномпадеже. Можно указывать и обобщенно, например: «директорам заводов»,«руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом внеопределенной форме «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить»,«возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным,соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведенияинформации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметьобщий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполненияустанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текстараспорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу илиподлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах,решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль заисполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения,ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит«приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно неоформляется.

Текст распорядительного документа должениметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формируется припомощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Обутверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных,указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах....»). Для типовыхуправленческих ситуаций, требующих издания приказа о создании, реорганизации,ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностеймежду руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру,штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностныеинструкции, о переходе на новый режим (работы), созданы унифицированные формыдокументов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположенияинформации9. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме наработу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности,вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменениифамилии10

.

Подготовив текст распорядительногодокумента, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляютсяна общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименованиеведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс(номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки осогласовании.

Завершающим этапом работы с проектамираспорядительных документов является их согласование и подписание. Проектдо подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, атакже со структурными подразделениями или должностными лицами, которых онкасается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифасогласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируетсясоставителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящегопроект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами,ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проектыдокументов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательносогласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсультасвидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, атакже о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторыхорганов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурноеподразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы илигриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. Вслучае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписаниемпроект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратитьна проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов,принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и:принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки идополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующеезаседание.

Полностью подготовленные проекты документов"Представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителемили его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи:председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания илидоведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срокдействия акта управления указываются в самом документе.

Протокол – организационно-распорядительный«документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях,совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов»11

. Более обобщенное определение протоколадается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ сзаписью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во времязаседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производитсязапись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки.Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От егоквалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качествопротокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке форматаА4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства,наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа(протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае,когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно датазаседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случаеесли заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания ичерез тире дата окончания. Например: 12-14.03.97.

Номер протокола является порядковым номеромзаседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении– учебного года). Вреквизите «место заседания» указывается город, где состоялосьзаседание.

Заголовок протокола содержит указание навид коллегиальной

: деятельности (заседание, собрание,совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например:«заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформлениязаголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают ксоставлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, гдеуказываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, иосновную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинаютпротокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей снулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилиюпредседателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель – Харченко В.И.

Секретарь – Филимонов С.Б.

При проведении оперативных совещаний этачасть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядокоформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постояннодействующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются валфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указаниемих должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числомприсутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный списокприлагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самомпротоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (списокприлагается).

На собраниях, конференциях, съездах, гдепринятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали»указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло назаседание. Например: впротоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135чел., присутствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой частипротокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиальногоорга4 на. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О»(«Об»).

Например:

1. О перспективах развития завода. Докладдиректора... (фамилия, инициалы).

2. Об итогах социологического опросарабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия,инициалы).

В ряде случаев, например припротоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня можетприлагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делаетсялишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится поразделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут бытьтакие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутсяпрописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие– таким образом онизрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждомупункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами,обозначающими порядковый номер вопроса.

Pages:     | 1 |   ...   | 27 | 28 || 30 | 31 |   ...   | 45 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.