WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 25 | 26 || 28 | 29 |   ...   | 45 |

Очень важно, чтобы текст официальногописьма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимостиофициальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, чтои язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги,строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограниченияпроизвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введениячетких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений иправил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда жетакие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точностьформулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическуюсилу»3.

Сегодня во многих странах активно идетпроцесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированныйстиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальномпереводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификацииделопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационныхпроцессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые иновые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций,факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительнымдоводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документациинастолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскуютехнику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспектыязыка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию истиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном неиндивидуальные, а групповые интересы – интересы государственныхучреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегоднясоставляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами,унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности иторговли имеет свою социальную базу – коллективный характерпроизводственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось,компьютеризация.

Правила оформления деловогописьма

Официальные письма пишутся на специальныхбланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплексобязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться вопределенном порядке.

Бланк официального письма представляетсобой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постояннымиэлементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма иосновного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте:полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый ителеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма илителеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланкимогут быть как с угловым, так и с продольным расположениемреквизитов.

Оформление бланка, соответствующеепринципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие егосодержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксироватьверхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюючасть делать более насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцыустанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в составунифицированной системы документации, а также требования к построениюконструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят изтрех основных частей, которые рас-. полагаются в пределах четко разграниченныхзон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту.восприятияего текста.

Реквизиты – это обязательные признаки,установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав ирасположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документовдолжны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец,который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма,вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, чтопозволяет:

•организовать централизованное изготовление бланков для писем;

• уменьшитьстоимость машинописных работ;

• сократитьтрудозатраты на составление и оформление писем;

• облегчитьвизуальный поиск необходимой информации;

• расширитьвозможности применения вычислительной и организационной техники при обработкеписем.

Формуляр-образец является основой дляконструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации.Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита,соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатныхзнаках.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могутсодержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни одиндокумент не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определенсостав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официальногописьма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб РоссийскойФедерации или герб субъекта Федерации (для государственныхпредприятий);

2) эмблема организации (если негосударственное);

3) код предприятия по ОКПО (длявнутриреспубликанской переписки), если он есть;

4) код документа по ОКУД (еслиесть);

5) наименование организации (полное исокращенное);

6) справочные данные оборганизации;

7) дата;

8) регистрационный номердокумента;

9) ссылка на индекс и дату входящегодокумента;

10) адресат;

11) заголовок к тексту;12)текст;

13) подпись;

14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) ителефон исполнителя;

15) идентификатор электронной копиидокумента.

Могут быть указаны инициалы машинистки иколичество экземпляров, но они не входят в состав обязательныхреквизитов.

Совокупность реквизитов официального письманазывается формуляром. Реквизиты (1) – (6) печатаются, как правило,типографским способом.

Официальное письмо является единственнымдокументом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документыимеют названия. Например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображениеГосударственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации–адресанта документа дается вполном и сокращенном виде. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документирования иархивного дела –ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названияорганизаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуютсятремя способами:

• попервым буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутреннихдел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяютсяточками;

• поначальным слогам букв, входящих в наименования. Например: Уралмаш (Уральскиймашиностроительный завод);

• смешаннымспособом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальныхбукв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами,во второй – строчными.Например: ВНИИдормаш. Такиеслова пишутся тоже слитно.

Названия учреждений сокращаются только втом случае, если сокращенное название указано в официальномдокументе.

К обязательным реквизитам официальногописьма относятся почтовый и телеграфный адреса.Порядок и форма записи сведений о почтовом ителеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Набланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета вбанке.

Обязательным реквизитом письма являетсядата, которая проставляетсяв левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служитпоисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должныоформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строкеарабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц игод записываются тремя двузначными цифрами. Например,дату 25 октября 1998 года следует записать так:25.10.98 (допускается и иная запись: 25.10.1998). Если число или месяцобозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1998 годазаписывают следующим образом: 12.01.98. После двух цифр, обозначающих число имесяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка неставится.

Регистрационный номер исходящего документа–номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из несколькихчастей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс пономенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последнейчастью будет порядковый номер исходящего письма.Например: № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на номер и дату входящего документавключает регистрационный номер и дату письма, накоторое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа.Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление датотправки и получения писем дает представление о степени оперативности работыучреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова«наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая формаэтого реквизита:

На№___________от_____________

Ни в коем случае не следует помещать этиданные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен бытьследующим: «На № 4520/144 от 17.05.98».

Адресат – наименование и адрес получателяписьма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмыили фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) – указывается на верхней правойстороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате названиеорганизации-получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид».

Отчасти это делается с учетом машиннойобработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица,которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию.Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу названиеорганизации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия– вдательном.

Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

А.Н. Смирнову

Если же письмо адресуется руководителюорганизации, наименование организации должно входить в состав наименованиядолжности адресата. Например:

Ректору Новосибирской

государственной академии

экономики и управления

проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могутбыть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмоадресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организациикорреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входитьпочтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых вправительственные организации и постоянным корреспондентам – в этих случаях целесообразноприменять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу,сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, адрес организации.Например:

Директору акционерного общества

«Кристалл»

Г.Н. Некрасову

Скатертный пер., д. 22,

Москва, 103030

Если письмо адресуется частному лицу,сначала указываются инициалы и фамилия получателя, а затем адрес и почтовый индекс.Например:

П.И. Григорьеву

ул. Кирова, д. 76, кв. 12,

г. Новосибирск, 630102

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 инициалы ставятсяпосле фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуютфамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо,имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией.Например:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова«гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо,рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке сорганизациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаютсясокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и бытькратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается передтекстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа спредлогом «О» («Об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописнойбуквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк.

Заголовок должен составлятьнепосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знаетсодержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточнопрочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данноеписьмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда вадресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того,беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимостипрочитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблятьслова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так какданное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например вписьме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска Г.В.

Сидорову

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма– текст. Максимальная длина стандартнойстроки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняетсянаиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, какправило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшейвосприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левомнижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаютсяназвания прилагаемых документов в цифровой последовательности с указаниемколичества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельнойстроке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой«Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения,упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на _____________л. в_________________экз.

Pages:     | 1 |   ...   | 25 | 26 || 28 | 29 |   ...   | 45 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.