WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 42 | 43 || 45 | 46 |   ...   | 51 |

В случае, когда ход заседанияколлегиального органа стенографируется, содержание самих выступлений в протоколне заносится, а расшифрованная и надлежаще оформленная стенограмма прилагаетсяк протоколу. При фиксации хода заседания на магнитной плёнке записанные на нейтексты перепечатываются и вносятся в протокол.

Передача информации о решенияхколлегиальных органов осуществляется путём пересылки последних соответствующиморганизациям для исполнения. Оперативная связь с организациями, учреждениями игражданами осуществляется путём направления им писем.

Достаточно детально регламентируетинструкция порядок приёма, рассмотрения, регистрации документов.

Централизованный приём всех документов,поступающих в учреждение, осуществляется канцелярией. В нерабочее время приёмдокументов может быть осуществлён дежурным сотрудником.

Все конверты, поступившие в канцелярию,раскрываются в ней, за исключением тех, которые имеют пометку «лично». Есликонверт повреждён, то об этом обязательно должна делаться пометка в почтовомреестре. Сами конверты сохраняются и прилагаются к документу в том случае, еслитолько по ним можно установить адрес отправителя и время отправления иполучения документов. Это делается и тогда, когда в конверте отсутствуютотдельные документы либо установлено несоответствие номеров документов номерамна конверте. Неправильно оформленные, повреждённые, либо направленные не поадресу документы возвращаются отправителю или пересылаются адресату. Вседокументы, поступившие в учреждение, подлежат обязательному предварительномурассмотрению. Это обусловлено тем, что среди них следует выделить такие,которые требуют обязательного рассмотрения их руководством учреждения либоисполнителями в соответствии с функциональными обязанностями, а такженеобходимостью регистрации документов и установления сроков их исполнения.Такого рода предварительное рассмотрение осуществляется руководителемканцелярии либо любым уполномоченным на это лицом. Осуществляетсяпредварительное рассмотрение документов в день получения документов либо впервый рабочий день в случае получения их в нерабочее время. Что же касаетсяпоручений вышестоящих органов, телеграмм и телефонограмм, то онирассматриваются немедленно. Руководству учреждения в первоочередном порядкепередаются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной Рады Украины,Президента Украины, Кабинета Министров Украины, Верховной Рады и СоветаМинистров Автономной Республики Крым, органов исполнительной власти и местногосамоуправления, а также наиболее важные документы, содержащие информацию опринципиальных вопросах деятельности учреждения, требующих разрешения ихруководством. Все иные документы передаются в структурные подразделения инепосредственно исполнителям.

Одним из важных этапов работы с документамиявляется их регистрация. Регистрация документа представляет собой фиксациюфактов создания либо поступления документов и осуществляется путём проставленияна нём условного обозначения – регистрационного индекса с дальнейшей записью необходимых сведенийо документе в соответствующих регистрационных формах. Целью регистрацииявляется обеспечение учёта документов, а также контроля за исполнением иоперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрации подлежат документы, создаваемыеи используемые в учреждении, а также те, которые поступают от других органов,учреждений, организаций и граждан. Основным принципом регистрации документаявляется однократность, т.е. каждый документ в данном учреждении регистрируетсятолько один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления либо непозднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, а созданныедокументы – в день ихподписания либо утверждения. При этом документы регистрируются в пределах ихгрупп в зависимости от названия, вида документа, его автора и содержания. Так,отдельно регистрируются законы Украины, акты и корреспонденция Верховной РадыУкраины, Президента Украины, Кабинета Министров Украины, бухгалтерскиедокументы и т.д. Во время регистрации документа проставляется регистрационныйиндекс, который составляется из порядкового номера в пределах группыдокументов, которые регистрируются, и дополняется индексами по номенклатуредел, вопросам деятельности, корреспондентам и т.д. Для регистрации всехдокументов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. Другойформой регистрации является журнальная форма, которая допускается в учрежденияхсо сравнительно небольшим объёмом документооборота – 500-600 документов вгод.

Значительное внимание уделяется составлениюи оформлению служебных документов.

Прежде всего, чётко определен форматслужебных документов. Для их составления должна использоваться бумага форматовА-3, А-4, А-5. Составление документов на бумаге иного формата неразрешается.

Как правило, все служебные документы должныоформляться на бланках соответствующего учреждения, которые изготовляются всоответствии с требованиями государственных стандартов. При этом выделяется двавида бланков: бланк для писем и общий бланк для иных видоворганизационно-распорядительных документов. Не на бланках оформляются некоторыевнутренние документы, например, заявления работников, служебные справки, атакже документы, созданные от имени нескольких организаций.

С целью ускорения исполнения документов инадлежащего формирования дел в деловодстве каждый документ должен содержатьодин вопрос, за исключением таких документов, как протоколы, приказы, планы,отчёты и обобщающие документы.

Текст документа должен содержатьопределённую аргументированную информацию, которая должна быть изложена сжато,грамотно, понятно и объективно, без повторений и использования слов и оборотов,которые не несут содержательной нагрузки. При этом содержание документа должнобыть связано с содержанием ранее изданных документов по этому вопросу.

Текст документа оформляется в видесплошного сложного текста, анкеты, таблицы. Сплошной сложный текст документадолжен содержать грамматически и логически согласованную информацию обуправленческих действиях. Он используется при составлении правил, положенийписем, распорядительных документов. Как правило, тексты распорядительныхдокументов и писем состоят из двух частей. В первой части указываются основаниялибо обоснования для составления документа, а во второй части – выводы, предложения, решения,распоряжения либо просьбы.

Форма анкеты используется в случаеизложения цифровой либо словесной информации об одном объекте по определённомуобъёму признаков. Такого рода тексты используются ворганизационно-распорядительных документах, документах поматериально-техническому снабжению, финансовых документах т.д. Использованиеформы таблицы возможно в случае изложения цифровой либо словесной информации онескольких объектах по ряду признаков, например, в плановых,отчётно-статистических документах.

Особое внимание уделяется оформлениюдокументов.

Служебный документ должен иметьобязательные реквизиты и стабильный порядок их размещения. Так, он долженсодержать наименование учреждения, фамилию автора документа и его код, кодформы документа, название вида документа, дату, индекс, заголовок к тексту,текст, подпись, визы, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.В установленных законом случаях в нём должна быть отметка о государственнойрегистрации.

Наименование учреждения должносоответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нём.Сокращенное наименование можно использовать только в случае, если оно официальнозафиксировано вположении (уставе) учреждения. Название вида документа (приказ,распоряжение, решение ит. д.) указывается на бланке печатным либо машинописным способом и должносоответствовать компетенции учреждения, содержанию управленческой деятельности.Заглавие текста документа должно отражать содержание документа. Оно должно бытьмаксимально коротким и ёмким, точно передавать содержание текста и при этомграмматическисогласовываться с названием документа. В случае, если в документе идёт речь о нескольких вопросах,заголовок может быть обобщённым.

Все служебные документы подлежатдатированию. При этом датой документа является дата его подписания, а длядокумента, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия. В случае, еслидокумент подлежит утверждению, датой документа является дата его утверждения.Дата на документе проставляется лицом, которое его подписывает либо утверждает,в момент совершения этих действий. Все служебные отметки на документах,связанные с их прохождением и исполнением, подлежат обязательному датированию иподписанию.

Индексация документов состоит в присвоенииим условных обозначений – индексов, которые присваиваются документам во время регистрации икоторые указывают на место составления, исполнения и хранения документов.Индексы входящих и создаваемых учреждением документов состоят из порядковыхномеров в пределах группы документов, которые регистрируются и которые всоответствии с задачами поиска могут дополняться индексами по номенклатуре дел,вопросам деятельности, исполнителям и т.д. Составные части индекса отделяютсяодна от другой косой чертой. Индекс совместного нормативного акта долженсоставляться из индексов учреждений, его издавших.

В случае необходимости в оценкецелесообразности документа, его обоснованности и соответствия требованиямзаконодательства осуществляется согласование проекта документа.

Согласование может осуществляться как вучреждении (со структурными подразделениями, с должностными лицами, которые всоответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проектедокумента, –внутреннее), так и за его пределами (внешнее).

Внутреннее согласование осуществляетсявизированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: личнуюподпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ, и датувизирования. В случае необходимости указывается наименование должности этоголица.

Замечания и предложения к проекту документаизлагаются на отдельном листе, о чём на проекте делается соответствующаяотметка.

Замечания обязательно докладываются лицу,которое подписывает документ.

Проекты нормативно-правовых актовучреждения проверяются работниками юридической службы учреждения насоответствие их законодательству и визируются ими на первом образце на обратнойстороне последнего листа проекта акта.

Внешнее согласование проектов документовоформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи налицевой стороне последнего листа проекта документа и включает в себя слово«Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается проектдокумента, его личную подпись и дату согласования. В случае, когда согласованиекасается более трёх учреждений, составляется «лист согласования», о чёмделается отметка в самом документе на месте грифа согласования.

Засвидетельствование документаосуществляется путём его подписания, утверждения и проставленияпечати.

Документы подписываются должностными лицамив соответствии с их компетенцией. В учреждениях, действующих на основеединоначалия, документы подписываются только руководителем либо егозаместителем, причём подпись состоит из наименования должности лица,подписавшего документ, личной подписи, инициалов и фамилии. В случаенаправления документа одновременно нескольким учреждениям вышестоящего уровняруководителем подписываются все экземпляры документов. Подписывается толькооригинал, когда документ направляется одновременно нескольким организациям,которые относятся к сфере управления учреждения. При этом оригинал остаётся вделах учреждения, а на места рассылаются заверенные канцелярией экземпляры.

Документы подписываются, как правило, однимлицом. В случаях, если за содержание документа несут ответственность нескольколиц, например, при составлении финансовых документов, он подписывается двумялибо несколькими лицами, подписи которых размещаются одна под другой всоответствии с должностью. В случае подписания документа несколькими лицами,имеющими одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне.Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседанииэтого органа и секретарём.

Документы могут подписываться лицами,выполняющими обязанности конкретного должностного лица, либо его заместителями.При этом обязательно указываются должность лица, подписавшего документ, и егофамилия с добавлением в тексте подписи пометок «и.о.», «зам.».

Особым способом засвидетельствованиядокумента после его подписания служит утверждение документа. Он утверждаетсясоответствующими органами либо должностными лицами, к компетенции которыхотносится разрешение вопросов, изложенных в документах.

На документах, которые заверяют праваграждан и юридических лиц либо фиксируют факт расходов денежных средств иматериальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовойпечатью. Гербовая печать ставится также на положениях, уставах, договорах,свидетельствах, доверенностях.

В отдельных случаях на документах должнабыть резолюция, сделанная соответствующим должностным лицом.

Резолюция – это надпись на документе,сделанная руководителем учреждения, которая содержит указания по выполнениюдокумента.

Резолюция состоит из таких элементов:фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения,личная подпись руководителя, дата. В случае, если поручение дано несколькимдолжностным лицам, главным исполнителем является лицо, определённое в поручениипервым, если в документе не обусловлено иное. Для исполнения поручения такомулицу предоставляется право привлекать других исполнителей и координировать ихработу.

На документах со сроками исполнения,которые не нуждаются в иных указаниях, в резолюции определяются: исполнитель,подпись автора резолюции, дата. Как правило, на документе должно быть не болееодной резолюции. Другие резолюции возможны только тогда, когда возникаетнеобходимость детализации порядка выполнения документа.

Во время прохождения документа в учрежденииобязательно делаются такие пометки:

– опоступлении (регистрации) документа – на нижнем правом поле первоголиста документа (сокращённое наименование учреждения, дата поступлениядокумента, индекс документа);

– о взятиидокумента на контроль – на левом поле первого листа документа (на уровне заглавия ктексту) пишется слово «контроль» или буква «к»;

– обисполнении документа и направлении его в дело – на нижнем левом поле первоголиста документа (краткая справка об исполнении, если нет документа обисполнении, слова «в дело» и номер дела, в котором документ будет сохраняться,дата направления документа в дело, должность и подписьисполнителя).

Pages:     | 1 |   ...   | 42 | 43 || 45 | 46 |   ...   | 51 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.