WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 18 | 19 || 21 | 22 |   ...   | 25 |

1. Что необходимо сделать потом 2. Что должно быть уже сделано до того, как исполнители приступят к следующему мероприятию Распределите все эти записи на большом листе или на плакате в оговоренном порядке, начало проекта — слева, конец — справа. Стрелками покажите связи между мероприятиями.

Таким образом, у вас получится логическая диаграмма. Пример такой диаграммы показан на рис. 37.

Далее следует определиться со сроками выполнения всех мероприятий, это легче всего осуществить при помощи построения стрелочной диаграммы.

Построение стрелочной диаграммы Стрелочная диаграмма – инструмент, позволяющий спланировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для скорейшей и успешной реализации цели.

Стрелочная диаграмма представляет собой диаграмму хода проведения работ, из которой должны быть наглядно видны порядок и сроки проведения различных этапов изо дня в день. Этот инструмент используется для обеспечения уверенности, что планируемое время выполнения всей работы и отдельных этапов по достижению конечных целей является оптимальным. Построение диаграммы состоит из нескольких шагов.

Шаг Необходимо определить, сколько времени уйдет на осуществление каждого мероприятия. Для этого сначала нужно определить исполнителей каждого из заданий. Если некоторые задания поручаются сотрудникам, не являющимися участниками группы, то их необходимо пригласить на данное собрание.

Каждому исполнителю следует подготовиться к собранию и определить, сколько времени ему потребуется на осуществление каждого задания. При этом им следует воспользоваться следующими рекомендациями:

1. Необходимо определить, сколько времени уйдет на выполнение задания по проекту, если у исполнителя нет никакой другой работы.

2. Составить список всех других заданий, которые являются частью повседневной работы исполнителя, включая посещение совещаний, затем определить время, затрачиваемое на выполнение каждого задания в списке, и суммировать полученные результаты в часах за неделю.

3. Из всего рабочего времени следует вычесть 20% времени на перерывы, получение инструкций и информации, общение с коллегами, аврал и другие непредвиденные обстоятельства, таким образом, продолжительность эффективной рабочей недели будет составлять не 40 часов, а 32.

4. Вычесть из полученной в пункте 3 суммы времени (продуктивная рабочая неделя) из пункта 2. Получившийся в результате вычитания остаток (если таковой имеется) и является тем производительным временем, которое имеется в вашем распоряжении на работу над проектом.

5. Соотнести свой фактор производительности из пункта 4 с временными рамками проекта, определенными в пункте 1, и получится реальное время, которое необходимо затратить на работу над проектом.

Проблема с определением времени состоит в том, что у исполнителя может не оказаться свободного времени для работы над проектом, т. е. фактор производительности может быть равным нулю. Или при вполне нормальной производительности для руководителя проекта окажутся неприемлемыми сроки, необходимые исполнителю для выполнения работы. Т. к.

работа над проектом почти всегда означает «дополнительную нагрузку», перед исполнителем встает проблема – как справиться с работой над проектом и продолжать исправно выполнять свои повседневные обязанности. Для решения этих проблем можно предложить следующее:

• еще раз просмотреть составленный список заданий и время, необходимое на выполнение каждого из них, и если это возможно, постараться сократить время по каким-либо направлениям;

• рассмотреть возможность сократить обычную нагрузку, разделив выполнение части своих заданий с коллегами или младшим персоналом отдела;

• обсудить ситуацию с руководителем и, если возможно, изменить порядок выполнения обычных заданий;

• уменьшить свой вклад в работу над проектом, попросив кого-то еще подключиться к проектной группе.

Согласовать все детали Определить и подготовить место и забронировать проведения мероприятия место проведения Отпечатать J мероприятия инструкции для делегатов А Р Окончательно Распечатать Получить оформить и и доставить бронь на места одобрить дизайн материалы для делегатов Оформить Е К М информативные буклеты В Окончание Начало работы Полностью работы 17.11.подготовить место Подыскать Подготовить 16.08.Собрать и и пригласить проведения основные переплести выступающих и мероприятия инструкции для материалы назначить ведущего Q выступающих L F С Организовать Доставить на и собрать стенды место проведения Оформить G мероприятия выставочный N стенд D Подготовить выставочные материалы Н Рис. 37. Логическая диаграмма для организации конференции ПРОЕКТ: Провендение конференции Предложен: Одобрен:

Основной этап: ВСЕ Дата:

Продолжительность проекта в неделях День 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 13 № Код Описание час Исполнитель 1 A выбор места 2 J уточнение места 3 B проект оформления 4 E оконч. оформления 5 K печать/распростр.6 M бронирование 7 P пригласит. письма 8 C инстр. выступающим 9 F соглас. выступающих 10 L подготовка док-тов 11 N доставка материалов 12 Q подготовка места 13 D оформление выставки 14 G сборка стендов 15 H подбор материалов Обратите внимание! Прерывистые линии означают логическую связь между заданиями Конференция ** * * *** * Условные обозначения: Дата составления 02.08.Примечание: Продолжительность предполагаемая продолжит. решающий момент проекта указана в рабочих днях, с учетом 5-дневной рабочей недели заверш. к началу события совещание группы * Рис. 38. Сводная графическая таблица планирования проекта Шаг Руководителю следует подготовить два больших листа бумаги, на одном из которых разместить список всех мероприятий по реализации проекта в виде таблицы, содержащей графы:

• наименование или номер мероприятия, • содержание мероприятия, • исполнитель, продолжительность выполнения задания, • срок исполнения.

На другом – таблицу с указанием номеров мероприятий и столбцами с указанием продолжительности мероприятий по реализации проекта (в часах, днях, неделях, месяцах).

В первой таблице необходимо по расчетам исполнителей заполнить графу «Продолжительность выполнения задания». Затем занести во вторую таблицу в виде стрелки продолжительность выполнения каждого мероприятия по данным таблицы 1. При этом группа должна учесть логические связи между мероприятиями и последовательность выполнения их, чтобы исключить потери времени.

Шаг Кто-либо из участников группы сводит полученные данные в одну графическую таблицу более удобного формата (например, А4 или А3), которая используется для контроля работы над проектом. Стрелки, показывающие продолжительность выполнения конкретного задания, в сводной таблице можно заменить прямоугольником, на котором можно отмечать штриховкой ход выполнения заданий. Пример такой таблицы приведен на рис. 38.

После этого каждый исполнитель составляет индивидуальный рабочий план, в котором детализирует свое задание на группу более мелких мероприятий и определяет сроки исполнения каждого из них. Время, требуемое для выполнения того или иного задания, не должно выходить за определенные в проекте временные рамки. Пример такой таблицы приводится на рис. 39.

В таблицу должно быть включено каждое задание с указанием времени, которое необходимо для его осуществления. Затем в столбце, где указано время для каждого мероприятия, следует обозначить период времени, выделенный для него. После этого представить план работы на рассмотрение и подпись руководителю проекта и своему начальнику. Теперь исполнитель готов приступить к работе.

12.3. Начало работ и непосредственное исполнение проекта Последний шаг в процессе планирования ведет непосредственно к началу проекта.

Руководитель проекта должен осуществлять его администрирование и следить за выполнением заданий. Легче всего это сделать, если отвести время специально на то, чтобы проектная группа докладывала о ходе мероприятий. Так гораздо быстрее можно выявить ошибки и вовремя принять меры по их исправлению. Если этого сделать не удается, тогда проекту грозит провал! Наиболее часто поступают жалобы на то, что никто не уверен, началась ли уже работа над проектом, нет четкости в распределении обязанностей и непонятно, кто чем занимается.

Приступая к работе, необходимо в первую очередь убедиться в том, что каждый понимает свою роль и обязанности. Легче всего это сделать, собрав всех участников проекта на общее совещание, на котором объявляется об открытии проекта. Эта формальная встреча группы с высшим руководством или спонсором дает руководителю проекта возможность еще раз объяснить основной план и ответственность каждого. Собрание позволяет людям почувствовать свою причастность к коллективу и понять ответственность за взятые обязательства по выполнению проектного задания. Встреча пройдет еще успешнее, если организовать «шведский стол» и прохладительные напитки.

Осуществление проекта требует от каждого своевременного исполнения взятых на себя обязательств и участия в работе коллектива. Рекомендации участникам реализации проекта:

• регулярно предоставлять отчет руководителю проекта о выполнении своей части работы;

• регулярно в устной форме сообщать руководителю проекта о ходе работы;

• распознавать потенциальные опасности и проблемы, вовремя реагируя на них;

• сообщать своему начальнику и руководителю проекта о возникающих проблемах;

• продолжать регулярные встречи со своим руководителем, чтобы не нарушать баланс между работой над проектом и повседневными обязанностями;

• посещать совещания, организованные руководителем проекта;

• посещать совещания и брифинги членов проектной группы, не опаздывать на них, стараться принимать активное участие в дискуссиях. Отчеты о проделанной работе должны быть точными, краткими и понятными;

• поддерживать других членов проектной группы, если они просят о помощи, не исключено, что вам тоже понадобится их помощь;

• обращать пристальное внимание на качество работы, выполнять ее как можно лучше;

• придерживаться намеченного плана. Если вдруг у вас появляются новые идеи, сообщайте о них руководителю проекта. Он сможет принять компетентное решение, стоит или нет вносить изменения в план;

• если повседневные обязанности изменились вследствие непредвиденных обстоятельств, следует немедленно заявить руководителю проекта о том, что план работы под угрозой срыва. В этом случае можно будет принять соответствующие меры;

• если цели и задачи проекта меняются, необходимо принять эти изменения и активно участвовать в составлении нового плана, даже если это будет означать переделывание или дублирование уже выполненной работы. Следует определить, насколько повлияли внесенные изменения на повседневную и на проектную работу;

• следует регулярно оценивать собственное исполнение заданий — всегда задавайте себе вопрос, как можно улучшить производительность.

Ключевой этап номер: В - Литература Запись плана работ Код рабочего плана: … Руководитель проекта:

Запланированная дата начала: Исполнитель: проект: Конференция Запланированная дата окончания: Отдел:

Запланированная продолжительность: Количество страниц Расписание основных мероприятий (дни) № 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Мероприятия Дата исп. Примечания 1 1 подготовить экземпляр плана 2 2 подготовить макет брошюры предоставить экземпляр плана и макет брошюры на одобрение руководителю 3 4 4 еще раз просмотреть план/макет 5 5 заготовить бланки для приглашений проверить список адресов для отправки 6 6 приглашений подготовить базу данных для 7 7 заголовков 8 8 получить подтверждение типографии нанять временных рабочих для мелких 9 9 поручений Информацию о продвижении проекта сообщать:

Расписание раассмотрено подпись Исполнитель За консультацией обращаться к:

В случае возникновения проблем обращаться к:

Расписание одобрено подпись Руководитель проекта Рис. 39. Рабочий план (сетка-таблица) Руководитель проекта отвечает перед руководством предприятия за выполнение целей и задач проекта в соответствии с согласованным планом. Для этого необходима четко и хорошо налаженная связь между участниками проекта, каждый из которых должен вовремя и в полном объеме выполнять возложенные на него обязательства. Успех проекта зависит от вашего вклада и от вклада любого другого члена проектной группы, поэтому вы обязаны обращать особое внимание на перечисленный выше список мероприятий.

12.4. Завершение проекта По мере продвижения проекта к заключительной фазе руководитель должен тщательным образом планировать каждый шаг. Осуществление проекта означает, что каждый его участник должен «оглянуться» на поставленные цели и оценить свои достижения.

Необходимо определить участки, требующие переделки или доработки в рамках существующего плана. В процессе осуществления проекта потребность может измениться, и результаты проекта окажутся частично или полностью ненужными. Единственное, что остается в подобной ситуации, - это изменить направление проекта с учетом сложившейся новой ситуации.

Кроме того, проектная группа должна подумать о том, что должно произойти по окончании проекта. Здесь часто возникают сложности, потому что многие проекты, похоже, вовсе не имеют конца! Их осуществление продолжается и продолжается, вносятся уточнения, модификации, а иногда даже ставятся новые цели и задачи. Может показаться логичным, что хорошо работающая и сплоченная команда должна выполнить «немного дополнительной работы» перед тем, как ее распустят и распределят на другие проекты.

Искушение внести «изменение в направление проекта» чревато последствиями. Во-первых, оно может значительно увеличить совокупную стоимость проекта. Во-вторых, изменяя направление проекта, вы подвергаете себя риску получить лишь частичные результаты, снизить контроль, моральный настрой коллектива, и со стороны будет складываться впечатление, будто проект провалился.

Поэтому на завершающем этапе самое важное — объявить об официальном завершении проекта, обозначив дату его конца. Это не мешает позже провести мероприятия «по горячим следам», что-то усовершенствовать, подключив к работе всю проектную группу или ее часть. Эти мероприятия должны быть основаны на четких целях, направленных на достижение конкретных результатов:

• претворить в жизнь результаты проекта;

• разработать и осуществить программу повышения квалификации;

• расширить горизонты проекта;

• расширить сферу применения результатов проекта;

• установить оборудование и сервисную программу;

• учредить службу помощи пользователям.

Pages:     | 1 |   ...   | 18 | 19 || 21 | 22 |   ...   | 25 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.