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W.S. GRIGORIEWA, S.N. KAZHANOWA, I.E. ILJINA, N.B. ERSCHOWA DIE SCHRIFTLICHE GESCHFTSKOMMUNIKATION IM BUSINESS • Verlag STUT • Министерство образования и науки Российской Федерации Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Тамбовский государственный технический университет» В.С. ГРИГОРЬЕВА, З.Н. КАЖАНОВА, И.Е. ИЛЬИНА, Н.Б. ЕРШОВА ПИСЬМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ В СФЕРЕ ЭКОНОМИЧЕСКОГО БИЗНЕСА Рекомендовано Приволжским региональным учебно-методическим центром при Учебнометодическом объединении по образованию в области лингвистики Министерства образования и науки Российской Федерации в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по экономическим специальностям Тамбов Издательство ТГТУ 2005 ББК Ш 13 (нем)я-933 П35 Рецензенты:

доктор педагогических наук, профессор ТГУ им. Г.Р. Державина Р.П. Мильруд доктор филологических наук, профессор ТГТУ И.М. Попова Григорьева В.С., Кажанова З.Н., Ильина И.Е., Ершова Н.Б.

П35 Письменная деловая коммуникация в сфере экономического бизнеса: Учебное пособие. Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-т, 2005. 128 с.

Специальная направленность данного учебного пособия – приобретение практических знаний по подготовке и оформлению деловых писем.

Пособие разбито на несколько разделов. Каждый из которых содержит общие сведения, письма-образцы с заданиями для их анализа, правила для составления и оформления писем, а также упражнения, направленные на освоение и отработку лексики с одновременным приобретением навыков деловой переписки.

Учебное пособие предназначено для студентов экономических факультетов различных специальностей: финансы и кредит; бухучет и аудит; экономика управления; коммерция; менеджмент.

ББК Ш 13 (нем)я-933 ISBN 5-8265-0440-4 © Григорьева В.С., Кажанова З.Н., Ильина И.Е., Ершова Н.Б., 2005 © Тамбовский государственный технический университет (ТГТУ), Учебное издание ГРИГОРЬЕВА Валентина Сергеевна КАЖАНОВА Зоя Николаевна ИЛЬИНА Ирина Евгеньевна ЕРШОВА Наталья Болатовна ПИСЬМЕННАЯ ДЕЛОВАЯ КОММУНИКАЦИЯ В СФЕРЕ ЭКОНОМИЧЕСКОГО БИЗНЕСА Учебное пособие Редактор Т.М. Ф е д ч е н к о Инженер по компьютерному макетированию И.В. Евсеева Подписано к печати 14.12.2005.

Гарнитура Тimes New Roman. Формат 60 84/16. Бумага офсетная.

Печать офсетная. Объем: 7,44 усл. печ. л.; 7,50 уч.-изд. л.

Тираж 400 экз. С. 875М Издательско-полиграфический центр ТГТУ 392000, Тамбов, Советская, 106, к. MODERNE GESCHFTSKORRESPONDENZ TEXT 1 Der Geschftsbrief Der Geschftsbrief ist ein Medium der Kommunikation. Nach wie vor ist er die Visitenkarte des Unternehmens. Durch den Schriftverkehr kann ein Unternehmen Kunden gewinnen und behalten, aber auch verlieren. Je nachdem, in welcher Form der Geschftsbrief abgefasst ist, kann es sich um einen Werbebrief, ein Besttigungsschreiben, ein Erinnerungsschreiben usw. handeln. Das Ziel eines solchen Schreibens ist das gleiche: zufriedene Kunden zu behalten oder zu gewinnen.

Ein gewhnlicher Geschftsbrief wird in der Regel genau gelesen und beantwortet. Hufig muss der Empfnger jedoch zunchst rckfragen; er vermisst bestimmte Angaben, versteht den Inhalt nur teilweise, z.B. wegen unbekannten Sachverhalts.

Das Schreiben von Geschftsbriefen lsst sich erlernen; die zu befolgenden Regeln und die anzuwendenden Techniken lassen sich einben. Ein Geschftsbrief sollte formal, inhaltlich und stilistisch ansprechend sein. Wichtig ist dabei, den allgemeinen Zusammenhang, in den das Schreiben von Geschftsbriefen gehrt, kenntlich zu machen (kommunikativer Gesichtspunkt).

Abhngig vom Gegenstand eines Briefes wird der Schreiber im Sachstil oder im Wirkungsstil formulieren. Der Sachstil verlangt einen sachlich geschriebenen Brief, der logisch aufgebaute Gedanken erkennen lsst. Der Wirkungsstil spricht auch die Gefhle und Empfindungen des Empfngers an.

Ein mit einer solchen Absicht verfasster Geschftsbrief muss den Empfnger ansprechen. Er muss sowohl durch seine ussere Form, als auch ber seinen Inhalt auf diesen wirken. Der Geschftsbrief muss in einwandfreiem Deutsch abgefasst sein. Sicherheit in der Sprachlehre, Rechtschreibung und Zeichensetzung sind fr den Briefschreiber unentbehrlich.

Die Sprache des Geschftsbriefs muss klar und freundlich sein.

Was den Inhalt betrifft: Der Geschftsbrief muss sachlich richtig sein. Der Inhalt bezieht sich auf Fakten, die jederzeit prfbar sind.

Bevor der Schreiber einen Brief konzipiert, sollte er sich berlegen:

– Wer ist der Empfnger – Was soll mit dem Brief erreicht werden Einen lteren Empfnger wird er anders ansprechen als einen Jungen, eine Dame anders als einen Herrn, einen Kunden anders als einen Lieferanten.

Bei namentlich bekanntem Empfnger ist die persnliche Anrede blich, ansonsten heisst es «Sehr geehrte Damen und Herren» («Sehr geehrte Damen, sehr geehrte Herren»).

Schreibt man an eine Dame und einen Herrn, muss die Anrede «Sehr geehrte Frau...,» «Sehr geehrter Herr...» lauten.

Abhngig vom Verhltnis des Absenders zum Empfnger, sind andere Formen der Anrede mglich: «Liebe Frau...», «Lieber Herr...» usw.

Die Aufbauelemente des Briefes sind: Einleitung, Hauptteil und Schluss. Text № 2 gibt ein Beispiel fr die Textgestaltung eines Geschftsbriefes.

Textgestaltung Versendungsvermerk Eilzustellung Anschrift Herrn Johannes Campus Hollndische Str. (PLZ) Stuttgart Bezugszeichen... /... 00.00.Betreff-Behand- Stichwortartige Bestellung... E i l t lungsvermerk Inhaltsangabe Anrede Einleitung Teil A Aufmerksam machen! Sehr geehrte Herr Campus, ber Ihren Auftrag haben wir uns sehr gefreut.

Hauptteil Darlegung Teil B (1) Problem des Sachverhalts beschreiben! Leider knnen wir Ihren Auftrag nicht ausfhren, weil wir aus der Artikelbeschreibung nicht erkennen knnen, an welchem Modell Sie interessiert sind.

Folgerung Teil B (2) Konsequenz- Entscheidungen erlutern! Aus dem beigefgten Katalog knnen Sie unser Lieferprogramm und die dazugehrigen Bestellnummern entnehmen.

Aktionen Teil B (3) Aktionen auslsen! (Wer soll bis Wann Was Warum tun) Bitte teilen Sie uns die genaue Modellbezeichnung und die Bestellnummer mit, damit wir unverzglich liefern knnen.

Briefschluss mit Grussformel Teil C Schluss ist Steuerungsinstrument positiv schliessen! Mchten Sie uns vielleicht anrufen Das wrde die Abwicklung beschleunigen. Mit freundlichen Grssen...

Anlagen Anlage 1 Katalog bungen 1) Wie heissen die Verben zu:

das Unternehmen, der Zusammenhang, der Absender, der Schreiber, die Empfindung, die Einleitung, der Empfnger, der Betreff, die Darstellung, der Ausdruck, der Lieferant, die Aktion, das Schreiben.

2) Wie heissen die Substantive zu:

gewinnen einben konzipieren verlieren ansprechen ausfhren rckfragen betreffen mitteilen 3) Nennen Sie verwandte Substantive zu:

zufrieden wichtig freundlich schwierig sachlich persnlich stilistisch klar 4) Merken Sie sich.

Betreff – ist ein Bestandteil des Geschftsbriefes. Mit mglichst wenigen Wrtern – hchstens zwei Zeilen – soll der Betreff Interesse wecken und darber informieren, was im Betrefftext behandelt wird.

Anrede – der Empfnger sollte mit Namen angesprochen werden. Das wirkt persnlich und sein Interesse wird geweckt. Bei wichtigen Personen sollte man bei der betreffenden Firma telefonisch erfragen, wie der Name des Briеf-empfngers korrekt geschrieben wird.

Briefanfang – der wichtigste Satz eines Geschftsbriefes ist der erste. Er wird auf alle Flle gelesen. Von ihm hngt die Reaktion des Empfngers auf den Brief ab. Deshalb berlegen Sie sich den Briefanfang gut.

5) Merken Sie sich die folgenden Tips fr einen guten Briefanfang.

- Beginnen Sie mit einer Sache, die den Empfnger interessiert.

- Stellen Sie eine Frage, ber die der Empfnger vermutlich schon nachdenkt.

- Wecken Sie die Neugier des Empfngers, indem Sie eine Sache als machbar bezeichnen, an der er bereits gearbeitet hat.

- Vermitteln Sie partnerschaftliches Verstndnis fr einen Misserfolg, den der Empfnger noch nicht berwunden hat.

6) Merken Sie sich Formulierungen fr einen guten Geschftsbriefschluss.

- Wir bitten um Ihr Verstndnis.

- Wir bitten um etwas Geduld.

- Wir hoffen, dass Ihnen die Informationen weiterhelfen.

- Sind Sie mit unserem Vorschlag einverstanden - Bitte schicken Sie uns weitere Informationen. Im voraus vielen Dank.

- Ein Termin in der kommenden Woche ist uns recht.

- Wenn Sie noch Fragen haben, lassen Sie uns dies bitte wissen.

- Wir bedauern, Ihnen keine positive Antwort geben zu knnen.

- Wir sind der Meinung, dass diese Regelung auch fr Sie gnstig ist.

Die ussere Form des Geschftsbriefes Составными частями немецкого делового письма являются:

• шапка письма;

• адрес получателя;

• исходные данные и дата;

• строчка «касательно» (рубрика с указанием предмета, темы письма);

• обращение;

• текст письма;

• заключительная формула;

• подпись;

• приложение;

• пометка о раздаче копий письма другим лицам.

Briefkopf Шапка письма включает в себя наименование и адрес фирмы, а при необходимости марку фирмы (фирменный знак), товарный знак. Кроме того, на фирменном бланке указаны также дополнительные данные, например, номера телефонов, телетайпов и телефаксов, номер счета в банке и так далее. Акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью и коммандитные товарищества в соответствии с законом обязаны указывать на своих фирменных бланках для писем и бланках заказа следующие детали:

• правовую форму и местонахождение общества (товарищества);

• суд, ведущий реестр местонахождения общества и номер общества (товарищества) в реестре торговых фирм;

• членов правления (назвать председателя правления и председателя наблюдательного совета). Общества с ограниченной ответственностью должны указать вместо членов правления управляющего или управляющих. Если имеется наблюдательный совет, то такие товарищества, как акционерные общества, должны называть своего председателя.

Adresse des Empfngers Адрес состоит из фамилии и почтового адреса получателя. Перед фамилией принято обращение Herrn, Frau или Frulein. В немецком языке не принято обращение «Fraulein». Как правило, к замужней и незамужней даме используется обращение «Frau». Слова Herrn или Frau пишутся над или рядом с фамилией:

Herrn Egon Schwalbe, Frau Christa Scharf.

Наименование профессии или должности пишутся обычно рядом с Herrn или Frau, более длинные – под фамилией.

Ученые степени (например, доктор, дипломированный инженер) стоят перед фамилией:

Herrn Rechtsanwalt Dr. Klaus, Frau Minister Dr. Elhe Schulze, Herrn Dipl.-Ing. Walter Kuhn.

Если письма посылают фирме (предприятию), то фирма указывается лишь в том случае, если из фамилии не ясно, идет ли речь о предприятии или об отдельном лице.

Firma Wolfgang Schauble Textilgrosshandel Schrder & Co Sddeutsche Maschinenbau AG Если письмо адресуется конкретному лицу фирмы, то в таком случае фамилия этого лица пишется под фамилией получателя. При этом пометка «лично» необязательна.

Sommerfeld Co KG Frau Christine Herzog Если письмо адресовано фирме, то его может вскрыть не только госпожа М., но и также кто-нибудь другой. Если же получателем письма является госпожа М., то только она имеет право вскрывать конверт.

При написании адреса указывают улицу и номер дома, а также индекс и название населенного пункта. Если письмо отправляется за границу, то необходимо написать название страны.

Индекс с 1993 года состоит из пяти цифр.

Herrn Uwe Pfuffer Salzburg, 83404 Einring Если у получателя есть почтовый ящик, то вместо улицы и номера дома указывают номер почтового ящика. При помощи специальных помет, которые делаются над адресом, указывается вид отправки писем (например, авиа, заказное, спешная почта). Пометы о работе с письмами (срочно, конфиденциально) даются справа рядом с адресом или рядом с рубрикой «касательно».

К исходным данным относятся: шифры делового партнера и дата его письма, а также собственные шифры диктовки, а иногда и дата предыдущего письма. Вводные слова для исходных данных (реквизитов: ваш шифр – ваше сообщение от … – наш шифр – наше сообщение от …) могут быть напечатаны на листе почтовой бумаги. Многие фирмы, однако, при написании писем пользуются бумагой, на которой не напечатаны вводные слова и исходные данные, так как такая почтовая бумага пригодна для продолжения письма (для последующих страниц письма). Дату можно писать по-разному:

7. September 7. Sept. 7.9. 07.09.2004.

bungen 1) bersetzen Sie die Wrter und Wortgruppen ins Deutsche.

Шапка письма, адрес получателя, изменить почтовый индекс, иметь товары на складе, отказ от заказа, пойти навстречу покупателю, просим понять наше поведение.

2) Setzen Sie das richtige Wort ein.

1) Leider mssen wir die Bestellung …. 2) Von dieser Sorte haben wir noch genug.... 3) Unseren Kunden wollen wir..., weil er regelmssig grosse Mengen.... 4) Bitte, haben Sie... fr unser Verhalten. 5) Hoffentlich knnen wir recht bald durch eine neue...

entschdigen. 6) Wir danken Ihnen fr Ihr.... 7) Entsprechend ihrer Mustersendung... wir folgende Waren.

3) bersetzen Sie ins Russische.

1) Der Briefkopf besteht aus dem Namen und der Anschrift der Firma, der Firmen oder Warenzeichen. 2) Die Bestandteile des deutschen Geschftsbriefes sind die folgenden: Briefkopf; Anschrift des Empfngers; Bezugszeichen und Datum; Betreffzeile; Anrede; Brieftext; Schlussformel; Anlage. 3) Die Postanschrift besteht aus Strasse und Hausnummer sowie der Ortsangabe mit Postleitzahl. 4) Bezugszeichen sind die Diktatzeichen des Geschftspartners und das Datum seines Schreibens sowie die eigenwen Diktatzeichen. 5) Die Anschrift besteht aus dem Namen und der Postanschrift des Empfngers. Bei Einzelpersonen setzt man Herrn, Frau oder Frulein vor den Namen.

4) Ergnzen Sie die fehlenden Wrter.

Verkufer, Verbraucher, rckgngig, unwirksam, verpflichtet, haften, Kleingedrckten, ausschliessen, Mngel, Wandlung, eingeschrnkt, Klauseln, Minderung, Gewhrleistung Die Grundlage von Garantien und … sind Kauf- oder Werkvertrge.

Beim Kauf eines Gebrauchsgutes schreibt das Gesetz eine Gewhrleistungspflicht vor.

Demnach ist der … verpflichtet, nach dem Verkauf mindestens ein halbes Jahr lang fr einen Fehler der Ware zu …. Der Kunde kann bei ….

Anredeformen Если письмо адресуется отдельному лицу, то общепринятой (стандартной) считается следующая форма обращения:

Sehr geehrte Frau Mller Sehr geehrter Herr Meyer.

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