WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 6 | 7 || 9 | 10 |   ...   | 12 |

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.

Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом «Коммерческая тайна».

Квартальная проверка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.

В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом «Коммерческая тайна», а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

Проверки наличия документов проводятся также при смене руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна» или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

5.6. Порядок хранения и обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна» Документы с грифом «Коммерческая тайна» в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна». Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

Выдача документов с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела (приложение № 5), или в учетной карточке документа.

Передача документов с грифом «Коммерческая тайна» между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой (приложение № 6).

При работе с документами с грифом «Коммерческая тайна» сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческих секретов.

6. ПОЛУЧЕНИЯ РАЗРЕШЕНИЙ НА ДОСТУП К ИНФОРМАЦИИ, ЯВЛЯЮЩЕЙСЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНОЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ Одним из ключевых звеньев в обеспечении защиты информации от несанкционированного доступа к ней является СИСТЕМА ПОЛУЧЕНИЯ РАЗРЕШЕНИЙ НА ДОСТУП К ОХРАНЯЕМОЙ ИНФОРМАЦИИ (в дальнейшем для краткости – «Разрешительная система»).

При разработке такой системы применительно к сведениям, составляющим коммерческую тайну, должны быть проработаны и четко сформулированы следующие вопросы:

кто на предприятии имеет право давать разрешение на доступ и к каким сведениям;

кому и при каких условиях разрешение на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, может быть дано.

Необходимо отметить, что делопроизводческие процедуры, которые также влияют на обеспечение сохранности информации, отличаются в зависимости от вида носителя информации (бумага, изделия, магнитные носители) и вида документа (приказы, отчеты, номенклатурные дела). Кроме того, вид документа связан с важностью помещаемой в нем информации (техническое задание, технический проект, приказ, отчет).

Эти обстоятельства тоже должны учитываться при разработке Разрешительной системы.

Следует также тщательно проработать процедурные вопросы, связанные с доступом к охраняемой информации представителей других предприятий.

Здесь необходимо уделить должное внимание тому, чтобы характер и объем информации, с которой будет разрешено ознакомить представителя другого предприятия, точно соответствовал его полномочиям, а также взаимным обязательствам предприятий по защите сведений, являющихся коммерческой тайной.

Речь идет, в том числе, и об информации, которая может быть получена вербально.

В связи с возможностью несанкционированного получения охраняемой информации вербальным путем при проведении переговоров и совещаний в Раз решительной системе следует отразить также требования, касающиеся защиты коммерческой тайны при проведении таких мероприятий.

Применение мер защиты сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, неизбежно приводит к усложнениям в обращении с такой информацией. Это вызывает определенный дискомфорт у пользователей охраняемой информации. Но если на предприятии принято решение о необходимости НАДЕЖНОЙ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ, составляющей его коммерческую тайну, то Разрешительная система, разработанная по настоящим рекомендациям, в значительной степени поможет это сделать при минимально необходимых ограничениях для пользователей.

Необходимо отметить, что полнота применения рекомендаций в большой мере зависит от структуры предприятия, характера его деятельности и объема документов с грифом «Коммерческая тайна». В самом простом случае (небольшое предприятие, серийное производство, незначительный объем грифованных документов) разрешение на доступ к охраняемой информации может, например, давать только руководитель предприятия. Если же предприятие является многоцелевым, с разветвленной производственной и административной структурой и значительным документооборотом, то выдача разрешений на доступ к охраняемой информации только руководителем предприятия скорее всего приведет или к дезорганизации производства, или к компрометации всей системы защиты охраняемой информации действующей на предприятии.

6.1. Структура системы получения разрешения на доступ к информации, являющейся коммерческой тайной предприятия С учетом многолетнего опыта защиты охраняемой информации в ряде отраслей народного хозяйства, а также соображений, изложенных в предыдущем разделе Рекомендаций, «Система получения разрешений на доступ к информации, являющейся коммерческой тайной предприятия» должна содержать следующие разделы: общие положения;

права, обязанности и. ответственность сотрудников предприятия в пределах Разрешительной системы;

схема выдачи разрешений на доступ сотрудников ; предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну;

порядок оформления разрешений на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия;

рассылка грифованных документов в другие предприятия и передача между подразделениями предприятия;

порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим сведения, являющиеся коммерческой тайной;

порядок доступа к сведениям, составляющим коммерческую тайну, представителей других предприятий и государственных органов.

Разрешительная система - это совокупность правил, регулирующих порядок доступа работников предприятия и других лиц к сведениям (работам, документам изделиям), являющимся коммерческой тайной.

Целями введения Разрешительной системы на предприятии являются:

- исключение несанкционированного или необоснованного ознакомления со сведениями, являющимися коммерческой тайной;

- своевременное обеспечение требующейся грифованной информацией исполнителей работ и документов.

Разрешение на доступ работника предприятия к сведениям, являющимся коммерческой тайной, может быть дано соответствующими должностными лицами предприятия только при выполнении следующих условий:

- наличии приказа руководителя предприятия о приеме на работу (переводе, временном замещении) или назначении на должность;

- при временном замещении отсутствующего работника его должностные обязанности допускается возлагать на исполнителя, имеющего прямое отношение к выполняемой работе;

- оформлении обязательства о сохранении им сведений составляющих коммерческую тайну;

- изучении вновь принятым работником (назначенным на должность) требований нормативных документов обеспечению сохранности коммерческой тайны. После изучения нормативных требований по сохранению охраняемых сведений руководитель подразделения, где такие сведения имеются, с вновь принятым (назначенным на должность) работником проводит собеседование.

Результаты собеседования оформляются в журнале.

Работники предприятия могут получать разрешение на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, только в пределах своих должностных (функциональных) обязанностей и в объемах, действительно необходимых им для выполнения служебных обязанностей.

Руководители предприятия и его подразделений несут персональную ответственность за правомерность выдаваемых ими разрешений на доступ исполнителей к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Контроль за соблюдением требований разрешительной системы возлагается на руководителя подразделения, которое ведет делопроизводство документов с грифом «Коммерческая тайна».

6.1.1. Права, обязанности и ответственность работников предприятия в пределах «Разрешительной системы» Права, обязанности и ответственность руководителей подразделений предприятия.

Руководители подразделений имеют право:

давать разрешения на доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, своим подчиненным и переадресовывать руководителям подразделенийсоисполнителей работ;

отменять неправомерное адресование документов исполнителям руководителями подчиненных подразделений;

принимать меры к подчиненным сотрудникам, допускающим нарушения требований Разрешительной системы, в пределах предоставленных им прав;

поощрять работников своего подразделения, проявляющих инициативу в пресечении нарушений требований Разрешительной системы.

Руководители подразделений обязаны:

исполнять требования Разрешительной системы лично и обеспечивать его исполнение подчиненными сотрудниками;

осуществлять контроль за выполнением требований Разрешительной системы в своём подразделении;

пресекать действия подчиненных, ведущие к нарушениям требований Разрешительной системы;

не допускать неоправданного расширения доступа к охраняемым сведениям и принимать меры к исключению неправомерного ознакомления сотрудников с грифованной информацией; вести воспитательную и разъяснительную работу среди подчиненных по предупреждению утечки сведений, составляющих коммерческую тайну, при работе с грифованными документами и изделиями.

Руководители подразделений несут ответственность;

за нарушение требований Разрешительной системы ими лично и подчиненными сотрудниками.

Исполнители имеют право:

требовать от руководителей создания необходимых условий для работы с грифованными документами;

вносить предложения по совершенствованию Разрешительной системы.

Исполнители обязаны знать и выполнять требования Разрешительной системы.

Исполнители несут личную ответственность за соблюдение ими требований Разрешительной системы.

Сотрудники подразделений, осуществляющие делопроизводство документов с грифом «Коммерческая тайна» имеют право и обязаны:

требовать от всех сотрудников предприятия точного и неукоснительного выполнения требований Разрешительной системы;

вносить предложения по совершенствованию Разрешительной системы и наказания лиц, допустивших нарушения ее требований;

осуществлять контроль за соблюдением требований разрешительной системы;

не допускать неправомерного ознакомления с грифованными документами;

докладывать своему руководителю о фактах нарушений требований Разрешительной системы и других действиях, могущих привести к утечке сведений, составляющих коммерческую тайну, или утрате грифованных документов.

Несут ответственность за неиспользование своих прав и неисполнение обязанностей в рамках Разрешительной системы.

6.1.2. Схема выдачи разрешений на доступ сотрудников предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну Схема выдачи разрешений на доступ сотрудников предприятия к охраняемой информации является ключевым элементом, определяющим эффективность Разрешительной системы в целом.

Поэтому, при разработке «Схемы...» необходимо в полной мере учитывать структуру предприятия, сложившуюся систему управления, производственные связи внутри предприятия, распределение обязанностей между заместителями руководителя предприятия и т. д. Следует также иметь в виду, что чрезмерные ограничения в выдаче разрешений на доступ к охраняемой информации неизбежно приведут к снижению оперативности в решении производственных вопросов, в то время как излишняя либерализация создаст условия для утечки сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

Выдача разрешения на доступ сотрудников предприятия к сведениям, составляющим коммерческую тайну, будет полной и удобной в работе, если проработать и изложить ее в 2-х аспектах:

выдача разрешений в зависимости от категорий документов;

выдача разрешений в зависимости от занимаемой должности.

Схема выдачи разрешений в зависимости от категории документов.

Целесообразно выделить следующие категории документов:

номенклатурные дела;

документы входящего учета;

документы подразделений;

документы, находящиеся на архивном хранении в подразделении фондов НТД предприятия;

носители информации средств ЭВТ.

При необходимости можно выделить также другие категории документов.

Например, документы, отражающие взаимоотношения с собственником, с финансирующими организациями (Министерство, банки), материалы информационного обмена и т. п.

При этом «Схема...» будет выглядеть следующим образом:

Категории Должностное лицо, дающее Категории сотрудников, кому документов разрешение дается разрешение 1 2 Например:

Номенкла- Руководитель предприятия при Сотрудникам института турные дела утверждении номенклатуры, подписанной руководителем подразделения делопроизводства документов с грифом «Коммерческая тайна».

1 2 Документы Руководитель предприятия, его Сотрудникам института подразделе- заместители ний Руководители подразделений Своим подчиненным, руководителям подразделенийсоисполнителей работ, руководителям работ Схема выдачи разрешений в зависимости от занимаемой должности.

В этом случае схема будет выглядеть следующим образом:

Pages:     | 1 |   ...   | 6 | 7 || 9 | 10 |   ...   | 12 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.