WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 6 | 7 || 9 | 10 |   ...   | 15 |

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметновопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия.

В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий;

годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные документы - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4-х сантиметров.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым относятся. Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копиизаверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные их экземпляры и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 1997 год, составленный в 1996 году, должен быть отнесен к 1997 году, а отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, к 1996. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководства предприятия и др. группируются по хронологии и порядку номеров.

Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

4.6. Подготовка документов к архивному хранению Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткосрочно и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы их ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия, которая в своей деятельности руководствуется Положением об архивном фонде Российской Федерации, основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел предприятия. Текст примерного положения об ЭК предприятия приведен в прил.

44.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и акта унифицированы (прил. 45 и 46).

Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года. Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив предприятия. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК предприятия и согласовываются с ведомственным архивом.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры:

оформление и описание дел.

Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);

- нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела ( прил. 36);

- составление заверительной надписи дела;

- подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось. делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные дела, дела на авторские свидетельства).

Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименования предприятия, структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок, аннотация к документам (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения (прил. 47).

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет) в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе (см.

«Примерный договор между учреждением государственной архивной службы РФ и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства». Письмо Роскомархива от 16.12.№ 4/1003).

В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.

Предприятие может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:

прекращения или нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.

5. Организация функционирования управления делами 5.1.Общие положения 5.1.1. В своей деятельности управление делами руководствуется законами РФ, актами президента и правительства РФ, положением «О федеральной государственной службе», нормативно-методическими документами федеральной архивной службы РФ, положением о предприятии, приказами и распоряжениями руководителя предприятия, а также настоящим положением.

5.1.2. Управление делами является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется его руководителю (заместителю руководителя) предприятия.

5.1.3. Управление делами работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями предприятия.

5.2. Задачи управления делами 5.2.1. Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в подразделениях предприятия, унификация форм документов.

5.2.2. Регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы.

5.2.3. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами.

5.3. Структура управления делами 5.3.1. Структура и штаты управления делами утверждается руководителем предприятия с учетом специфики предприятия и объема работ.

5.3.2. В состав Управления делами могут входить: группа (участок) обработки входящих документов, группа (участок) обработки исходящих документов;

группа контроля, экспедиция, копировально-множительное отделение, группа связи, архив.

5.4. Функции управления делами 5.4.1.На управление делами возлагается:

- организация делопроизводства на предприятии в соответствии с единой государственной системой документационного обеспечения управления;

- обеспечение стандартами на правила оформления документов;

- организация учета и сохранности документов, образующихся в деятельности предприятия;

- организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях предприятия;

- проведение мероприятий по повышению квалификации работников, занятых делопроизводством;

- оказание им методической помощи в работе с документами.

5.4.2. В этих целях управление делами обязано:

- осуществлять прием и регистрацию входящих документов, учет, сохранность, сортировку документов и передачу их руководству или в структурные подразделения;

- осуществлять рассылку исходящей корреспонденции;

- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

- обеспечивать факсимильную связь с организациями;

- разрабатывать проекты инструкций по работе с документами на предприятии, организовывать подготовку проектов бланков служебных документов и вести альбом унифицированных форм документов предприятия;

- составлять номенклатуру дел управления и формировать сводную номенклатуру дел предприятия;

- изучать и контролировать организацию делопроизводства в структурных подразделениях и разрабатывать совместно с ними мероприятия по совершенствованию этой работы;

- осуществлять контроль за правильностью оформления и формирования дел структурными подразделениями в соответствии с номенклатурой дел предприятия;

- осуществлять меры по подготовке документов к передаче на архивное хранение;

- организовывать работу архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями федеральной архивной службы России;

- оказывать помощь постоянно действующей экспертной комиссии предприятия в работе по определению научной и практической ценности документов;

Pages:     | 1 |   ...   | 6 | 7 || 9 | 10 |   ...   | 15 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.