WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 15 |

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом, которая ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (без знака N),наименование, дату и индекс основного документа, например:

Приложениек письму АО «Маяк» от 08.04.97 N 87/03-или Приложение 3 АО «Маяк» от 12.05.97 N Реквизит «Подпись» В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное без названия организации на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

Директор предприятия «Агат» подпись Н.И.Потапов или Директор предприятия подпись Н.И.Потапов При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например:

Директор предприятия подпись К.Т. Морозов Главный бухгалтер подпись Г.И. Фомина Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор фирмы Директор завода «Маяк» «Электрон» Подпись А.И. Иванов Подпись М.Б.Егоров Экземпляры документов, остающихся в делах предприятия, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, за исключением копий исходящих писем, которые вместо подписи содержат отметку о заверении копий.

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица,подписавшего документ («Зам», «И.О.»), и его фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит «Гриф согласования» Согласование - это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Предварительное обсуждение проекта текста документа необходимо для принятия правильных управленческих решений. Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).

Внутреннее и внешнее согласования выражаются в разных формах: для внутреннего используется визирование документов, для внешнего - гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО Начальник планового отдела Минфина РФ Подпись А.В. Уваров 13.07.При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа в именительном падеже, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО Протокол собрания трудового коллектива 10.01.97 N Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс, например:

СОГЛАСОВАНО Письмо Госстандарта РФ 06.01.97 N 7/05-Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

- с организациями, интересы которых затрагивает документ;

- с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями (при необходимости);

- с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

- с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Реквизит «Виза» Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов.

Виза включает: личную подпись, ее расшифровку и дату, а при необходимости - должность визирующего, например:

Юрисконсульт Подпись К.И. Смелов 03.08.97.

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласия с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

- составитель документа;

- руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

- заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

- заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

- руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Визы согласования и ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись».Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся на предприятии, остальные документы - на первом экземпляре.

Реквизит «Печать» Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые (имеющие изображение государственного герба) и простые. В негосударственных структурах используются простые круглые печати.

Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах специально предусмотренных правовыми актами. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Перечень документов, на которых ставится печать, приведен в прил. 6.

Реквизит «Отметка о завершении копии» Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

Верно Секретарь Подпись М.К. Сидорова 12.04.В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона» Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Иванов 123 78 89;

Емельянов 145 22 34.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях, и включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения предприятия, в котором исполнен документ, например:

В дело 18-Подпись 16.09.97.

Вопрос решен по телефону с гл.бухгалтером фирмы «Маяк» 15.09.97 Подпись Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» Отметка состоит из записи «Информация перенесена на машинный носитель», подписи лица, ответственного за перенос данных, и даты переноса. Помещается на нижнем поле документа.

Реквизит «Отметка о поступлении» Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации-получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса.

Примерная форма АО «Маяк» регистрационного штампа Дата_ №_ При отсутствии такого штампа от руки пишутся дата получения и индекс документа. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

2.2. Требования к бланкам документов Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входит в состав документа данного вида (например, не используются одновременно реквизиты «Адресат» и «Гриф утверждения» ).

Наряду с этим отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

ГОСТом 6.38-90 установлены два вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов в зависимости от состава реквизитов в них: бланк для писем и общий бланк (для всех остальных ОРД).

Особое выделение письма, как вида документа, и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего в связи с этим адресные данные предприятия. Другие виды ОРД являются, как правило, внутренними документами и не требуют адресной информации в составе бланка.

В бланк для писем входят реквизиты: «Эмблема организации» (при наличии), коды по ОКПО и ОКУД, «Наименование министерства или ведомства» (при наличии ведомственной подчиненности), «Наименование организации», «Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Образец бланка для писем дан в прил. 2.

В общий бланк входят реквизиты: код по ОКПО, «Наименование министерства или ведомства» (при наличии ведомственной подчиненности), «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата», «Индекс», «Место составления или издания». Образец общего бланка дан в прил.3.

Оба вида бланков могут иметь угловое (в левом верхнем углу документа) и продольное (вдоль верхнего поля документа) расположения реквизитов. Для писем более рациональным является угловое расположение реквизитов бланка, т.к. правый верхний угол письма удобно использовать для адресования писем, что позволяет максимально использовать рабочее поле документа.

По аналогии угловое расположение реквизитов предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, т.к. гриф утверждения также располагается в правом верхнем углу документа (например, в актах, должностных инструкциях, в графике отпусков и т.д.).

При изготовлении служебных бланков используют два стандартных формата бумаг А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Бланки документов должны иметь поля, мм:

левое - 20;

верхнее - не менее 10;

правое и нижнее - не менее 8.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк акта, бланк справки и т.д.) изготавливают при составлении документов данного вида более 200 раз в год. При отсутствии такого количества документов одного вида специальные бланки по видам документов не изготавливаются, а используется общий бланк, в который машинописным способом вносится реквизит «Название вида документа».

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

2.3. Правила машинописного и компьютерного оформления документов Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО 1,Директор предприятия «Контакт» А.Н. Иванов Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят. При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

О - от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5 - после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу».

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 15 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.