WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 15 |

По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ и построенной на основе вычислительных системах. При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и мероприятий, предназначенных для ее предупреждения искажения, уничтожения или несанкционированного использования.

Содержание проблемы защиты информации зарубежными специалистами интерпретируется следующим образом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, способствующими повышению этой уязвимости, являются:

1. Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации.

2. Сосредоточение в единых базах данных информации различного назначения и различной принадлежности.

3. Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной системы и к ее массивам данных.

4. Усложнение режимов функционирования технических средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделения времени и реального времени.

5. Автоматизация межмашинного обмена информацией, в том числе и на больших расстояниях.

В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, возможность искажения или уничтожения информации (т. е. нарушение ее физической целостности), а с другой - возможность несанкционированного ее использования (т. е. опасность утечки информации ограниченного пользования).

Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользователей ЭВМ и автоматизированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту проблемы уделяется повышенное внимание. Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие:

1. Прямое хищение носителей и документов, обращающихся в процессе функционирования автоматизированных систем.

2. Запоминание или копирование информации, находящейся на машинных и на немашинных носителях.

3. Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «законной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей).

4. Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении.

5. Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе обработки информации.

Чтобы исключить возможность неоднозначных толкований, сначала дадим определения терминам, которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.

БЕЗОПАСНОСТЬ данных—это их защита от случайного или преднамеренного разрушения, раскрытия или модификации. Безопасность в ЭВМ имеет отношение к технологическим мерам предосторожности и управляющим процедурам, которые могут быть приложены к аппаратным средствам, программам и данным в ЭВМ, чтобы гарантировать, что данные, помещаемые на хранение некоторой организацией или отдельным лицом, будут защищены.

СЕКРЕТНОСТЬ—это понятие, которое употребляется по отношению к отдельным лицам. Это есть право лица решать, какую информацию он желает разделить с другими, а какую хочет скрыть от других.

Проблема секретности не возникла с появлением вычислительной техники, но повышенный интерес к ней, лежит в способности вычислительных машин хранить большие количества легко используемых данных.

Не существует прямой связи между секретностью и безопасностью. ЭВМ, обеспечивающую абсолютную безопасность (если такая существует), можно использовать таким образом, что секретные данные могут быть раскрыты.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ — это понятие, которое употребляется по отношению к данным. Это статус, предоставленный данным и согласованный между лицом или организацией их предоставляющей, и организацией, их получающей; оно определяет требуемую степень защиты.

Конфиденциальность данных относится не только к данным отдельных лиц, но и к любым данным, составляющим чью-либо собственность, или к секретным данным, обращение к которым требует конфиденциальности.

ЦЕЛОСТНОСТЬ данных имеет место тогда, когда данные в системе не отличаются от данных в исходных документах, т. е. не произошло их случайной или преднамеренной замены или разрушения.

1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства Организация делопроизводства в учреждениях определяется инструкциями по делопроизводству. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкции по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочнометодический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.) Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

По объему документооборота учреждения делятся на категории:

1 категория — учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

II категория — от 25 000 до 100 000 документов в год;

III категория — от 10 000 до 25 000 документов в год;

IV категория — до 10 000 документов в год.

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной или смешанной.

При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.

При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях.

В учреждениях с небольшим документооборотом применяется централизованное делопроизводство. Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.

1.4. Должностной состав и обязанности работников делопроизводства Единой номенклатурой должностей служащих определен следующий состав работников делопроизводства:

начальник канцелярии заместитель начальника канцелярии помощник руководителя учреждения секретарь коллегии методист заведующий архивом заведующий экспедицией редактор корректор инспектор секретарь - стенографистка делопроизводитель секретарь стенографистка машинистка экспедитор курьер Должностные обязанности работников делопроизводства даны в «Квалификационном справочнике должностей служащих», в котором по каждой должности указано, что должен знать работник, его основные обязанности и квалификационные требования.

Секретарь-стенографистка выполняет работу, необходимую для руководителя учреждения или подразделения: организует прием посетителей; вызывает работников к руководителю; принимает и передает телефонограммы; печатает материалы по указанию руководителя; получив корреспонденцию, представляет ее руководителю и согласно резолюции передает исполнителям; контролирует срок исполнения документов; подготавливает дела для сдачи в архив; стенографирует отдельные распоряжения руководителя, материалы заседаний с дальнейшей расшифровкой их на пишущей машине.

Секретарь получает, регистрирует и представляет корреспонденцию руководителю структурного подразделения; согласно резолюции руководителя — начальника отдела — передает документы исполнителям; контролирует сроки исполнения документов; проверяет правильность оформления исходящей корреспонденции, наличие приложений к ней, регистрирует и передает ее в экспедицию; ведет переговоры по телефону, принимает и передает телефонограммы;

дает справки (в устной форме) по документам учреждения; принимает документы для печати в машинописном бюро; организует совещания.

Делопроизводитель принимает, регистрирует и направляет корреспонденцию в структурные подразделения учреждения; отправляет исполненные документы; систематизирует и хранит документы текущего архива; ведет учет корреспонденции и картотеку учета прохождения документов; осуществляет контроль за сроками их исполнения.

Машинистка ведет машинописную работу (рукописные и печатные оригиналы, фонограммы) на пишущих машинах различных систем.

Стенографистка присутствует на заседаниях, стенографирует материал с дальнейшей расшифровкой стенограмм выступлений на пишущей машинке;

стенографирует различные тексты документов под диктовку руководителей и специалистов учреждения; при расшифровке материала должна пользоваться диктофоном.

1.5. Общие требования к условиям труда работников делопроизводства и оборудованию рабочих мест Условия труда — совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. К числу основных факторов относятся: размещение помещений; освещение помещений и рабочих мест; микроклимат; шум; окраска помещений; режим работы (труда и отдыха); создание необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; повышение общей культуры труда.

В процессе труда работников службы делопроизводства рекомендуется проведение регламентированных перерывов для предупреждения утомления.

Устанавливаются 5-минутные перерывы после каждого часа работы (для машинисток через каждые 45 минут) для проветривания помещений.

В каждом учреждении необходимо осуществлять мероприятия по рациональной организации рабочих мест делопроизводственного персонала. Рабочее место – зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего. Расположение орудий труда на рабочей поверхности стола должно быть таким, чтобы очередная рабочая операция начиналась в том месте, где закончилась предыдущая. На столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности, картотеки, журналы, дела и т.п.

В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках или в верхних ящиках; предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже (например, машинистка в верхнем ящике стола размещает бланки и чистую бумагу, ниже — копировальную, затем — конверты и в самом низу — ленты пишущей машины, предметы ухода за ней и др.). Правый верхний ящик письменного стола всегда отводится для наиболее часто употребляемых принадлежностей — карандашей, ручек, резинок, скрепок и т.д. Телефон должен стоять на столе или специальной подставке слева так, чтобы телефонную трубку можно было держать в левой руке, а в правой — ручку для записи необходимой информации. Дополнительная мебель расставляется так, чтобы в любой момент можно было достать предметы не вставая.

Образцовый порядок на рабочем месте — залог высокой производительности труда.

Наиболее удобна мебель следующих габаритов: высота крышки стола над уровнем пола — 71 см, для машинистки – 65-68.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей, штампов, денег и бланков строгой отчетности. Сейф всегда должен быть закрытым. Открывается только тогда, когда из него берут или кладут необходимый предмет. В сейфе не должно быть ничего лишнего тем более личных вещей сотрудников. Закончив работу, сотрудник должен опечатать сейф.

Ответственность за хранение документов, находящихся на исполнении, возлагается на служащих-исполнителей. Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих подразделениях учреждения. Ответственность за их хранение несут секретари. Хранение документов вне папок, на столах или в незакрытых ящиках столов строго запрещается.

Ключи от столов, шкафов, сейфов хранятся в местах, установленных руководителем учреждения или структурных подразделениях.

2. Документирование управленческой деятельности предприятия 2.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления В соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 организационнораспорядительные документы (ОРД) имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Изображение наград.

4. Код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование министерства или ведомства (т.е. вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность).

7. Наименование предприятия.

8. Наименование структурного подразделения.

9. Индекс предприятия связи почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа (абонентского телеграфа), телефона, счета в банке.

10. Название вида документа.

11. Дата.

12. Индекс.

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14. Место составления или издания документа.

15. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Адресант.

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заголовок к тексту.

20. Отметка о контроле.

21. Текст.

22. Отметка о наличии приложения.

23. Подпись.

24. Гриф согласования.

25. Визиты.

26. Печать.

27. Отметка о заверении копии.

28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

31. Отметка о поступлении.

Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей даны в прил.1.

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 15 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.