WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |   ...   | 20 |

Наиболее распространенные схемы построения путеводителей - хронологический, ведомственный или отраслевой, по степени значимости фондов. Сущность построения путеводителя по хронологической схеме состоит в группировке характеристик фондов в разделы и подразделы по хронологическому признаку (фонды учреждений XIX века, фонды учреждений XX века, и др.). При использовании ведомственной или отраслевой схемы построения путеводителя характеристики фондов группируются в разделы и подразделы по отраслям государственной деятельности, экономической, культурной, научной, в которой функционировали фондообразователи. Иногда характеристики фондов группируются по масштабу деятельности фондообразователей и по значимости фондов. Характеристики могут также быть расположены в алфавитном порядке названий фондов. Чаще всего используются комбинированные схемы, сочетающие признаки нескольких схем построения.

Характеристики фондов личного происхождения группируются по алфавитному порядку фамилий фондообразователей, а характеристики архивных коллекций - в порядке их значимости либо в хронологическом порядке.

Характеристики фондов в путеводители даются на отдельные фонды - индивидуальные характеристики (например: фонд Казанского губернского комисса ра Временного правительства), или на группы однородных фондов - групповые характеристики (например: фонды Машинно-тракторных станций).

В индивидуальную характеристику фонда включается:

• название фонда - полное и аббревиатура, например: “Татарское отделение Телеграфного агентства СССР (ТатТАСС)”;

• справочные данные о фонде (номер фонда, его объем, крайние даты документов фонда, сведения о наличие научно-справочного аппарата к фонду), например:

“Ф. Р-2821, ед. хр. 246, 1934-1941 гг., оп. 1”;

• историческая справка о фондообразователе и фонде, которая помогает исследователю ориентироваться в документах фонда (указывается, когда и где возникло учреждение-фондообразователь, когда реорганизовывалось, ликвидировалось, переименовывалось, кому подчинялось, какие задачи выполняло, какое учреждение стало его преемником, и так далее), • аннотация документов фонда, это наиболее важная часть характеристики фонда, она должна в максимально сжатой форме, но как можно полнее раскрыть состав и содержание фонда;

• краткая библиографическая справка, в состав которой включают основную литературу о фондообразователе, фонде, и издания, содержащие публикации документов фонда.

В список фондов, на которые не составлены характеристики, обычно включены фонды, имеющие только справочное значение, или фонды, содержание документов которых достаточно ясно из их названия. В списке фондов, на которые не составлены характеристики, кроме названия фонда приводится только его номер, количество единиц хранения в фонде, крайние даты документов фонда.

В характеристике отдела научно-справочной литературы (библиотеки) архива содержатся сведения о количестве книг, названий журналов, газет, других ма териалов отдела и краткий обзор состава книжного, журнального, газетного и других собраний отдела.

2. Архивные описи. Опись - это учетный документ и одновременно архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании единиц хранения архивного фонда (коллекции). Каждая единица хранения имеет свой номер и заголовок, под которыми вносится в опись.

Опись - старейшая форма архивных справочников, правда, существовали они в прошлые века под другими названиями. В старых описях много недостатков, затрудняющих работу с ними, ведь они использовались не столько в научных, сколько в практических, узковедомственных целях. Например, обозначение заголовков часто было очень кратким, “глухим” - не раскрывающим содержание документов: “разная переписка”, “по разным вопросам”. В самые старые из известных описей вносились не только дела и документы, но и книги, так как функции архива и библиотеки еще не были четко разграничены. Старым описям недоставало единообразия, они включали очень разные сведения о комплексах документов.

Старые описи отличает и то, что многие комплексы документов, включенные в их состав, не сохранились.

Описи в государственных архивах составляются в двух экземплярах - один неприкосновенный, второй предназначен для использования сотрудниками архива и исследователями (редко составляются три экземпляра: один неприкосновенный, второй для сотрудников, третий для исследователей).

Состав описи включает следующие элементы:

1. заглавный титульный лист, на нем указывается: - название архива, - название фонда, - номер фонда, - номер данной описи (их может быть несколько на один фонд), - название описи (если оно есть), - крайние даты материалов, внесенных в опись, - количество листов в описи;

2. список сокращенных слов;

3. оглавление;

4. предисловие (с историей фондообразователя);

5. собственно опись, то есть перечень единиц хранения;

6. итоговая запись завершает оформление собственно описи и дает сведения о количестве дел в описи и номерах дел, внесенных в опись, о наличии дел с литерной нумерацией и о пропущенных номерах дел. Она содержит также дату, должность и фамилию составителя описи. ;

7. вспомогательные указатели - это перечни предметов (ключевых слов), которые встречаются в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными.

Они составляются, чтобы легче и быстрее ориентироваться в содержании сведений о лицах, географических пунктах, предметах. Указатели чаще всего бывают именные (с фамилиями, псевдонимами и так далее), географическими, предметными;

8. переводная таблица шифров: если состав материалов фонда претерпевал изменения и перешифровывался, то старая нумерация единиц хранения заменялась новой, опись пересоставлялась. В этом случае к описям составляются специальные переводные таблицы, устанавливающие соотношение старых и новых шифров единиц хранения в пределах фонда - это бывает необходимо, например, для того, чтобы по старой ссылке найти документ или единицу хранения. Цифры в левой колонке таблицы означают шифр единицы хранения по старой нумерации, в правой колонке - по новой.

Элементы 2, 3, 4, 7, 8 в описи присутствуют не всегда.

Самый главный элемент описи - это собственно опись, то есть перечень единиц хранения описываемого фонда. В России принята листовая форма описи с графлением. Собственно опись содержит обычно шесть или семь граф, составляющих описательны статьи описи:

1-я графа указывает порядковый номер единицы хранения по описи (этот номер указывают в архивном шифре и в архивной ссылке на документ);

2-я графа указывает индекс единицы хранения по номенклатуре - это делопроизводственный или инвентарный номер, под которым дело находилось в ведомственном или другом архиве, этот номер в архивном шифре не указывается и не используется в ссылках;

3-я графа содержит заголовок единицы хранения и сопровождающие его иногда сведения о внешних особенностях документов, их подлинности или копийности, способе их воспроизведения, иногда здесь же дается аннотация наиболее ценных документов в единице хранения. Это основная графа: именно по заголовку исследователь отбирает единицы хранения для просмотра и изучения;

4-я (или 4-я и 5-я) графа содержит сведения о дате начала и окончания дела (иногда сведения о дате начала и дате окончания дела даются отдельно, тогда граф две);

5-я (или 6-я) графа дает сведения о количестве листов в единице хранения;

6-я (или 7-я) графа отводится для примечаний. Здесь могут быть сделаны отметки об особенностях физического состояния единицы хранения, о передаче ее в другой фонд, сведения о микрофильмировании единицы хранения, отметки об уничтожении дела, о сдаче в макулатуру, о выдаче этой единицы хранения только по специальному разрешению, и другие. На эту графу следует обращать особое внимание при заказе единицы хранения.

3. Архивные каталоги. Каталог - это архивный справочник, представляющий собой систематизированное описание содержания документов. Это архивный справочник по содержанию документов.

Каталоги в архивах России возникли еще в первой половине XIX века, но архивисты часто не различали описи и каталоги. Между тем между описью и каталогом есть существенные различия и помимо того, что опись описывает единицы хранения фонда, а каталог - содержание документов не обязательно одного фонда: каталоги не выполняют функции учета, составляются вне зависимости от фондовой принадлежности документов, не закрепляют системы их хранения.

Каждая карточка в каталоге составляется на один документ. То, как они располагаются в каталоге, зависит от классификационной схемы каталога - совокупности всех делений каталога. Основное деление каталога - рубрика (название конкретного вопроса, предмета, фамилия, дата, о которых есть сведения в документе).

Рубрика может делиться на подрубрики, детализирующие то общее, о чем сообщает подрубрика. Классификационные схемы каталогов различны. Каталоги могут строиться по принципу либо логической, либо алфавитной структуры.

По принципу логической структуры строятся систематический, предметнотематический, хронологический каталоги.

В систематическом каталоге сведения о документах сгруппированы по отраслям знаний или практической деятельности человека. Их схемы - самые сложные, но и самые удобные. Наиболее распространенными являются две системы классификации каталогов: Универсальная десятичная классификация (УДК) и Классификация при помощи двоеточий Ш.Р.Ранганатана. УДК используется в нашей стране. В ней все отрасли человеческого знания и деятельности обозначены цифрами от 0 до 9, например: 9. Краеведение. География. Биографии. История. В системе Ранганатана отрасли знания и деятельности человека распределены в разделов - от буквы A до буквы Z, например, История обозначена буквой V. (Для связи понятий и для более подробной их классификации в УДК используются специальные знаки - скобки, точки, плюсы, знаки равенства, и другие, в системе Ранганатана - двоеточия). Ориентируясь на эти разделы, создают рубрики и подрубрики систематического каталога.

В схеме предметно-тематического каталога ведущий признак - принадлежность сведений, содержащихся в документах, к данной теме, данному разделу.

Рубриками будут подтемы, то есть совокупность понятий, которые раскрывают тему каталога. Тема может быть разделена на подтемы по признакам: отраслевому (по отраслям деятельности), по предметно-вопросному (на конкретные вопросы), хронологическому (по исторической последовательности событий), географическому.

Наконец, хронологический каталог. Его разделами будут эпохи, века, десятилетия, рубриками - годы, подрубриками - конкретные даты событий.

По принципу алфавитной структуры строятся предметные каталоги. Их классификационные схемы - это перечни предметных понятий, расположенных в алфавитной последовательности. Рубриками здесь выступают предметы - общие и частные понятия, события, географические объекты, фамилии лиц и другие.

Как уже говорилось, каталожная карточка составляется на один документ.

Какие же сведения о документе она содержит Деления каталожной карточки можно сгруппировать по нескольким областям.

Область классификационных сведений определяет расположение карточки в каталоге. Она включает: индекс классификационного деления (согласно классификационной схеме каталога), наименование рубрики и подрубрики, дату и место события.

Область информационных сведений дает главную информацию о документе: содержание документа, разновидность документа, его автор, адресат, подлинность или копийность документа.

Область поисковых сведений показывает местонахождение документа, эта область содержит указание на: - название архива, в котором хранится документ, - название фонда, в котором документ хранится, - наименование структурной части, в которой он был создан, а также - архивный шифр документа (включает номер фонда, номер описи, номер единицы хранения, номер листа или листов, на которых находится документ).

Область внешних сведений содержит указания на язык документа и способ его воспроизведения.

Наконец, контрольные сведения включают фамилию сотрудника, составившего карточку, и дату составления карточки.

4. Архивные обзоры. Обзоры - это архивные справочники, представляющие собой систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов с их источниковедческим анализом. Комплексами документов, о которых дают сведения обзоры, могут быть фонд (объединенный фонд, коллекции) или несколько фондов даже разных архивов.

Существует два вида обзоров: обзор фонда, тематический обзор.

Обзор фонда - это архивный справочник, который дает всестороннюю информацию о составе и содержании и анализ документов только одного фонда, но по всем темам и вопросам, которые нашли в них отражение.

Тематический обзор - архивный справочник, дающий информацию о составе и содержании и анализ документов по одной определенной теме, которые могут храниться в нескольких фондах даже различных архивов.

III. АТРИБУЦИЯ И НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Понятие об атрибуции. Реквизиты документа и их определение. После знакомства с научно-справочным аппаратом архива исследователь приступает к непосредственному изучению архивных документов. В ходе полистного просмотра единицы хранения исследователь знакомится с составом и содержанием ее документов и намечает те или иные документы, которые он предполагает изучить и использовать. Нужные документы отмечаются закладками.

Изучение архивного документа, уяснение его значения, правильное использование документа предполагают, прежде всего, проведение атрибуции, то есть определение реквизитов документа. В состав реквизитов документа входят: разновидность документа, автор, адресат, дата создания, место создания.

Большинство документов в архивах - продукт делопроизводства различных учреждений. Делопроизводство - это процесс создания документов, их перемещения в исторических целях и в связи с их рассмотрением, утверждением и исполнением, а также организация их хранения. Организация делопроизводства связана с деятельностью фондообразователя. Уже с XVIII века основные нормы делопроизводства важнейших учреждений, организаций и предприятий регламентировались законом и были достаточно стабильны. Современное оформление документов определяется единой государственной системой делопроизводства, большую роль этом играет Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |   ...   | 20 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.