WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 20 |

Документы группируются в единицы хранения не произвольно, а по определенным признакам - по признакам заведения единицы хранения (дела). Среди них выделяют: - номинальный признак (все документы в деле - одного вида, например, “Протоколы заседаний Вахитовского райкома ВЛКСМ” - все документы - протоколы); - предметный признак (все документы в деле касаются одного вопроса); - авторский (автором всех документов является одно лицо или учреждение: “Постановления, распоряжения, циркуляры Моссовета” - автором является Моссовет); - корреспондентский признак (все документы дела адресованы одному лицу или учреждению: “Письма различных организаций и лиц Совету Казанского государственного университета”, все документы адресованы Казанскому госуниверситету); - географический признак (документы сгруппированы по единству территории, с которой связаны авторы, корреспонденты или содержание документов); - хронологический признак (документы сгруппированы по периоду времени, к которому относятся). Чаще всего дела заводятся по нескольким признакам, комплексно.

На обложке единицы хранения указываются следующие сведения: название архива; название фондообразователя и номер фонда; структурная часть фондообразователя; номер описи фонда, куда записано дело; номер дела по описи и его название; крайние даты единицы хранения (если единица хранения - дело, то начальная дата его - дата инициативного документа, то есть документа, который положил начало заведению дела; по датам приложений о крайних датах не судят);

количество листов в деле. В конце каждой единицы хранения есть итоговая запись, в которой указано, сколько листов в деле, дата проверки и подпись проверявшего.

Архивный Фонд Российской Федерации и его части. В эпоху существования СССР (до указов и основ законодательства об архивах начала 1990-х годов) существовало понятие Единого Государственного Архивного Фонда СССР (ЕГАФ СССР) - совокупность всех документов, принадлежавших государству. В ЕГАФ СССР не включались документы Коммунистической партии Советского союза - существовал Архивный Фонд КПСС, его документы принадлежали не государству, а самой КПСС. Основами законодательства “Об Архивном Фонде РФ и архивах” (1993) было введено понятие Архивный Фонд Российской Федерации (АФ РФ) - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь народов России, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. Архивный Фонд РФ включает в себя все архивные фонды и документы на территории Российской Федерации назависимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы их собственности.

Впервые в новом законодательстве АФ РФ подразделялся на две части: государственную и негосударственную. Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, являющиеся федеральной собственностью: это фонды и документы федеральных государственных архивов и центров хранения документов; архивные фонды и документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной Прокуратуры, Центрального банка, учреждений, организаций и предприятий федеральной собственности; фонды, полученные от общественных и религиозных объединений, юридических и физических лиц. Негосударственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства - в собственности религиозных объединений и организаций, или в частной собственности.

Классификация документов АФ РФ. Все документы государственной части АФ РФ классифицируются. Классификация документов АФ РФ - это научная группировка документов АФ РФ по наиболее существенным признакам. Классификация включает в себя три ступени: 1 - классификация документов АФ РФ в целом, которая определяет организацию сети государственных архивов и центров хранения. Здесь наиболее существенными признаками являются принадлежность документов к определенной эпохе; принадлежность к учреждениям федерального, республиканского, областного и др. подчинения; принадлежность к определенной административно-территориальной единице; принадлежность к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; способ и техника создания документов. 2 - Классификация документов в пределах архивов, она определяет распределение документов по фондам. 3 - Классификация документов в пределах фонда, определяет организацию документов внутри фонда, то есть расположение единиц хранения. Здесь группировка единиц хранения осуществляется по следующим признакам: один из двух главных - структурный классификационный признак, это группировка дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в деятельности которых они образовались. Другой главный признак - хронологический, используемый для группировки дел с учетом периодов времени, к которому относятся документов. Отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный признаки употребляются для группировки дел в соответствии с отраслями деятельности и функциями фондообразователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов. Номинальный признак используется для группировки единиц хранения по их роду (дела, переписка, материалы, сборники, книги, журналы) и видам документов (приказы, протоколы, планы, и так далее). Авторский признак служит для группировки единиц хранения по определенным учреждениям или фамилиям лиц, которые являются авторами докумен тов. Корреспондентский - для группировки дел по определенным учреждениям или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела. Наконец, географический признак используется для группировки единиц хранения по определенным территориям. с которыми связаны авторы, корреспонденты или содержание документов.

Иногда при группировке единиц хранения могут применяться и другие признаки: они могут быть сгруппированы по признаку оригинальности и копийности, по языку документов, по формату документов, особенностям их оформления. Но чаще всего эти признаки применяются при классификации документов архивных коллекций. В процессе классификации единиц хранения внутри фондов составляются схемы классификации и указатели, облегчающие поиск документов.

Экспертиза ценности документов. Документы неравноценны как источники: одни несут ценную информацию о политической, научной, экономической, культурной жизни общества и человека, другие важны лишь для тех учреждений, которые их создали. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется до 100 миллиардов документов (примерно 1 миллиард единиц хранения). Если бы все они поступали на хранение, архивы чрезвычайно быстро захлебнулись бы этим потоком документов. Не несущие ценной информации документы подлежат уничтожению. Но что необходимо уничтожить, а что сохранить На этот вопрос дает ответ экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Документы подвергаются источниковедческой оценке, после чего в ее результате комплектуются государственные архивы.

В России начали широко проводить экспертизу ценности документов в первой половине XIX века в связи с переполнением исторических ведомственных архивов и архивов учреждений. Но при тогдашней “экспертизе” подход был узковедомственный, каждое ведомство исходило из своих интересов, и мело свои “Правила хранения и уничтожения решенных дел”. И работа по “разборке решенных дел” и “уничтожению ненужных бумаг” проводилась не регулярно, а по мере накопления документов.

Экспертиза ценности документов решает три задачи. Первая задача (часто ее называют основной, главной) заключается в определении того, какие документы несут ценную информацию, в отборе документов для передачи в государственные архивы. Изучаются документальные фонды, определяются две группы документов: имеющих научную ценность, и имеющих справочное значение. В ходе сравнительного анализа документов научного значения осуществляется отбор их в госархивы. Вторая задача - определить срок хранения документов. В ходе изучения документов справочного значения их распределяют на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Третья задача включает установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты - восполнение недостающих или утраченных материалов.

Ценность документов определяется на основании ряда признаков - критериев ценности документов. Среди этих критериев: 1. степень значимости содержания документов; 2. значение фондообразователя; 3. значение времени и места возникновения документов; 4. автографичность; 5. подлинность и копийность документов; 6. дублетность документов; 7. поглощенность содержания документов; 8.

степень сохранности документов фонда; 9. физическое состояние документов; 10.

палеографические, языковые, художественные и другие особенности документов;

11. юридическая сила документов; 12. объем фонда. Наиболее важными, широко применяемыми критериями ценности документов, называемыми также основными критериями, являются: значение содержания документов, значение фондообразователя, повторяемость информации, время и место возникновения документов.

Содержание документов - это основной критерий их ценности. Содержание документа очень многообразно. Ценность содержания будет зависеть от значимости события, зафиксированного в документе, полноты освещения, новизны, уникальности информации. Критерий значимости содержания документов позволяет распределять документы на категории постоянного и временного хранения и установить (для документов временного хранения) сроки их хранения. Документы учреждений делятся на несколько групп. К первой группе можно отнести документы, определяющие целевое назначение учреждения и раскрывающие его деятельность, материалы, связанные с вопросами руководства, финансирования, планирования. Это основные материалы. Они отбираются на постоянное хранение.

Вторая группа документов - вспомогательные материалы, отражающие повседневную оперативную деятельность - бухгалтерскую отчетность, учет, бытовые и административно-хозяйственную деятельность и так далее. Эти документы имеют временный, справочный характер, хранятся временно. Третья группа документов учреждений - документы по личному составу. Документы по личному составу определяются современным архивным законодательством, как комплекс документов, создающихся в процессе документирования служебной, трудовой или иных социальных правоотношений граждан и юридических лиц. В составе этой группы есть документы основные и вспомогательные. Значимость этих документов определяется не содержанием, а положением или значением лица, к которому они относятся. Эти материалы хранятся до нескольких десятилетий, а иногда остаются на постоянное хранение. В последние годы в связи с упразднением и реорганизацией многих учреждений и ведомств, в целях социальной защиты интересов граждан, работавших в этих учреждениях и ведомствах, создают целые архивы доку ментов по личному составу. В частности, такой архив создан в Республике Татарстан.

Важным критерием при определении ценности документов является значение фондообразователя. Значение учреждения, организации или лица предопределяет ценность документов, образующихся в их деятельности. В принципе, каждое учреждение, являющееся фондообразователем, можно рассматривать, как источник комплектования государственных архивов. Но в деятельности взаимосвязанных между собой учреждений (например, в фондах вышестоящих учреждений отражена деятельность подведомственных учреждений) образуются документы с повторяющейся информацией. Поэтому ряд категорий учреждений можно исключить из числа этих источников комплектования архивов. С 1960 года Главное архивное управление СССР составляло примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежали или не подлежали приему в государственные архивы страны. Руководствуясь этими списками, архивные учреждения страны составляли свои списки.

Другой важный критерий ценности документов - значение события, в связи с которым созданы документы, времени и места образования документов. Чем значительнее событие прошлого, тем осторожнее должна проводиться экспертиза.

Даже документы, содержащие малозначащие сведения, могут поступать на постоянное хранение, если созданы в связи со значимыми событиями. Важно обращать внимание и на время образования документов. Так, например, документы за ранние периоды отечественной истории требуют особенно бережного отношения, так как их сохранилось сравнительно немного, да и создавалось в процессе делопроизводства того времени сравнительно немного документов. С целью защиты таких документов даже вводились так называемые запретные даты, ограничившие сферу деятельности экспертов: документы, созданные ранее запретных дат, экспертизе не подвергались, а сохранялись в любом случае. В 1919 году была введена первая запретная дата - 25 июня 1811 года, то есть дата издания нового Положения о министерствах. В 1925 году ввели новую запретную дату - 1825 год (так как многие документы погибли в Отечественную войну 1812 года). В 1957 году было рекомендовано не выделять к уничтожению материалы, отложившиеся до начала XIX века. Позже запретной датой стало время буржуазных реформ второй половины XIX века. Сегодня запретные даты более не используются. При изучении ценности документов учитывается и место их образования: внимательно следует подходить к экспертизе ценности документов, созданных, например, в регионах, в которых происходили важные события отечественной истории.

К числу важных критериев ценности документов следует относить критерий значимости автора документа, автографичности. Историческое значение автора - учреждения или лица, - определяет ценность документов. Если учреждение или лицо представляют значительный интерес для истории, то даже самые незначительные по содержанию документы могут быть взяты на постоянное хранение.

Особую ценность представляют рукописи, документы за подписью авторов, с авторскими правками, пометами и резолюциями.

К критериям ценности документов относятся также критерии повторяемости информации. Одним из них является подлинность или копийность документов.

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 20 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.