WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 7 | 8 || 10 | 11 |   ...   | 17 |

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредотачиваются в отдельном деле. Причем, предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях для справочных и других целей. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях 54-56 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения». Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно.

Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с обращениями граждан.

4 Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации, утвержденную Номенклатуру дел.

4.1 Инструкция по документационному обеспечению управления Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт, издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.

Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики деятельности.

Основополагающим документом при разработке Инструкции по документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.

Структура ГСДОУ имеет следующий вид:

1. Основные положения.

2. Документирование управленческой деятельности 2.1. Состав управленческих документов.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

2.3. Оформление управленческих документов.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.

3.1.2.Передача документов внутри организации.

3.1.3.Учет количества документов.

3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).

3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.

3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях.

3.2.3. Оперативное хранение документов.

3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.

3.2.5.Составление номенклатуры дел.

3.2.6.Формирование дел.

3.3. Контроль исполнения документов.

3.3.1.Сроки исполнения.

3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.

3.4.1.Экспертиза ценности документов.

3.4.2.Оформление дел.

3.4.3.Составление описей дел.

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

4.1.Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с документами.

4.2.Применение средств механизации.

4.3. Автоматизация работы с документами.

Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и обработки первичной информации до принятия управленческого решения и контроля за его реализацией.

Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу прохождения и обработки информации, является типовой и циклично повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы должны быть формализованы.

Можно предложить следующую последовательность действий при составлении Инструкции по ДОУ:

1.Изучить структуру аппарата управления, распределение функций, прав и обязанностей работников.

2.Изучить виды документов и состав систем документации.

З.Провести анализ документооборота конкретного объекта.

4.Разработать рекомендации, включающие не только организационные, но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.

Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании основных технологических процессов выявляются основные показатели, характеризующие организацию управления на предприятии. Например:

объем документооборота; время прохождения основных категорий документации; информативность документации, поступающей по запросам; коэффициент унификации служебных документов; время, затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов служебной документации.

Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии с уровнем организации управления.

Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и учреждений показывают возможность и необходимость регламентации проектных работ, выделения типовых этапов.

Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:

1.Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное обследование деятельности предприятия.

2.Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки технического и рабочего проектов.

3.Стадию внедрения.

Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня организации управленческого и инженерно-технического труда на предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен включать:

• общие сведения об аппарате управления (наименование, местонахождение, территориальная общность или разобщенность, подчиненность, объекты управления);

• основные функции аппарата управления;

• положение об аппарате управления;

• должностные инструкции всех категорий служащих;

• штатное расписание;

• номенклатуры дел всех структурных подразделений;

• состав и объемы входящей, исходящей и внутренней корреспонденции;

• перечень имеющихся средств оргтехники.

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает характеристику существующей технологии выполнения работ, их документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого труда.

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативнометодических документов. Эти данные также могут быть получены путем опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо составить организационно-структурную схему и определить, насколько она соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.

Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы основные технологические схемы управленческих процессов:

• состав и порядок обработки основных документов;

• предлагаемый регламент работы;

• схемы организации административно-управленческих связей;

• рациональные формы документов;

• типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам документов, о распределении документов по документопотокам и наличии стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на дублирование операций, излишние маршруты.

С использованием методов управленческого проектирования предприятиями разрабатываются следующие инструкции по документационному обеспечению:

• типовые;

• примерные;

• индивидуальные.

Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами соответствующей отрасли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению управления составляется для близких по структуре организаций схожих направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется», «запрещается» и т. п. Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.

Например:

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа.

или:

За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема документационных работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления.

Сравним (Таблица 5) структуру текстов Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, Типовой инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Пензенской области и Инструкции по документационному обеспечению управления конкретной организации - Открытого акционерного общества.

Таблица 5 – Сравнение текстов различных Инструкций по ДОУ Типовая Типовая Примерная Инструкция по инструкция по инструкция по инструкция по документационному делопроизводству делопроизводству делопроизводству обеспечению в министерствах и в федеральных в органах местного управления - ведомствах РФ органах самоуправления открытого исполнительной Пензенской акционерного власти области общества 1. Общие 1. Общие 1. Общие 1. Общие положения положения положения положения 2. Документация 2. Правила 2. Прием, 2. Бланки организации министерства подготовки и регистрация и оформления рассмотрение документов входящей (проектов корреспонденции законодательных актов РФ) 3. Правила 3. Организация 3. Подготовка, 3. Требования к подготовки и документооборота и оформление и оформлению оформления исполнения размножение документов документов документов документов 4. Поисковые 4. Поисковая 4. Организация 4. Подготовка и системы по система по контроля и оформление основных документам документам проверки видов управленческих исполнения документов служебных документов 5. Контроль 5. Контроль 5. Оформление и 5. Организация исполнения исполнения отправка исходящей приема, передачи и документов документов корреспонденции отправки корреспонденции 6. Работа 6. Организация 6. Работа с 6. Работа исполнителей с работы с обращениями исполнителей с документами документами в граждан документами делопроизводстве 6.1 Составление номенклатуры 6.2 Формирование дел и оформление 6.3. Организация оперативного хранения 7. Составление 7. Порядок 7. Составление 7. Организация номенклатуры дел передачи номенклатуры и контроля за документов на формирование дел исполнением хранение в архив документов 7.1 Экспертиза ценности 7.2 Подготовка и передача документов в архив 8. Формирование 8. Порядок 8. Организация дел хранения справочнодокументов и информационной передача дел в работы по документам архив 9. Экспертиза 9. Организация ценности текущего хранения документов документов 10. Оформление дел 10. Передача дел на архивное хранение 11. Составление описей дел 12. Оперативное хранение документов и дел 13.

Pages:     | 1 |   ...   | 7 | 8 || 10 | 11 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.