WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 17 |

Норма В % к оперативного Наименование Время, общему времени на элемента работы мин времени единицу элемента работы (Н),ч 5 мин / 1 раб. место = 5 мин Подготовка рабочего места 5 3,57 = = 0,25 мин / 14 писем = 1,Обработка поступающих 5 + 20 = 25 17,85 мин = документов = 0,7 мин / 7 сообщений = Обработка электронной 7 5 мин = корреспонденции = 0,10 мин / 6 абонентов = 1,Разговор по телефону 5 + 5 = 10 7,14 мин = = 0,8 мин / 15 копий = 0,53 мин Размножение документов 8 5,71 = = 0,Представление документов 17 мин / 10 документов = на рассмотрение 17 12,14 1,7 мин = руководителю = 0,51 мин / 1 совещание = Подготовка и обслуживание 5 + 43 + 3 = 36,42 мин = совещания = 0,17 мин / 1 документ = Подготовка проекта 17 12,14 мин = документа = 0,Рисунок 5 – Предварительный баланс рабочего времени.

Норматив времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по норме оперативного времени и определяется по формуле:

где: Нвр – затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы,ч; Н – норма оперативного времени на выполнение данной работы, установленная по сборнику или определённая эмпирическим путём, К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности. К принимается равным 1,1.

На основе нормативов времени, специально рассчитанных или взятых из нормативных сборников, производится расчёт явочной численности работников службы ДОУ.

Рассчитанные значения показателей, для приведённого выше примера, представлены в таблице 3.

Таблица 3 - Рассчитанные значения показателя Нврi.

Наименование элемента работы Нвр, ч Подготовка рабочего места 0,083 * 1,1 = 0,Обработка поступающих документов 0,03 * 1,1 = 0,Обработка электронной корреспонденции 0,017 * 1,1 = 0,Разговор по телефону 0,028 * 1,1 = 0,Размножение документов 0,009 * 1,1 = 0,Представление документов на рассмотрение 0,028 * 1,1 = 0,руководителю Подготовка и обслуживание совещания 0,85 * 1,1 = 0,Подготовка проекта документа 0,283 * 1,1 = 0,Вторая методика предусматривает, как уже отмечалось, расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами.

Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы.

Нормативы времени на выполнение определённых видов работ:

1. Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утверждённые постановление Минтруда России от 25.11.94. № 72;

2. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утверждённые постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152;

3. Единые нормы времени (выработка) на машинописные работы, утверждённые постановление Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.84 № 189/11-64.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, Постановление Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23).

Однако, учитывая развитие информационных технологий, в том числе совершенствование систем автоматизации ДОУ (электронного документооборота) и широкое использование современных средств оргтехники, действующие нормативы времени являются не догмой, а руководством к действию, т.е. местные нормы времени можно рассчитывать в каждой конкретной организации. Эти расчеты производятся с помощью применения метода фотографии рабочего дня.

Для вычисления явочной численности работников службы ДОУ определяется годовая трудоёмкость нормируемых работ в часах с учётом каждого вида выполняемых работ по формуле:

где: Тн - годовая трудоёмкость нормируемых работ, ч; Нвр – затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч; Vi – объём конкретного вида работы, выполняемой за год.

Рассчитанные значения показателей, для примера, приведённого в описании метода фотографии рабочего дня, представлены в таблице 4.

• Годовая трудоёмкость ненормируемых работ в часах определяется методом экспертных оценок с учётом объёма выполненных работ по формуле:

где: Тн.н – годовая трудоёмкость ненормируемых работ, ч; Тjнн – годовая трудоёмкость ненормируемой работы конкретного вида; Vj – годовой объём ненормируемых видов работ, значение этого параметра рассчитано экспертным путём и принимается в среднем равным 96,8 чел.-ч.

Таблица 4 - Рассчитанные значения показателей Vi, ед. (на Наименование Нвр, ч 250 раб. Тн, чел. ч элемента работы дней в году) Подготовка рабочего 0,083 1,1 = 1. раб место 0,091 250 = 22,места 0,091 = Обработка поступающих 14 писем 250 = 0,033 3500 = 0,03 1,1 = 0,документов 3500 115,Обработка электронной 0,017 1,1 = 7 сообщ. 250 = 0,019 1750 = корреспонденции 0,019 1750 33,0,028 1,1 = 6 абон. 250 = Разговор по телефону 0,031 1500 = 46,0,031 15 копий 250 = Размножение документов 0,009 1,1 = 0,01 0,01 3750 = 37,Представление документов на 0,028 1,1 = 10 док-в 250 = 0,031 2500 = 77,рассмотрение 0,031 руководителю Подготовка и 1 совещ. 250 = 0,935 250 = 0,85 1,1 = 0,обслуживание совещания 250 233,Подготовка проекта 0,283 1,1 = 1 док-т 250 = 0,311 250 = 77,документа 0,311 • Общая годовая трудоёмкость работ (То) рассчитывается по формуле:

В указанном примере То=644,5+96,8=741,3 чел-ч.

• Расчет явочной численности проводится по формуле:

где: Чяв – явочная численность работников; Тн – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, К = 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.), чел.-ч; Тн.н — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 96,8 чел.ч); Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принимается в среднем равным 2006 чел.-ч).

Для примера получим:

Чяв = (644,5 + 96,8) / 2006 = 741,3 / 2006 = 0,37 = 1 чел.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в "Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих". На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.

Каждый работник должен выполнять свои профессиональные задачи в соответствии с должностной инструкцией.

2.4 Должностные инструкции Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:

• общие положения;

• функции;

• должностные обязанности;

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаряреферента и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка.

Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства. Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты рассмотрены выше.

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкцию по делопроизводству, данную должностную инструкцию.

Следующий раздел - «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Этот раздел следует расписать как можно детальнее. Многие формулировки можно взять из квалификационных характеристике по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г.№ 37.

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел «Должностные обязанности».

Так, в квалификационной характеристике заведующего канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:

• организует работу канцелярии;

• обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

• осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;

• организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;

• организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;

• разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;

• принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;

• осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

• обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

• участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;

• организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

В том и состоит особенность должностной инструкции конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Чем детальнее в разделе «Функции и должностные обязанности» будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будете должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приема определения приоритетности приема посетителя; «фильтрации» телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке, и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для секретаря, перепечатывающего документы, надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно типа «работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией» или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим Разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со статьями Кодекса об административных правонарушениях, «Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности». За нарушений трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания.

В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьей 238 Трудового кодекса РФ, работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость ущерба.

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.