WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 17 |

Централизация позволяет наиболее эффективно использовать оргтехнику, добиться единства организационного и методического руководства ДОУ, но возможна централизация в небольших фирмах с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

Децентрализованная форма представляет собой противоположность централизованной. Здесь каждое структурное подразделение создает свою службу для работы с документами. Эта служба автономно выполняет весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов своего структурного подразделения. Такая форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех организаций, у которых есть специфические особенности процесса документирования (например, необходимость тщательной защиты информации).

Смешанная форма самая распространенная. Часть операций сосредотачивается в центральной службе (прием, регистрация, обработка, тиражирование, хранение). А в каждом структурном подразделении выполняется операция по созданию документов, их систематизация, хранение и обработка перед сдачей в архив.

Иногда предполагается, что регистрация документов производится для одних массивов документов централизованно, а для других децентрализовано. Разделение этих массивов может производиться по критерию адресования.

Вопрос выбора формы для работы с документами один из самых сложных. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Все функции, задачи, права, ответственность службы ДОУ закрепляются в положении о ней.

2.2 Положение о службе ДОУ В соответствии со сложившейся практикой текст положения о структурном подразделении содержит следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Задачи;

3. Функции;

4. Права и ответственность;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указывают:

- точное наименование структурного подразделения, его место в структуре организации, степень самостоятельности;

- наименование должности руководителя, порядок назначения и освобождения от должности, требования к квалификации и стажу работы;

- перечень основных правовых, нормативных, нормативнометодических и распорядительных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе;

- если служба ДОУ имеет свою печать, дается ее описание, условия хранения и использования.

Раздел «Задачи» формулирует основные задачи службы ДОУ и самые общие направления деятельности.

Раздел «Функции» является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой ДОУ. При написании раздела можно воспользоваться Примерным положением о службе ДОУ, приведенном в ГСДОУ. Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:

• документирование управленческой деятельности, • работа с документами, • организационные виды работ.

К первой группе можно отнести:

• разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;

• разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;

• составление документов по поручению руководства;

• оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

• документирование работы совещаний;

• контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству.

Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:

• отправка и прием документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте, от курьера и первичная (экспедиционная) обработка документов;

• регистрация документов;

• предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

• контроль за прохождением документов в учреждении;

• контроль за сроками исполнения документов;

• разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

• подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

• формирование дел;

• подготовка дел для сдачи в архив и организация его работы;

• организация работы с письмами и обращениями граждан.

К организационным видам работ относится:

• организация и обслуживание совещаний;

• организация приема посетителей;

• организация телефонных переговоров;

• методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

• совершенствование делопроизводства, • организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.

В настоящее время в большинстве организаций происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией, поэтому появляются новые функции у службы:

- внедрение автоматизированных технологий и контроль за их применением, - проверка качества документационного обеспечения, - планирование информационных потребностей, - нормирование труда, - управление кадрами самой делопроизводственной службы.

Раздел «Права и ответственность» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для того, чтобы она могла реализовать возложенные на нее задачи и функции.

Наиболее типичными правами является:

1. Запрашивать и получать от структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения возложенных функций.

2. Требовать от руководства создания условий, необходимых для выполнения своих функций.

3. Проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях и требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил составления.

4. Направлять своих представителей на совещания руководства или другие мероприятия.

5. Не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением.

При формулировки ответственности службы ДОУ в этот раздел достаточно включить довольно условные пункты об ответственности, которые можно отнести к любому структурному подразделению:

• за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на службу функций.

• за нарушение действующего законодательства.

Ответственность за деятельность структурного подразделения несут должностные лица, поэтому ответственность работников службы ДОУ за должностные нарушения определяется должностными инструкциями.

В Положении о службе может быть раздел «Руководство», в котором фактически отражается должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:

• распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;

• принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;

• подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

докладывает руководителю о поступивших документах;

• представляет документы на подпись руководителю;

• докладывает и представляет посетителей и т.д.

Раздел «Взаимоотношения» делится на пункты в соответствии с группами организаций, подразделений, должностных лиц, с которыми эти взаимоотношения осуществляются. Начинается он с внутренних взаимоотношений. И первый пункт этого раздела отражает взаимоотношения с руководством организации. Взаимоотношения заключаются в представлении и в получении документов и информации. Соответственно каждый пункт делится на подпункты: представляет/получает с перечислением документов.

Пример начала данного раздела:

6. Взаимоотношения Служба ДОУ осуществляет взаимоотношения:

С руководством организации - Представляет: поступившие документы с проектами резолюций, проекты распорядительных документов на подписание, аналитические справки по вопросам исполнения документов, проекты исходящих документов на подписание и утверждение… Получает: поступившие документы с резолюциями, подписанные распорядительные документы, приказы и распоряжения по вопросам деятельности самой службы ДОУ, подписанные или утвержденные исходящие документы для отправки … Взаимоотношения с такими подразделениями как юридический отдел, служба кадров имеет специфику, поэтому для них в этом разделе выделяют отдельные пункты. Остальные отделы (производственные, технические) имеют однотипные взаимоотношения. С большинством функциональных подразделений отношения службы ДОУ однотипные и документы, которыми с ними обмениваются другие структурные подразделения, также будут однотипными. Все функциональные подразделения объединяются в этом разделе в 1 пункт, и документы перечисляются 1 раз.

Положения разрабатывает и подписывает руководитель самой службы, утверждает руководитель организации. Оформляется положение на общем бланке организации (рисунок 4). Положение обязательно согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которым в нем закреплены взаимосвязи.

ОАО «Пилот» Гриф утверждения ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.00 № г.Пенза [Об отделе ДОУ] Структура текста - Общие положения - Задачи - Функции - Права и ответственность - Руководство - Взаимоотношения (служебные связи) Начальник отдела Подпись Расшифровка подписи Рисунок 4 – Оформление Положения о подразделении Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, при переподчинении службы делопроизводства. Положение действует до замены его новым.

В заключение следует отметить, что в последние годы служба ДОУ стала утрачивать свою независимость как самостоятельное структурное подразделение. В некоторых организациях ее включают в состав административно-хозяйственного отдела (АХО). Это является нарушением основного положения ГСДОУ, где четко установлено, что служба ДОУ - самостоятельное структурное подразделение организации.

2.3 Должностной состав службы ДОУ Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для этого можно воспользоваться «Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления», «Укрупненными нормативами времени на работу по делопроизводственному обслуживанию» и «Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления». Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников: руководители; специалисты; технические исполнители.

Формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение.

Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства:

где: Нd – количественный состав службы делопроизводства; 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем); Д — объем документооборота в год; Р — численность работников аппарата управления.

Практика показывает, что данный метод, который использовался долгое время для расчёта штатной численности работников, занятых в делопроизводстве, в настоящее время нельзя назвать исчерпывающим, так как объём работ, выполняемых службой ДОУ сегодня, в сущности нельзя сводить к объёму документооборота.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Но местные нормы времени можно рассчитывать в каждой конкретной организации, т.е.

учитывая развитие информационных технологий, в том числе совершенствование систем автоматизации документационного обеспечения управления (электронного документооборота) и широкое использование современных средств оргтехники, действующие нормативы времени являются не догмой, а руководством к действию. Вычисление местных норм времени в организации производятся с помощью применения метода фотографии рабочего дня.

Суть метода состоит в следующем: в течение определённого периода времени (5 – 7 дней, но лучше, если такое наблюдение будет проводиться в течение месяца) ежедневно, последовательно, поминутно в наблюдательном листе (Таблица 2) фиксируются все виды деятельности, выполняемой работником, с указанием времени начала и окончания каждой операции.

Таблица 2 Примерная форма наблюдательного листа:

Должность _ Фамилия И.О.

_ Общее Наименование элементов Начало, Окончание, время, Выработка, единицы работы ч, мин ч, мин мин работы Начало работы 9.00 9.Подготовка рабочего места 9.00 9.05 Приём и проверка почтовой 9.05 9.10 5 14 писем корреспонденции Систематизация поступившей корреспонденции и заполнение 9.10 9.30 - " - регистрационных карточек Просмотр электронной почты 9.30 9.37 7 7 сообщений Ответ на телефонный звонок 9.37 9.42 5 1 абонент Размножение документов 9.42 9.50 8 15 копий Представление документов на 9.50 10.07 17 10 документов рассмотрение руководителю Обзвон – напоминание участникам 10.07 10.12 5 5 абонентов совещания Подготовка комнаты для совещаний 10.12 10.17 Протоколирование совещания 10.17 11.00 43 1 документ Уборка помещения после совещания 11.00 11.03 Подготовка проекта документа 11.03 11.20 17 1 документ и т.д.

После окончания рабочего дня составляется предварительный баланс рабочего времени. Для этого однородные виды работ объединяются в условные группы в соответствии с их функциональным содержанием. При этом время, затраченное на каждый из объединённых видов работ, суммируется. Так для приведённого выше примера такой баланс будет выглядеть как показано на рисунке 5. На основе времени, затраченного на выполнение определённого вида работ, и объёма этих работ рассчитывается Н – норма оперативного времени, затрачиваемого на единицу элемента работы.

Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.