WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 10 | 11 || 13 | 14 |   ...   | 17 |

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы формулируются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения.

Если в графе таблицы содержатся количественные показатели, то в ее заголовке указывается единица измерения, например: Сумма (руб.), Кол-во (шт.), Масса (т) и т.п.

Все рассмотренные виды представления унифицированных текстов могут применяться и раздельно и вместе.

Налогоплательщик_ (наименование предприятия, адрес, ИНН) СПРАВКА о задолженности по платежам в бюджет и внебюджетные фонды на период принятия постановления об обращении взыскания недоимки на имущество Подтверждаем наличие задолженности в бюджет и внебюджетные фонды на период принятия постановления об обращении взыскания недоимки на имущество:

Задолженность Недоимка Задолженность по Пени Штрафы Общая (руб.) налоговым (руб.) (руб.) сумма платежам свыше задолжен 3 мес. ности (руб.) (руб) 1 2 3 4 5 Городской бюджет и городские внебюджетные фонды Федеральный бюджет и федеральные внебюджетные фонды Всего Начальник Государственной Налоговой инспекции Подпись Инициалы, Фамилия Дата Рисунок 20 – Унифицированная форма справки в виде таблицы Наиме- Задолженность по налоговым платежам нование Всего В том числе налога (руб.) Недо- Отсроченные платежи имка Всего По указу По По указу По (руб.) Президента товарному Прези- другим РФ от кредиту дента РФ основа19.01.96 от ниям № 65 08.05.№ 1 2 3 4 5 6 7 Рисунок 21 – Пример таблицы с несколькими уровнями членения При необходимости в унифицированной форме документа часть текста может быть представлена в виде трафарета, часть в виде анкеты или таблицы.

После унификации форм документов, применяемых в организации можно приступить к собственно формированию Альбома.

Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для ее работников. Для обеспечения правильного применения УФД, включенных в Альбом, целесообразно разработать соответствующую инструкцию.

Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.

4.4. Составление номенклатуры Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Поэтому номенклатура дел используется при построении информационнопоисковой системы по документам организации.

Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации (сводная) (рисунок 22) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Она визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или ЭК организации направляется на согласование с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года в 5 экземплярах.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности N руководителя организации (место составления) Подпись Расшифровка подписи На _ год Дата Заголовок дела Кол-во ед.хр. Срок хранения и N статей Примечание Индекс по перечню дела 1 2 3 4 Название раздела Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи Дата Виза руководителя архива лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от N _ от N _ Рисунок 22 - Форма сводной номенклатуры дел организации Первый экземпляр помещается в дело. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий служит в качестве учетного документа в ведомственном (муниципальном) архиве. Четвертый после согласования останется в соответствующем архивном учреждении. Пятый – целиком или в виде выписок может передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения.

Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного характера и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Составляется номенклатура дел на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При ее составлении следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел (см. рисунок 22) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационнораспорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (Рисунок 23). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Итоговая запись о категориях и кол-ве Всего В том числе:

дел, заведенных в году в организации По срокам хранения переходящих с отметкой "ЭПК" 1 2 3 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО:

Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Рисунок 23 - Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации 4.5 Методика анализа состояния ДОУ в организации Для того чтобы привести систему ДОУ в состояние, соответствующее современным нормативным требованиям, необходимо провести её анализ.

Целью такого анализа в организации (подразделении) является:

• классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации (подразделения) форм документов, • упорядочение, в целом, ДОУ организацией, • оптимизация документооборота, • повышение эффективности использования компьютерных технологий.

Анализ состояния ДОУ, в целом, и организации документооборота, в частности, должен проводиться в несколько этапов:

1. Построение структурной схемы предприятия, цель:

• определить место службы ДОУ, ее подчиненность, состав должностных лиц в службе ДОУ;

• выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией.

2. Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре), цель:

• определить состав исходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления, • определить состав выходной информации, оформляемой в виде документов, всю информацию желательно представить в виде схемы, как, например, на рисунке 24;

• получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;

• приблизительно оценить объем документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.

3. Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации, цель:

• определить правила классификации организационнораспорядительных документов организации;

Pages:     | 1 |   ...   | 10 | 11 || 13 | 14 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.