WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 9 | 10 || 12 | 13 |   ...   | 17 |

Полное наименование формы документа, включая заголовок, если он имеется, Код формы, Имя файла (если имеется электронный вариант документов), Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава».

Сведения об основных этапах подготовки документа:

подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

КАРТА ДокументаПриказ о приеме работников на работу_ Файл _приказы_ Функция управленияУправление персоналом_ Решаемая задача Подбор персонала_ Код по ОКУД 02811518_ Код внутренний_нет Униф. форма _Т-1 Утверждена пост. Госкомстата от 05.01.2004 № Подразделение-составитель _Отдел кадров Лицо, ответственное за подготовку Специалист 1-й категории Периодичность подготовки По мере необходимости_ Визы:

1. Руководитель подразделения, в которое поступает работник_ 2. Руководитель отдела кадров_ 3. Юрист_ 4. Ознакомительная – самого работника Внешнее согласование нет Подписи_Генеральный директор Утверждение:

Правовым актом нет_ должностным лицом нет_ Печать гербовая _нет иная нет Место регистрации Отдел кадров_ Кол-во экз. _3_ Адресат внутренний документ_ Место хранения 1-й экз. – дело, 2-й – личное дело, 3-й – бухгалтерия Рисунок 17 – Пример заполнения карты на приказ о приеме Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом.

Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно учесть при выборе формы Табеля.

Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть: указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деление строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в курсовом проекте необходимо подготовить проект соответствующего приказа.

4.3 Разработка Альбома форм документов, применяемых в организации При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом форм документов (вслед за Табелем форм). Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля и заполнением карт документов. Если разрабатывается только Альбом, то отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов, применяемых в организации. Например, может быть разработан Альбом форм деловой (или коммерческой) переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов и др. В любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов.

При разработке Альбома выполняют следующие этапы.

1. Постановка задачи (определение назначения Альбома и состава документов).

2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на две группы: а) имеющие унифицированные формы и б) нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации.

Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать, что в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 под унифицированной системой документации (УСД) понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД);

2. Унифицированная система первичной учетной документации;

3. Унифицированная система банковской документации;

4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;

5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;

6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

7. Унифицированная система документации по труду;

8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

9. Унифицированная система внешнеторговой документации.

Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав УСД, обязательны для применения. Применяемые в организации унифицированные формы документов УСД включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.

В общем смысле под унифицированной формой документа понимается (ГОСТ Р 51141-98) унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

При разработке унифицированных форм документов организации необходимо:

1. Определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов, 2. Установить последовательность расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления, 3. Унифицировать текст документов.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях.

Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной, новой информации.

Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в нем.

Рассмотрим все три формы представления унифицированных текстов.

Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, то есть это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения, докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места.

Пример построения УФД с использованием текста-трафарета показан на рисунке 18.

Следующим видом унифицированного текста является анкета. Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже.

Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом (например, имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет».

Пример построения УФД с использованием анкеты показан на рисунке 19.

Наименование структурного Руководителю подразделения организации Инициалы, Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _ № Прошу Вас назначить на должность _ (наименование должности) (указание структурного подразделения) _ (фамилия, имя, отчество представляемого) с окладом согласно штатному расписанию.

_ года рождения, образование_, (фамилия, инициалы) в 19_ году окончил (а) _ (наименование учебного заведения) по специальности _ Имеет большой опыт работы в области _ Продолжительное время занимался (ась) Руководитель структурного подразделения Подпись Инициалы, Фамилия Рисунок 18 – УФД для докладной записки о представлении на должность И третий вид текста в УФД это таблица. Таблица, по определению, – форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ОТЧЕТ _ № управляющего предприятия-должника, действующего на основании договора подряда 1. Общие сведения 1. Управляющий предприятия должника (Фамилия, имя, отчество) Главный бухгалтер предприятия должника (Фамилия, имя, отчество) 2. Предприятие-должник _ (наименование, юридический адрес, _ ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию, _ наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов) 3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с управляющим предприятием-должником (наименование) 4. Срок действия договора подряда _ 5. Отчетный период Рисунок 19 – Унифицированная форма отчета в виде анкеты Таблица имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д.

В таблице постоянная информация представлена наименованиями признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковике. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые пересечением горизонтальных строк и вертикальных граф.

Таблицы, как правило, применяются для изложения цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и других документах.

Пример построения УФД с использованием простой таблицы показан на рисунке 20.

В таблицы не рекомендуется включать отдельную графу «Номер по порядку» (№ п/п). При необходимости нумерации объектов перечисления номера по порядку проставляются в боковике таблицы перед соответствующим наименованием.

Заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней членения, то есть включать подзаголовки (рисунок 21).

В сложных таблицах, занимающих несколько страниц, чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруются, и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф.

Заголовки граф таблицы пишутся с прописной буквы. Подзаголовки граф пишутся со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной буквы, если подзаголовок имеет самостоятельное значение.

Pages:     | 1 |   ...   | 9 | 10 || 12 | 13 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.