WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 8 | 9 || 11 | 12 |   ...   | 17 |
Передача дел на архивное хранение Приведенный сравнительный анализ показывает, что любая Инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской, финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком, положениями.

В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:

1.Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале входящей корреспонденции.

2.Образец регистрационно-контрольной карточки.

3.Журнал регистрации входящих документов.

4.Образец углового (продольного) бланка письма.

5.Образец углового (продольного) общего бланка.

6.Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа и/или должностного лица.

7.Образцы оформления организационных документов.

8.Образцы оформления распорядительных документов.

9.Образцы оформления справочно-информационных документов.

10.Образец согласования проекта распорядительного документа.

11. Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых ставится круглая печать, в организации.

12.0бразец листа-заверителя дела.

13.Образец обложки дела.

14.Образец внутренней описи.

15.Образец формы номенклатуры дел.

16.Образец формы описи дел.

17.Образец акта об уничтожении дел.

18.Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль.

Современная практика организации ДОУ предлагает следующую структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:

1. Общее положение 2. Подготовка служебных документов Общие требования Фирменные бланки Требования к оформлению реквизитов 3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение, протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.

4. Порядок согласования документов 5. Порядок удостоверения документов 6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники 7. Организация документооборота 7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов 7.2 Регистрация и учет документов 7.3 Организация справочной работы 7.4 Организация работы с отправляемыми документами 8. Контроль исполнения документов 9. Работа исполнителей с документами 10. Организация хранения документов 10.1 составление и ведение номенклатуры дел 10.2 порядок хранения документов 10.3 формирование дел 10.4 оформление дел 10.5 оперативное хранение дел 10.6 передача дел на архивное хранение 11. Ксерокопирование и тиражирование документов 12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов 13. Использование факсимильной связи Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.

В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь должна быть ссылка на существующую нормативную базу как в стране в целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

Далее определяются требования к оформлению отдельных реквизитов документов и фирменных бланков. Если организация относится к государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.

Если название организации и сведения об организации «длинные», то есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это высвободит пространство для содержательной и оформляющей части будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле целесообразно при подготовке бланков для писем.

Если анализ организационно-правовых документов предприятия (фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего, для письма и для конкретного вида документа).

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая и кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер) Выбор системы регистрации документов (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей построения организации, степени оснащенности техническими средствами, наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов – 10 в Инструкции по делопроизводству.

Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.

Последнее весьма проблематично.

Если в организации существует электронный документооборот, нужно продумать систему оперативного хранения электронных документов, определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент электронной документации невелик, регистрацию электронных документов следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).

Следует выделить категорию электронных документов, которые будут дублироваться на бумажный носитель.

Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных рекомендаций позволит создать нормативный документ, адаптированный к условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и единый порядок документирования и организации работы с документами.

Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации (см.

рисунок 15) и утверждается либо непосредственно подписью руководителя организации, либо распорядительным документом — приказом, распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции, называются ответственные исполнители, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции (см. Рисунок 16). При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

ОАО «Пилот» УТВЕРЖДЕНА приказом директора от 31.01.2007 № ИНСТРУКЦИЯ 20.01.2007 № г.Пенза По документационному обеспечению управления 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 5. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 6. ОРГАНИЗАЦИЯ СПРАВОЧНОЙ РАБОТЫ 7. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ 8. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ Руководитель службы ДОУ И.О.Фамилия Визы согласования руководителей структурных подразделений Рисунок 15. Пример оформления Инструкции по ДОУ Министерство здравоохранения и социального развития Пензенской области Государственное учреждение здравоохранения Пензенская областная клиническая больница им. Н.Н. Бурденко ПРИКАЗ 15.03.2004 № Об утверждении Инструкции по делопроизводству В целях совершенствования работы с документами ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Пензенской областной клинической больнице им. Н.Н. Бурденко.

2. Персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на заведующих отделениями, начальников служб и отделов Пензенской областной клинической больницы им. Н.Н. Бурденко.

3. Отделу документационного обеспечения произвести размножение и рассылку в структурные подразделения Пензенской областной клинической больницы им.

Н.Н. Бурденко до 25.03.2004.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела документационного обеспечения Блузма С.Ю.

Приложение: Инструкция на 17 л.

Главный врач Заслуженный врач РСФСР Ю.А. Орлов С.Ю. Блузма 56-47-Рисунок16 – Проект приказа об утверждении Инструкции по делопроизводству 4.2 Разработка Табеля форм документов организации Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе, классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям), унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации, унификации форм документов в организации, упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации.

Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

2. Выбор формы Табеля.

В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля (Таблица 6) Таблица 6 –Примерная форма Табеля форм документов № Наиме- Код Код по Подраз- Согла- Подп Утвер- Пе- Мест п/п по и- о нование локаль- деление, совани ждение чать ОК ответст- е сание хране формы ному УД - венное доку- класси- ния за под- мента фика- доку- готовку тору мента доку- мента 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Таким образом, табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника.

3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов.

4.Отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам (Таблица 7) Таблица 7 – Группы документов в организации Виды документов Разновидности документов Документы, составляющие Законодательство, регулирующее данную сферу правовую базу деятельности деятельности, нормативно-правовые акты организации федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта федерации, органов местного самоуправления, нормативные документы вышестоящей организации Организационно-правовая Устав или положение об организации, документация организации положения о подразделениях, Структура и штатная численность организации штатное расписание, должностные инструкции работников, правила внутреннего распорядка Распорядительные документы Приказы, указания, распоряжения руководства;

организации Решения коллегиальных органов по основной деятельности организации (они нужны для выявления форм документов, введенных в действие распорядительными документами) Комплекс документов, Инструкция по делопроизводству, правила составляющих нормативно- составления и оформления документов, методическую базу технологические инструкции по работе с делопроизводства и документами, номенклатура дел организации определяющих состав и технологию обработки документов Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:

выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (рисунок 17), в которую вносится следующая информация:

Pages:     | 1 |   ...   | 8 | 9 || 11 | 12 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.