WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 28 | 29 || 31 | 32 |   ...   | 38 |

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Например, для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения и руководитель, которому адресован документ, при этом реквизит начинается с названия должности. При адресовании в сторонние организации с должности следует начинать адресование только в том случае, если документ направляется непосредственно руководителю организации. Если документ направляется частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы, то же самое соблюдается и при направлении документа не постоянному, а разовому корреспонденту.

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно; в любом случае на одном документе не должно указываться одновременно более адресатов.

При адресовании документов иностранным корреспондентам следует придерживаться международных почтовых правил. Обычно письма адресуются в организацию или конкретному лицу без указания должности. Сначала указываются фамилия и инициалы, затем название организации, номер почтового ящика, номер дома, название улицы, название города, название страны.

Каждая составная часть реквизита «адресат» должна печататься с новой строки через 1,интервала от одного и того же положения табулятора.

Согласование документа — это предварительная оценка проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующему законодательству и другим нормативным актам. Поэтому многие документы до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями.

Внутреннее согласование, т.е. согласование внутри учреждения, проводится, как правило, с финансовой службой или главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя учреждения, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Оформляется внутреннее согласование визой, состоящей из личной подписи визирующего и даты. При необходимости виза может оформляться более полно: с указанием должности визирующего и расшифровки его подписи. Место визы на документе ниже подписи и в зависимости от вида документа — на первом (заявления, докладные записки) или втором/третьем экземпляре (письма, приказы). В приложении к инструкции по делопроизводству для каждого документа должен быть указан перечень необходимых виз при его оформлении.

Внешнее согласование (в зависимости от содержания документа) может проводиться с теми организациями, чьи интересы затрагивает содержание документа — с научно-исследовательскими и вышестоящими организациями. Оформляется внешнее согласование протоколом обсуждения проекта документа, справкой или чаще всего грифом согласования.

Гриф согласования состоит из нескольких частей: слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек, а также из наименования должности (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты.

Место грифа согласования — также после подписи. Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных внешних согласованиях оформляется отдельный лист согласований.

При работе с документами большое значение имеет их удостоверение, т.е. подпись, печать, гриф утверждения.

Подпись — реквизит любого служебного документа. Под правом подписи понимается полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях. Руководители и их заместители подписывают приказы и другие распорядительные документы по учреждению, докладные записки, справки и письма, направляемые в вышестоящие и равностоящие учреждения. Документы, исходящие из структурного подразделения, подписывает руководитель. Непосредственные исполнители в пределах своих полномочий подписывают составленные ими сводки, справки, докладные записки, обзоры, отчеты и т.п.

На документах, принимаемых коллегиальными органами, должны проставляться две подписи — председателя и секретаря.

Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей, тоже должны иметь две подписи: первую и вторую. Право первой подписи обычно принадлежит руководителю организации или его заместителю, а право второй — главному (старшему) бухгалтеру или руководителю финансовой службы.

На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Когда документ оформляется на бланке, то в название должности не должно входить название учреждения. Реквизит «подпись» помещается не ниже, чем через 2—3 интервала после текста и от нулевого положения табулятора, т.е. прямо от полей. Если наименование должности длинное и занимает более одной строки, то к нему применяется правило длины многострочного реквизита — каждая строка не должна быть длиннее знаков, через 1,5 интервала, при этом расшифровка подписи помещается на уровне последней строки наименования должности. В учебных и научных учреждениях в подписях могут указываться звания и степени.

Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, без указания должностей.

Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы должны стоять перед фамилией без пробелов. Подписывается обычно первый экземпляр документа, оформленный на бланке. Но при оформлении отправки документа нескольким адресатам есть различия: если документ отправляется в вышестоящие и равные учреждения, то подписывается каждый экземпляр, а если в подведомственные учреждения, то подписывается первый экземпляр, — он будет подшит в дело, а отсылаются заверенные копии.

Печать. Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, которая свидетельствует их подлинность.

Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре находится изображение Государственного герба РФ, а по окружности дается полное наименование учреждения.

Гербовая печать в учреждении только одна. Ее оттиск проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.п.), а также на договорах, документах, оформляемых при получении денег, товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел. Проставление гербовой печати на документах часто оговаривается в специальных нормативных актах.

Помимо гербовой печати, в учреждениях обычно бывает несколько простых печатей, которые могут иметь круглую, квадратную, треугольную, прямоугольную форму. Простыми печатями удостоверяются размноженные экземпляры распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, пропуска, справки.

Оттиск печати должен быть четким и проставляться так, чтобы затрагивать часть названия должности и часть подлинной подписи подписавшего документ.

Гриф утверждения. Утверждение является способом удостоверения некоторых видов документов, оно санкционирует их содержание и распространяет действие на определенный круг лиц или организаций. Утверждению подлежат положения, уставы, планы, инструкции, штатные расписания, некоторые разновидности актов, протоколов. Такие документы приобретают юридическую силу только после утверждения. Утверждение проводится после подписания документа и имеет два варианта оформления: простое утверждение руководителем посредством подписи или издание распорядительного документа (приказа, постановления). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу. Если утверждаемый документ издается одновременно с распорядительным, то он оформляется как приложение к этому распорядительному документу. При любом способе утверждения на утверждаемом документе в правой верхней части его проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления.

В первом случае гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, ее расшифровки — фамилии с двумя инициалами и даты утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа в именительном падеже, его номер и дата.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» пишутся без кавычек, прописными буквами.

Прохождение и исполнение документа в учреждении фиксируются специальными отметками, помогающими определить, какова стадия его исполнения, где он находится в данный момент и т.п.

Отметка о поступлении. При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данном учреждении. Проставляется она специальным штемпелевальным аппаратом или штемпелем вручную. Состоит отметка о поступлении из сокращенного названия учреждения, в которое поступил документ, даты получения документа, входящего регистрационного номера (индекса). Дата получения документа — один из важнейших поисковых признаков и, кроме того, начало отсчета срока исполнения поступившего документа.

Входящий регистрационный номер служит для поиска документа в делопроизводстве, а также используется для учета количества поступивших документов за какой-либо фиксированный отрезок времени. Место этого реквизита — правый угол нижнего поля первой страницы.

Резолюция. После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю, который в резолюции должен указать порядок его исполнения.

Резолюция — надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет решение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Это как бы распорядительный документ, составленный на полученном документе, поэтому к резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу:

четкость, краткость, конкретность. Элементами, составляющими резолюцию, являются текст, подпись и дата. Текст резолюции содержит три части: фамилия и инициалы исполнителя (кому поручается), характер и порядок решения вопроса (что поручается), срок исполнения. Резолюция может назначить несколько исполнителей — в этом случае ответственным является тот, чья фамилия стоит первой. Как правило, резолюция является основанием постановки документа на контроль и определения контрольного срока исполнения. Место резолюции — в верхней части документа, между адресатом и текстом документа. В любом случае резолюция должна находиться на свободном от текста месте.

Отметка о контроле. Документы, требующие исполнения и ответа, берутся на контроль.

Обычно это делается после проставления на документе резолюции. Отметка о постановке документа на контроль находится на левом поле документа, на уровне заголовка. Чаще всего это написанная от руки цветным карандашом или нанесенная штемпелем большая буква «К», но иногда на этом месте пишется контрольный срок исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть проставлена на документе после решения вопроса, поставленного в документе. Состоит эта отметка из слов « в дело », № дела, в который должен быть подшит документ, подписи исполнителя и даты направления документа в дело. Отметка может также содержать конкретную информацию о порядке решения вопроса с указанием даты и номера документа, например письма.

4.3.2. Распорядительные документы К распорядительным документам относятся приказ по основной деятельности и приказ по личному составу Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения как основных, так и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками. Приказом оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности, т.е. так называемые инициативные приказы.

Кроме того, приказы издаются, когда требуется довести до сведения работников документы вышестоящих органов власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности учреждения. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны соответствовать действующему законодательству и поэтому многое зависит от их подготовки. Процесс подготовки приказа можно разделить на несколько этапов.

Сначала необходимо изучить действующие законодательные, нормативные акты, в соответствии с которыми реализуется данное направление деятельности. На следующем этапе выявляются ранее изданные по этому вопросу приказы или другие документы, анализируются причины их выполнения или особенности невыполнения. Только после этого можно начинать составлять проект документа, точно определив цель его издания, и установить конкретные сроки исполнения и исполнителей, четко сформулировать распорядительные действия. Затем приказ оформляется, визируется юрисконсультом, указанными в документе исполнителями и лицом, на которое возлагается контроль исполнения приказа в целом. В некоторых случаях его визирует финансовая служба. Согласование проекта приказа с другими организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке. В типовой формуляр входят следующие реквизиты:

• наименование министерства /ведомства (для организаций прямого подчинения); наименование организации /учреждения (с указанием организационно-правовой формы); - название вида документа — ПРИКАЗ;

• дата;

• индекс (номер);

• место составления/издания; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу на 2—3 интервала ниже реквизита «место составления/издания документа» от границы левого поля. Заголовок должен точно отражать содержание документа, быть кратким и емким. Он начинается с предлога «О» и отвечает на вопрос «О чем» («О создании...», «Об утверждении...»). Печатается заголовок через один интервал, служит целям регистрации и поиска, облегчает восприятие текста приказа. Нужно помнить, что сначала составляется и редактируется текст документа, и лишь затем к нему формулируется заголовок.

Pages:     | 1 |   ...   | 28 | 29 || 31 | 32 |   ...   | 38 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.