WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 10 |

- какие характеристики надо учитывать в результатах данного процесса, - каковы критерии мониторинга, измерений и анализа, - как можно объединить их с планированием СМК и процессами жизнен- ного цикла продукции, каковы экономические показатели (затраты, время, потери и пр.), какие методы годятся для сбора данных.

Четвертая группа - вопросы, связанные с ресурсами и информацией:

какие ресурсы нужны для каждого процесса, каковы каналы коммуникации, как можно получить внешнюю и внутреннюю информацию о данном процессе, как обеспечить обратную связь, какие данные надо собирать, какие записи надо поддерживать.

Пятая группа - вопросы, связанные с измерением, мониторингом и анали- зом:

как можно вести мониторинг показателей процесса (воспроизводимость процессов, удовлетворенность потребителей), какие измерения нужны, как лучше всего проанализировать собранную информацию (статисти- ческие методы), что покажут результаты такого анализа.

Шестая группа - вопросы, связанные с внедрением, результативностью и совершенствованием:

как можно улучшить данный процесс, какие нужны корректирующие или предупреждающие действия, внедряются ли эти корректирующие и предупреждающие действия, эффективны ли они.

Вероятно, все предъявляемые выше к процессам требования можно разде- лить на основные и вспомогательные. Основные требования в виде характери- стик процесса зафиксируем в карте процесса:

1. Наименование процесса (оно должно быть кратким и по возможности выражено отглагольным существительным).

2. Код процесса.

3. Определение процесса (формулировка, раскрывающа я сущность и ос- новное содержание процесса).

4. Цель процесса (необходимый или желательный результат процесса).

5. Владелец процесса (лицо, ответственное за перспективное планирование, ресурсное обеспечение и эффективность процесса).

6. Участники процесса (лица, принимающие участие в выполнении про- цесса).

7. Нормативы процесса (документация, содержащая показатели норм, в соответствии с которыми осуществляется процесс).

8. Входы процесса (материальные и информационные потоки, поступаю- щие в процесс извне и подлежащие преобразованию).

9. Выходы процесса (результаты преобразования, добавляющие стоимость).

10. Ресурсы (финансовые, технологические, материальные, трудовые и ин- формационные, посредством которых осуществляются преобразование входов в выходы).

11. Процессы поставщиков (внутренние или внешние поставщики - источ- ники входов рассматриваемого процесса).

12. Процессы потребителей (процессы внутреннего или внешнего проис- хождения, являющиеся пользователями результатов рассматриваемого процес- са).

13. Измеряе мые параметры процесса (его характеристики, подлежащие измерению и контролю).

14. Показатели результативности процесса (отражающие степень соот- ветствия фактических результатов процесса запланированным).

15. Показатели эффективности процесса (отражающие связь между дос- тигнутыми результатами и использованными ресурсами).

Отдельные позиции карты процесса требуют более детального рассмотре- ния.

Рассмотрим позиции 5, 14, 15.

Владелец процесса. Процесс, как правило, дело командное. Команда про- цесса характеризуется определенным составом ролей его участников. В основе эффективности управляемости процесса лежит выбор (назначение) его владель- ца и наделение его необходимыми полномочиями в рамках выделенных требо- ваний к процессу.

Владелец процесса - должностное лицо, несущее ответственность за орга- низацию, надлежащее функционирование и результаты процесса. Можно, с учетом мнений отдельных авторов публикаций, выделить ряд основных качеств, характеризующих владельца процесса [23, 42]. Рассмотрим эти качества.

а) Владелец процесса должен глубоко понимать и знать процесс. Поэтому владельцем процесса целесообразно назначить одного из работников организа- ции, который в настоящее вре мя руководит или курирует один из ключевых участков процесса.

б) Владелец должен уметь влиять на людей и содействовать изменениям, пользоваться уважением у руководителей и специалистов организации, являться профессионалом в рассматрива емой сфере де ятельности, способным ре ша ть конфликтные ситуации.

в) Имет ь коммуникабельные способности и качества лидера перемен. Це- нить труд коллектива, ка к свой труд. Уметь делиться полномочиями и побуж- дать к действию работников.

г) Любить свое дело и вызывать энтузиазм в работе подчиненных. Видеть свой процесс не только в границах, отведенных документацией, но и за преде- лами границ с целью решения проблем на стыках процессов.

д) Находить и создавать моральные мотивации к труду у участников про- цесса. Совершенствовать методы вознаграждения за счет инновационных стимулов.

е) Непрерывно совершенствовать процесс. Создавать кружки качества и го- ризонтальные творческие бригады для постановки и решения проблем.

ж) Организовать разработку документированных процедур по управлению качеством процесса, обеспечить проведение мониторинга и анализа устойчиво- сти и управляемости процесса.

Показатели результативности и эф ф ективности процесса. Процесс - совокупность ресурсов и видов деятельности. По мере реализации процесса затраты на производство продукции увеличиваются и, соответственно, пропор- ционально должна возрастать (при выпуске качественной продукции) добав- ленная ценность продукта. То есть нормативны м затрат ам соответст вует нормативная добавленная ц енность. Но при выпуске дефектной продукции затраты на процесс растут (превышают нормативные) за счет будущих издержек на переработку или доработку бракованной продукции. В то же время добав- ленная ценность продукта прирастает прежними темпами. Тогда разница между стоимостью и ценностью постепенно увеличивается. Это показано на рис. 19: на первой операции процесс не имел отклонений, на второй и третьей операции отклонения от документации имели место.

Производственный процесс Рис. 19. Изменение добавленной стоимости (С) и ценности (v) продукта по мере прохождения производственного процесса: Сф, Сн - соответственно фактическая и нормативная добавленные стоимости Таким образом, можно считать, что основная задача производства - норма- тивное увеличение добавленной ценности продукта при минимальных отклоне- ниях от нормативных затрат на процесс.

Оценим результативность процесса. Согласно ГОСТ Р ИСО 9000:2001 ре- зультативность процесса - это степень реализации запланированной деятель- ности и достижения запланированных результатов.

При рассмотрении результатов процесса, приведенного на рис.19, можно отметить, что, с одной стороны, цель процесса - достигнуть нормативную добавленную ценность - выполнена, а с другой стороны, затратить при это м как можно меньше ресурсов, - не выполнена, так как нормативные (плановые) затраты Сн пре вышены, то ес ть фактичес кие затраты Сф > Сн. По скольку речь в стандарте идет о степени, то результативность у необходимо привести в относительных единицах (процентах). Тогда получим Cф - Cн = 1 - Cн Эффективность процесса, согласно тому же стандарту ИСО Р 9001:2001, отражает связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

Ее можно оценить как отношение выходных ресурсов процесса к входным.

Эффективность производства определяется через затраты времени и ресурсов, которые должны быть минимальными (нормативными). Поэтому эффективность иногда приравнивают к производительности процесса. С другой стороны, эффективность - это максимальное использование выделенных ресурсов.

Например, неиспользованный фонд рабочего времени станочного оборудования, простои конвейеров и т. д.

В общем случае для товарного изделия может быть не достигнута добав- ленная ценность и перерасходованы средства на изготовление изделия. Тогда при оценке эффективности необходимо дополнительно учесть стоимость потерянной доли добавленной ценности.

Ранее, на рис. 7, приводился пример сети межфункциональных процессов производства продукции фирмой «Эрикссон». В данном примере наиболее ярко реализуется требование об измерении результативности и эффекти вности процессов: измеряются и оцениваются затраты времени, продолжительность производственного цикла, заказа и поставки. Именно эти показатели отражают конкурентоспособность фирмы, ее готовность откликнуться на требования потребителя.

5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ Документирование является средством закрепления найденных в организа- ции решений по выполнению необходимых действий по идентификации и описанию процессов, а также с видетельствами этих действий и достигнутых результатов. Цель документирования процессов заключается в создании норма- тивной организационной основы для построения, функционирования и постоян- ного улучшения, как системы менеджмента качества, та к и системы управления организацией [28].

Документирование процессов позволяет организации решать следующие задачи:

- устанавливать требования к осуществлению процессов и деятельности в системе менеджмента качества, - обеспечивать правильное понимание требований к процессам и деятельности, - обеспечивать воспроизводимость процессов и деятельности, - обеспечивать прослеживаемость выполнения процессов, а также оцени- вание достигнутых результатов, - предупреждать и разрешать спорные вопросы, возникающие при вы- полнении процессов и деятельности в условиях неопределенности, - закреплять лучшие традиции и накапливать опыт для выполнения про- цессов и отдельных видов деятельности.

Прежде чем проводить документацию процессов, необходимо провести анализ потребности в их документировании. Так как процесс можно рассматри- вать как объект, то при анализе можно воспользоваться методом структурного анализа и техники проектирования сложных систем SADT (St ructured Analysis and Design Technique) [21]. Этот метод достаточно сложен, поэтому пользуют- ся его упрощенной модификацией, которая имеет название «Анализ необходи- мой документации (АНД)».

Подход АНД к анализу потребности в документировании напоминает про- цессный подход, где на входе «анализа» исходная информация, а на выходе - желательные результаты.

При документировании процессов может возникнуть дилемма: документи- ровать процессы последовательно (шаг за шагом по мере реализации проекта) или документировать все разработанные процессы разом, одновременно.

В первом случае документирование процесса будет первым действием по реализации проект а. Выбор этого варианта документирования зависит от границ процесса и его длительности. Этот вариант больше подходит для малых организаций с ограниченными ресурсами.

При втором варианте придется документировать все или большинство про- цессов. Очевидно, что сразу все процессы, протекающие в организации, изу- чить и документировать невозможно. Скорее всего, в этом варианте придется документировать только самые важные процессы. Это, как правило, процессы жизненного цикла продукции и отдельные процессы менеджмента.

Так, например, согласно ГОСТ Р ИСО 9001:2001 документация СМК долж- на содержать шесть обязательных документированных процедур:

- управление документацией, - управление записями, - внутренние аудиты, - управление несоответствующей продукцией, - корректирующие мероприятия, - предупреждающие мероприятия.

Документирование процессов жизненного цикла продукции рекомендуется проводить аналогично порядку документирования технологических процессов.

На практике чаще всего необходимость документирования других процес- сов менеджмента и управления ресурсами определяется самой организацией.

Документация по процессам, используемая для последующего эффектив- ного планирования, обеспечения, управления и улучшения, включает перечень процессов и описания процессов. При этом перечень процессов содержит:

- записи, позволяющие идентифицировать описания процессов, - информацию, которая идентифицирует место документа «Перечень про- цессов» в до кумен тации более высо кого уровня (напри мер, руководст во по качеству), - информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Пере- ченьпроцессов» (статус; дату создания документа; дату утверждения; фамилию лица, утвердившего документ; дату изменения; дату сдачи в архив и пр.).

Описание процесса включает:

- информацию, описывающую процесс, включая внутреннюю структуру, т. е. элементы, из которых состоит процесс, и взаимосвязи между ними, а также описание взаимосвязей процесса с другими процессами в организации и пр., - глоссарий процесса, - информацию, которая идентифицирует место документа «Описание процессов» в системе документации более высокого уровня, информацию, позволяющую идентифицировать состояние документа «Описание процесса».

В работе [31 ] предлагается при документировании сети процессов органи- зации в каждом структурном подразделении выделять до четырех процессов.

Дальнейшая их детализация проводится на основе принципа управленческой целесообразности.

В работе также предлагается деятельность, которую рассматривают ка к процесс, учитывать с помощью документа «Регламент выполнения процесса».

Типовая структура такого регламента отражена в табл. 2.

Таблица Типовая структура Регламента выполнения процесса Титульный лист Лист согласования 1. Общие положения 2. Использованные нормативные документы 3. Список терминов и определений 4. Описание процесса - Владелец процесса - Описание клиентов и выходов процесса - Описание поставщиков и входов - Описание ресурсов процесса - Технология выполнения процесса - Матрица ответственности за выполнение операций, входящих в состав процесса - Перечень показателей процессов - Анализ со стороны владельца процесса - Отчетность владельца процесса - Анализ со стороны руководства 5. Документация и архивирование 6. Порядок внесения изменений 7. Лист регистрации изменений 6. МЕТОДОЛОГИЯ ФУНК ЦИОНА ЛЬ НОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ ПРОЦЕССОВ В последние годы для идентификации и описания процессов большое рас- пространение получила методология функционального моделирования (IDEF), разработанная в США и с 1993 года применяемая в качест ве федерального стандарта. Эта методология значительно расширяет возможности сочетания процессного и функционального подходов к управлению процессов.

История возникновения методологии IDEF. В начале 70-х годов доктор Д. Росс (США) предложил ме тод структурного проектирования и анализа систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). В основе этого подхода лежит графический язык описания (моделирования) систем.

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 10 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.