WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 7 | 8 || 10 | 11 |   ...   | 14 |

В Word лучше задавать расположение формулы выровненными по центру символами табуляции и нумеровать их с помощью полей SEQ.

Размещение этих полей следует задавать символами табуляции, которые выровнены по левому или правому краю (Рисунок 18).

Рисунок 2.10.16 Подгонка Завершающим этапом создания формулы является подгонка, то есть выбор наилучшего расположения ее элементов, например верхних и нижних индексов, пределов суммирования, горизонтальных и вертикальных черт, с точностью до одного пиксела (точки на экране).

• Выделите часть формулы, которую следует переместить. Сведения о выделении надсимвольных элементов и элементов, являющихся частями шаблонов, приведены в разделе Выделение элементов формулы.

• Расположите выделенные элементы с помощью клавиш перемещения курсора.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ СОЧЕТАНИЕ КЛАВИШ На один пиксел влево CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО На один пиксел вверх CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ На один пиксел вниз CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ На один пиксел вправо CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО Примечание. После существенного изменения взаимного расположения элементов в формуле целесообразно обновить экран с помощью команды Обновить (меню Вид).

При увеличении на 400% элементы можно перемещать на одну четвертую пункта. Чтобы были доступны команды изменения масштаба, редактор формул нужно запустить как отдельное приложение либо выделить формулу в документе Word, а затем выполнить команду Открыть для объекта Формула в меню Правка.

2.11 Организация информации: структура, оглавление и указатели 2.11.1 Создание и форматирование оглавлений Можно создать оглавление, напечатав структуру документа, весь документ, а затем расставив номера страниц, на которых находятся соответствующие заголовки. К счастью, можно обойтись и бес подобной рутины. Word автоматически создает оглавление, позволяет редактировать и форматировать его по собственному усмотрению. Чтобы создать оглавление, выполните следующие действия.

• Используйте в документе согласованные стили абзацев. Самый простой способ – воспользоваться стилями, которые используются для создания структуры: Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т.д. Можно построить оглавление, и не применяя стили заголовков, при условии использования в документе различных стилей для уровней, при веденных в оглавлении: названий глав, разделов и т.д.

• Поместите точку вставки в документе туда, где нужно поместить оглавление, а затем выберите Вставка / Ссылка / Оглавление и указатели и щелкните на вкладке Оглавление (Рисунок 19).

Рисунок • Оглавление занимает место в документе и влияет на нумерацию страниц остального документа. Поэтому разумно помещать оглавление в конец документа.

• В диалоговом окне слева можно увидеть, как будет выглядеть оглавление документа на печати, а в окне справа – в виде HTML-документа. По умолчанию в режиме предварительного просмотра номера страниц выравниваются по правому краю, им назначен заполнитель – точки. Можно по желанию изменить выравнивание номеров страниц, удалить или изменить заполнитель.

• По умолчанию оглавление форматируется в соответствии с текущим шаблоном, при работе с шаблоном Normal форматирование предельно простое. В отдельном - поле со списком Word предлагает выбор всевозможных форматов. Выделив элемент списка, можно просмотреть предлагаемый формат. Выберите желаемый формат оглавления и количество содержащихся в нем уровней структуры.

• Чтобы открыть диалоговое окно Параметры оглавления (Рисунок 20), щелкните на кнопке Параметры.

Рисунок В этом диалоговом окне перечислены все текущие стили, а также стили, которые ищет Word при поиске элементов, помещаемых в оглавление.

По умолчанию уровень оглавления 1 приписан абзацам со стилем Заголовок 1, уровень оглавления 2 – абзацам со стилем Заголовок 2 и т.д. Если структура документа обычная, эти параметры приемлемы для создания оглавления. Если же структура документа определена другими стилями, необходимо пролистать список стилей, выбрать стили, используемые при составлении оглавления, и в окошке напротив каждого стиля указать соответствующий ему уровень оглавления.

• Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Оглавление и указатели.

• Щелкните на кнопке ОК – оглавление добавится в документ.

2.11.2 Текущее оглавление Содержимое оглавления создается с помощью полей. И это весьма полезно, поскольку в результате редактирования документа и заголовки разделов, и соответствующие им страницы могут изменяться. А оглавление можно изменять, просто обновляя коды полей. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в любой части оглавления и выберите Обновить поле (Рисунок 21).

Рисунок В диалоговом окне отметьте, что необходимо обновить: Только номера страниц или Целиком, а затем щелкните на кнопке ОК (Рисунок 22).

Рисунок 2.11.3 Создание предметного указателя На наш взгляд, нет ничего более раздражающего, чем отсутствие длинного предметного указателя в конце отчетной статьи или книги – в особенности сейчас, когда большинство пользователей привыкли работать со средствами поиска. Хороший предметный указатель, конечно, не заменит поисковую систему, тем не менее, близок к ней в печатной версии.

Создание предметного указателя вручную – занятие нудное и утомительное. К счастью, Word может несколько упростить эту процедуру.

Как и при создании описанных выше таблиц, Word потребует сначала пометить слова и выражения, включаемые в предметный указатель. Можно либо указывать слова и выражения по отдельности, либо использовать файл автопометки для полуавтоматизации этого процесса.

2.11.4 Пометка слов и выражений Чтобы создать предметный указатель, помечая отдельные слова и выражения, выполните следующее.

• Начните с начала документа. Найдите первое слово или фразу, которые будут включены в предметный указатель.

• Выделите их и выберите Вставка / Ссылка / Оглавление и указатели.

• Щелкните на вкладке Указатель (Рисунок 23).

Рисунок • Выберите Пометить. Откроется диалоговое окно Определение элемента указателя. Выделенное слово или фраза появятся в поле Основной (Рисунок 24).

• Чтобы добавить дополнительное слово или фразу под основным элементом указателя, наберите его в поле Дополнительный.

• Иногда вместо номера страницы необходимо отослать читателя к другому элементу предметного указателя. В этом случае установите флажок Перекрестная ссылка и в соответствующем поле наберите текст ссылки.

• По умолчанию Word добавляет номер страницы, на которой расположено выделенное слово или фраза. При этом устанавливается флажок Текущая страница.

• Если предпочтительнее указывать не одну страницу, а диапазон страниц, установите, флажок Диапазон страниц (это возможно, если диапазон выделен с помощью закладок: нужный выбирается из списка закладок.).

Рисунок • Чтобы добавить дополнительное слово или фразу под основным элементом указателя, наберите его в поле Дополнительный.

• Иногда вместо номера страницы необходимо отослать читателя к другому элементу предметного указателя. В этом случае установите флажок Перекрестная ссылка и в соответствующем поле наберите текст ссылки.

• По умолчанию Word добавляет номер страницы, на которой расположено выделенное слово или фраза. При этом устанавливается флажок Текущая страница.

• Если предпочтительнее указывать не одну страницу, а диапазон страниц, установите, флажок Диапазон страниц (это возможно, если диапазон выделен с помощью закладок: нужный выбирается из списка закладок.) • Чтобы номера страниц были выделены полужирным шрифтом или курсивом, выберите нужный формат в разделе Формат номера страниц.

• Указав необходимые параметры, щелкните Пометить– чтобы пометить текущий элемент предметного указателя, либо Пометить все – чтобы пометить все вхождения элемента в документе.

• Повторите данную процедуру для всех слов и выражений, добавляемых в предметный указатель.

2.11.5 Использование автопометки Еще один способ создания предметного указателя – использование файла автопометки, особенно полезного при создании большого количества документов с одними и теми же ключевыми фразами и выражениями.

Средства для создания такого файла на панели инструментов Word нет. Файл автопометки – это просто файл Word, представляющий собой таблицу с двумя столбцами.

2.11.6 Создание файла автопометки Чтобы создать файл автопометки, выполните следующие действия.

• Создайте таблицу с двумя столбцами.

• В левом столбце введите текст, который будет Word искать и помечать как элемент предметного указателя.

• В правом столбце введите текст, который должен появляться, в предметном указа теле для этого элемента. Можно ввести дополнительный элемент следом за основным, разделив их двоеточием.

• Повторите эту процедуру для всех слов и выражений, которые Word должен найти и поместить в предметный указатель.

• По окончании сохраните файл автопометки под любым именем.

2.11.7 Создание элементов предметного указателя Создав файл автопометки, можно использовать его для быстрой разметки любого документа. Для этого выполните следующие действия:

• Откройте документ, для которого будет создаваться предметный указатель.

• Выберите Вставка / Ссылка / Оглавление и указатели, щелкните на вкладке Указатель.

• Выберите Автопометка.

• Word выведет на экран стандартное диалоговое окно Открытие документа.

Найдите файл автопометки и щелкните на Открыть. Word найдет все слова и выражения, находящиеся в левом столбце, и пометит их, как указано в правом столбце.

2.11.8 Построение предметного указателя Отметив все элементы предметного указателя либо вручную, либо с помощью автопометки, можно приступить к созданию самого указателя.

• Поместите точку вставки туда, где должен появиться предметный указатель (обычно в конце документа).

• Выберите команду Вставка / Ссылка / Оглавление и указатели.

• Из списка Формат выберите формат предметного указателя. (Применение форматирования можно просмотреть в поле Образец печатного документа.) • Настройте форматирование с помощью других параметров: можно выровнять номера страниц по правому краю, добавить заполнитель, назначить или отключить отступ, изменить число колонок, используемых для предметного указателя.

• По окончании настройки щелкните на кнопке ОК. Предметный указатель будет автоматически добавлен в документ, причем для него будет создан собственный раздел.

2.11.9 Обновление предметного указателя Как и в трех предыдущих случаях (при создании оглавления, таблицы иллюстраций, таблицы ссылок), созданная последовательность кодов полей хороша тем, что в любой момент времени содержимое полей можно обновить, отразив, таким образом, изменение номеров страниц, где расположены ключевые слова и выражения, используемые в качестве элементов предметного указателя. Просто поместите точку вставки в любой части предметного указателя и нажмите , можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и из контекстного меню выбрать Обновить поле.

3 Разработка табличных документов 3.1 Что такое Excel Microsoft Excel 2000 - это профессиональный табличный редактор для выполнения расчетов, входящий в пакет программ Microsoft Office для Windows 98/NT фирмы Microsoft. Microsoft Excel обладает большими возможностями от создания хорошо оформленных бланков до программирования сложных вычислений и моделирования различных процессов с визуализацией параметров в виде диаграмм и графиков.

Программа предоставляет большие возможности для создания и редактирования табличных документов. Она позволяет работать с электронными документами. В ней предусмотрены вычисления, создание деловой графики, поддержка разных языков, проверка орфографии;

автоматическое форматирование документа, защита документов и многое другое.

Табличный процессор Excel имеет широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку правой кнопки мыши на объекте.

Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что делает работу максимально удобной. Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие, как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

Pages:     | 1 |   ...   | 7 | 8 || 10 | 11 |   ...   | 14 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.