WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 14 |

Тексты подразделяются на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Текст управленческого документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты:

название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок.

Например: В соответствии с Федеральным законом от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» предлагаю Вам… Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Например:

Структура текста положения об организации (или о подразделении, о кафедре) состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

7. Организация работы.

Структура должностной инструкции специалиста включает разделы:

• Общие положения.

• Функции.

• Должностные обязанности.

• Права.

• Ответственность.

• Взаимоотношения.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение и т.д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа:

п р и к а з ы в а ю, п р о ш у, о б я з ы в а ю (слово пишется в разрядку).

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова П р и к а з ы в а ю.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или одного исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.

Например: п р и к а з ы в а ю:

1. Создать комиссию в составе … В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

п р и к а з ы в а ю:

1. Декану Факультета довузовской полготовки Котову А.Д. подготовить проект договора для слушателе факультета, занимающихся на платной основе..

2. Начальнику Финансовогого отдела Мельникову С. Г. предоставить Деканату факультета довузовской подготовки необходимые нормативно-методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя группами арабских цифр. Например: Срок представления 15.03.2001.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора Сидорова К.М.

или 3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности (постановления, решения и т.д.), используется форма изложения текста от третьего лица единственного лица (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от глагола во множественном числе (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель -... Секретарь -... Присутствовали:

Приглашенные:.... Далее приводится повестка дня, пункты которой отвечают на вопрос: о чем Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определятся количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - бухгалтерия, 2-й экземпляр - учебный отдел, 3-й экземпляр - слушатель.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Например:

Учредительный договор содержит сведения:

• о наименовании юридического лица, месте его нахождения;

• о порядке управления деятельностью;

• о размере и составе уставного капитала;

• о размере и порядке изменения долей каждого из участников в уставном капитале;

• о размере, составе, сроках и порядке внесения вкладов;

• об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов.

Договор (контракт) содержит следующие сведения:

• наименования сторон (полное и сокращенное название);

• наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

• наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

• условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

• срок действия договора;

• начало и окончание работ по договору;

• стоимость работы и порядок расчетов;

• порядок сдачи и приемки работы;

• ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;

• гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

• переход права собственности и риски;

• порядок разрешения споров;

• юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица). Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарноматериальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

1. должность и паспортные данные доверенного лица;

2. организация, в которой производятся действия по доверенности;

3. вид действий;

4. образец подписи лица, получившего доверенность;

5. срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

Во многих учетных документах применяется представление текста в виде анкеты. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например структурное подразделение, последнее место работы.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:

Заголовок строк Заголовок граф Подзаголовки граф 1 2 3 Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его.

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.п.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

K основным стилевым чертам деловой речи относятся:

• нейтральный тон изложения;

• точность и ясность изложения;

• лаконичность и краткость текста.

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. Примеры оформления некоторых текстов документов приведены в Приложении 1.

1.5 Построение документа При оформлении многостраничного документа можно воспользоваться требованиями ГОСТ Р 1.5-2002 «Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению» и рекомендациями верстки, используемыми в издательском деле.

Основными элементами текста являются основной текст, заголовки и подзаголовки (рубрикация), иллюстрации и таблицы, колонцифры и колонтитулы, примечания, алфавитный указатель, содержание и приложения.

1.5.1 Основной текст Основной текст должен быть набран гарнитурой шрифта с засечками типа Times New Roman, кегль шрифта 9 - 14 в зависимости от формата документа, начертание обычное. В основном тексте допускаются шрифтовые и нешрифтовые выделения, которые позволяют подчеркнуть либо выделить необходимую мысль.

К шрифтовым выделениям относятся:

• применение другой гарнитуры шрифта;

• изменение цвета шрифта;

• изменение начертания шрифта;

• применение трекинга (р а з р я ж е н н ы й или уплотненный текст).

К нешрифтовым выделениям относятся:

• абзацные отступы до и после;

• применение фона для абзаца;

• использование в качестве отбивок линий или рамок.

Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (часть, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точки не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Если документ не имеет подразделов, то нумерация пунктов в нем должна быть в пределах каждого раздела, и номер пункта должен состоять из номеров раздела и пункта, разделенных точкой. В конце номера пункта точка не ставится, например:

1 Типы и основные размеры 1.1.2 Нумерация пунктов первого раздела документа 1.2 Технические требования 2.2.2 Нумерация пунктов второго раздела документа 2.Если документ имеет подразделы, то нумерация пунктов должна быть в пределах подраздела и номер пункта должен состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например:

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 14 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.