WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 11 | 12 || 14 |

Рисунок • Вычисление формулы вызывает ошибку. Означает, что в формуле нет ожидаемого синтаксиса, аргументов или значений. Формула может, например, содержать деление на нуль или обращение к несуществующей ячейке. Обратите внимание: неверное значение можно сознательно вносить непосредственно в ячейку, это значение проверка проигнорирует.

• Текстовая дата с двузначным годом. Предупреждение о том, что ячейка содержит текстовое значение, которое может толковаться двусмысленно— 1/1/может быть 1 января 1921 или 1 января 2021 (или 1 января 1821 и т.д.).

• Число сохранено как текст. Часто встречается при переносе значений из других источников, поскольку Excel не может правильно сортировать такие данные, лучше превратить текстовые выражения в числа.

• Несогласующаяся формула в области. Сравнивает формулу с остальными и, если она сильно отличается, проверка ее отмечает.

• Формула не охватывает смежные ячейки. Если формула обращена к диапазону или ячейке, а на другие ячейки диапазона, содержащие данные, ссылки нет, проверка отмечает эту ячейку. Cобщение может появиться, если, например, в ячейке А8 была создана формула, суммирующая ячейки А2:А4, а после добавления данных в ячейки А5:Аформула изменена не была.

• Не заблокирована ячейка, содержащая формулу. Обычно ячейки, содержащие формулу, блокируют, предотвращая, таким образом, случайное изменение ячейки (для изменения ячейки необходимо снять за щиту). При обнаружении незащищенной ячейки, содержащей формулу, проверка отмечает ее для предотвращения случайных изменений.

• Формула ссылается на пустые ячейки. Обращение к пустым ячейкам может привести к непредсказуемым результатам.

3.8.13 Отслеживание влияний, зависимостей и ошибок Влияющие ячейки — это ячейки, к которым обращается формула. Они содержат данные, используемые формулой для расчетов.

Зависимые ячейки — это ячейки, содержащие результат вычислений, формулы, полученный с использованием текущей в данный момент ячейки.

Инструменты Влияющие ячейки и Зависимые ячейки панели инструментов Зависимости позволяют легко найти влияющие ячейки формулы или формулы, зависящие от ячейки, и контролировать зависимости между ними (Рисунок 47).

Инструмент Источник ошибки работает аналогично, но указывает на влияющую ячейку, содержащую данные, которые приводят к ошибке, Рисунок например к делению на нуль. Линии Источника ошибки красные (Рисунок 48).

Чтобы убрать линии, надо щелкнуть на кнопке Убрать стрелки к влияющим ячейкам, Убрать стрелки к зависимым ячейкам или Убрать все стрелки.

Рисунок 3.8.14 Окно контрольного значения Excel XP предоставляет новый инструмент для наблюдения за проблемными формулами. Окно контрольного значения активизируется с панели инструментов Зависимости и позволяет отслеживать значения указанных ячеек при добавлении формул и данных в электронную таблицу.

Если щелкнуть на кнопке Показать окно контрольного значения, а затем задать ссылку на ячейку, значения которой необходимо отслеживать, то окно контрольного значения сообщает лист и книгу, содержащие выбранную ячейку, имя (если оно есть), показывает формулу и текущие значения, вычисленные по формуле (Рисунок 49).

Рисунок 3.8.15 Вычисление формул Если в электронной таблице находится сложная формула, состоящая из нескольких простых, собранных вместе, инструмент Вычислить формулу в панели Зависимости поможет ее отладить. Диалоговое окно Вычисление формулы (Рисунок 50) содержит текущие значения формулы и позволяет пошагово выполнять содержащиеся в ней простые формулы.

3.8.16 Использование объемных ссылок Объемные ссылки позволяют одновременно обрабатывать несколько рабочих листов. Если в формуле необходимо анализировать данные одного и того же диапазона нескольких листов книги, используют объемные ссылки.

Эти ссылки могут задаваться с помощью формул или имен, как и ссылки на ячейки и диапазон ячеек. Использование подобных ссылок позволяет сэкономить время при расчетах.

Рисунок 3.8.17 Объемные формулы Объемные формулы содержат диапазон имен листов используемой рабочей книги, затем – "!" в качестве разделителя и ссылку на диапазон или ячейку. При вычислении Excel обращается к ссылкам на ячейки в заданном диапазоне всех указанных рабочих листов.

Предположим, имеется – рабочая книга с пятью листами (Рисунок 51).

Рисунок Все рабочие листы имеют один макет, но содержат разные данные.

Объемная формула =СУММ(год1:год5!T39) возвращает сумму ячейки Tиз пяти рабочих листов.

Простой способ создания объемной формулы — "указать-и-щелкнуть".

Выбрать ячейку, в которой хотят записать формулу, и выполняют следующие действия.

1. Набрать = (знак равенства), имя функции и открывающие кавычки.

2. Выбрать первый лист в книге.

3. Удерживая нажатой клавишу , выбрать последний лист.

4. Отметить нужную для вычисления ячейку или диапазон.

Excel сам введет соответствующую объемную ссылку в формулу.

Теперь можно завершить создание формулы.

3.8.18 Именование объемных диапазонов Имя диапазона представляет одну ячейку или группу ячеек на одном рабочем листе, имя объемного диапазона представляет группу ячеек, находящихся на нескольких рабочих листах. Одно имя может ссылаться на ячейки, находящиеся на нескольких листах рабочей книги.

Единственное ограничение заключается в том, что именованные ячейки или диапазоны должны быть одинаковы во всех листах.

1. Выбрать команду Вставка / Имя / Присвоить.

2. В поле Имя ввести любое имя.

3. Ввести = (знак равенства) в поле Формула.

4. В нижнем левом углу окна Excel выбрать ярлычок первого рабочего листа.

5. Удерживая нажатой клавишу , отметьте ярлычок последнего рабочего листа.

6. Выбрать ссылку на ячейку или диапазон ячеек (в любом рабочем листе).

7. Щелкнуть на кнопке Добавить, указать другие диапазоны, по завершении работы щелкнуть на кнопке ОК.

Теперь при написании формулы можно использовать заданное имя.

3.8.19 Несколько предупреждений Будьте внимательны при переносе или копировании листов в рабочей книге. Надо помнить, что подобные действия могут повлиять на объемные диапазоны. Пользуясь рисунком выше, обратите внимание на следующие ситуации.

• При перемещении года за пределы диапазона, Excel удалит содержащиеся в нем значения из формулы (а сам лист — из именованного диапазона).

• При перемещении на год1 или год5 в пределах рабочей книги, Excel вносит изменения в формулу в соответствии с новым расположением листов.

Надо помнить, что для Excel первый и последний лист в диапазоне (в данном случае годи год5) являются якорями.

3.8.20 Использование функций в формулах Функции в Excel рассчитывают значения и используются в случаях, когда данные невозможно получить никаким другим способом, а также когда необходимо произвести сложные вычисления, а создание формулы с нуля отнимает много времени.

При всем разнообразии функций в Excel и возможности комбинирования более сложных формул сложно рассмотреть абсолютно все варианты. Остановимся на жизненно важных ситуациях.

Если планируется создание динамических рабочих листов, работающих с динамически изменяющимися данными, необходимо использовать функцию ЕСЛИ. Она описана ниже.

3.8.21 Анатомия функций Функция состоит из имени и аргументов, заключенных в круглые скобки. У функции может быть несколько аргументов (должны быть разделены запятыми) или ни одного. В таблице 3 приведено несколько примеров.

Таблица ФУНКЦИЯ ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ СЕГОДНЯ ( ) Дата и время СТОЛБЕЦ Число столбцов в диапазоне (диапазон) MEДИАНА (число1, Медиана значений, определенных в списке аргументов число2,..) Возвращает сумму периодического платежа для ПЛТ (ставка, аннуитета на основе постоянства сумм платежей и кпер, пс) постоянства процентной ставки 3.8.22 Ввод функций Простейший способ ввода функции — щелкнуть на кнопке Вставить функцию в строке формул и выбрать нужную в диалоговом окне Мастер функций - шаг 1 из 2 (Рисунок 52).

Рисунок Если не знают, какую функцию надо использовать, вводят краткое описание ее действий в поле Поиск функции и щелкают на кнопке Найти.

Выбрав функцию, нужно щелкнуть на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Аргументы функции (Рисунок 53), позволяющее ввести аргументы функции. В этом окне будут отображаться их текущие значения.

Рисунок Если известно имя нужной функции, можно ввести его непосредственно в формулу. Если знают, как использовать аргументы, вводят открывающие кавычки, список аргументов, закрывающие кавычки.

3.8.23 Вложенные функции Формула может состоять из одиночной функции, как =ТДАТА () или =ОТБР(123,65). Однако часто в одной функции, помимо ссылок на ячейки и диапазоны, в качестве аргумента используются другие функции. Например:

=АВS(СУММ(С2:С20)).

Здесь функция СУММ суммирует значения в ячейках с С2 по С20. Это значение становится аргументом для функции ABS, возвращающей абсолютное значение суммы. Можно создавать сложные функции, содержащие до семи уровней вложенных функций.

3.8.24 Использование функции ЕСЛИ Функция ЕСЛИ абсолютно необходима для создания динамических рабочих листов. Вот базовая форма: ECЛИ (логическое выражение;

значение, если истина; значение, если ложь).

Первый аргумент функции ЕСЛИ — логическое выражение может иметь значения Истина или Ложь. Такие значения имеют, например, выражения В9<6 – значение ячейки В9 меньше 6, a Q10<>R15 - Q10 не равно R15.

Следующие два аргумента определяют то, какое значение возвращает функция ЕСЛИ. Если логическое выражение – Истина, функция возвращает значение истины; если логическое выражение имеет значение Ложь, функция возвращает значение лжи. Возвращаемые значения могут быть и текстовыми, и числовыми. Например:

=ЕСЛИ((R11+S11)>0;(R11+S11)*Q4;"Нет данных").

Формула помещает текст "Нет данных" в ячейку, если сумма значений в ячейках R11 и S11 равна или меньше 0. Если нет — ячейка будет содержать значение число.

Данный пример схематичен. Оператор ЕСЛИ становится очень мощным инструментом при использовании с изменяющимися значениями и с другими функциями. На практике к этой функции обращаются очень часто.

3.8.25 Обзор функций Excel В Excel слишком много функций, и для детального рассмотрения каждой из них потребуется слишком много времени. Поэтому ниже предлагается краткий экскурс по вычислительным мощностям, находящимся в вашем распоряжении. Ознакомимся с некоторыми возможностями предлагаемых функций – это позволит сэкономить массу времени: не создавая собственных формул, можно достигнуть тех же результатов, используя встроенные функции.

Функции Excel собраны по категориям. В этой теме перечислены некоторые категории и описаны наиболее важные функции в каждой из них.

Надо помнить, что Excel обладает гораздо большим разнообразием функций.

Информационные функции (см.таблицу 4) позволяют узнать о типе данных, хранящихся в ячейках..

Таблица ФУНКЦИЯ ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ ЯЧЕЙКА Информация, определяемая пользователем о данной ячейке (значения, формат, тип переменной или цвет) СЧИТАТЬ Количество пустых ячеек в выбранном диапазоне ПУСТОТЫ ИНФОРМ Точная информация о компьютере (размер оперативной памяти, оборудование и пр.) ЕПУСТО Истина, если указанная ячейка пуста ЕЧИСЛО Истина, если указанная ячейка содержит число ЕТЕКСТ Истина, если указанная ячейка содержит текст ТИП Число, представляющее тип значений, содержащихся в указанной ячейке Важная группы функций это логические функции (см.Таблица 5).

Таблица ФУНКЦИЯ ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ И Истина, если значение всех аргументов Истина, в противном случае — Ложь ЕСЛИ Первое значение, если проверяемый аргумент равен Истине, и второе значение в противном случае НЕ Истина, если аргумент имеет значение Ложь, и Ложь, если аргумент имеет значение Истину ИЛИ Истина, если хотя бы один из аргументов имеет значение истина, и Ложь, если ни один не является истина Функции даты и времени (см.таблицу 6) позволяют создавать формулы, производящие вычисления в зависимости от времени и даты а также выполнять вычисления с датами. Excel использует специальные числа (значения даты) для хранения и оперирования датами. Для преобразования обычных дат в значения, используемые в Excel, можно использовать функцию ДАТА. Функции ДЕНЬ, ГОД и МЕСЯЦ преобразуют значения дат в понятные человеку.

Таблица ФУНКЦИЯ ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ ДАТА Значение общеиспользуемой записи даты в значения, используемые в Excel ДЕНЬ Целочисленная переменная, соответствующая дню месяца (подобные функции: ГОД, МЕСЯЦ, ЧАС, МИНУТЫ И СЕКУНДЫ) ТДАТА Значение даты и времени на PC. Используйте СЕГОДНЯ для возвращения только даты и ВРЕМЯ — только времени ДЕНЬНЕД День недели РАБДЕНЬ Дата следующего рабочего дня после указанного ДОЛЯГОДА Десятичная дробь, означающая часть года, равную интервалу между датами. Удобно использовать для расчета премий сотрудникам Функции поиска и ссылок (см.таблицу 6) задают ячейки в диапазоне рабочего листа или значения в массиве. Функции из категории базы данных – вспомогательные, ими удобно пользоваться, если рабочий лист верно оформлен.

Таблица ФУНКЦИЯ ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ БИЗВЛЕЧЬ Указанное значение из списка ЧИСЛОСТ Количество столбцов в диапазоне ИНДЕКС Значение указанной ячейки в диапазоне или адрес ячейки АДРЕС Возвращает ссылку на одну ячейку в рабочем листе в виде текста ПОИСКПОЗ Расположение предмета поиска в диапазоне (но не значения) СМЕЩ Ссылка на диапазон или ячейку, отстоящую на заданное число строк или столбцов от указанного диапазона Матсматические и тригонометрические функции (см.таблицу 7) выполняют математические расчеты.

Таблица ФУНКЦИЯ ВОЗВРАЩАЕМОЕ ЗНАЧЕНИЕ ABS Модуль аргумента COS Косинус аргумента. В Excel присутствует весь набор тригонометрических функций ФАКТР Факториал аргумента LOG Логарифм аргумента (используют LN для получения натурального логарифма) ПИ Число ПИ ПРОИЗВЕД Произведение всех аргументов (можно указать диапазон ячеек, как в случае с функцией СУММ) РИМСКОЕ Римские числа ОКРУГЛ Округленное значение до указанного числа или знака после запятой ЗНАК 1 – если аргумент положителен, 0 – если равен нулю, -1 – если аргумент отрицателен КОРЕНЬ Квадратный корень аргумента СУМПРОИЗВ Перемножает соответствующие элементы в двух или более массивах и затем суммирует результаты ЦЕЛОЕ Целая часть аргумента – отбрасывается часть после десятичной точки Текстовые функции (см.таблицу 8) приводят текстовые переменные к нужному виду или выводят текст на основании числовых аргументов.

Pages:     | 1 |   ...   | 11 | 12 || 14 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.