WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 10 | 11 || 13 | 14 |

3.7.9 Форматирование ячеек Форматирование ячейки не меняет внутреннего представления данных, однако влияет на то, как данные выглядят на экране или в напечатанном документе.

Выбор типа, размера, начертания (полужирный, курсив, подчеркнутый) и цвета шрифта осуществляется либо выбором команды меню Формат \ Ячейка \ Шрифт, либо вызвав контекстное меню, либо с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов.

Выбор горизонтального типа выравнивания для выделенных ячеек (по левому краю и т.д.) осуществляется нажатием соответствующих кнопок панели инструментов. Более расширенную настройку параметров выравнивания выделенных данных в ячейках предоставляет команда меню Формат \ Ячейки вкладка Выравнивание (Рисунок 38).

Рисунок Здесь возможно выравнивание выделенных данных по горизонтали и по вертикали.

Если размещаемые данные больше размера ячейки, то они выходят за пределы ячейки и при вводе данных в соседнюю ячейку не видны (Рисунок 39).

Рисунок Чтобы избежать этого необходимо в диалоговом окне Формат ячеек на вкладнке Выравнивание в поле Отображение установить флажок Переносить по словам. В результате данные будут расположены в одной ячейке (Рисунок 40).

Рисунок Возможно изменение ориентации текста, объединение нескольких ячеек в одну. Такая необходимость возникает при создании шапки таблицы.

Для того, чтобы объединить несколько ячеек, необходимо их выделить и в поле Отображение установить флажок Объединение ячеек или на панели инструментов щелкнуть кнопку Объединить и поместить в центре.

Чтобы изменить ориентацию данных в ячейке нужно их выделить ячейку и в поле Ориентация установить нужные параметры.

При работе с листом каждая из ячеек заключена в прямоугольный контур, в результате весь лист покрыт сеткой. По умолчанию эти линии сетки не печатаются. Чтобы линии были более отчетливыми при распечатке (и на экране) можно добавить к выделенным ячейкам или диапазонам ячеек рамки. Чтобы добавить к ячейке или диапазону ячеек рамку надо выполнить следующие действия:

• Виделить ячейку или диапазон ячеек.

• Открыть меню Формат и выбрать команду Ячейки. В диалогов окне Формат ячеек (Рисунок 41) выбрать вкладку Граница.

Рисунок • Выбрать нужное расположение рамки, тип линий, их толщину и цвет в соответсвующих окнах.

Чтобы быстро добавить рамки, нужно выделить ячейки, которые необходимо заключить в рамку, и щелкнуть кнопку Границы на панели инструментов.

В Exel существует возможность накладывать на ячейки цветное или серое затенение. Для этого в диалоговом окне Форматирование ячеек (Рисунок 42) выбрать вкладку Вид.

Рисунок В поле Заливка ячеек выбрать требуемый цвет и узор. Результат можно увидеть в поле Образец.

Можно быстро добавить к ячейке или диапазону ячеек тень без узора.

Для этого нужно выделить ячейки и в панели инструментов щелкнуть стрелку списка Цвет заливки и выбрать нужный цвет.

3.7.10 Печать документа Книга Excel состоит из нескольких листов, поэтому можно печатать текущий лист с документом, заданный диапазон ячеек или всю книгу. Перед тем как напечатать лист командой Файл \ Печать, можно осуществить предварительный просмотр страниц, выбрав команду меню Файл \ Предварительный просмотр, или нажав кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Настройка параметров печати выполняется командой Файл \ Параметры страницы. В диалоговом окне можно указать ориентацию листа (книжную или альбомную), ширину полей листа, текст колонтитулов, задать или отключить вывод линий сетки, номеров страниц и прочих вспомогательных элементов.

3.8 Как Excel вычисляет значения по формулам Excel использует находящиеся в ячейках значения независимо от формата, в котором они выводятся на экран. Не имеет значения, каково число видимых на экране знаков после десятичной точки – Excel использует введенные данные. Для того, чтобы при вычислениях программа Excel работала только с данными, которые выводятся на экран, надо установить флажок Точность, как на экране на вкладке Вычисления диалогового окна Сервис / Параметры. (Этот флажок можно установить для каждого документа в отдельности.) 3.8.1 Использование операторов в формулах Создавая формулы, нужно помнить, что каждая из них должна начинаться с символа "равно". Можно набрать символ равенства в самой ячейке или в строке формул.

Формула может состоять только из одного значения, например: =2 или =TRUE, или если используется функция – =ДАТА (). Но чаще всего формула состоит, как минимум, из двух значений или двух полей ячеек, соединенных оператором. Excel рассчитывает результат формулы, выполняя указанные оператором действия над значениями.

Если формула содержит более одного оператора, Excel выполняет операторы в порядке приоритета. Даже если вы помните схему приоритета операций, не забывайте, что следует использовать круглые скобки для группировки операторов в формулах. Вместо 2*3+5, например, наберают =(2*3)+5 или =2*(3+5), в зависимости от нужного варианта. В таком случае вы видно, какая из операций выполняется первой и можно быть уверенными, что Excel выполнит инструкции.

Excel используют множество операторов. Но, разумеется, наборы операторов различны.

Естественно, символы +, -, * и / являются операторами сложения, вычитания, умножения и деления, соответственно. Другие операторы, доступные в формулах Excel, приведены в таблице 1.

Таблица ОПЕРАТОР ВЫПОЛНЕНИЕ ФУНКЦИИ ПРИМЕР % Проценты А5% (результат— 1/100 значения ячейки А5) ^ Степень 4^3 (4 в степени 3) 3.8.2 Ссылки на ячейки и диапазоны в формулах Для обращения к ячейке в формуле вводят ее адрес. Если ввести формулу =А1 в ячейку В2, когда Excel будет пересчитывать рабочий лист, ячейка В2 покажет текущее значение А1.

Нет необходимости самостоятельно вводить в формулу адрес ячейки, на которую она ссылается. При редактировании формулы достаточно щелкнуть на ячейке или диапазоне ячеек, на который эта формула ссылается, и в формулу автоматически будут введены адреса.

Ячейки или диапазон, на который есть ссылка, выделяются цветом.

Каждая дополнительная ячейка или диапазон выделены своим цветом, соответствующим цвету ссылки на диапазон в строке формул. Это позволяет легко изменить формулу. Если перетащить выделенные цветом ячейки на новое место – и ссылки в формуле изменятся.

3.8.3 Ссылки на ячейки и диапазоны В Excel существуют специальные операторы для одновременной ссылки на множество ячеек. Самый распространенный оператор диапазона – : (двоеточие). Ссылка В4:U8 однозначно определяет прямоугольную область, ячейка В4 задает левый верхний угол, a U8 — правый нижний. В таблице приведены возможные операторы ссылок на диапазон ячеек.

Таблица ОПЕРАТОР ТИП ОБРАЩЕНИЯ К ЯЧЕЙКЕ ПРИМЕР : (двоеточие) Создает обращение ко всем ячейкам внутри диапазона, А3:Свключая граничные ячейки одновременно, (запятая) Объединение — создает обращение ко всем ячейкам, A3:C19,D34:Dвключенным в два других диапазона Один пробел Пересечение —создает обращение ко всем ячейкам, X10:X20 W5:Xнаходящимся в обоих диапазонах Объединение и пересечение операторов удобно использовать с именованными диапазонами.

3.8.4 Создание именованного диапазона Любой ячейке или диапазону ячеек можно присвоить имя, по которому осуществлять переход. При использовании имен диапазонов больше не придется прокручивать листы в поисках нужной таблицы. Имена в Excel являются такими же ссылками на ячейки.

Для добавления имени установить курсор в ячейку, выделить диапазон данных или несколько несмежных диапазонов. Теперь надо щелкнуть на поле имени, находящемся слева в строке формул (оно должно отражать адрес активной ячейки). Введите легко запоминающееся имя и нажмите . С этого момента на ячейки диапазона можно ссылаться по имени, а не по адресу.

Именованные диапазоны достаточно полезны уже тем, что вносят ясность в организацию рабочего листа. Но их также можно использовать для сверхбыстрого перехода. Находясь в любом месте рабочей книги (даже в другом листе), щелкните на стрелке рядом с полем имени, чтобы раскрыть список именованных диапазонов данной книги. Теперь выберите нужный диапазон, и Excel перенесет туда в мгновение ока. (Если строка формул по каким-либо причинам скрыта, нажав клавишу откройте диалоговое окно Переход и двойным щелчком мыши выбрать нужный диапазон.) Именованные диапазоны можно использовать не только для навигации.

На них можно ссылаться в формулах. Их также можно вывести на печать, выбрав предварительно в поле имени, затем открыв диалоговое окно Файл / Печать и выбрав Выделенный диапазон в разделе Вывести на печать.

Когда масштаб меньше 40%, Excel отображает границы и имена (синим цветом) явно определенных диапазонов. Граница и имя не выводятся на печать и не отображаются на экране при масштабе большем 39%.

3.8.5 Соглашения об именовании Хотя можно использовать имена длиной до 255 символов, стоит ограничиться именем, видимым в поле Имя. Первый символ имени должен быть буквой или символом подчеркивания. Пробелы и большинство других знаков препинания не допускаются (можно использовать знаки подчеркивания или точки в качестве разделителей слов). Естественно, не допускаются имена, идентичные адресам ячеек. Excel отличает прописные буквы от строчных, рекомендуется использовать прописные.

3.8.6 Работа с именованными диапазонами Для управления именованными диапазонами используется диалоговое окно Вставка / Имя / Присвоить (Рисунок 43).

Чтобы связать существующее имя с другим диапазоном, внесите изменения в поле Формула.

Непосредственно переименовать диапазон нельзя. Необходимо выбрать имя диапазона в списке Имя, чтобы оно появилось в поле над списком, выделить его в этом поле и ввести новое название, затем щелкнуть на кнопке Добавить, а начальное имя диапазона удалить.

Рисунок 3.8.7 Автоматическое именование диапазона, основанное на именах строк и столбцов Зачем создавать себе проблему с заданием имени диапазона для строк и столбцов, если у них уже есть названия в самом рабочем листе. Excel может автоматически создавать имена на основе существующих названий строк и столбцов. Выделить диапазон, который содержит как данные, так и названия строк и столбцов, а затем выбрать команду Вставка / Имя / Создать.

В диалогом окне Создать имена (Рисунок 44), Excel делает разумное предположение о названии определяемого диапазона. Проверьте, правильно ли выбраны строка или столбец с названием, и щелкните на кнопке ОК. Excel создаст новые имена на основании заглавий выбранных строк или столбцов, заменяя все недопустимые символы на знаки подчеркивания. Обратите внимание, что итоговые именованные диапазоны содержат лишь содержимое ячейки — в них нет ячеек с самими названиями.

Можно также создать имя, которое представляет одну и ту же ячейку или диапазон ячеек из нескольких листов рабочей книги. Подробнее об объемных ссылках далее.

Рисунок 3.8.8 Ссылки на ячейки и диапазоны по именам Выше изложена концепция (и методы) именования как одной ячейки, так и диапазона. Именованные диапазоны удобны не только для просмотра, но и для использования в формулах. Вместо ввода малопонятных знаков кода, просто укажите имя:

=(Зарплата+Надбавка)/Коэффициент.

И нет необходимости запоминать место расположения искомой ячейки в рабочей книге— формула остается понятной, если вернуться к ней через минут (через 10 дней или даже 10 недель).

3.8.9 Относительные и абсолютные ссылки По умолчанию используются относительные ссылки на ячейки. Если изменить адрес ячейки, в которой происходят изменения, Excel автоматически изменит формулу, чтобы предотвратить обращение к неверным данным. Например, в ячейке В2 задана формула =А1. При вырезании ячейки А1 и вставке ее в ячейку С5, формула ячейки Вавтоматически обновится на =С5.

Если скопировать ячейку В2 в ячейку В3, формула ячейки В3 будет =C6. Обратите внимание, что ячейка, к которой обращается формула, не меняется вообще. Excel считает, что создается новая таблица и, поскольку формула скопирована в новую ячейку, она должна ссылаться на первую ячейку из столбца, следующую за использованной ячейкой старой таблицы.

Относительные ссылки удобны в использовании – в большинстве ситуаций они позволяют переделывать рабочие листы по ходу работы, не переписывая формулы заново. Однако иногда формула должна указывать в исходную ячейку, даже если формула помещена в другую ячейку. Чтобы создать абсолютную ссылку, надо добавить символ $ перед номером столбца и строки, например =$А$1. При последующем копировании формулы в другой столбец или строку она не будет изменяться: =$А$1. Добавить знак доллара можно только к одному значению, например $А1 или А$1, если необходимо оставить неизменной ссылку только на номер столбца или только на номер строки.

3.8.10 Ссылки на ячейки, находящиеся вне активного рабочего листа При создании формул Excel позволяет ссылаться на ячейки и диапазоны, по щелчку мыши, даже если сами ячейки находятся в других таблицах или других рабочих книгах. Необходимо знать, как выглядят подобные ссылки.

Для ссылки на ячейки или диапазоны в другом рабочем листе одной рабочей книги перед адресом в ссылке ставится знак восклицания (!). Если в имени листа присутствуют пробелы, его нужно заключить в одиночные кавычки, например: =СУММ('Лист 3'!C2:D5). Для создания ссылки на диапазон другой открытой рабочей книги укажите название рабочей книги в квадратных скобках, затем используйте имя листа, восклицательный знак и ссылку на ячейки. В этом случае одиночные кавычки нужно поставить перед открывающей квадратной скобкой и перед восклицательным знаком, например: ='[Книга2]Лист 1'!$A$3+'3,4'!L15. При закрытии рабочей книги, на ячейки которой имеется ссылка, Excel автоматически добавит к ссылке полный путь.

3.8.11 Инструменты для отладки формул В Excel XP появилось несколько новых инструментов для обнаружения и исправления ошибок в формулах. Доступ к инструментам упростился с появлением панели инструментов Зависимости. Выбрать команду Вид / Панель инструментов / Зависимости (Рисунок 45).

Рисунок 3.8.12 Проверка ошибок Проверка наличия ошибок в панели инструментов Зависимости находит на рабочем листе формулы, неправильные с точки зрения Excel. При нахождении ошибки появляется диалоговое окно с возможными вариантами исправления. Если считают, что в формуле ошибки нет, щелкают на кнопке Пропустить ошибку; программа проверки ошибок больше не будет проверять эту формулу.

Ниже приведены правила проверки ошибок (их можно включить/отключить во вкладке Проверка ошибок диалогового окна Параметры (Рисунок 46).

Pages:     | 1 |   ...   | 10 | 11 || 13 | 14 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.