WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 6 | 7 || 9 | 10 |   ...   | 17 |

3. Как в программе Microsoft Project отобразить данные мониторинга в таблице работ 4. В какие столбцы таблицы работ записываются данные мониторинга 5. Как реализовать автоматизированную процедуру ввода данных мониторинга в программе Microsoft Project 6. Как вводятся данные мониторинга в случае, если значительная часть работ выполняется с отклонением от сетевого плана 7. Объясните, почему данные мониторинга могут противоречить модели проекта. Как этого избежать 8. Как вводить информацию о проценте выполнения работы, используя график Ганта 9. Объясните различия между командами Tools Tracking Update Project и Tools Tracking Update Tasks.

10. На работу продолжительностью 12 дней было назначено 2 экскаватора.

В дальнейшем менеджер назначил на работу дополнительные экскаваторы с тем, чтобы сократить её продолжительность до 4 дней (переключатель Effort driven включён). Определите самостоятельно фактические затраты на эксплуатацию экскаваторов, если рабочий день одного экскаватора обходится в 2 тыс. руб., а фактическая продолжительность работы, вопреки планам менеджера, составила 6 дней. Проверьте ответ при помощи программы Microsoft Project.

11. Опишите процедуру корректировки сетевого плана при оперативном планировании.

12. Как следует действовать менеджеру при составлении оперативного плана, если информация о состоянии некоторых работ не поступила Почему 8. Подготовка аналитических материалов и презентаций Управление представлением графика PERT, таблиц работ и ресурсов. Представление данных распределительной таблицы. Использование столбцов, определяемых пользователем.

Изменение вида графика Ганта и графика загруженности ресурса. Применение фильтров, ранжирования и группировки. Печать документов.

Первоначальный план и многие оперативные решения, особенно в случае превышения сметных расходов или существенного изменения плана финансирования, требуют согласования с руководством и партнёрами организации, выполняющей проект.

Данные мониторинга используются не только для оперативного планирования, но и для анализа с целью выявления проблем, преодоление которых может содействовать ускорению выполнения проекта. По завершении выполнения проекта информация, собранная в процессе мониторинга становится ценным источником опыта, обучения новых кадров и совершенствования процедур управления проектами, принятых в данной организации.

Всё это обусловливает потребность в формах представления данных, предназначенных для целей, отличающихся от рассмотренных выше. Разнообразие таких целей трудно предусмотреть заранее, поэтому вместе с готовыми формами представления данных, ориентированными на удовлетворение часто возникающих информационных потребностей, программные средства, реализующие технологию PERT, допускают конструирование новых форм на основе предлагаемых по умолчанию.

Нельзя недооценивать значение процесса подготовки документов, выводимых на печать или на экран проектора перед многочисленной аудиторией.

Оперативность и качество принятия ответственных решений, определяющие успех или неудачу применения технологии PERT, во многом зависят от того, насколько удачно менеджер выбрал форму представления информации о проекте, предоставляемой руководству организации, финансовым менеджерам, кредиторам, инвесторам, партнёрам и другим пользователям.

График PERT (View Network Diagram) наглядно отображает структуру проекта и позволяет представить заказчику, инвесторам и кредитным организациям аргументы в пользу планируемой продолжительности фазы реализации проекта. Работы представлены на нём блоками, связи между ними — стрелками.

Составные работы отображаются параллелограммом, обычные — прямоугольником, события — шестиугольником. Критические работы и связи между ними выделяются цветом и толщиной линий. Полезно бывает использовать график PERT и на фазе реализации проекта: в этом случае блоки уже завершённых работ перечёркиваются крест-накрест, а выполняющихся — по диагонали, что даёт наглядную картину выполнения работ.

Для большинства проектов графиком PERT практически невозможно пользоваться, если представить на нём все работы. Например, даже для учебного проекта, описанного в разделе «Лабораторный практикум» настоящего пособия, график PERT занимает шесть листов альбомной ориентации в ширину и два в высоту. Поэтому на нём обычно отображают лишь составные работы, сопровождая наиболее важные из них детализирующими графиками PERT, оформленными в качестве самостоятельных документов. Но даже в этом случае распечатанные графики приходится склеивать из отдельных листов.

На экране у каждого параллелограмма отображается символ, щёлкнув который, можно скрыть работы, входящие в данную составную работу, после чего этот символ заменяется символом. Щелчок на вновь отображает скрытые работы. Чтобы сразу скрыть все работы, кроме составных, можно воспользоваться выпадающим списком Filter на панели инструментов Formatting, выбрав из него позицию Summary Tasks. Выбор позиции Top Level Tasks скрывает все работы, кроме первого уровня. Снятие фильтра выбором позиции All Tasks не приводит к раскрытию скрытых работ: для этого нужно воспользоваться символами.

Другой способ сделать график PERT компактнее — изменить способ отображения блоков, соответствующих работам, выдавать в них только номер работы. Для этого в режиме просмотра графика PERT следует дать команду Format Layout… Hide all fields except ID. В таком виде учебный проект из лабораторного практикума удаётся разместить всего на двух листах.

Третий способ — воспользоваться псевдокнопками и для достижения желаемого масштаба изображения.

Если задержать курсор мыши над блоком, представляющим работу, то программа увеличивает этот блок так, чтобы содержащаяся в нём информация была представлена достаточно крупным шрифтом. Если установлен режим Hide all fields except ID, в увеличенном блоке отображаются данные, которые были бы отображены при отмене этого режима.

Настроить формат блока можно при помощи команды Format Box styles…, а указать, какие данные должны отображаться в блоке, — при помощи команды Format Box styles… More Templates…, а когда её возможностей оказывается недостаточно, — Format Box styles… More Templates… New… или Format Box styles… More Templates… Edit….

Изучить возможности этих команд можно самостоятельно, пробуя вносить изменения в вызываемые ими диалоговые окна, либо обратиться к рекомендуемой литературе.

Диалоговое окно Layout, вызываемое командой Format Layout…, предоставляет и многие другие способы добиться желаемой выдачи графика PERT. Вы можете исследовать их действие во время самостоятельной работы с программой. Например, иногда полезно установить переключатель Link Style в положение Straight, чтобы стрелки не накладывались одна на другую. Опция Adjust for page breaks сдвигает блоки, соответствующие работам, таким образом, чтобы при печати один блок не оказывался на разных листах.

При отображении на экране графика PERT можно (хотя это и не очень удобно) вносить изменения в данные о работах. Перемещая мышь при нажатой левой кнопке от одного блока к другому, можно установить новую связь между соответствующими работами; нарисовав мышью прямоугольник в любой свободной области — создать новую работу; дважды щёлкнув на блоке работы — вызвать диалоговое окно Task Information, чтобы изменить отображаемые в нём данные; пользуясь псевдокнопками и на панели инструментов Formatting — управлять иерархическим упорядочением работ.

Таблица работ, отображаемая командой View Gantt Chart с последующим скрытием графика Ганта, допускает различные формы отображения. Из них до сих пор мы пользовались двумя: стандартной (View Table Entry) и используемой для целей мониторинга (View Table Tracking).

Помимо них, часто используются следующие формы:

для анализа затрат (View Table Cost);

для сведений о запасе времени (View Table Schedule);

для вывода общих сведений о состоянии работ (View Table Summary);

для информации о совокупном объёме ресурсозатрат (View Table Usage);

для анализа расхождений между запланированными и фактическими сроками выполнения работ (View Table Variance);

для анализа расхождений между запланированными и фактическими объёмами работ (View Table Work);

а также многие другие (View Table More Tables…).

Назначение столбцов, имеющихся в вышеперечисленных формах, поясняется в приложении 1.

Менеджер проекта может сам создать форму отображения таблицы работ, соответствующую стоящим перед ним задачам, указав, какие столбцы должны в ней присутствовать. Для этого используется команда View Table More Tables… New…, вызывающая диалоговое окно Table Definition.

Рис. 6. Диалоговое окно Table Definition.

Каждому столбцу создаваемой формы соответствует одна строка её описания в диалоговом окне. Вид окна с пояснением назначений его управляющих элементов приведён на рис. 6.

В колонке Field Name диалогового окна Table Definition указываются (путём выбора из выпадающего списка) системные имена столбцов таблицы работ1, которые должны отображаться в данной форме её представления.

В колонках Align Data и Width определяется формат отображения данных в создаваемой форме представления. В колонке Title указываются заголовки Системные имена наиболее употребительных столбцов таблицы работ вместе с описанием их назначения приведены в приложениях 1 и 2. Описания остальных столбцов можно найти в справочной системе программы Microsoft Project.

столбцов, которые будут использованы при отображении данной формы на экране и при выводе её на печать. Здесь при необходимости можно дать столбцам заголовки на русском языке.

То же диалоговое окно используется для внесения изменений в определения существующих форм (View Table More Tables [выбрать требуемую таблицу из списка Tables] Edit). Прежде чем самостоятельно создавать новые формы, рекомендуем ознакомиться с описаниями уже имеющихся.

Двойным щелчком левой кнопкой мыши на области заголовка столбца при отображении таблицы работ вызывается диалоговое окно Column Definition, в котором можно изменить формат данного столбца. Пользуясь пояснениями к диалоговому окну Table Definition, не составит труда разобраться с окном Column Definition самостоятельно во время лабораторного практикума.

Формат отображения данных устанавливается путём настройки соответствующих стилей текста. Команда Format Text styles… вызывает одноимённое диалоговое окно, в котором можно выбрать требуемый стиль из выпадающего списка Item to change:, после чего установить параметры форматирования — шрифт, начертание, размер, цвет, подчёркивание. Если выбрать вариант All, вносимые изменения повлияют на все стили. Например, если в этом режиме выбрать шрифт Courier New, то для всех стилей будет использован именно этот шрифт, в то время как ранее установленные для стилей размер, начертание (полужирный, курсив), подчёркивание и цвет останутся неизменными.

К таблице работ относятся следующие стили.

Row and column titles — стиль, используемый для заголовков строк и столбцов.

Highlighted tasks — стиль, используемый для выделения строк, соответствующих заданному критерию отбора (об операции отбора см. с. 69).

Marked tasks — стиль для строк, содержащих значение Yes в столбце Marked.

Summary tasks — стиль для строк, соответствующих составным работам.

Milestone tasks — стиль для строк, соответствующих событиям1.

Под событием в Microsoft Project понимается работа, помеченная значением Yes в столбце Milestone. Если пользователь присваивает работе нулевую продолжительность, программа автоматически помечает её как событие. События используются для наглядного отображения значимых моментов в процессе реализации проекта: например, «заключены все контракты», «подписано соглашение о финансировании», «закончены строительномонтажные работы».

Critical tasks — стиль для строк, соответствующих критическим работам.

Noncritical tasks — стиль для оформления строк, не имеющих ни одного из вышеперечисленных атрибутов.

Конфликты стилей (например, ситуации, когда критическая работа отобрана по заданному пользователем критерию) разрешаются в том же порядке, в котором они здесь перечислены: стили, расположенные выше, доминируют над нижеследующими.

Для отдельной ячейки или выделенной группы ячеек можно установить параметры форматирования, отличающиеся от предусмотренных стилем, дав команду Format Font….

Чтобы установить ширину столбца, достаточно перетащить мышью его правую границу в области заголовков столбцов. Аналогичным образом — перетаскиванием нижней границы в области номеров строк — при необходимости можно изменить ширину строки. Это полезно в тех случаях, когда на экране или при выводе на печать данные некоторых столбцов не умещаются в ячейках.

Чтобы изменить взаимное расположение столбцов, необходимо сначала выделить требуемый столбец, щёлкнув мышью на его заголовке, а затем перетащить его за заголовок на требуемое место.

Формат даты и времени, используемый по умолчанию, устанавливается выбором подходящего образца в выпадающем списке Tools Options… View Date format. Если для формы отображения таблицы работ, представленной на экране, требуется формат даты, отличающийся от принятого по умолчанию, его можно выбрать в выпадающем списке View Table More Tables… Edit… Date format:. Возможность задания разных форматов даты и времени для столбцов одной и той же формы отображения авторами программы не предусмотрена.

Чтобы скрыть/показать работы, входящие в состав составной работы, следует выделить её и нажать псевдокнопку [–] (Hide Subtasks) или [+] (Show Subtasks) на панели инструментов Formatting или в ячейке таблицы работ, содержащей наименование составной работы.

Замечание. Будьте внимательны! При выводе таблицы работ на печать те работы, которые не отображаются в текущем представлении таблицы работ на экране, не будут представлены и на распечатанном документе. Перед началом печати проверьте, не скрыты ли строки, которые необходимо вывести на печать.

Таблица ресурсов, отображаемая командой View Resource Sheet, имеет следующие формы отображения:

для ввода данных о работах (View Table Entry);

для отображения сведений о загруженности ресурсов согласно оперативному плану (View Table Summary);

для анализа затрат (View Table Cost);

для анализа использования ресурсов в сравнении с оперативным и согласованным вариантами плана (View Table Work).

Замечание. Обратите внимание, что набор пунктов меню View Table при отображении таблицы работ и таблицы ресурсов различен.

Сведения о столбцах таблицы ресурсов, отображаемых в этих формах представления, приведены в приложении 3.

Pages:     | 1 |   ...   | 6 | 7 || 9 | 10 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.