WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 9 | 10 || 12 | 13 |   ...   | 17 |

Чем масштабнее деятельность подобной фирмы, тем больше оказываются возможности достижения наиболее полной загрузки ресурсов, тем меньше задержек из-за их недостатка и тем выше заинтересованность клиентов в приобретении её услуг.

При таком уровне специализации один менеджер уже не в состоянии обеспечить принятие управленческих решений с должным качеством. Управлением проектами занимается целая группа. Как правило, один менеджер контролирует группу родственных проектов, возможно более близких по номенклатуре используемых ресурсов, либо один большой проект, либо одну составную работу проекта, реализуемого в масштабах региона или национальной экономики. В связи с этим возникает необходимость согласования использования ресурсов между проектами, управляемыми разными менеджерами, а технология PERT требует расширения инструментальными средствами, упрощающими согласование.

Программа Microsoft Project поддерживает три способа взаимодействия между менеджерами:

подпроекты;

ресурсные пулы;

серверы проектов.

Выбор одного из них зависит от сложности решаемых задач, обусловленной, в свою очередь, тем, насколько поддаются упорядочению взаимозависимости совместно выполняемых проектов.

Подпроекты используются самостоятельно либо в сочетании с двумя остальными способами. Условие использования подпроектов без обращения к ресурсным пулам либо серверу проектов следующее: можно выделить группы работ, использующих непересекающиеся подмножества ресурсов1.

Пример подобной ситуации — управление несколькими небольшими однородными проектами, которые выполняются силами фирм-заказчиков услуг по управлению проектами и требуют надзора со стороны специалистов определённого профиля (инженеров, юристов, врачей и т.д.) на протяжении всего хода их выполнения. Обеспечение услугами по надзору берёт на себя организация, управляющая совокупностью проектов. В этом случае перераспределение ресурсов между фирмами-заказчиками обычно невозможно по организационным причинам, и условия использования подпроектов выполняются.

С точки зрения программной реализации подпроект представляет собой самостоятельную модель проекта, реализованную в виде отдельного файла Microsoft Project, созданную и используемую одним менеджером нижнего звена Обычно литература по анализу проектов указывает ещё одно условие: отсутствие связей между работами, относящимися к разным подпроектам. При использовании современных версий Microsoft Project выполнение этого условия не требуется; но в целях повышения скорости вычислений рекомендуется выделять подпроекты так, чтобы связей между работами, относящимися к разным подпроектам, было как можно меньше.

(возможно, при поддержке вспомогательного персонала). Этот менеджер определяет все исходные данные для модели своего проекта и осуществляет (либо организует) его мониторинг.

Генеральный менеджер имеет модель генерального проекта — совокупности совместно выполняемых проектов, где подпроекты представлены в форме составных работ. Данные о последних содержатся не в файле модели, используемой генеральным менеджером, а в соответствующем файле менеджера низшего звена.

Файлы подпроектов целесообразно размещать в персональных каталогах (папках) менеджеров нижнего звена на файловом сервере локальной вычислительной сети организации.

При использовании подпроектов без ресурсных пулов ни один ресурс не должен описываться более чем в одной модели проекта: каждый менеджер работает только с ресурсами, находящимися в его ведении. Все расчёты выполняются в файле, содержащем данные о модели генерального проекта: в противном случае возможности оптимизации расписания, связанные с изменением сроков выполнения работ в других подпроектах, не будут реализованы. Схема информационного обмена между компонентами проекта для случая, когда один из трёх подпроектов доступен генеральному менеджеру только для чтения, представлена на рис.11.

Генеральный проект Исправления Даты и время, затраты Параметры работ и ресурсов, данные мониторинга Подпроект III Подпроект I Подпроект II (только чтение) Рис. 11. Схема информационного взаимодействия моделей генерального проекта и подпроектов в Microsoft Project на рабочем месте генерального менеджера.

Замечание. В приведённом на рис.11 примере генеральный менеджер имеет полномочия вносить изменения в подпроекты I и II. Он может воспользоваться ими при крайней необходимости, но с организационной точки зрения подобной практики следует избегать как в целях разграничения ответственности, так и во избежание путаницы, принятия взаимно противоречащих решений. Хороший стиль управления проектами предполагает, что генеральный менеджер распределяет только ресурсы, назначаемые на подпроекты в целом, а также на работы, не вошедшие ни в один из подпроектов. Он не вмешивается в работу менеджеров низшего звена.

В целях разделения ответственности файлы подпроектов можно защитить от вмешательства генерального менеджера средствами операционной системы. Но тогда менеджер подпроекта, чтобы получить данные о согласованном расписании, составленном генеральным менеджером, должен будет открыть файл генерального проекта.

Генеральный проект (только чтение) Даты и время, затраты Параметры работ и ресурсов, данные мониторинга Подпроект I Подпроект II (только (только Подпроект III чтение) чтение) Рис. 12. Схема информационного взаимодействия моделей генерального проекта и подпроектов в Microsoft Project на рабочем месте менеджера подпроекта III.

Если генеральный проект не содержит конфиденциальной информации, которая не должна быть доступна менеджерам подпроектов, то генеральному менеджеру рекомендуется предоставить своим подчинённым доступ к файлу генерального проекта на чтение. Тогда менеджеры нижнего звена получат возможность наблюдать влияние изменений, вносимых ими в модель проекта или в данные мониторинга, на оперативный план, не дожидаясь интеграции произведённых корректировок в генеральный проект. В этом случае менеджер подпроекта открывает файл генерального проекта, но вносит необходимые изменения только в свой подпроект. Возникающие при этом информационные потоки отражены на рис.12.

Для создания подпроектов требуется установить связь между файлом генерального проекта и файлами подпроектов. Для этого:

1) создать файлы, в которых будут храниться подпроекты;

2) ввести в них данные моделей подпроектов;

3) создать файл генерального проекта;

4) повторить для каждого файла подпроекта следующие действия: установив табличный курсор в первую свободную строку таблицы работ генерального проекта, дать команду Insert Project… и указать требуемый файл подпроекта1;

5) добавить в файл генерального проекта данные о работах и ресурсах, контролируемых непосредственно генеральным менеджером;

6) установить связи между работами генерального проекта и, если требуется, работами из разных подпроектов (последнего по возможности следует избегать);

7) настроить права доступа к файлам или обратиться к администрации локальной вычислительной сети с соответствующим поручением.

Замечание. Ничто, кроме организационных трудностей, не запрещает подпроектам содержать подпроекты более низкого уровня.

Однако хороший стиль управления проектами предписывает по возможности ограничиваться одним уровнем вложенности подпроектов. При этом достигается более чёткое разделение ответственности и упрощается взаимодействие с администрацией вычислительной сети, особенно в случаях технических сбоев.

Связи между работами, относящимися к разным файлам, устанавливаются непременно до разграничения прав доступа к файлам. Для этого следует:

открыть файл генерального проекта;

выделить две связываемые работы (сначала предшествующую, затем, при нажатой клавише [Ctrl], — зависимую);

Если все файлы подпроектов находятся в одном каталоге, их можно связать с генеральным проектом одной командой, выделив все требуемые файлы по обычным правилам Windows ([Ctrl]+щелчок мышью).

нажать псевдокнопку Link Tasks ( ) на панели инструментов Standard.

Можно вводить информацию о связях непосредственно в столбец Predecessors таблицы работ, придерживаясь того же синтаксиса описания связей, который порождается вышеописанной процедурой.

Замечание. Если работы подпроекта имеют связи с работами других подпроектов или генерального проекта, то при открытии файла подпроекта работы, с которыми установлена связь, отображаются в таблице работ и выделяются особым цветом — обычно серым.

Ресурсные пулы обычно используются совместно с подпроектами для согласования использования ресурсов между ними. Однако их можно использовать и для согласования использования одних и тех же ресурсов между различными проектами, расписания которых не связаны ничем, кроме общих ресурсов. Ресурсные пулы создают в тех случаях, когда одни и те же ресурсы используются на отдельных работах различных проектов или подпроектов и существенно влияют на планы их выполнения.

Ресурсный пул размещается в одном из файлов Microsoft Project. Для него рекомендуется выделять отдельный файл, таблица работ в котором не заполняется.

Для создания ресурсного пула следует:

создать пустой файл для ресурсного пула;

ввести в файл ресурсного пула все данные о ресурсах, подлежащих совместному использованию в разных проектах;

установить связь проектов с ресурсным пулом: в каждом из файлов, содержащих модели проектов, использующих ресурсы из пула, дать команду Tools Resource Sharing Share Resources…, в появившемся диалоговом окне установить переключатель Use resources From: и в соответствующем поле ввода указать путь к файлу ресурсного пула.

Файл ресурсного пула должен быть доступен всем его пользователям на чтение и запись — вот почему не следует помещать его в файл, содержащий модель какого-либо проекта, в том числе генерального. Информационные потоки, возникающие при использовании ресурсного пула, представлены на рис.13.

С момента установления связи с ресурсным пулом в таблице ресурсов будут отображаться все ресурсы, представленные в пуле, а также ресурсы, специфические для данного проекта и отсутствующие в ресурсном пуле.

Добавление нового ресурса в таблицу ресурсов подпроекта не приводит к его добавлению в ресурсный пул. Такой ресурс будет доступен только работам данного подпроекта. Если необходимо использовать его и в других подпроектах, менеджер должен открыть файл ресурсного пула и внести новый ресурс в его таблицу ресурсов.

Передача изменений в наличии и использовании ресурсов не производится автоматически. Иначе случайные операторские ошибки, устраняемые через несколько секунд или минут после того, как допущены, могли бы отрицательно повлиять на процесс планирования на других рабочих местах, создавая стрессовые ситуации и снижая производительность труда. Передача в ресурсный пул данных об использовании ресурсов производится командой Tools Resource Sharing Update Resource Pool1. Актуальные на текущий момент данные о наличии свободных ресурсов и о затратах, связанных с их использованием, могут быть получены из ресурсного пула командой Tools Resource Sharing Refresh Resource Pool.

Ресурсный пул Наличие свободных ресурсов, величины затрат Использование ресурсов Проект I Проект II Проект III Рис. 13. Схема информационного взаимодействия моделей проектов с ресурсным пулом.

Сервер проектов доступен только пользователям профессионального выпуска Microsoft Project. Он требует наличия сети Интернет или внутрифирменной сети (интранета), а в ней — http-сервера, предоставляющего пользова Эта команда не может быть выполнена, пока кто-либо из менеджеров модифицирует ресурсный пул, внося изменения в его таблицу ресурсов. При необходимости внесения в ресурсный пул новых работ рекомендуется оповещать о ней коллег с помощью средств обмена сообщениями, предоставляемых локальной вычислительной сетью.

телям право модификации размещённых на нём данных. Используют его в следующих случаях:

для организации взаимодействия между различными организациями, вовлечёнными в общий проект, особенно если централизованный менеджмент не может быть подходящим решением — например, из-за недостаточной согласованности интересов участников проекта;

в условиях очень большой организации, желающей извлечь выгоду из оптимального использования высококвалифицированного персонала ограниченной численности при выполнении очень большого количества параллельно выполняемых проектов, отличающихся целями, масштабами и продолжительностью (пример — крупная корпорация по разработке программного обеспечения, выпускающая десятки наименований программных продуктов в условиях острой конкуренции).

Инструментальные средства для работы с сервером проектов собраны в меню Collaborate и Tools Enterprise Options.

Сервер проектов обеспечивает:

ведение единой базы данных ресурсов, которыми располагает организация;

ведение базы данных проектов организации (в базе обычно размещаются типовые проекты, аналоги которых выполняются многократно с несущественными корректировками);

формирование команды для работы над заданным проектом по заданным спецификациям профессиональных навыков специалистов;

двусторонний обмен данными о планах выполнения проекта и об использовании ресурсов между менеджерами различных проектов аналогично тому, как это происходит при использовании подпроектов и ресурсных пулов, но в масштабе глобальной сети;

автоматизацию взаимодействия с ресурсами — работниками и специалистами для передачи им плановых заданий и получения от них мониторинговой информации;

оперативное распространение информации о возникших проблемах среди менеджеров и другого персонала, к которому она имеет отношение;

гибкий контроль прав доступа к данным о выполняемых проектах — параметрам моделей проектов, базе данных ресурсов, данным мониторинга, отчётным и аналитическим документам;

публикацию на сайте проекта документов о ходе его выполнения.

Сервер проектов настраивается администратором сервера проектов, а при его отсутствии — специалистами административной группы локальной вычислительной сети. Те же специалисты, основываясь на типовых документах, разрабатывают при участии генерального менеджера проектов сопроводительную документацию к серверу, включая руководства пользователей, обладающих различными правами доступа, а также необходимые программные модули на языке программирования VBA для реализации функций менеджера, специфических для данной организации. Конкретные правила и процедуры работы с сервером проектов определяются этими документами.

Базу данных ресурсов формирует рабочая группа, создаваемая генеральным менеджером.

Pages:     | 1 |   ...   | 9 | 10 || 12 | 13 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.