WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 |

Существуют ли более скучные, но менее рискован- К президенту фирмы Андрею Петрову независимо ные пути для достижения этих же целей друг от друга обратились ряд менеджеров с просьбой об увеличении штатов, мотивируя обращение возросшим по(Источник: Годин В.В., Корнеев И.К. Управление током обрабатываемых документов и перегруженностью информационными ресурсами. - М.: Инфра-М, 1999.) сотрудников.

В результате многократных обсуждений было решено Кейс 2. вынести обсуждение возникших проблем на собрание осБратищенко В.В., Ступин В.В., ИГЭА новных руководителей.

Фирма «“Иркутск-Табак”: Реорганизация инфор- мационной системы» Фирма "Иркутск-Табак" Введение Восточно-Сибирская Табачная компания "Иркутск Табак" - это фирма, специализирующаяся на мелкооптовой и Фирма “Иркутск-Табак” определила свою миссию оптовой торговле высококачественными табачными издекак обеспечение оптовых и розничных покупателей широ- лиями отечественного и импортного производства. Фирма ким ассортиментом табачной продукции. За два года тор- имеет два мелкооптовых магазина, большой табачный спеговли табачными изделиями фирма "Иркутск-Табак" вы- циализированный киоск, оптовую торговую базу, подраздеросла в крупного посредника между производителями и ление по обеспечению розничной сети “Выездная торговля”, импортерами табачных изделий, с одной стороны, и роз- развитую дилерскую сеть в Иркутском регионе и в Респубничной торговлей, с другой. лике Бурятия, свое автохозяйство и закупочную базу за преУвеличение количества и объемов торговых опера- делами Иркутской области.

ций привело к появлению следующих проблем: Фирма имеет также тесные контакты с непосредственотсутствие товаров на центральном складе фирмы по ными производителями табачной продукции и является причине несвоевременного завоза и сбоев поставок; представителем в Восточной Сибири продукции таких компаний, как “R.J.R.”, “R.J.R.-Petro”, “Rotmans” и др.

55 Схема организационной структуры ВСТК "Иркутск- Бухгалтерия занимается непосредственной рутинной Табак" представлена на рис.1. Как видно из нее, фирма ор- работой по ведению бухгалтерского учета на фирме и подчиганизована по строгому иерархическому принципу. Каждая няется финансовому директору.

структурная единица имеет чётко определенный круг обя- Отдел реализации подчиняется коммерческому дирекзанностей и полномочий. тору и занимается сбытом товара. В этом отделе работают Президент является официальным главой фирмы, её менеджеры по конкретным видам товара, которые курируют представителем во всех делах и государственных инстанци- продавцов - магазины, киоск, выездную торговлю. Выездная ях. На нем также лежит основная работа по разработке торговля состоит из отдела по работе с активными клиентами стратегии фирмы на рынке, поиск новых партнеров, других (доставка товара по заказам, сделанным по телефону или ченаправлений. рез курьеров фирмы) и отдела по работе с пассивными клиФинансовый директор - заместитель президента по ентами (доставка товара по заранее спланированному марвсем вопросам, касающимся денежных средств фирмы, их шруту).

обращения, пополнения и расходования, связующее звено Закупочная база осуществляет закупку и отправку в между президентом и бухгалтерией фирмы. Иркутск товара по предварительному заказу, осуществляет Коммерческий директор занимается непосредственно непосредственную работу с оптовыми поставщиками и предпроцессом продвижения товаров на рынке. В его обязанно- ставителями производителей товара, в том числе с российсти входит работа по изучению конъюнктуры рынка, анализ скими филиалами иностранных импортеров.

соотношения спроса и предложения на рынке, изучение Складское хозяйство играет двоякую роль. С одной деятельности конкурентов, работа с постоянными клиента- стороны - это единица инфраструктуры фирмы со своими ми и т.д. Также коммерческий директор непосредственно хозяйственными функциями, с другой стороны - это торговая участвует в составлении заказа на приобретение товара для точка, осуществляющая достаточно много операций по прозакупочной базы, определяет ассортимент и количество не- даже товара оптом.

обходимого товара. Автохозяйство создано для обеспечения бесперебойной Исполнительный директор руководит всеми хозяйст- работы автотранспорта фирмы, который задействован в освенными службами, составляет задания для погрузочно- новном в выездной торговле (4 автомобиля), а также для выразгрузочной бригады, ведает техническим оснащением полнения технического обслуживания личного транспорта всего процесса движения товара в фирме: от закупки у по- работников фирмы.

ставщиков до продажи конечному покупателю. Также в Схема материальных и финансовых потоков представобязанности исполнительного директора входят и марке- лена на рис.2. Здесь показан полный цикл движения товара и тинговые функции, в частности - рекламная компания фир- денежных средств фирмы.

мы. Каждый из директоров, помимо непосредственных обя- занностей, самостоятельно проводит кадровую политику в подчиненных ему подразделениях, согласуя ее с президентом.

57 пределяется между подразделениями в соответствии с квоПрезидент тами, которые устанавливает коммерческий директор, исхофирмы дя из текущего состояния дел в подразделениях и анализируя текущий спрос. Часть товара остается для реализации на складе. Бухгалтерия фирмы, а точнее ее касса, аккумулирует все денежные средства в виде ежедневной выручки, Финансовый Коммерческий Исполнитепоступающей от подразделений. Часть этих денег инкассидиректор директор льный руется в банк, часть остается в кассе на текущие расходы, а директор часть транспортируется на закупочную базу, т.к. многие поставщики предпочитают работать с наличными деньгами.

Информационные потоки предприятия определяются Бухгалтерия Отдел Складскле и финансовая схемой документооборота, но включают в себя и неформареализации хозяйство служба лизуемые элементы, например, согласования управленческих решений между руководителями подразделений.

Завхоз фирмы находится в подчинении исполнительЗакупочная Погрузочного директора и осуществляет решение текущих насущных база но-разгрупроблем фирмы (канцелярия, ремонты помещений, телезочная фонная связь).

бригада Служба инВ документообороте фирмы, как и любого торгового формационпредприятия, можно выделить четыре основных направленого и компьюХозяйстния:

терного обесвенная документы, сопровождающие цикл движения товаров печения в фирме;

документы бухгалтерской отчетности;

Автоадминистративно-управленческая документация;

хозяйство информационные документы и техническая документация;

внешняя информация.

Согласно произведенным расчетам, было определено, Рис.1. Организационная структура что для обработки существующего объема документов при ВСТК «Иркутск-Табак» стандартной 40-часовой рабочей неделе фирме необходимо 23 человека. В настоящее время этой работой занимаются только 15 человек, из которых треть - непосредственные Центральный склад аккумулирует товар, получая его руководители фирмы, на которых лежит еще и бремя адмиот поставщиков через закупочную базу. Затем товар рас59 нистративного управления. Таким образом, часть сотруд- Служба информационного и компьютерного ников фирмы работает с явной перегрузкой. обеспечения Президент фирмы Андрей Петров поручил менеджеру Сторонние службы информационного и компьютерного обеспечения организации Алексею Макарову подготовить предложения по автомати зации обработки информационных потоков фирмы.

Алексей был приглашен на должность менеджера еще Поставщики Закупочная Бухгалтерия выручка будучи студентом четвёртого курса. Он с фирмы, рассчитытовара база фирмы вая укрепить свое положение в фирме и претворить полученные в институте знания на практике. За короткий период оплата за товар товар он организовал оснащение основных подразделений вычисВыездная лительной техникой, объединенной в локальную вычислиБанк торговля тельную сеть, и практически создал службу, в которую в настоящий момент входят кроме него два программиста.

инкассация С целью эффективного использования вычислительной техники сотрудники аппарата управления фирмы проЦентральный Магазин №товар шли обучение и научились использовать основные офисные склад программы для оформления документов. Теперь большая часть документов изготавливается на компьютерах, и кажМагазин №дый сотрудник решает индивидуальные расчетно-учетные товар оплата задачи в редакторе электронных таблиц. Для ведения бухМагазин №галтерского учета приобретена и успешно используется Дилеры бухгалтерская программа.

Магазин №Постановка задачи Частичная автоматизация, как оказалось, не решает задачу ликвидации значительной части ручного, рутинного Рис.2. Схема материальных и финансовых потоков труда по выполнению учета в масштабе всей фирмы. Прак ВСТК “Иркутск-Табак” тически с большей части документов, изготовленных при помощи компьютера, информация вновь вводится вручную.

Таким образом, необходимо построить информационную систему фирмы, которая объединяла бы все рабочие места и 61 Продолжение таблицы решаемые задачи в единую систему. Разработка архитектуФормы бухгалтерской ры такой информационной системы становится первоочеотчетности и баланс 6 1 72.0 72.редной задачей Алексея. Создать информационную систему предприятия можно несколькими способами:

Счета к оплате 1 5 0.3 0.адаптация готового программного обеспечения;

Платежные поручения 1 5 0.3 0.разработка программ силами службы информационноСтатистика продаж 5 5 2.0 2.го обеспечения или привлекая специализированную органиДанные о ценах и объ- емах продаж конку- 5 1 1.0 2.зацию.

рентов Для получения быстрого и значимого эффекта от Итого в месяц из расчета: 24 рабочих дня по 8 часов применения информационных технологий должны быть опобъем документооборота затраты, чел./час. затраты, руб.

3414 листов 4367.2 63 033 ределены приоритетные направления автоматизации.

или 204480 строк чел/часа в месяц рублей в месяц Таблица Оценка документооборота фирмы Тесты по дисциплине «Информационные Наименование доку- Объем до- Количество Время об- Трудотехнологии в управлении» мента кумента, документов работки, ёмкость, лист. в месяц час. чел/час Тест Железнодорожная квитанция на груз 1 3 0.4 0.Приходная накладная 1. Что понимается под понятием “информационная на товар 1 3 0.5 0.технология” Служебная записка для погрузочно- 1 1 0.5 0.а) компьютерные информационные технологии (ИТ);

разгрузочной бригады б) всякое преобразование информации.

Отчеты подразделений 2. Новая информационная технология:

о движении товаров по 2 9 1.0 5.группам а) ИТ с дружественным интерфейсом работы пользоЦены на товары для вателя, использующая персональные компьютеры и телеподразделений по 4 1 2.0 4.коммуникационные средства;

каждой товарной группе б) ИТ, созданные не позднее, чем 2-3 года назад.

Накладные на отпуск 3. Цель любой ИТ:

товара 0.5 120 0.2 1.а) замена ручной, рутинной работы по поиску и переПриходные кассовые даче информации автоматизированными компьютерными ордера 0.5 80 0.1 0.Расходные 0.информационными технологиями;

кассовые ордера 0.5 10 0.б) получить нужную информацию требуемого качестАвансовые расчеты 0.5 3 0.5 1.ва на заданном носителе;

Расчетная ведомость по заработной плате 2 1 2.0 2.4. Миссия информационной системы (ИС):

63 а) получение нужной информации требуемого каче- 9. К информационным продуктам и услугам относятся ства на заданном носителе; а) библиотеки, архивы, справочники;

б) производство нужной для организации информа- б) связь, услуги образования (учебники, методические ции для обеспечения эффективного управления всеми ее материалы и т.п.), компьютерные игры, деловая информаресурсами, создание информационной и технической сре- ция, информация для специалистов.

ды для осуществления управления организацией. 10. К средствам оргтехники относятся 5. К средствам математического обеспечения отно- а) обеспечивающая часть автоматизированной инфорсятся: мационной системы;

а) пакеты прикладных программ, предназначенных б) техническое обеспечение;

для математических задач, математических методов и ал- в) технические средства управления обеспечения ингоритмов обработки информации; формационными ресурсами - средства компьютерной техб) средства моделирования процессов управления; ники, средства коммуникационной техники, средства оргатиповые задачи управления; методы математического про- низационной техники.

граммирования, математической статистики, теории мас- сового обслуживания и др. Тест 6. К средствам программного обеспечения относятся:

а) совокупность программ для реализации целей и 1. Технические средства обеспечения управления задач ИС, а также нормального функционирования ком- информационными ресурсами:

плекса технических средств; а) средства компьютерной техники;

б) комплекс программ для решения типовых задач б) средства организационной, коммуникационной техобработки информации. ники.

7. Экспертная система: 2. Виды коммуникационной техники:

а) комплексная система, предназначенная для обес- а) стационарная телефонная связь, мобильная телепечения своевременной информацией, необходимой для фонная связь, почта;

принятия управленческих решений; б) телефонная связь, телеграфная связь, факсимильная б) комплексная система, использующая знания одно- передача информации и модемная связь, спутниковая связь.

го или нескольких экспертов, представленные в формаль- 3. Сфера использования АТС конфигурации 1*4, 1*6:

ном виде для решения задач принятия решений. а) крупные фирмы;

8. Традиционные (бумажные) информационные сис- б) средние фирмы;

темы в) небольшие офисы и магазины;

а) не имеют никаких преимуществ и её использова- г) квартиры и коттеджи.

ние не имеет перспектив; 4. Компьютерная телефония б) имеют некоторые преимущества и могут быть ис- а) электронная почта;

пользованы в определенных условиях.

65 СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ б) использование компьютерных ресурсов для выполнения исходящих и приема входящих звонков и для 1. Автоматизированные информационные технологии в управления телефонным соединением.

банковской деятельности /Под ред.Г.А.Титоренко.- М.: Фин5. Является ли одним из возможных направлений статинформ, 1997.

применения компьютерной телефонии электронный офис, 2. Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства голосовая почта и управления. – М.: Филинъ, 1999.

а) нет;

3. Введение в информационный бизнес./Под б) да.

ред.В.П.Тихомирова, Хорошилова А.В.- М.: Финансы и ста6. Транкинговая связь включает в себя тистика, 1996.

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.