WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 6 | 7 || 9 | 10 |   ...   | 17 |

Отметим, что при использовании опросов, интервью, фотографирования и хронометрирования рабочего времени, а также при использовании метода анкетирования, могут иметь место очень большие погрешности оценивания (измерения) затрат на качество. Впрочем, даже информация, извлеченная из документов бухгалтерского учета, тоже может иметь погрешности, обусловленные самыми разными причинами.

Преодоление негативных последствий, связанных с большими погрешностями оценивания (измерения) затрат на качество, возможно путем создания методик и процедур, обеспечивающих высокий уровень надежности определения первичной информации, в том числе, за счет подготовки и использования персонала, обладающего высоким уровнем квалификации и ответственно относящегося к выполняемой работе.

2.3.2. ОСНОВНЫЕ ПОДХОДЫ К ПРЕОДОЛЕНИЮ НЕГАТИВНЫХ ПОСЛЕДСТВИЙ ПРОБЛЕМ, ВОЗНИКАЮЩИХ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ПОДСИСТЕМЫ УАЗК В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ На основании изложенного выше в данной главе можно сделать вывод, что основные сложности, возникающие в образовательной организации при выполнении работ по формированию подсистем УАЗК, часто бывают обусловлены следующими проблемами:

- недостаточной поддержкой работ по формированию и внедрению подсистемы УАЗК со стороны внешнего руководства образовательной организации;

- нехваткой финансовых средств на оплату затрат при формировании и внедрении подсистемы УАЗК;

- отсутствие апробированных методик формирования и внедрения подсистем УАЗК;

- сопротивление некоторых преподавателей и сотрудников изменениям, происходящим при внедрении подсистем УАЗК в повседневную деятельность;

- длительным сроком выполнения работ по формированию и внедрению подсистемы УАЗК в образовательной организации.

Для успешного преодоления этих проблем можно рекомендовать два основных подхода [147].

Первый подход. Обеспечение сильного и настойчивого контроля и руководства деятельностью, направленной на формирование и внедрение подсистемы УАЗК, со стороны ректора и высшей администрации образовательной организации.

Активное и настойчивое руководство со стороны ректора обеспечивает:

• высокий уровень поддержки работ по формированию подсистемы УАЗК;

• преодоление сопротивления персонала происходящим в организации изменениям;

• сокращение сроков выполнения всех видов деятельности по формированию подсистемы УАЗК;

• успешный поиск и выделение средств на оплату работ по формированию подсистем УАЗК;

Однако, активного контроля и настойчивого руководства со стороны ректора и высшей администрации образовательной организации во многих случаях оказывается недостаточно для быстрого получения положительных результатов. Это обусловлено тем обстоятельством, что многим людям для их активного включения в работу требуются примеры успешного выполнения запланированной работы.

Второй подход. Использование примеров успешной работы в лучших (передовых) подразделениях организации. Если есть примеры успешной работы, то в большинстве случаев удается снять сомнение в возможности решить поставленные задачи и достичь запланированной цели.

В связи с этим нами предложено модифицировать опубликованную в [117, 147] методику формирования СМК и создать (на этой основе) методику формирования и внедрения подсистемы УАЗК, предусматривающую:

1) определение передовых подразделений, в которых с наибольшей вероятностью могут быть получены убедительные примеры успешного внедрения документации и процессов подсистемы УАЗК;

2) привлечение руководителей и сотрудников этих передовых подразделений к разработке документации и процессов подсистемы УАЗК;

3) внедрение разработанных документов и процессов подсистемы УАЗК в первую очередь в этих передовых подразделениях образовательной организации;

4) доработку документации подсистемы УАЗК и внесение в нее изменений на основе опыта практической деятельности передовых подразделений;

5) внедрение доработанной документации и процессов (развертывание подсистемы УАЗК) в масштабе всей образовательной организации.

Такая методика формирования подсистемы УАЗК, благодаря очевидной для всех успешной работе передовых подразделений, позволяет:

• сократить сроки формирования и внедрения подсистемы УАЗК;

• снизить потребности в выделении финансовых средств, особенно на первом этапе выполнения работ, когда отработка документации и процессов подсистемы УАЗК осуществляется преимущественно только в одном или двух передовых структурных подразделениях образовательной организации.

2.4. МЕТОДИКА ФОРМИРОВАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ ПОДСИСТЕМЫ УЧЕТА И АНАЛИЗА ЗАТРАТ НА КАЧЕСТВО В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Предложенная в данной работе методика формирования и внедрения подсистемы учета и анализа затрат на качество (УАЗК) проиллюстрирована на рис. 2.7. Эта методика включает в себя четыре большие стадии:

- подготовительная стадия работы;

- предварительная организационная работа;

- основная работа по формированию подсистемы УАЗК;

- внедрение подсистемы УАЗК в деятельность образовательной организации на постоянной основе.

2.4.1. ПОДГОТОВИТЕЛЬНАЯ СТАДИЯ РАБОТЫ Началом подготовительной стадии работы следует считать тот день, когда ректор и высшее руководство (проректоры, деканы) впервые стали обсуждать вопрос о целесообразности формирования и внедрения подсистемы УАЗК в действующей СМК образовательной организации. К обсуждению этого вопроса иногда привлекают представителей консалтинговых фирм, являющихся специалистами по проблемам учета и анализа затрат на качество. На обсуждение вопроса о необходимости формирования подсистемы УАЗК может потребоваться от нескольких недель до нескольких лет.

После того, когда в итоге таких обсуждений ректор и высшее руководство приходят к заключению о необходимости приступить к формированию и внедрению подсистемы УАЗК в СМК образовательной организации, завершающим моментом этой стадии является публичное заявление ректора о начале такой работы.

К моменту завершения подготовительной стадии работ обычно принимается решение о том, кто из проректоров будет руководить проектом по формированию и внедрению подсистемы УАЗК в образовательной организации. Лучшим вариантом можно считать такой, когда руководство проектом формирования и внедрения подсистемы УАЗК поручают уже имеющемуся в образовательной организации представителю руководства по вопросам качества (обычно, проректору по учебной работе).

I. Подготовительная стадия работы 1.1. Обсуждение необходимости формирования и внедрения подсистемы учета и анализа затрат на качество (УАЗК) в образовательной организации 1.2. Принятие ректором и высшим руководством решения о начале работ по формированию и внедрению подсистемы УАЗК 1.3. Публичное заявление ректора о начале работы и сроках формирования подсистемы УАЗК II. Предварительная организационная работа 2.1. Издание приказа или распоряжения о начале работы и о назначении ответственного за формирование и внедрение подсистемы УАЗК 2.2. Принятие решения о необходимости привлечения консалтинговой фирмы к работе по формированию и внедрению подсистемы УАЗК в образовательной организации 2.3. Определение перечня подразделений, вовлеченных в работу 2.4. Определение передовых подразделений, используемых в качестве полигона отработки методики УАЗК 2.5. Подготовка плана основных мероприятий по формированию и внедрению подсистемы УАЗК в образовательной организации А Рис. 2.7. Поточная диаграмма, иллюстрирующая разработанную методику формирования и внедрения подсистемы УАЗК в образовательной организации А III. Основная работа по формированию подсистемы УАЗК 3.1. Повышение квалификации, переподготовка и обучение персонала, вовлеченного в работу 3.2. Формирование межфункциональной команды для разработки методики и подсистемы УАЗК 3.3. Разработка методики УАЗК с определением форм документов, предназначенных для сбора и анализа информации 3.4. Внедрение разработанной методики УАЗК в практическую деятельность передовых подразделений образовательной организации 3.5. Доработка методики и форм документов и внесение в них изменений на основе опыта практической деятельности передовых подразделений образовательной организации 3.6. Развертывание подсистемы УАЗК в масштабе всей образовательной организации:

– издание приказа о начале внедрения подсистемы УАЗК во всех подразделениях образовательной организации;

– работа по требованиям документации подсистемы УАЗК в масштабе всей образовательной организации;

– проведение внутренних проверок (аудитов) деятельности в подсистеме УАЗК;

– планирование и выполнение корректирующих и предупреждающих действий;

– оценка и анализ результативности и эффективности внедрения подсистемы УАЗК с формированием протоколов об анализе со стороны высшего руководства и планов мероприятий по улучшению подсистемы УАЗК;

– выполнение планов мероприятий по улучшению подсистемы УАЗК В Рис. 2.7. Продолжение B IV. Внедрение подсистемы УАЗК на постоянной основе 4.1. Подготовка межфункциональной командой отчета о формировании и внедрении подсистемы УАЗК в образовательной организации 4.2. Анализ и оценка отчета межфункциональной команды комиссией, назначенной ректором 4.3. Выполнение мероприятий, намеченных по результатам анализа и оценки итогов работы межфункциональной команды 4.4. Издание приказа ректора о внедрении подсистемы УАЗК на постоянной основе в масштабе всей образовательной организации Рис. 2.7. Продолжение 2.4.2. ПРЕДВАРИТЕЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИОННАЯ РАБОТА Содержание основных видов деятельности, выполняемых на стадии предварительной организационной работы, рассмотрено ниже.

2.4.2.1. Издание приказа или распоряжения о начале работы и о назначении ответственного за формирование и внедрение подсистемы УАЗК в СМК образовательной организации Приказом (распоряжением) ректор официально объявляет о начале работ и назначает конкретного человека, который в дальнейшем руководит проектом по формированию и внедрению УАЗК. В течение всех последующих стадий этот человек (один из проректоров или кто-то другой из высшего руководства образовательной организации) организует все виды работ по формированию и внедрению подсистемы УАЗК в образовательной организации, в том числе, осуществляет руководство деятельностью по разработке организационно-методической документации, а затем и по развертыванию работ в соответствии с этой документацией. После завершения работ по внедрению подсистемы УАЗК он продолжает руководство последующим использованием (эксплуатацией) и постоянным улучшением действующей подсистемы УАЗК в СМК образовательной организации.

2.4.2.2. Принятие решения о необходимости привлечения консалтинговой фирмы к работе по формированию и внедрению подсистемы УАЗК в образовательной организации При необходимости для планирования и организации работ по формированию и внедрению подсистемы УАЗК могут быть приглашены консультанты.

Возможны два альтернативных варианта организации последующей работы.

Первый вариант – формирование и внедрение подсистемы УАЗК силами работников образовательной организации. Для этого нужно либо иметь своих подготовленных специалистов, либо обучить и подготовить их в организациях, имеющих опыт обучения персонала и подготовки подсистем УАЗК к внедрению.

Второй вариант – подготовка подсистемы УАЗК с привлечением специалистов консалтинговой фирмы, ведущих на первых этапах активное обучение персонала основным понятиям и концепциям, лежащим в основе подготовки подсистем УАЗК, а затем участвующих в формировании и внедрении этой подсистемы в практическую деятельность организации. Привлечение консультантов требует дополнительных затрат, однако, позволяет сократить сроки формирования и внедрения подсистемы УАЗК.

2.4.2.3. Определение перечня подразделений, вовлеченных в работу по формированию и внедрению подсистемы УАЗК Ответственный за формирование и внедрение подсистемы УАЗК, назначенный из числа высших руководителей образовательной организации, подготавливает проект решения либо о необходимости формирования нового подразделения, либо о поручении работ (по внедрению подсистемы УАЗК) одному из уже имеющихся отделов. Часто такую работу поручают отделу управления качеством, иногда планово-экономическому отделу, реже – бухгалтерии образовательной организации. Кроме этого подразделения (обязанного заниматься формированием и внедрением подсистемы УАЗК), высшее руководство определяет перечень подразделений, которые в дальнейшем будут являться объектами учета и анализа конкретных видов затрат на качество образовательных услуг. Понятно, что в число этих подразделений должны быть включены все деканаты факультетов и кафедры, занимающиеся непосредственно предоставлением образовательных услуг студентам и слушателям, а также учебный отдел и другие подразделения, которые выполняют процессы, обеспечивающие необходимые условия для правильного и своевременного проведения всех видов занятий.

В каждом из подразделений, вовлеченных в работу по формированию и внедрению подсистемы УАЗК, следует назначить человека, ответственного за осуществление деятельности по учету и анализу затрат на качество.

Заведующие кафедрами и руководители подразделений могут поручить курирование вопросов учета и анализа затрат на качество уже имеющимся уполномоченным по качеству в СМК образовательной организации. Если уполномоченный по качеству сильно перегружен обязанностями, то ответственным за деятельность, связанную с внедрением подсистемы УАЗК, может быть назначен дополнительный человек.

2.4.2.4. Определение передовых подразделений, используемых в качестве полигона для отработки документации и внедрения методики УАЗК в практическую деятельность образовательной организации На основании рекомендаций, изложенных в п. 2.3.2, после определения перечня подразделений, вовлеченных в работу, из их числа необходимо выделить передовые подразделения, которые в дальнейшем будут выступать в качестве полигона для отработки документации и процессов подсистемы УАЗК при их внедрении в практическую деятельность образовательной организации.

В качестве таких подразделений образовательной организации могут быть выбраны:

- институт, представляющий собой объединение нескольких факультетов;

- один из факультетов;

- одна или несколько кафедр образовательной организации.

При выборе такого передового подразделения желательно учитывать следующее.

Во-первых, желательно, чтобы в составе этого подразделения имелось достаточное число преподавателей и сотрудников, желающих принять участие в формировании и внедрении подсистемы УАЗК.

Pages:     | 1 |   ...   | 6 | 7 || 9 | 10 |   ...   | 17 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.