WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 | 8 |

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО Оказать содействие Посодействовать Оказать поддержку Поддержать Произвести ремонт Отремонтировать • безличный характер изложения текста;

• употребление специальных терминов ("считаю необходимым", "прошу", "предлагаю") • использование сокращенных слов (экз,. с, см., и т.д.) • использование универсальных слов с неопределенным значением;

• исключение из текста архаизмов("сего года", "при сем направляем").

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО Продлить Пролонгировать Объявление Анонс Представить Репрезентовать Подпись Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу Оформляется подпись от границы левого поля на 2-3 интервала ниже текста. Реквизит включает наименование должности лица подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи. В расшифровке подписи инициалы указываются перед фамилией.

Сама рукописная подпись располагается на уровне последней строки в наименовании должности.

Как правило, внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации или один из его заместителей, в чью компетенцию входит рассматриваемый вопрос.

Внутреннюю докладную записку может подписать как руководитель структурного подразделения - автора, так и исполнитель, подготовивший документ.

Например:

Главный экономист П.А. Егорина Отметка о наличии приложений Иногда к докладной записке могут прилагаться документы, позволяющие уточнить и обосновать ее содержание. Тогда кроме перечисленных реквизитов в формуляр документа включается отметка о наличии приложения.

Если приложение не называется в тексте, его наименование указывается полностью с указанием количества листов и экземпляров.

Например:

Приложение: Договор о поставке щебня от 20.06.2005 на 4 л. в 1 экз Если приложение называется в тексте, отметку оформляют таким образом:

Приложение: на 6 л, в 3 экз.

Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля на 2 интервала ниже текста, но выше подписи.

Примеры правильного оформления докладных записок приведены ниже.

Внешняя докладная записка Производственное объединение Министерство связи «Московская городская Российской Федерации телефонная сеть» Начальнику управления телефонной связи Г.С. Аксенову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 12.11.2004 №О выделении прямых проводов и назначении телефонных номеров В сентябре этого года нашим объединением были подготовлены и согласованы с Главным планово-финансовым управлением Министерства связи РФ договоры с новыми абонентами. Адреса абонентов: ул. Чехова, д. 7 (КРОСС АТС-295, контактный телефон 293-85-09) и пер. Сивцев Вражек, д. 3 (КРОСС АТС-294, контактный телефон 254-49-12). Выделение прямых проводов необходимо для включения абонентов в сеть передачи данных "Инфотел" с 1 декабря текущего года.

Предлагаю выделить прямые провода и назначить телефонные номера указанным абонентам на договорной основе.

Заместитель начальника объединения М.И. Дуров Внутренняя докладная записка Бухгалтерия Директору комбината по производству музыкальных инструментов В.М. Ларионову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 10.10.2003 №О состоянии учета на складе Восьмого октября мною была проведена оперативная поверка состояния учета легковоспламеняющихся жидкостей на складе. В ходе проверки было установлено, что приходные и расходные документы на складе ведутся небрежно и сдаются в бухгалтерию с опозданием на 5-6 дней.

При проверке фактического наличия материалов по 14 наименованиям была установлена недостача 50 кг клея ПВА, 25 кг лака мебельного и 10 л ацетона.

Считаю необходимым предложить заведующей складом М.К. Люсиной ликвидировать недостатки в учете к 15 октября 2003 г.

Приложение: ведомость остатков расходных материалов на 2 л. в 2 экз.

Главный бухгалтер П.Н. Антипова Практическая часть 1. Написать докладную записку на имя директора завода (название придумать самим) от имени руководителя технического отдела этого же завода. В ней изложить просьбу о выделении средств для приобретения персонального компьютера. Компьютер необходим для завершения работ по договору 174/15. Необходимо окончательно отладить разработанное программное обеспечение и внедрить в заданные сроки в производство. Отсутствие компьютера, может привести к нарушению и даже срыву графика выполнения работ по договору 174/15.

2. Подготовить докладную записку от имени начальника управления кадров администрации г. Тюмени Петрова СИ. на имя руководителя аппарата правительства Тюменской области П.В.Сорокина.

В докладной изложить сведения об образовании и возрастном составе работников администрации г. Тюмени (цифровые данные придумать самим и подготовить в виде таблицы). Подумать над оформлением внешней докладной записки.

3. Найти ошибки в оформлении докладных записок и подготовить правильные варианты (см. приложение А) Всю практическую часть выполнить с помощью текстового редактора Word.

Требования к содержанию отчета 1. Цель работы.

2. Краткая характеристика докладных записок, используемых в практической работе предприятий и фирм.

3. Документы, подготовленные в ходе работы.

4. Выводы.

Контрольные вопросы 1. Дайте определения докладной записки.

2. На какие группы можно разделить докладные записки по содержанию 3. Какие реквизиты входят в типовой формуляр докладной записки 4. Как оформляется наименование организации - автора документа 5. Как оформляется название вида документа 6. Как оформляется дата в докладной записке 7. Изложите правила оформления регистрационного номера.

8. Как и когда оформляется место составления или издания в докладной записке 9. Как оформляется адресат в докладной записке 10. Какие требования предъявляются к оформлению заголовка 11. Перечислите требования к оформлению текста докладной записки.

12. Что такое подпись, и какие требования предъявляются к ее оформлению 13. Как оформляется отметка о наличии приложения Приложение А (обязательное) Докладные записки, оформленные с ошибками Вариант Зав. аспирантурой ПГУ Гусевой О.Н.

от зав. кафедрой ИнОУП Фионовой Л.Р.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О результатах аттестации аспирантов Довожу до Вашего сведения, что после заслушивания отчетов аспирантов очной формы обучения кафедра ИнОУП приняла следующее решение:

- Аспирант Юрин СЮ. успешно закончил аспирантуру, имеется акт о внедрении результатов работы в ЗАО МПБК «ОЧАКОВО», имеется публикаций, предполагаемый срок защиты февраль 2004 г., просим предоставить отпуск;

- Аспирант Богданов МО. успешно закончил аспирантуру, результаты апробируются на одной из фирм, акт внедрения будет, имеется 12 публикаций, предполагаемый срок защиты апрель 2004 г., просим предоставить отпуск;

- Аспирант Павлов СП. не справился с исследованием, не предоставил в срок работу, таким образом, неуспешно закончил бучение, просим отчислить без предоставления отпуска.

Заведующая кафедрой ИнОУП, ФионоваЛ.Р.

Вариант Администрация Ивановской области Руководителю администрации Ул.Новая, 28 Ивановской области г.Иваново, 115689 Полежаеву П.И.

Тел.: 56-12-90, факс: 56-45-Докладная записка 05.09.2003 №В Ивановской области сложилось крайне напряженное положение с торговлей промышленными товарами, и в частности мебелью.

В 12 из 15 районов торговля мебелью ведется в неприспособленных помещениях, лишенных необходимого оборудования, не имеющих нормальных подъездных путей.

В связи с необходимостью создать условия, отвечающие требованиям организации торговли мебелью, прошу дать указания руководителям администраций соответствующих районов о предоставлении для торговли мебелью помещений, отвечающих установленным нормам.

Начальник управления торговли Тарасов В.М.

Вариант Генеральному директору ЗАО «Фарма» От заведующей канцелярией Докладная записка Довожу до Вашего сведения, что курьер Сомов С.С. регулярно опаздывает на работу и нарушает производственную дисциплину. Прошу принять меры дисциплинарного характера.

12 июня 2005 г. И.В.Шумилина Вариант ЗАО «Факел» Генеральному директору ЗАО «Факел» От заведующего отделом маркетинга 12 июня 2005 г.

докладная записка Довожу до Вашего сведения, что для завершения разработки рекламных материалов необходимо приобрести бумагу марки «Business g/m2» 500xA4.

Прошу Вашего распоряжения о выделении средств.

Крикунов М.И.

Лабораторная работа №Документирование деятельности коллегиальных органов Цель работы: научиться разрабатывать повестку дня, составлять документы для проведения собраний (заседаний) коллегиальных органов Теоретическая часть В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведение собраний, заседаний может быть заложено в организационно-уставной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.).

Под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многодневное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1,5 часа.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, обсуждения выносимых на него вопросов и составления списка предполагаемых участников. Далее определяются время и место проведения совещания. Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квартальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания.

Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нем точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают, прежде всего, количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

Ha основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания.

В таких коллегиальных органах, как коллегии, различные советы и т.д., имеющих годовые, квартальные и месячные планы работы, при формировании повестки дня заседания выносятся на обсуждение, как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения приглашенные могут уйти.

Остальные вопросы располагаются по степени сложности: от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об" или формулируются в именительном падеже.

Например:

Повестка дня 1. О состоянии финансовой дисциплины в... (учреждениях)... (отрасли).

Докладчик заместитель директора В.П. Павлов 2. Об итогах международной деятельности в 1999 г. Управления...(название управления).

Докладчик: начальник Управления П.В. Толкунов 3. Подготовка к переходу на новое программное обеспечение.

Докладчик: заместитель начальника Отдела... (название отдела) А.О. Крикунов Список участников - это второй документ, который подготавливается. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашенные лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем.

Например:

Список участников совещания 01.02.Фами- Какую Дата и Подтвер Согла- Предпо- Нужда- Нуждается Прилия органи способ ждение сие при- лагает ется ли в ли в билетах был на имя, зацию на- получе- нять ли гостинице на обратный засеот- пред- прав- ния при- участие высту- путь дание чество став- ления глаше- в работе пить (самолет, ляет, при- ния (Да/Нет) (тема поезд, дата, долж- гла- (дата) выступ- номер рейса) ность шения ления) При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяйственных служб, он может быть положен на стол президиума совещания, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной организации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведения совещания, приступают к оповещению участников. Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно, с посылкой приглашения (извещения), или устно (по телефону). Если все участники совещания являются работниками одной организации, достаточно их оповестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение через сотрудников подразделения.

Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Пример приглашения телефонограммой:

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 | 8 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.