WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |   ...   | 8 |

Напишите письмо редактору американской газеты. Узнайте у него, напечатает ли он бесплатно редакционную статью, рассказывающую читателям о том, как Ваша фирма выпустила 5 тысяч игрушечных зайчат, чтобы отправить их на Новый год в детские приюты. Реквизиты придумайте самостоятельно Подготовьте письмо в туристическое агентство, в котором Вы выражаете недовольство испорченным отпуском. Вы провели отпуск в Испании. В дороге были значительные задержки с вылетом туда и обратно, да и номер в гостинице оказался не столь комфортабельным, как это было указано в рекламном проспекте. Напишите письмо от имени мисс Линды Гудмен по адресу: 8, Грин стрит, Ливерпуль.

Название агентства придумайте самостоятельно.

Напишите письмо м-ру и м-сс Эббот (2, Ривер Роуд, Ньютаун) в котором пригласите их на благотворительный бал, ежегодно устраиваемый Вашим клубом 12 июля в 20.00 в отеле «Эмпайр».

Сообщите, что они могут пригласить с собой до 4-х персон гостей.

Попросите известить Вас в ближайшее время, смогут ли они присутствовать, т.к. число билетов ограничено. Подпишитесь именем Джона Стоуна. I Составьте ответ на приглашение от лица м-ра и м-сс Эббот.

Напишите письмо-запрос в фирму «йоли Фэбрикс» (10, Денмарк Роуд, Ньютаун, тел..., факс.) с просьбой о поставке белого меха под названием «Полный восторг», который Ваша фирма уже заказывала в прошлом году. Сообщите, что Вам надо 10000 метров. Узнайте, осталась ли прежней цена на мех и можете ли Вы при необходимости дополнительно заказать еще 2000 метров Попросите сообщить о возможности поставки меха в том количестве, которое Вам требуется, цену за метр и сроки поставки. Письмо составьте от лица менеджера «Супер Тойз ЛТД» мисс Э.Линкс.

Составьте ответ на запрос от имени менеджера отдела продаж «Поли Фэбрикс» м-ра Д.Палмера Приложение Д (обязательное) Задание Найдите ошибки в оформление писем российским партнерам АО «Полянка +» 113225, Москва Ордынка,34 Директору АО «Храст» р/с0235467 в Конверсбанке г-ну Траубе А.Г.

тел. 236-01-19 123100, Москва факс (095)236-15-19 Краснопресненская, 07.01.03 №01-03-На №02-03-14 от 28.12.О возобновлении поставок ТНП Уважаемый Альфред Герасимович! В связи с вашим запросом от 28.12.02 за №02-03-12 сообщаем Вам, что оплата партии ТНП №8 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.03 № 245.

Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.

С уважением Исполнительный директор подпись Антонов И.А.

Приложение: копия платежного поручения на 1 л.

Серова 236-17-КН 2 06.01.Составлено в двух экз:

АО Экз. №1- в адрес «ХРАСТ» Экз.№2 - в дело 01.Дата 14.01. Задание Министерство образования Российской Федерации (Пенз.ГУ) Пензенский государственный университет Телеграф, адрес: 440026, Пенза, ул. Красная, 40.

Телефон: (841-2) 368-Факс: (841-2) 565-E-mail: inoup@stup.ac.ru http// inoup.stup.ac.ru На №от_ № _ Дата_ Генеральному директору ЗАО «Пилот» В связи с внедрением новых информационных технологий в учебный процесс кафедры «Информационное обеспечение управления и производства» просим оказать финансовую помощь для эффективной организации учебного процесса.

Наши Банковские реквизиты:

ИНН КПП УФК по Пензенской области (Пензенский государственный университет л.сч.

06075459352) Банк получатель: ГРКЦ ГУ Банка России по Пензенской области г. Пензы Р/с № БИК Назначение платежа: 5030120 «Добровольные пожертвования и целевые взносы». Безвозмездное пожертвование для ведения уставной деятельности на кафедре ИнОУП ПТУ. НДС не облагается.

Л.Р.Фионова 22.01. Задание Министерство образования Российской Федерации Пензенский государственный университет Россия, 440026, Пенза, ул. Красная Телефон/phone: (841-2) 563511 Телетайп/teletype: Пенза, 155252 Утёс Телефакс/fax: (841-2) 55021 Электрона Телеграф/telegraph: Пенза!7.политехничеекий почта/ E-mail:INTERNET: CNIT@DIAMOND STUP.AС.RU Дата/Date 04.12.№112-55-103050, г. Москва ул. Тверская д.29 стр.000 «Электронные офисные системы» Уважаемые господа! Направляем Вам подписанное с нашей стороны Соглашение о взаимном сотрудничестве.

Надеемся на эффективное использование Ваших разработок в учебном процессе в курсах «Информационные системы», «Информационное обеспечение управления», «Организация и технология документационного обеспечения управления» и «Кадровое делопроизводство».

С уважением, Зав. кафедрой «Информационное обеспечение управления и производства», профессор Л.Р.Фионова 4.12.2003 г.

Задание Найти ошибки в оформлении письма английскому партнеру ТУРАРЕНСТВО OCТPOBA В ОКЕАНЕ 181 Северная улица Лондон В 1М, 2АК Тел: 01-676-90-Наша ссылка: DS/tj Ваша ссылка: RW/di 2002 МАЙ ШВЕЦИЯ ГетербергСлотсбергМисс Маргарита Линдел Благодарим Вас за письмо от 19 мая 2002 г.

Уважаемая г-жа М. Линдел, С удовольствием высылаю Вам наши проспекты с подробной информацией об организации отдыха. Жду Вашего ответа как можно скорее.

Искренне Ваш Фред Хендрикс Главный менеджер отдела распределения Копия М. Прайеру Приложение: Проспекты Лабораторная работа № Подготовка докладной записки Цель работы: изучить правила оформления докладных записок и приобрести практические навыки составления докладной записки в конкретной производственной ситуации.

Теоретическая часть Основные понятия Информационно-справочные документы составляют самую большую группу управленческих документов. В них содержится информация, позволяющая определить реальное состояние дел в объекте управления, принять объективное, обоснованное решение. Информационносправочные документы являются основанием для издания документов организационно-распорядительного характера.

К информационно-справочным документам относят акты, письма справки, телеграммы, телефонограммы, сводки, обзоры, докладные и объяснительные записки. Остановимся на требованиях к составлению и оформлению докладных записок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный руководителю данного учреждения (структурного подразделения) или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

От обстоятельности, достоверности изложения аргументированности во многом зависит итог разрешения вопроса докладной записки.

В некоторых случаях докладные записки носят информационный характер и составляются регулярно для сообщения руководителю сведений о методе, ходе и итогах выполнения задания. Этот вид документа используют также для информирования о завершении работы либо ее этапа, выполнении распоряжений.

Инициатором издания докладной записки могут быть как руководитель учреждения, так и структурное подразделение или конкретный работник. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие управленческого решения или издание распорядительного документа.

Ситуации, требующие подготовки этого документа, могут быть самыми различными: обоснование необходимости закупки нового оборудования, проведение различных проверок, выделение новых штатных единиц, награждения, поощрения, переводы и командирование сотрудников.

Оформление докладных записок должно соответствовать требованиям, установленным в инструкции по делопроизводству.

В зависимости от того, является ли документ внутренним или направляется в вышестоящую организацию, оформление докладных записок имеет свои особенности.

Внешние докладные записки - докладные записки, отправляемые за пределы организации.

Применение внешних докладных записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления. Оформляется этот вид записок на общем бланке предприятия.

Внутренние докладные записки - докладные записки, подготовленные исполнителем для руководства организации.

В состав типового формуляра докладной записки входят следующие реквизиты: наименование автора (организации или структурного подразделения);

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Так как докладная записка имеет адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов на поле документа.

Разберем оформление реквизитов докладной записки.

Наименование организации-автора документа Данные об авторе указываются на каждом документе.

Наименование организации на внешней докладной записке должно соответствовать учредительным документам и включать указание на ее организационно-правовую форму. Кроме непосредственного наименования самой организации-отправителя, бланк может включать название вышестоящей организации, в систему которой она входит.

Если документ подпишет руководитель структурного подразделения, его наименование тоже может быть включено в бланк. Если в учредительном документе закреплено сокращенное наименование организации, оно помещается ниже полного в скобках.

Министерство образования Российской Федерации Пензенский государственный университет (ПГУ) Во внутренней докладной записке реквизиты бланка оформляются машинописным способом на чистом листе бумаге. В этом случае указывается наименование структурного подразделения автора документа, без названия организации. Печатается оно в верхнем углу от границы левого поля.

Название вида документа Название вида документа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации или структурного подразделения прописными буквами от границы левого поля.

Дата Дата докладной записки является датой ее составления и подписания.

Она оформляется цифровым способом от границы левого поля через интервала ниже названия вида документа. Проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа - это условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа, проставляемое при регистрации.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней. Обычно он представляет собой простой порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Иногда может включать кроме порядкового номера индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел.

№03-12/В этом случае 03-12- номер дела по номенклатуре, а 25- порядковый номер.

Место составления или издания Место составления или издания указывается в бланке внешней докладной записки в том случае, если географическое местоположение не вошло в название организации.

Например, в бланке Московского авиационного института место составления указывать не нужно.

Реквизит содержит указание населенного пункта, в котором зарегистрирован юридический адрес организации автора. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам.

Для городов Москва и Санкт-Петербург сокращение "г." (город) применять не принято.

Этот реквизит оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты.

Адресат Адресат оформляется в правом верхнем углу. Документы могут адресоваться в учреждение, его структурное подразделение, конкретным должностным лицам. Поэтому максимально реквизит "адресат" может состоять из следующих элементов:

• наименование организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия получателя (в дательном падеже);

• почтовый адрес (указывается при направлении документа разовому корреспонденту).

Каждый из этих элементов печатается с новой строки через 1,5-межстрочных интервала.

Например:

Министерство образования Российской Федерации Учебно-методическое управление Ведущему методисту А.П. Цветкову Минимально реквизит может состоять только из наименования организации, куда направляется документ Например:

Закрытое акционерное общество "Грань" При адресовании документа первому руководителю организации в наименование его должности включается наименование организации адресата и все формулируется в дательном падеже.

Например:

Генеральному директору ЗАО «Агроспецстрой» В.Н. Королеву Для внутренних докладных записок в адресате обычно указывается название структурного подразделения или должностное лицо, которому направляется документ.

Например:

Декану факультета заочного обучения ВО. Трилисскому Заголовок к тексту Заголовок к тексту докладной записки располагают слева над текстом документа, отступив от реквизитов бланка 2-3 межстрочных интервала.

Заголовок печатают через один интервал. В заголовке кратко отражается содержание документа, он отвечает на вопрос "О чем" Например: О подготовке учебно-методических комплексов для студентов заочного отделения Если текст внутренней докладной записки не превышает 6-8 строк, допустимо не формулировать заголовок.

Текст Текст докладной записки, как правило, состоит из двух частей. В первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов и событий, мнение составителей и другая аргументированная информация, необходимая для принятия тех или иных управленческих решений. В заключительной части содержатся выводы, предложения и рекомендации.

Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки "предлагаю", "прошу", "считаю необходимым". Не рекомендуется употреблять архаичный оборот "Довожу до вашего сведения...".

В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и оперативности принятия решения рекомендуется обратная последовательность изложения. Сначала излагается существо просьбы или предложения, а затем предлагается обоснованная аргументация.

Особое внимание следует уделить языку и стилю докладных записок, т.к. при составлении текстов управленческих документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

• точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

• краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей;

• употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период...", "направляем на рассмотрение и утверждение...". "проверкой установлено, что...");

• ограниченная сочетаемость слов;

ПРАВИЛЬНО НЕПРАВИЛЬНО Вносить предложения Давать предложения Предоставить кредит Выдать кредит Обладать правом Владеть правом Вступать в силу Входить в силу • использование отглагольных существительных;

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |   ...   | 8 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.