WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 11 |

2.5 Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями Служба ДОУ взаимодействует:

- со структурными подразделениями организации – по вопросам ДОУ;

- с юридической службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

- со службами кадров, труда и заработной платы и соответствующими научно-исследовательскими организациями – по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

- со службой материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями;

бытового обслуживания работников службы;

- с вычислительным центром – по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГС ДОУ и стандартов [4 - 6].

3 БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА Важная роль при создании управленческих документов отводится правильному и грамотному оформлению ссылок на библиографическое описание документов и правил их составления: набор элементов описания, последовательность их расположения, наполнения и способ представления каждого элемента, применения условных разделительных знаков. Особенно это актуально для электронных документов.

3.1 Общие положения Библиографическое описание – совокупность библиографических сведений (БС) о документе, его составной части или группе документов, приведенных по определенным правилам и необходимых и достаточных для общей характеристики и идентификации документа. Источником БС является документ в целом, в первую очередь те его элементы, которые содержат выходные сведения. БС в описании указывают в том виде, в каком они даны в документе, или формулируют их на основе анализа документа. Набор и последовательность использования источников регламентированы в соответствующих разделах [7].

Для уточнения имеющихся или получения недостающих БС используют библиографические пособия, библиотечные каталоги, справочные издания и прочие источники.

Библиографическое описание (БО) состоит из элементов, объединенных в области, и заголовка. Элементы и области располагают в определенной последовательности, отдельные из них могут повторяться.

Элементы описания подразделяют на обязательные и факультативные.

Обязательные элементы обеспечивают идентификацию документа. Их приводит в любом БО при наличии соответствующих сведений в источнике БО. Общий для группы БО обязательный элемент, вынесенный в название раздела или в заглавие информационного издания, в описании опускают.

Факультативные элементы дают дополнительную информацию о документе (его содержании, читательском назначении, иллюстрированном материале и т.п.). Набор факультативных элементов определяет библиографическое учреждение. Он является постоянным для определенного информационнопоиского массива (библиотечного каталога, издания и т.д.).

В БО областям и элементам предшествуют следующие условные разделительные знаки:

. - точки и тире;

. точка;

, запятая;

: двоеточие;

; точка с запятой;

/ косая черта;

// две косые черты;

( ) круглые скобки;

[ ] квадратные скобки;

+ плюс;

= знак равенства.

БО составляют на языке текста документа, при этом часть сведений допускается записывать на языке того субъекта РФ, в котором находится библиографическое учреждение.

При составлении БО применяют сокращения отдельных слов и словосочетаний согласно [8, 9].

В отдельных случаях, например, при длинном заглавии, опускают часть элемента или фразы, при этом пропуск обозначают знаком многоточие (…).

3.2 Библиографическое описание книги Объектом описания является книга, брошюра, другое разовое однотомное или многотомное издание, а также отдельный том (выпуск) многотомного или сериального издания.

На отдельное издание книги составляют монографическое БО, на многотомное – сводное БО, содержащее совокупность сведений об издании в целом или группе его томов.

Источники БС используют в следующем порядке: титульный лист и его разновидности, в том числе совмещенный титульный лист; авантитул; оборот титульного листа; обложка (переплет); шмуцтитул; сведения перед выпускающими данными; выпускные данные; оглавление; текст издания и др.

Монографическое БО состоит из одной части. Сводное БО состоит из общей части и спецификации или только из общей части.

Заголовок описания содержит имя индивидуального автора или наименование коллективного автора, или обозначение вида материала или унифицированное заглавие.

Заголовок с именем индивидуального автора (ФИО – в именительном падеже) обязателен в БО для государственных библиографических указателей, каталогов библиотек и печатных каталожных карточек. Основными источниками БС являются издание в целом и другие источники информации вне издания.

Идентифицирующими признаками являются даты жизни автора, название области деятельности, слова «отец», «сын», «старший», «младший» и т.д.

В заголовке коллективного автора приводят наименование учреждения в официальной форме в именительном падеже, изданий высших органов государственной власти и управления; перед наименованием учреждения указывают название страны (республики), отделяя его точкой; перед наименованием подразделения учреждения ставят также точку. Для учреждений, имевших различные наименования, приводят наименование на момент публикации издания.

В заголовке описания работ одного коллективного автора приводят его наименование, нескольких авторов – наименование первого.

В заголовке для обозначения вида материала приводят название страны в официальной форме в именительном падеже и вид материала, отделяя его точкой, для конституции – год ее принятия.

В заголовке для унифицированного заглавия приводят наиболее известные названия анонимного классического произведения, публиковавшегося под разными заглавиями.

Идентифицирующие признаки (даты, номера, географические названия и др.), при необходимости, приводят в круглых скобках и разделяют точкой с запятой. Номера и даты указывают арабскими цифрами.

Если к дате, обозначающей год, добавляют для уточнения название месяца, то перед ним ставят запятую.

При наличии двух географических названий приводят оба, разделяя их знаком «/», если второе выполняет уточняющие функции, перед ним ставят запятую.

Для трех и более географических названий указывают только первое название с добавлением слов «и др.».

Область заглавия и сведений об ответственности содержит заглавие книги вместе со сведениями, относящимися к нему, а также сведения о лицах и учреждениях, участвовавших в создании и подготовке книги к публикации.

Основным источником БС является титульный лист и его разновидности, в том числе совмещенный титульный лист, при отсутствии титульного листа его заменяет обложка (переплет).

В качестве основного заглавия приводят заглавие книги, указанные на титульном листе. При нескольких заглавиях на одном языке приводят заглавие, выделенное шрифтом или цветом, при его отсутствии – заглавие, указанное на титульном листе первым.

Основное заглавие приводят в той форме, в которой оно дано в книге.

Оно может быть тематическим или типовым. Тематическое заглавие раскрывает тематику и содержание книги, типовое состоит из типового слова (слов), обозначающего вид издания или литературный жанр произведения.

Основное заглавие, состоящее из нескольких фраз, в описании записывают в последовательности по книге и с теми же знаками препинания. При отсутствии между фразами знаков препинания их отделяют друг от друга точкой.

Даты, а также сведения о месте проведения конференции, выставки и т.п., которые грамматически не связаны с заглавием, приводят с сокращением отдельных слов и отделяют запятой. Запятую не ставят перед ними, если на книге они заключены в круглые скобки или перед ними имеется другой грамматический знак.

При отсутствии в книге заглавия его формулируют и приводят в квадратных скобках в качестве основного заглавия.

Параллельное заглавие – заглавие книги на ином языке или в иной графике – приводят в описании после основного заглавия в форме, данной на титульном листе, и отделяют от основного заглавия знаком равенства.

При нескольких параллельных заглавиях их приводят в последовательности по книге. Перед каждым параллельным заглавием ставят знак равенства.

При необходимости их количество сокращают до одного, первого или выбранного составителем БО.

Сведения, относящиеся к заглавию, раскрывают и поясняют основное заглавие и уточняют название книги. В сведениях приводят иное заглавие произведения, указанное на издании, сведения о виде, литературном жанре, назначении книги и т.п. Сведения указывают по форме титульного листа и приводят после основного или параллельного заглавия и перед каждыми сведениями ставят двоеточие.

Сведения об ответственности содержат информацию о лицах и учреждениях, участвовавших в создании и подготовке книги к публикации. В них приводят фамилии (псевдонимы, имена) авторов, составителей, редакторов и других лиц, участвовавших в создании книги; наименования учреждений, от имени или при участии которых опубликована книга, с указанием их роли в создании и подготовке книги к публикации. Эти сведения приводят после сведений, относящихся к заглавию, и отделяют знаком «/», который предшествует только первой группе сведений. Между собой группы сведений разделяют точкой с запятой, однородные сведения внутри группы – запятой.

Фамилии авторов и других лиц, наименования учреждений приводят по форме книги; при необходимости их приводят в именительном падеже с указанием имен или инициалов после фамилий.

В сведениях приводят не более четырех фамилий; если авторов более четырех, приводят фамилии трех с добавлением слов « и др.».

В сведениях приводят не более двух фамилий составителей, редакторов, переводчиков и т.п.; если их три и более, приводят фамилию одного лица, указанного в каждой категории, с добавлением слов «и др.».

Если число учреждений, участвовавших в опубликовании книги, три и более, указывают наименование одного с добавлением слов «и др.».

Сборники без общего заглавия могут содержать произведения одного автора, разных авторов или состоять из нескольких произведений, авторы которых не указаны в книге и не установлены. В этом случае в области заглавия и сведений об ответственности приводят БС, относящиеся к каждому произведению сборника, и общие для всех произведений; при одном авторе – приводят заглавия отдельных произведений в последовательности по титульному листу, разделяя их точкой с запятой.

Для сборника произведений разных авторов или авторов которые в книге не указаны и не установлены, в БО приводят заглавие каждого произведения вместе с относящимися к нему сведениями и сведениями об ответственности, разделяя их от аналогичной группы сведений точкой.

Сведения, ко всем произведениям для сборника без общего названия, приводят после сведений о последнем произведении. При необходимости сведения общего характера формулируют и приводят в области примечания.

Область издания содержит сведения об отличиях данного издания от других того же произведения. Основным источником БС является титульный лист.

Здесь приводят сведения о переизданиях, перепечатках, о специальном назначении данного издания и особых формах его воспроизведения. Сведения приводят по форме книги, порядковый номер указывают арабскими цифрами в начале области; при необходимости после цифры вместо окончания ставят точку.

В сведениях об ответственности приводят имена лиц, учреждений, участвовавших в подготовке издания, если это специально отмечено в книге. В дополнительных сведениях приводят сведения о характере изменений к другим изданиям. Их приводят если они помещены на основном источнике.

Область выходных данных содержит сведения о том, в какой период и кем была опубликована книга. Основным источником БС являются титульный лист, другие элементы книги, предшествующие тексту, и выпускные данные.

Название места издания и издательства приводят в именительном падеже.

Для двух мест издания и издательств приводят оба, издания отделяют друг от друга точкой с запятой, издательствам предшествуют двоеточия. Для трех и более мест издания и издательств приводят название, выделенное полиграфическими средствами, или первое или выбранное составителем БО с добавлением слов «и др.»; при необходимости – названия всех мест издания с разделением их точкой с запятой. При отсутствии сведений о месте издания приводят слова «Б. м.», для издательства – слова «Б. и.». При необходимости приводят наименования всех мест издания и издательств.

Если книга выпущена совместно двумя издательствами разных городов сведения о каждом приводят в соответствии с установленными правилами, второму месту издания предшествует точка с запятой.

Для даты издания приводят год по книге, при его отсутствии – приблизительный год в квадратных скобках, при невозможности установить его – слова «Б. г.».

Место печатания, наименование типографии и дату печатания приводят в соответствии с вышеуказанными правилами.

Область количественной характеристики содержит сведения об объеме, размере книги, иллюстрированном и ином материале, которым она снабжена.

Основным источником БС является книга в целом. Объем указывается фактическим количеством страниц (листов, столбцов) арабскими или римскими цифрами в зависимости от нумерации книги.

Количество страниц листов иллюстраций, не включенных в нумерацию страниц, указывают в конце текста. Количество нумерованных страниц записывают в квадратных скобках. В сведениях об иллюстрациях отмечают их наличие, включенных в нумерацию страниц. Различные сведения об иллюстрациях разделяют запятой.

В сведениях указывают высоту обложки (переплета) в сантиметрах, при необходимости приводят данные о высоте и ширине.

В сведениях о сопроводительном материале (приложении) указывают слова книги, характеризующие вид объема материала (альбом, атлас и т.д.), или слово «Прил.» (Приложение), сведения о его объеме и размере. Характерное заглавие сопроводительного материала, отличающегося от книги, приводят в области примечания. При необходимости сведения о сопроводительном материале приводят в конце описания по правилам СПЕЦИФИКАЦИИ. На сопроводительный материал может быть составлено отдельное описание.

Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 11 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.