WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 || 4 |

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в организациях, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранностьдокументов этого видав учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлитьэтот срок или установитьпостоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно бытьутверждено руководителем учреждения.

При автоматизированной обработке обращений граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.

Задания для контроля знаний по теме «Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан» ВАРИАНТ 1.Какой вид обращения граждан можно использоватьдля сообщения о нарушениях субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан 2.В какие сроки рассматриваются не требующие законодательного изучения обращения граждан 3.Укажите установленный срок хранения обращений граждан и всех документов по их разрешению_ 4.Укажите, какая регистрационная форма используется для регистрации обращений граждан ВАРИАНТ 1.Укажите вид обращения граждан, цель которого обратитьвнимание на необходимость совершенствования работы учреждения и рекомендоватьконкретные пути решения поставленной проблемы _ 2.Назовите, кто может продлить срок хранения обращений граждан или установитьего постоянным 3.Укажите, нужно ли продлеватьсроки рассмотрения обращения граждан, если необходимы дополнительные проверки и специальное изучение вопроса 4.Назовите, к какой группе документов следует относитьобращения граждан ВАРИАНТ 1.Какой вид обращения граждан, в тексте которого не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач 2.Укажите, кем должно бытьутверждено решение экспертной комиссии о продлении срокахранения обращений граждан 3.Укажите срок рассмотрения предложения гражданина, требующего законодательного изучения _ 4.Укажите, как регистрируются обращения граждан: в деньпоступления, после разрешения вопросов, поставленных в них или после дополнительных проверок по затронутым вопросам_ 4. ВИДЫ ПИСЕМ И ОСОБЕННОСТИ ИХ ОФОРМЛЕНИЯ Таблица Особенности оформления отдельных видов писем Виды писем Особенности оформления 1 1. Письмо-просьба Используется в ситуации, дающей повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность организации в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьбаможет излагаться от первого лицаединственного числа («Прошу…»), от первого лицамножественного числа («Просим…»), от третьего лицаединственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит…», «Администрация просит…», «Совет трудового коллектива просит…» и т.п.), от третьего лицамножественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением 1. Письмо - ответ Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

(отказ) 1) повторение просьбы, накоторую составлен ответ;

2) обоснование причины-отказа (если письмо-отказ);

3) констатация отказа.

3. Сопроводитель- Составляется при отправке адресату каких-либо документов ное письмо или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когдасодержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях данное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когдаэто действительно необходимо. Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Обычно оформляется набланке формата А5.

1. Договорное Является разновидностью сопроводительного письма и испольписьмо зуется для подтверждения факта отправки договора 2. Циркулярное Служебное письмо из вышестоящей организации по нескольписьмо ким адресам 6. Инструкционное Исходит из государственных, муниципальных органов власти и письмо управления. Содержит рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.д.

7. Рекламационное Составляется по вопросам документирования возмещения (претензионное) убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения услописьмо вий контракта другой стороной (контрагентом). Должно иметь копии документов, подтверждающих факты в виде приложений.

Продолжение табл.1 8. Письмо- Следует направлять тогда когда не удается с помощью теле, напоминание фонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письменапоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка«вторично», помещаемая наполе письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометкаставится в тех случаях, когдаотправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма. В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

9. Информационное Цель такого письма заключается в своевременном информирописьмо вании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для данного вида писем бывает достаточно подписи референта или секретаря, однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц Нередко к информа.

ционным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

10. Письмо- Может адресоваться конкретному лицу, нескольким лицам или приглашение массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом текстыприглашения, так и трафареты.

11. Письмо- Может представлятьсобой, например, заявление предприятияпредложение продавцао желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может бытьответ той или иной организации наее запрос.

12. Письмо- Это отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на разрешение выполнение той или иной просьбы.

13. Письмо- Содержит сообщение о получении какого-либо отправления подтверждение (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

14. Гарантийное Устанавливает или подтверждает обязательства партнеров по письмо каким-либо сделкам, чаще всего оплату. В отличие от других видов писем в гарантийном письме указывается название вида документа – «Гарантийное письмо». Этот документ должен иметьтакже подписи руководителя и гл.бухгалтера; печать.

Окончание табл.1 Письмо иностранному партнеру (международное письмо) 15. Письмо- Должно содержать максимум необходимых данных об органипрезентация зации, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко (представление) выраженную идею, что организация хочет от адресата: устанохозяйствующего вить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться субъекта делегациями, организовать или участвовать в выставке и т.д.

Желательно сопроводить такое письмо приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.) 16. Письмо-оферта Оно должно содержатьнеобходимые данные (условия предло(предложение това- жения), чтобы иметь правовое значение для ведения деловых ра) переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, качество товара (может бытьизложено в спецификации или приложении к письму), цены, базисные условия мес та поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты. Оферта может быть двух видов: твердая и свободная. Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: «предлагаем твердо», если свободная, то «предлагаем без обязательств» 17. Письмо-запрос Содержит практически все те же данные, что и письмо-оферта.

Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь именно к этой фирме, т.е. откудавам известно, что онаработает с этим товаром. В письме-запросе ценане указывается.

Можно попросить указать ее в оферте с указанием места поставки 18. Письмо-запрос В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интереинформации о фир- сующие вас материалы должны бытьизложены какие-то миниме. мально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашивали материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересованав вас 19. Письмо- Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговреприглашение напе- менно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернареговоры тивные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда. Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и, в случае необходимости, вывоз транспорта из Москвы до вашего предприятия, вопрос билетов в обаконца, вопрос размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в Вашем городе и т.п.) 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ХОЗЯЙСТВУЮЩЕГО СУБЪЕКТА Составлениепроекта исходящего документа Проверка правильности оформления проекта документа Согласованиепроекта документа Подписание руководителем Регистрация документа Простановка номера на документе Проверка правильности адресования Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копии) в дело Рис. 4. Блок-схема работы с исходящими документами Прием документа, проверка правильности адресования и приложений Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) Простановка отметки о поступлении (входящего номера и даты) на документе Регистрация Передача (доклад) документов руководителю Рассмотрениедокументов руководителем (резолюция) Внесениесведений из резолюции в журнал регистрации Передача документов зам. директора, в структурные подразделения или Передача документов исполнителю исполнителям Контроль исполнения документов Исполнениедокументов Подшивка документов в дела Рис.5. Блок-схема работы с входящими документами Прием Регистрация Отправка входящих документов документов исходящих документов Составление Подписание Согласование проектов документов рупроектов документов ководителем документов Направление Контроль Исполнение Формировадокументов исполнения документов ние на исполнение документов документов в дела Передача в архив Дальнейшее использование Использованиедокументов в справочно-информационной Определение сроков работе хранения документов Уничтожениедокументов Рис.6. Схема организации работы с документами хозяйствующего субъекта Задания для контроля знаний по теме «Организация работы с документами» 1. В каком случае конверты от поступающих документов оставляют на предприятии только если на конверте естьпометка "лично";

в любом случае, независимо от видапоступающего документа;

когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

2. Как поступают с документами, присланными в организацию, но оформленными в неполном комплекте возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата;

автору высылается сопроводительное письмо с просьбой выслать недостающие документы;

принимаются на предварительное рассмотрение.

3. С какой целью проводится предварительное рассмотрение документов работником службы ДОУ с целью передачи на рассмотрение руководителю организации;

с целью распределения по направлениям рассмотрения (руководителю или конкретному исполнителю);

с целью выделения документов, содержащих информацию по наиболее важным вопросам деятельности хозяйствующего субъекта.

4. Как регистрируются внутренние документы отдельно от входящих и исходящих документов, делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно;

не подлежат регистрации;

могут регистрироваться вместе с входящими документами по видам документов.

5.Будут ли службой ДОУ регистрироваться поступившие формы статистической отчетности:

да, как и прочая входящая информация;

да данная документация подлежит обязательной регистрации как, учетно- статистическая;

нет, данный документ не подлежит регистрации в указанной службе.

6. Что включает в себя регистрационный индекс исходящих документов порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

состоит из двух частей: номер дела, в которое будет подшита копия исходящего документа; порядковый регистрационный номер;

состоит из двух частей: порядковый регистрационный номер; код видадокумента.

7. В каком случае в качестве регистрационной формы используются регистрационные журналы при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов;

при осуществлении контроля за исполнением документов;

в случаях вторичной регистрации документов.

8.Как осуществляется регистрация документов- ответов в регистрационно- контрольных карточках, объединенных по корреспондентскому признаку;

на регистрационных формах инициативных документов;

в регистрационном журнале, используемом для регистрации исходящей документации.

Pages:     | 1 | 2 || 4 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.