WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 7 | 8 || 10 |

– единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспон- – интегрированный вызов соответствующего приложения при отденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистра- крытии документа;

ционных карточек. – рассылку документов, заданий, поручений как одному пользова– занесение в память компьютера текстов резолюций; телю, так и по списку;

– направление резолюций и документов по сети исполнителям; – контроль за прохождением и исполнением документов и поруче– поиск регистрационных карточек и резолюций для осуществле- ний с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистния контроля исполнения документов с целью ведения справочно-анали- рированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в тической работы; виде отчетов);

– пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным – поиск документов с возможностью сохранения поисковых запроисполнителям; сов, просмотр и редактирование документов;

– отслеживание документооборота организации, включая переме- – поддержку нескольких версий одного документа;

щения бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об – сканирование бумажных документов и распознавание текстов исполнении, согласование документов; (OCR);

– контроль за своевременным исполнением поручений, запросов – интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку редактирования и печати документов;

сроков исполнения документов; – архивирование документов;

– объединение и группировку зарегистрированных документов по – гибкую настройку на административную иерархию организации различным признакам сходства; и тематическую структуру документарного фонда;

– ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам для – ограничение прав доступа пользователей к документам и функсоздания реестров рассылки документов; циям системы.

– получение информационных и статистических материалов, сво- Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN» – элекдок, отчетов для предоставления руководству; тронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент про– хранение электронных документов; граммных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и – «отправления» документов в дело в соответствии с номенклату- «Служебная корреспонденция».

рой дел и извлечения (при необходимости) их из дела. Система выполняет:

Последующие версии этой системы поддерживает доступ к доку- – регистрацию исходящей и входящей почты, а также сопроводиментам посредством Internet-технологии. тельных документов, прикрепленных к основному документу, повторных Система «LanDocs» предназначена для автоматизации документа- и вторичных документов;

ционных процессов управления в организациях. Существует она в двух вариантах: 1) как законченная система (программное обеспечение, доку59 – контроль исполнительской дисциплины во времени и по испол- – статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

нителям с напоминанием о контрольных документах и сроках их испол– автоматическую доставку электронных документов исполнитенения;

лям;

– подготовку справок, сводок и списков по всему объему докумен– создание электронной библиотеки (архива) документов органитов, по тематическим рубрикам и т. д.;

зации.

– поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition» входят любому известному реквизиту или набору реквизитов, в том числе конпять программных модулей, которые могут быть установлены на различтекстный поиск по содержанию (названию) документа;

ное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от ме– организацию доступа к электронным копиям документов.

тодов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматипользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:

зировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.

– централизованного хранения документов в электронном виде;

Среди них можно выделить:

– формализации процедур создания и обработки документов;

– регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным – единого управления и контроля за движением документов.

в соответствии с действующими нормативными материалами;

Система содержит инструменты задания маршрутов прохождения – контроль исполнения документов;

документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а – передачу документов в приложения для редактирования, печати, также дает возможность подключать лицензированные средства криптоотправки по электронной почте и др.;

графической защиты.

– архивное хранение документов и их графических образов, полуВ системе «Документ-2000» организована поточная обработка доченных путем сканирования;

кументов. Весь документооборот организации подразделяется на три ос– поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

новных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

– пересылку документов адресатам или исполнителям через факс Поступающие документы также делятся на потоки: должностным или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

лицам, службам и подразделениям. Полностью автоматизирована работа В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три с отправляемыми и внутренними документами.

версии системы:

Система позволяет выполнять следующие функции: разработку «Евфрат» – персональный электронный архив собственных докудокументов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процесментов, содержащихся на рабочем месте пользователя;

сов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию «Евфрат@.50НО» – система представления, хранения и поиска документов; поддержку индивидуального маршрута движения документа;

документов, полученных из различных источников, в том числе средстих поиск по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу вами электронной почты из сети Internet. Однако в этой системе не преотчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.; раздусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует возграничение прав доступа к документам, настройку, поддержку справочможность контроля исполнения документов;

ников, маршрутов обработки документов; поддержку экспедиции исхо«Евфрат 97» – система автоматизации на предприятиях и в оргадящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

низациях собственности.

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают Система «Office Media» также предназначена для автоматизации номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер верработы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов сии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное Государственной системы документационного обеспечения управления и параллельно-последовательное согласование. Согласованные докумен(ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:

ты подписываются, а затем регистрируются.

– регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в орВсе документы продвигаются по определенным маршрутам – корганизации;

поративным или индивидуальным.

– постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

61 Система «БОСС-Референт» разработана на базе продукта Lotus циплине работников, слепое копирование систем может привести к наNotes. Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовле- рушению правил и норм ГСДОУ.

Технологические особенности западных делопроизводственных творяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее испольпроцессов можно выразить по следующим моментам:

зование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в – движение документов имеет преимущественно горизонтальный частности, следующие:

характер, когда документ попадает непосредственно к исполнителю, миУчетную обработку всех видов документов. Обеспечивает хрануя руководство;

нение различной информации, проектирование форм для регистрации – отсутствие централизованного контроля;

документов, учет и контроль за прохождением документов. При необхо– регистрация документов производится по месту их создания недимости обеспечивает сохранение содержания документа и сканированпосредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов ных бумажных документов в отдельной базе данных.

вообще не подлежат регистрации.

Уникальность номера. Имеется возможность присвоения доку– специализированных подразделений, занимающихся делопроиз- ментам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычисливодством, как правило, нет.

тельной сети.

Программные системы этого направления в большинстве случаев Поддержка работы с текстом документа. В систему встроен ориентированы на использование электронных документов и средств собственный текстовый редактор, возможно включение в документы коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев.

файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Это предопределяет изменение существующих делопроизводственных Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графипроцессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий ческих пакетах.

работы с документами.

Связность документов. Документ может содержать неограниченЭти системы характеризуются активным вовлечением в процесс ное число ссылок на другие документы, в том числе и хранящиеся в друруководящего звена предприятия и явным стремлением к отказу от бугих базах данных.

мажных носителей информации.

Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серве- Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет ров, с подключением нескольких сотен пользователей. При этом инфор- следующие особенности:

мация, необходимая для работы, распределяется между этими базами и – вертикальный характер движения документов (руководитель – периодически синхронизируется. исполнитель – руководитель) внутри организации;

Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера.

– весь комплекс работ с документами фиксируется в регистрациПри установлении сеанса связи обязательно производится аутентификаонных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все ция пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, конданных. Система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредствентроль сроков исполнения, отчеты и т. д.

ного доступа к информации в сети Internet/WWW.

– современная российская технология делопроизводства предполаМногие системы ориентированы на западные традиции ведения гает ведение регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о картотек или журналов);

методических различиях в технологии организации процессов ДОУ и об – единый порядок обработки документов осуществляют специалиориентации программных продуктов на различные делопроизводствензированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий, ные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлекаэкспедиций.

тельного для организации программного продукта может потребовать Основная проблема данной технологии – централизованное операсерьезных перемен в самой системе документационного обеспечения тивное отслеживание движения документов. При этом делопроизводство управления.

фактически отделено от работы с самими документами: руководители и Так как традиции западного делопроизводства существенно отлиисполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), чаются от российских и основываются на высокой исполнительской дис63 а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью 20. Перечислите этапы подготовки приказа.

регистрационных и контрольных карточек. 21. Какие требования предъявляются к тексту письма 22. Какие виды документов относятся к организационно-распоря- Другая особенность – высокая степень стандартизации процессов дительным документам делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ за23. В чем особенность составления и оформления приказа по оскрепляются государственными нормативно-методическими документами.

новной деятельности Программные системы, реализующие российские технологии, ори24. Для чего необходим протокол Особенности его оформления.

ентированы на государственные учреждения с сохранением всех тради25. Какие виды составляют группу справочно-информационных ций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Тадокументов кие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота 26. Что отражает акт Правила его оформления.

и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов.

27. Какие требования предъявляются к служебным и докладным Однако они способны существенно расширить рамки традиционных прозапискам В чем особенности их оформления цессов делопроизводства и документооборота за счет обработки докумен28. Основные требования к оформлению служебных писем. Какие тов на персональном компьютере. Системы этого направления преднаразновидности писем вы знаете значены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбу29. Что такое документооборот мажным. К ним можно отнести системы «Дело-96» и «Золушка-WIN».

30. Основные правила документооборота.

31. Какие требования предъявляются к первичной обработке вхо14. Контрольные вопросы дящих документов 1. Что такое документ 32. Этапы документирования.

2. Каковы основные признаки и свойства документа 33. Перечислите этапы работы с входящими документами.

3. В чем заключаются функции документа 34. Какие требования предъявляются к обработке исходящих до4. Что понимается под юридической силой документа кументов 5. В чем смысл стандартизации и унификации документа 35. Особенности работы с кадровыми документами.

6. Какие нормативно-методические документы регламентируют 36. Особенности заполнения трудовой книжки. Требования к храпроцессы документирования. нению и использованию.

7. Виды бланков, применяемых организациями. 37. Какие документы формируют личное дело работника 8. Реквизиты, формирующие бланк письма и бланк конкретного 38. Правила заполнения личных карточек.

Pages:     | 1 |   ...   | 7 | 8 || 10 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.