WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 | 8 |   ...   | 10 |

37 7.6. Письмо В основной части излагают цели, просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Письмо может состоять только из основной части. НаПисьма служат средством общения с учреждениями, частными липример: «Просим выделить 4 автобуса марки «Вольво» для обслуживания цами, позволяют сообщать различные сведения, уведомлять о событиях и конференции…».

т.д.

В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих восприятие.

Существуют письма, содержащие просьбу, предложение, претенСледует избегать ненужных сокращений. Употребление терминов должно зию, запрос. Они требуют ответа. Письма, содержащие извещение, инбыть обосновано необходимостью. Для правильного использования терформацию, рекламу, отказ, напоминание, ответа не требуют.

минов следует обращаться к терминологическим словарям. Если вы соПисьма оформляются на специальных бланках для писем формата мневаетесь в том, что употребленный в письме термин будет правильно А4. Если письмо не превышает десяти строк, то его оформляют на бланке понят адресатом, его лучше заменить выражением нейтральной лексики А5.

или дать его точное словарное определение.

Для оформления писем допускается применение бланков как с Текст письма может излагаться: от третьего лица ед. числа – «Орпродольным, так и с угловым расположением реквизитов.

ганизация сообщает…» или «Собрание акционеров постановляет», – что Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное отражает принцип коллегиальности; от первого лица ед. числа – «Прошу подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю органиВас…» или от первого лица мн. числа «Просим», «Направляем», «Призации. Способы оформления реквизита «Адресат» описаны в главе «Обглашаем».

щий вид и состав реквизитов документа».

По современным традициям письмо часто начинают с именного При адресации письма частному лицу в начале располагают фамиобращения:

лию, имя, отчество, затем адрес. Во избежание недоразумений фамилию, «Уважаемый Николай Петрович!», «Николай Петрович!», «Госпоимя, отчество пишут полностью.

дин Петров!», «Уважаемый господин Петров!», «Уважаемые господа!», Для удобства восприятия элементы реквизита «Адресат» лучше «Уважаемые коллеги!».

отделять друг от друга 1,5 – 2,0 интервалами.

Обращение «Глубокоуважаемый» применяется крайне редко, тольКогда письмо адресовано одновременно нескольким получателям, ко по отношению к людям весьма преклонного возраста, снискавшим то адрес основной организации пишут первым. Если письмо отправляется всеобщий почет и уважение за свои заслуги.

более чем в 4 адреса, то составляется список рассылки с указанием на Письма определенного характера (приглашение, благодарность, каждом экземпляре только одного адресата.

просьбы и т.д.) могут включать в себя ключевые фразы комплимента:

В письме, как правило, освещается один вопрос. Несколько вопро«Продукция Вашего предприятия снискала уважение российского потресов излагают в одном письме только тогда, когда они взаимосвязаны по бителя, она соответствует международным стандартам качества и досцелям и задачам.

тойна быть представленной на международной ярмарке» (в письмеТекст письма должен быть простым, лаконичным, последовательприглашении).

ным, убедительным и корректным, лишенным эмоциональности и описаЕсли письмо начинается с формулы вежливого обращения («Увательной красочности.

жаемый господин…»), то и завершаться оно должно фразой «С уважениФакты, события излагают полно, объективно и ясно. Неточности, ем, генеральный директор…». В письмах, в которых предполагается содопущенные при оформлении письма, могут лишить его юридической вместная деятельность, могут употребляться фразы типа: «Надеемся на силы и отрицательно сказаться на имидже его автора.

дальнейшее сотрудничество!», «Будем рады видеть Вас в числе участниТекст письма конструктивно состоит из логически завершенных, ков ярмарки!».

взаимосвязанных по смыслу частей, которые выделяют абзацами.

Письмо оформляют в двух экземплярах, факс – в одном. Первый Во вводной части указывают причины, послужившие основанием экземпляр, оформленный на бланке предприятия, отправляют адресату, для составления письма, ссылаются на факты, документы, обстоятельства второй – подшивают в дело.

и т.д. Эта часть является пояснительной, и от того, как она будет изложеЕсли к письму прилагаются дополнительные материалы, после на, зависит, какое решение примут наши партнеры.

текста (через 2 интервала) делается отметка о приложении.

39 Сведения об оформлении реквизита «Отметка о наличии приложе- Документы по личному составу возникают в результате возмездния» содержатся в главе «Основные правила оформления документов». ных трудовых отношений между учреждением (работодателем) и сотрудником, они отражают права работника на денежное вознаграждение за Первый экземпляр письма подписывают руководители предпритруд, подтверждение трудового стажа, перемещение по работе, продвиятия, второй – руководители структурного подразделения или его состажение по службе и т.д. К таким документам относятся: приказы по личвители. В гарантийных письмах подпись руководителей удостоверяется ному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, печатью предприятия.

резюме и т.п. Как правило, кадровыми документами занимаются конкретные должностные лица или отделы.

7.7. Справка В работе с личным составом создается большой объем однотипных Справка подтверждает факты или события в определенный отрезок документов, что способствует их унификации. Создание унифицированвремени.

ных форм кадровых документов и их электронных версий, использование Справки различают двух видов:

специальных компьютерных программ значительно облегчает работу с 1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события ними.

производственной деятельности. Их составляют по указанию выше Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 утверстоящей организации или руководителя организации для информации о ждены согласованные с Министерством финансов России и Министерствыполнении планов, заданий, поручений. Текст такой справки состоит из вом экономики России формы первичной учетной документации. В их двух частей: в первой части излагают факты, послужившие поводом к ее состав вошли и формы кадровой документации по учету труда и его опнаписанию, во второй – приводятся конкретные данные.

латы, которые обязательны для учреждений, организаций и предприятий Выводы и предложения в справке не приводятся. Это отличает ее всех форм собственности.

от докладной записки. Если в справке фиксируются события определенКадровые службы предприятий в настоящее время должны опиного отрезка времени, то это должно быть отражено в заголовке: «О комраться на эти формы:

плектовании заказа на 2003 год». – Приказ (распоряжение) о приеме на работу – форма № Т-1, Справки, выходящие за пределы организации, оформляются на № Т-1а;

общих бланках формата А 4. Они подписываются руководителем пред- – Личная карточка – форма № Т-2, личная карточка государственприятия и заверяются печатью. Внутренние справки оформляются с теми ного служащего Т-2 ГС;

– Штатное расписание Т-3;

же реквизитами, но на чистом листе бумаги. Датой справки является дата – Учетная карточка научно-педагогического работника – форма ее подписания.

№ Т-4;

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждаю– Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – форма щие место работы, учебы, занимаемой должности, места проживания, № Т-5, Т-5а;

стаж работы и т.д. Они выдаются по запросам заинтересованных лиц и – Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – форма учреждений. Как правило, при составлении таких справок применяются № Т-6, Т-6а;

унифицированные трафаретные бланки. Такие справки подписываются – График отпусков – форма Т-руководителем организации и заверяются печатью.

– Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (конФормуляр-образец СПРАВКИ состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, тракта) – формаТ-8, Т-8а;

14, 18, 20, 22, 25.

– Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку – форма №Т-9, Т-9а;

8. Документы по личному составу – Командировочное удостоверение – форма №Т-10;

Самостоятельную (локальную) систему документов составляют – Служебное задание для направления в командировку и отчет о документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и слу- его выполнении – форма № Т-10, Т-10а;

жебную деятельность работников организаций, учреждений. – Приказ (распоряжение) о поощрении работника – форма №Т-11, №Т-11а.

41 Все формы, помеченные литерой «а», предназначены для оформ- нии взыскания – на докладную записку руководителя структурного подления распорядительных актов одновременно на несколько работников. разделения и объяснительную записку виновного. Записи о взыскании в Документы по личному составу имеют длительный срок хранения трудовую книжку не вносятся. Благодарности и взыскания оформляют и требуют особых условий сохранности – специальных помещений и неотдельными приказами. Приказы о поощрении оформляются по форме сгораемых сейфов. Они должны регистрироваться и храниться отдельно №Т-11, №Т-11а.

от документов, содержащих сведения производственного характера.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать вид отпусВозмездные отношения между работодателем и работником в обяка, за какой период он предоставляется, общее количество календарных зательном порядке должны оформляться распорядительными актами – дней, дату ухода и возвращения работника. График отпусков оформляетприказами, договорами, контрактами и т.д.

ся по форме Т-7.

При увольнении работника указывают причину увольнения со ссыл8.1. Приказ по личному составу кой на конкретную статью Трудового кодекса РФ и дату увольнения. Как основание к приказу дают ссылку на заявление работника, а при принудиПриказы по личному составу отражают сведения о кадрах: прием тельном увольнении – на докладную записку руководителя структурного (увольнение) на работу, перемещение по работе, установление должностподразделения и объяснительную записку увольняемого с указанием соотных окладов, предоставление отпуска, неполного рабочего дня, командиветствующей статьи Трудового кодекса РФ. Для этих видов приказов исровки, изменение фамилий, поощрения, взыскания и т.д.

пользуется форма о прекращении трудового договора №Т-9, Т-9а.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения Фамилию, имя и отчество в приказах по личному составу всегда соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные пишут полностью, чтобы избежать неточностей и недоразумений.

карточки, финансовые документы).

К тексту приказа по личному составу предъявляются особые треНомер (индекс) приказа пишется либо с пометкой «К», что означабования, т.к. они отражают права работника и являются основными доет приказ по кадрам, либо с пометкой «ЛС» – по личному составу. Регикументами, подтверждающими трудовой стаж и заработную плату при страцию таких приказов, их комплектование в дела производят раздельно, начислении пенсии.

т.к. у них разные сроки хранения.

Формуляр-образец ПРИКАЗА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, Каждый пункт кадрового приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и 12, 14, 18, 20,21, 22, 23,24, 28.

т.п.) и оформляется следующим образом:

Основание: заявление В.Н. Сидоровой. 8.2. Резюме В приказе о приеме на работу следует указывать: на какую должИзменение системы правовых отношений ведет к обновлению соность принимается работник; в какое подразделение, с каким окладом, с держания и форм традиционных кадровых документов (анкета, характекакого числа; вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со старистика, трудовой договор, личная карточка и др.). Появляются докуменжировкой, временная на срок, по совместительству). При необходимости ты, не применявшиеся ранее, такие как резюме, приобретающие все указывают особые условия работы – с принятием материальной ответстбольшую популярность в условиях поиска трудоустройства. Однако не венности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д. Приказы о рекомендуется подменять им заявление. Особенностью резюме является приеме на работу оформляются на бланке формы № Т-1, Т-1а.

изложение сведений о своем образовании и трудовой деятельности в обПри переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

ратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме могут быть вид и причину перевода, устанавливаемый оклад на новом рабочем месте, указаны любые дополнительные сведения о своих профессиональных длительность, в случае временного перевода. При переводе на вышенавыках и дополнительных специальностях. В резюме указывают: ФИО стоящую должность в основании ссылаются на представление руководи(полностью), дату рождения, адрес, контактный телефон, семейное полотеля структурного подразделения и заявление работника. Для этих прикажение, цель, образование, профессиональный опыт, дополнительные свезов используются унифицированные формы №Т-5, Т-5а.

дения, подпись.

При поощрении в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложе43 Основной ошибкой в составлении резюме является внесение в раз- 8.3. Заявление дел «Дополнительные сведения» сообщения типа «люблю животных», Заявление – документ, адресованный организации или должност«увлекаюсь рыбалкой» и т.п. Этот раздел отражает другие области проному лицу, с просьбой о приеме, увольнении, переводе, предоставлении фессиональных знаний и навыков: знание иностранных языков, навыки отпуска, рассмотрении жалобы и т.д.

работы на ПК и т.д.

Заявление оформляется либо от руки в произвольной форме, либо Резюме оформляется на стандартном листе бумаге. Каждый раздел на трафаретном бланке. Заявление включает следующие реквизиты: адреоформляется с отдельной строки. Флаговый способ оформления сведений сат (кому адресовано); адресант (от кого написано); адресные данные адпридает документу упорядоченный вид. Резюме фиксирует только конресанта (где проживает, тел., паспортные данные по требованию); вид кретную информацию, т.к. работодатель вправе проверить ее истинность.

документа; текст; подпись; дата.

Например:

Директору НИИ АК И.В. Иванову РЕЗЮМЕ Филина Ивана Ивановича, Соловьев Вадим Михайлович проживающего по адресу:

21.03.1960 г.р.

ул. Мира, д.17, кв.11, Москва АДРЕС: пр. Мира, 21, кв. 146, г. Омск 644050.

ТЕЛ.: 65 04 20 (дом); 8 904 322 98 56 (сот.).

Заявление СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: женат, имею сына.

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 || 7 | 8 |   ...   | 10 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.