WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |   ...   | 10 |

Ректор университета Подпись П.В. Голиков Различаются постановления организационные и адресуемые. Пер вые – позволяют решать организационные вопросы деятельности комисС приказом ознакомлена: сий, комитетов, связанные с созданием органа, распределением обязанноЗав. кафедрой ихтиологии Подпись В.А. Суворов стей между членами, утверждением плана и т.д. Вторые – предназначены 12.04.2003 для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

6.2. Выписка из приказа 7. Справочно-информационные документы Выписка из приказа – это копия части документа, представляющей Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприту часть текста, которая необходима для работы. Выписка необходима, ятиях или организациях являются информационно-справочными. Докукогда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных менты этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о лиц и подразделений, т.к. при копировании расходуется большое количефактическом положении дел и часто служат основанием для принятия ство бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией.

решений и издания распорядительных документов.

Особенность выписки заключается в том, что при наличии в прикаК информационно-справочным документам относятся: справки, зе констатирующей части её записывают полностью, а затем извлекают докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телетот пункт, который необходим для работы.

граммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по Заверительная надпись (отделяют от текста 2-3 интервалами). При отношению к организационно-распорядительной документации и не явнеобходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск ляются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в печати.

них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведеРеквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, нию.

26.

7.1. Акт 6.3. Постановления, распоряжения и указания Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных По текущим оперативным вопросам повседневной производственфактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризано-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут издации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, вать распоряжения и указания. Они создаются аналогично приказам.

уничтожения документов, акты аварий и т.д.

Распорядительная часть начинается словами «Обязываю», «Считаю необАкты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению.

ходимым» или «Рекомендую». В констатирующей части используют таЭто – прерогатива временных или постоянных комиссий или должносткие устойчивые формулировки, как «в соответствии», «в связи», «в ценых лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссы- лях» и т.п.

лаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающие их Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок дейстполномочия.

вия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса.

Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.). Они утверждаются распорядительным 31 документом или руководителем, по указанию которого составлен доку- коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запямент или к компетенции которого относится содержание акта. При необ- тую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов ходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования». больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. – регистрационный лист прилагается. Например: Присутствовали: В первой части указывается основание для составления акта, пере- чел. (Регистрационный лист прилагается). При этом в регистрационном числяют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием листе делается ссылка на вид документа, № и дату. Например:

основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие).

Регистрационный лист Основание: приказ директора завода от 21.11.2003 №145.

к протоколу общего собрания акционеров № 12 от 15.09.Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт» считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в со- Если приглашенные лица представляют стороннюю организацию, ставе….». то к их фамилиям добавляют наименование должности и организации.

Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследо- Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражеваний, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его состание «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется от начала левого поля или по центру вителей. При этом текст может делиться на пункты и подпункты, а также при продольном способе оформления протокола. С красной строки начиможет быть составлен в виде таблицы. При наличии приложений делает- нают запись пунктов повестки дня, которые нумеруются арабскими цифся отметка в тексте.

рами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не рекоАкт подписывают все лица, принимавшие участие в его составле- мендуется формулировка «Разное»: каждый вопрос должен быть конкрении, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследова- тизирован.

ний знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫпроставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)». СТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги. отдельно. Слова «слушали, выступили, постановили или решили» пишут Текст акта печатают через 1,5 интервала.

прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (отФормуляр-образец АКТА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, крытая пунктуация).

16, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 28. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса повестки дня. Например:

7.2. Протокол 1. СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов ПОСТАНОВИЛИ и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и необходим для предания юридической силы решениям, принятым на колпринимали решения по первому вопросу.

легиальном мероприятии.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в имеТекст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

нительном падеже. Далее ставят тире и с большой буквы излагают кратВводная часть протокола содержит постоянную и переменную кое содержание доклада или сообщения. Если текст доклада представлен информацию.

докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад Постоянная информация представляется устойчивой терминологиприлагается». Наименование должности и место работы не указывают, ей – «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», если докладчик заявлен и поименован в повестке дня. Например:

«Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой бук1. СЛУШАЛИ вы от начала левого поля.

В.А. Пастухов – доклад прилагается.

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секреНаименование должности и место работы не пишут, т.к. они указатаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии ны в первом пункте повестки дня.

33 Выступления, вопросы и ответы, прения фиксируют в разделе Формуляр-образец ПРОТОКОЛА состоит из реквизитов: 08, 10, «ВЫСТУПИЛИ». 11,12, 14, 18, 20, 21, 22.

С красной строки пишут инициалы и фамилию выступающих (в Акционерное объединение «Луч» именительном падеже) с указанием должности, после тире с большой буквы излагается краткое содержание выступления. Повествование мож- П Р О Т О К О Л но вести либо от первого лица («Я предлагаю…»), либо от третьего лица 21.12.2003 № («Фролов сказал, что…»), а также безотносительно к лицу говорящего г. Омск («Учет, регистрация и хранение документов в канцелярии поставлены хорошо …») или в безличной форме («Степановым было представле- Собрания трудового коллектива но…»).

Если выступающим представлен текст выступления, то после тире Председатель И.О. Фамилия делается пометка «Текст выступления прилагается». Секретарь И.О. Фамилия При протоколировании вопросов слова «вопрос» и «ответ» не пи- Присутствовали: И.О. Фамилии членов коллегиального органа.

шутся. Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходиПриглашенные: И.О. Фамилии членов коллегиального органа.

мости указывают место работы и должность), затем ставят тире, далее пишут вопрос и далее таким же образом оформляется ответ. Собрание стенографируется. Стенограмма прилагается.

Например:

ПОВЕСТКА ДНЯ А.А. Смирнов, начальник цеха № 4, – В какие сроки предполагается за- 1. Об итогах работы в 2003 году. Доклад генерального директора вершить реорганизацию цеха объединения М.И. Серова.

П.В. Воронин, зам. директора по производству, – Не позднее 20 декабря 2. О программе реорганизации дочерних предприятий в 2004 г.

этого года. 1. СЛУШАЛИ Завершающей частью протокола является постановление (реше- И.О. Фамилия – Запись доклада (или: Текст доклада прилагается) ние).

ВЫСТУПИЛИ Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнение – И.О. Фамилия – Запись выступления (или: Текст выступления приласрок. Исполнителем может быть организация в целом, структурное под- гается).

разделение или конкретное должностное лицо. Если постановление соПОСТАНОВИЛИ держит пункты, то они нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт 2. СЛУШАЛИ начинают с красной строки. Производят протоколирование по схеме первого.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какоголибо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и Председатель Подпись И.О. Фамилия номер документа, а сам документ должен прилагаться к протоколу. Секретарь Подпись И.О. Фамилия При выборах в протоколе указывают результаты голосования: «За» –140 чел. «Против» – 4 чел. «Воздержались» – 2 чел.

7.3. Докладная записка Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают заЭто вид внутренней переписки справочно-информационного хапись после первой части протокола (перед повесткой дня): Заседание рактера, содержащей изложение какого-либо вопроса или факта. Помимо ученого совета стенографируется. Стенограмма прилагается.

изложения фактов, докладная записка предполагает наличие выводов и Протокол подписывают председатель и секретарь, который должен предложений составителя.

ознакомить каждого выступающего с текстом протокола. Протокол со- По содержанию и назначению докладные записки делятся на инбрания, для ведения которого избирают президиум, подписывают предсеформационные и отчетные. В зависимости от адресата докладные записдатель, секретарь и все члены президиума.

ки могут быть внутренними, адресованными руководителям предприятия 35 (их подписывает автор), и внешними, предназначенными для адресации в 7.4. Служебная записка вышестоящие организации (подписывает руководитель организации).

Служебная записка, как и докладная записка, относится к формам Докладная записка составляется как по инициативе автора, так и по внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений указанию администрации. Цель докладной записки одна – побудить руили от должностных лиц любому адресату внутри организации.

ководителя принять решение.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный Текст докладной записки состоит из двух частей: первая – изложеили отчетный характер. Служебную записку подписывает руководитель ние фактов, послуживших причиной для написания, вторая – выводы, подразделения, реже – ее составитель.

мнения составителя, просьбы, предложения. Формы вежливого обращеТекст служебной записки состоит из двух частей. В первой – излания и завершения («Уважаемый», «С уважением») во всех видах внутренгают факты, послужившие причиной для ее написания. Во второй – изланей переписки нецелесообразны. Не стоит начинать докладную записку гают просьбы, делают выводы и дают предложения по излагаемому восо слов «Довожу до Вашего сведения…».

просу. От того, как будут изложены факты и причины в преамбуле, завиПри оформлении всех видов внутренней переписки (докладная, сит восприятие просьб и предложений в заключительной части.

служебная, объяснительная записки) удобнее использовать угловое расСлужебные записки, как и докладные, рекомендуется регистрироположение реквизитов, т.к. левый угол будет отведен для реквизитов аввать в журналах регистрации внутренней документации.

тора (адресанта), а правый – для реквизитов получателя.

Формуляр-образец служебной записки состоит из тех же реквизиФормуляр-образец ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ состоит из реквизитов, что характерны для докладной записки. Изменяется лишь наименотов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21.

вание документа.

ОАО «Луч» Оформляя любой внутренний документ, нужно обязательно указыБУХГАЛТЕРИЯ Генеральному директору вать все необходимые для его идентификации реквизиты, т.к. документ может попасть в другую организацию и он должен быть опознан.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА А.В. Фролову №_ 7.5. Объяснительная и пояснительная записки Объяснительная записка – документ, объясняющий причину наг. Калуга рушения трудовой дисциплины или невыполнения какого-либо поручеО выделении оргтехники ния и т.д. Объяснительные записки личного характера работники пишут от руки. Объяснительная записка должностного лица, поясняющая невыполнение поручения, оформляется как официальный документ (по образВо втором квартале 2003 года отдел планирует внедрение новой цу докладной записки).

версии компьютерной программы 1:С БУХГАЛТЕРИЯ, которая требует Еще одна разновидность – пояснительная записка, содержащая более современного материального обеспечения. Компьютеры класса разъяснения отдельных положений основного документа (плана, проPentium 2, используемые в настоящее время, не соответствуют этому граммы, отчета, проекта и т.д.).

уровню.

Пояснительные записки, как приложение к основному документу, Прошу Вас выделить нашему подразделению компьютеры класса оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководиPentium 4 – 6 шт., лазерный принтер – 2 шт.

тель.

Формуляр-образец ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ (ПОЯСНИТЕЛЬНОЙ) Главный бухгалтер С.В. Волкова ЗАПИСКИ в зависимости от назначения состоит из реквизитов: 08, 10, 11,12, 14, 15, 18, 20, 21, 28.

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |   ...   | 10 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.