WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 10 |

Классификация документов – это деление документов на класс по Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение наиболее общим признакам сходства и различия.

реквизитов.

Предметом изучения и классификации в делопроизводстве являетПри продольном расположении реквизиты адресанта – автора дося административная система документирования. Эта система универкумента – располагают по центру вдоль верхней части листа, а информасальна, так как обеспечивает фиксацию распорядительных управленчецию об адресате – в правом углу ниже реквизитов автора документа.

ских решений, регулирование деятельности любого предприятия, учрежПри угловом варианте на бланке создаются две зоны: левую отводят дения, организации независимо от формы собственности и правовой ордля реквизитов адресанта, а правую – для реквизитов адресата. Вариант ганизации.

бланка с угловым расположением реквизитов считается наиболее удобным Административная система документирования по видам докумени экономичным по использованию площади листа и рекомендуется для тов делится на три группы документов.

всех видов внешней и внутренней переписки (писем, служебных, доклад1. Организационно-распорядительная документация (ОРД) – ных, пояснительных записок, справок и т.д.). Угловое расположение реквиположения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы, штатное зитов предпочтительнее также для тех видов документов, которые требуют расписание, регламент и т.п.

утверждения, резолюции; располагают их в правом верхнем углу.

23 2. Справочно-информационная документация (СИД) – письма, 5. Организационные документы телеграммы, телефонограммы, докладные, служебные, пояснительные, Ни одно предприятие, организация, учреждение или фирма, если объяснительные записки, справки, акты и т.п.

они действуют на законных основаниях, не смогут обойтись без органи3. Документы по личному составу (ДЛС) – приказы, личные дезационных документов. В начале деятельности создаются структуры ла, заявления, трудовые книжки, характеристики, анкеты, резюме, догопредприятий, уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инворы и т.п.

струкции и т.д. Подобные документы предназначены для решения оргаЦель классификации документов:

низационных вопросов.

1) повышение оперативности работы аппарата управления;

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организа2) повышение ответственности исполнителей путем разграничения ции, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, функций структурных подразделений и обязанности конкретных исполправа и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деянителей;

тельности.

3) четкое распределение информации;

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12, 4) экономия труда за счет использования информационно-справоч- 14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).

ного аппарата.

Инструкции определяют научно-технические, технологические, Значение классификации документов:

финансовые, производственные и другие стороны деятельности органи1) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

зации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия 2) повышение оперативности работы с документами.

они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно Первой ступенью классификации является группировка исполнендействующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряженых документов в дела. Основной признак классификации – содержание документа. нием) руководителя.

Все инструкции подразделяются на две основные группы:

4.1. Общая классификация документов 1) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какоголибо процесса (производственного, например), в осуществлении которого Разделение (различение) документов на группы предопределяет принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);

работу с ними. Документы классифицируются:

2) должностные инструкции, определяющие функции, права, обя– по видам – организационно-распорядительные, справочно-инфор- занность и ответственность должностных лиц.

мационные, по личному составу;

Должностная инструкция – это организационно-правовой доку– по форме – индивидуальные, типовые, трафаретные;

мент, определяющий основные функции, обязанности, права и ответст– по содержанию – простые, сложные;

венность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в – по происхождению – официальные, личные;

определенной должности. Она составляется по каждой штатной должно– по месту происхождения – внешние, внутренние;

сти организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику – по срокам хранения – постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет;

под расписку при заключении трудового контракта.

– по гласности – секретные (ДСП, секретно, совершенно секретно, Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:

конфиденциально), несекретные;

– рациональное распределение труда;

– по средствам фиксации – рукописные, машинописные, графиче– оптимальное использование кадров;

ские, звуковые, фотокинодокументы;

– повышение эффективности деятельности организации;

– по стадиям – оригиналы (подлинники), черновики, копии, выписки;

– создание организационно-правовой основы служебной деятель– по срочности – срочные, несрочные3.

ности сотрудников;

– повышение ответственности сотрудника за результаты своего Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по дело- труда;

производству и архивному делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Изда– обеспечение объективности при аттестации работника;

тельский Торговый Дом «Герда», 1999. – С. 12–13.

25 – соблюдение объективности при поощрении и взыскании; Должностные инструкции разрабатывают руководители структур– разрешение трудовых споров. ных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персонаПри разработке должностных инструкций следует опираться на лом.

квалификационные требования к должностям служащих, которые содер- Текст инструкции обязательно согласовывают с юристами, отдежатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, лом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Мин- руководителями организации или с помощью распорядительного акта труда России от 21 августа 1998 года № 37. (приказа, распоряжения).

Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разде- Изменения в инструкцию можно внести только посредством прилов, каждый из которых является логически законченной частью доку- каза или другого распорядительного акта. При внесении изменений рамента. ботника уведомляют об этом под роспись.

Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельно- Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие сти, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеот должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организа- ет право», «не допускается», «запрещается» и т.д.

ционно-правовые документы, на основании которых сотрудник осущест- Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположенивляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и ем реквизитов, т.к. «зона адресата» – правый верхний угол – будет отвеисполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутст- дена для реквизита «Гриф утверждения».

вия. К должностным инструкциям предъявляются повышенные требоВ разделе «Должностные обязанности» определяются виды работ, вания к составу реквизитов и содержанию. Формуляр-образец ИНСТвыполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного РУКЦИИ включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24.

структурного подразделения, с подробным изложением основных на- правлений его служебной деятельности.

6. Распорядительные документы В части «Должен знать» приводятся основные требования, предъРаспорядительные документы играют важную роль в управлении являемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:

учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распоряди– законодательных актов, положений, инструкций, других руковотельных документов осуществляется администрирование любым преддящих и нормативных документов;

приятием.

– методов и средств, которые работник должен уметь применять Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам при выполнении должностных обязанностей;

производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и «Требования к квалификации» определяют:

кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы – уровень профессиональной подготовки работника, необходимый носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или для выполнения должностных обязанностей;

подчиненным организациям, группам или отдельным должностным ли– требования по стажу работы.

цам.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способстК распорядительным документам относятся: постановления, указавуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инстния, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отлирукцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обчаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями служивание и т.д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодатекста.

тельными актами и другими документами.

Основным распорядительным документом на предприятии являетРаздел «Ответственность» конкретно указывает меру ответственся приказ. Они подразделяются на два вида – приказы по основной деяности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей. Нательности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

пример: «Главный инженер несет ответственность за: ……» 27 6.1. Приказ по основной деятельности «Начальнику ремонтной службы завода Красильникову К.Е. обеспечить установку и наладку оборудования линии К-60 к 25.06.2003» или Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предпри«Отделу главного энергетика предоставить сведения об экономии энергоятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен ресурсов предприятия в III квартале 2003 г. к 29.09.2003».

для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они издаПоследний пункт приказа, для более действенного контроля, форются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов мулируют следующим образом: «контроль за исполнением приказа возпроизводят на основании новых приказов.

ложить на…», затем пишут наименование должности, Ф.И.О. или струкПриказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект турное подразделение. Например: «Контроль за исполнением приказа приказа, затем издается сам приказ. Подготовка приказа включает слевозложить на главного инженера завода Сидорова В.П.». Пункт о контродующие этапы:

ле не вносится, если руководитель сам непосредственно отвечает за конизучение существа вопроса;

троль, но некоторые руководители предпочитают такую формулировку:

знакомство с законодательными актами;

«Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

проработка информационно-справочных документов предприятия Некоторые сведения в приказе могут быть оформлены в виде при(справок, отчетов, писем);

ложения к приказу (таблицы, задания, формы отчетности, информационподготовка текста проекта документа;

ные, инструктивные материалы и т.д.).

согласование проекта приказа;

ПРИЛОЖЕНИЕ № печать и проверка правильности оформления приказа;

к приказу директора завода визирование, согласование, подписание приказа;

от 02.06.2003 № регистрация приказа;

доведение до сведения исполнителей.

Дата приказа – это дата его подписания, а начало действия распоПодготовку приказа, как правило, поручают структурному подразрядительного акта – факт его регистрации.

делению, группе лиц или отдельному должностному лицу.

Подписывает приказ руководитель предприятия, в его отсутствие – Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распорядизаместитель. При подписании приказа должностным лицом, замещающим тельной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают руководителя, в реквизите «Подпись» ставится его конкретная должпричины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть ность, инициалы и фамилия. Проставление помет в виде косой черты ( / ) лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных или предлога «за» перед наименованием должности не допускается.

органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, авФормуляр-образец ПРИКАЗА включает реквизиты: 08, 10, 11,12, тор, дата, №). Например:

14, 18, 20, 22, 23, 24, 28.

На основании письма Росархива РФ от 13.07.2003 № 235/67 «О ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ введении ГОСТ Р 6.30 – 2003 …».

В несложных приказах констатирующая часть может отсутствоП Р И К А З вать.

10.09.Распорядительную часть обычно начинают глаголом первого лица № «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами от границы левого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, поО научно-исследовательской ставить т. д.). Распорядительные пункты пишут с красной строки и нуме работе на летний период руют арабскими цифрами.

Распорядительный пункт строится последовательно по схеме: исВ соответствии с планом научно-исследовательских работ естестполнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подраздевенно-географического факультета на 2002/2003 учебный год, в период ление, организация) – действие – срок. Например:

летних каникул необходимо направить научную экспедицию для изучения флоры и фауны в район озера Байкал.

29 П Р И К А З Ы В А Ю: Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работни1. Заведующего кафедрой ихтиологии, кандидата естественных на- ков, которым оно адресовано.

ук, доцента Суворова В.А. назначить руководителем экспедиции. Распоряжение и указания оформляются на бланках формата А 4.

2. Руководителю экспедиции Суворову В.А. представить разверну- Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только ретый план работы экспедиции на заседание ученого совета до 18.05.2003. квизитом «Наименование вида документа».

3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря уче- Постановление – документ, который издают высшие органы госуного совета В.Ф. Коваля дарственной власти, комитеты и комиссии, образуемые при органах вла сти.

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |   ...   | 10 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.