WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 10 |

Особенностью нового измененного стандарта – вместо ранее суще1.3. Системы документации ствовавшего ГОСТ Р 6.30-97 – является его рекомендательный характер и изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполнеЛюбой документ, создаваемый в обществе, является элементом ния, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему оформления документации позволит организациям, предприятиям и учдокументации в качестве ее элемента. Под системой документации пореждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его нимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам проследует соблюдать! исхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют системы документации. До настоящего времени в документоведении не существует Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.:

общей непротиворечивой научной классификации систем документации, ИНФРА-М, 1999. – С. 67.

7 Требования к составу реквизитов определяются и другими госу- 15 – адресат;

дарственными стандартами на управленческую документацию: 16 – гриф утверждения документа;

1. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. 17 – резолюция;

Придание юридической силы документам на машинном носителе и ма- 18 – заголовок к тексту;

шинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основ- 19 – отметка о контроле;

ные положения»; 20 – текст документа;

2. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. 21 – отметка о наличии приложения;

Требования к построению формуляра-образца». 22 – подпись;

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих до- 23 – гриф согласования документа;

кументной записи юридическую силу документа, и являются обя- 24 – визы согласования документа;

зательными. 25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

2.1. Требования к составу реквизитов 27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Формуляр регламентирован государственным стандартом (ГОСТ 29 – отметка о поступлении документа в организации;

6.10.5-87).

30 – идентификатор электронной копии документа.

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-«Унифицированные системы документации. Система организационно2.2. Общие требования к оформлению реквизитов документа распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов для управленческих документов и Государственный герб Российской Федерации (01) определяет их месторасположение на стандартном листе бумаги. Всего Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках достандартом установлено 30 реквизитов. Их количество, состав определя- кументов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О ются видом документа и его назначением. И так как некоторые реквизиты Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательвзаимоисключают друг друга, то в конкретном документе их будет гораз- ства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021). Право до меньше. Стандартом установлен следующий состав реквизитов: располагать государственный герб на официальных документах принад01 – Государственный герб Российской Федерации; лежит органам государственного управления, суда, прокуратуры, арбит02 – герб субъекта Российской Федерации; ража, налоговых служб и т.д. Модификация и изменение Государственно03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); го герба карается законом.

04 – код организации; Герб субъекта Российской Федерации (02) 05 – основной государственный регистрационный номер юридиче- Герб субъекта Российской Федерации помещают на официальных ского лица (ОГРН); документах в соответствии с правовыми актами субъектов Российской 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины Федерации.

постановки на учет (ИНН/КПП); Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 07 – код формы документа; (03) 08 – наименование организации; Эмблема предприятия – это символическое графическое изо- 09 – справочные данные об организации; бражение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак.

10 – наименование вида документа; Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наимено11 – дата документа; вание предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему 12 – регистрационный номер документа; размещают на документе в соответствии с уставом (положением) органи13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; зации. Нецелесообразно помещать эмблему предприятия на внутренних 14 – место составления или издания документа; документах.

9 Код организации (04) Федерации располагают ниже или справа от наименования на государстКод по ОКПО – Общероссийскому классификатору организаций и венном языке Российской Федерации в зависимости от способа оформлепредприятий – имеют все зарегистрированные предприятия. Он может ния бланка.

быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является Наименование организации, имеющий иностранный эквивалент своеобразным подтверждением правомочности организации – автора до- своего названия, употребляется в официальных документах на двух языкумента. ках в том случае, если так закреплено уставными документами.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, юридического лица (05) когда оно закреплено в учредительных документах организации. СокраРегистрационный номер юридического лица проставляется в соот- щенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Например:

ветствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Омский государственный университет Идентификационный номер налогоплательщика / код причи(ОмГУ) ны постановки на учет ИНН/КПП (06) Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми нало- Наименование филиала, территориального отделения, предстаговыми органами.

вительства, структурного подразделения организации указывают в том Код формы документа (07) случае, если оно является автором документа. Автором может быть также Код по Общероссийскому классификатору управленческой доку- должностное лицо, представляющее организацию. Для этого используют ментации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной форбланки должностного лица.

мы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой доку- Сведения о конкретном авторе (структурном подразделении) обяментации. Этот реквизит проставляется при составлении конкретного зательны на внутренних документах организации.

вида документа.

Справочные данные об организации (09) Наименование организации (08) Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда моДанный реквизит указывает в документе наименование органи- гут входить: почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, зации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать нафакса, телекса, адрес электронной почты, наименование сайта в интернеименованию, закрепленному в ее учредительных документах. те и т.д. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, по усмотреНад наименованием организации указывают сокращенное или нию организации могут быть указаны банковские реквизиты. Информаполное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования ция об авторе документа в любом случае должна быть исчерпывающей и даются в именительном падеже. Например: обязательно достоверной, чтобы адресату не приходилось запрашивать дополнительные сведения.

Министерство высшего образования РФ Наименование вида документа (10) Государственная сельскохозяйственная академия Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позСельскохозяйственный институт воляет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа реглаЕсли организация подведомственна (подчинена) одновременно нементируется уставом (положением об организации) и должно соответстскольким органам управления или общественным организациям, то укавовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Оно зывается не более трех степеней подведомственности.

проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и Если имеется двойное подчинение – министерству и местным орпечатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, УКАЗАНИЕ, ганам власти, то в документе указывают только наименование местных АКТ и т.д.

органов власти.

Дата (11) Наименования организаций субъектов Российской Федерации, Дата является одним из основных реквизитов документа, которые имеющих наряду с русским языком в качестве государственного нациобеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его ональный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наподписания или утверждения, для протокола — дата проведения коллегиименование организации на государственном языке субъекта Российской 11 ального мероприятия. Документы, изданные несколькими более органи- Москва; г. Омск; г. Тара Омской области; с. Ивановка Любинского райзациями, должны иметь одну (единую) дату подписания. она Омской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительДата в документе оформляется цифровым способом в следующей но упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным.

последовательности: число, месяц, год. Например, дату 8 августа Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначегода следует оформлять: 08. 08. 2003. Также дату можно оформлять в сонии столицы нашего государства («Москва»), а также при написании гоответствии с международным стандартом: 2003. 08. 22.

родов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Новгород, В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения Дмитровград).

финансового характера, допускается применять словесно-цифровой споАдресат (15) соб оформления дат, например: 08 августа 2003.

Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех В факсах, телеграммах, и телефонограммах кроме даты проставлявидах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объясются часы и минуты.

нительные записки).

Регистрационный номер документа (12) Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих Одновременно с датой проставляют регистрационный номер докусоставных частей:

мента.

– наименование учреждения, организации или предприятия (в им.

Регистрационный номер – это условное обозначение документа, пад.);

под которым он введен в информационно-поисковую систему ор– наименование структурного подразделения (в им. пад.);

ганизации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) – указание должности получателя (в дат. пад.);

это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов – инициалы и фамилия (в дат. пад.);

он может складываться из нескольких частей: индекс структурного под– почтовый адрес.

разделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия докуНаличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, мента после его отправки, порядковый № документа.

чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоот- Например: № 06-11/137, где 06 – индекс структурного подразделеветствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается ния, 11 – номер дела по номенклатуре, 137 – порядковый № документа.

отправителю.

На документах, составленных совместно несколькими организаЭлементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлециями, регистрационные номера проставляют через косую черту в поряднии адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последоваке указания авторов на документе.

тельности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13) утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725.

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) почтового адреса на конвертах и документах:

письма. Оформляется он следующим способом: На № 02-13/36 от 04. 09.

- наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

2003. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, - улица, № дома, № квартиры;

найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляет- населенный пункт (город, поселок);

ся на внутренней переписке.

- область, край, республика;

Место составления или издания документа (14) - страна (для международных писем);

Место составления или издания документа обязательно указывают - почтовый индекс.

в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «НаименоНапример, адрес организации будет выглядеть следующим обравание организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика зом:

№ 6») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издапр. Мира, 7, корп. 8, д. 45, оф. 434, ния указывают с учетом принятого административно-территориального г. Омск 644050;

деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:

13 Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат респондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех оформляется так: остальных случаях во избежание ошибки он необходим.

Козлову Геннадию Петровичу Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, зваул. Ф. Крылова, 15, кв. 64, ние.

г. Тара Омской области 646017 Если документ отправляется одновременно в несколько однород ных организаций, их можно указывать обобщенно:

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала имя, фамилия, затем дом, квартира, Генеральным директорам улица, город, штат (графство) и в конце – страна и индекс. Например: производственных объединений T. Petrov 36-14 М. Ordinka Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четыMoscow Russia 119215 рех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

При адресации письма организации в целом реквизит «Адресат» Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой может выглядеть следующим образом: длинной строке:

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 10 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.