WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 ||

Функция Count Вычисляет количество непустых записей, возвращаемых запросом.

Синтаксис Count(Expr), где Expr – имя поля, в котором определяется количество непустых записей.

Группировка записей Во многих организациях создаются разнообразные отчеты, содержащие сведения о проделанной работе. При наличии базы данных подготовка данных для отчетов может быть автоматизирована. Большие возможности для расчета итоговых значений открывает использование статистических функций. Их применение тесно связано с использованием групповых операций в запросе. Групповые операции позволяют задать группы, для которых выполняются вычисления. Рассмотрим пример создания запроса, содержащего итоговые данные о количестве и сумме заказов клиентов некоторой кондитерской фабрики. Эта информация может быть использована руководством организации при рассмотрении вопроса о возможности предоставления скидок некоторым клиентам.

База данных фабрики среди прочих содержит таблицы «Клиент», «Товар», «Заказ», название которых соответствует их содержанию. Для построения первого из рассмотренных запросов использованы связанные между собой таблицы «Клиент» и «Заказ». На бланке запроса (Рисунок 9) присутствуют поля, содержащие требуемую информацию. Запрос предполагает группирование записей, относящихся к каждому из клиентов, определение количества записей в каждой из образовавшихся групп,(функция Count), подсчет общей суммы заказов в пределах каждой группы (функция Sum). Результат выполнения запроса показан на Рисунок 10.

Рисунок Рисунок Рисунок В случае, если организации потребуются итоговые сведения о сбыте товаров, бланк запроса (Рисунок 11) и результаты его выполнения могут выглядеть следующим образом (Рисунок 12).

Рисунок Перечисленные функции можно использовать для расчета выслуги/стажа для работника, работающего в какой-либо организации.

Экранная форма для заполнения личных данных представлена на Рисунок 13.

Рисунок Экранная форма, представляющая результаты расчета стажа работы, показана на Рисунок 14.

Рисунок Для выполнения расчетов в приведенном примере использованы несколько вычисляемых полей, содержащих промежуточные результаты.

Они не отображаются на экранной форме. Для этого свойство вычисляемого поля Вывод на экран на вкладке Макет установлено в Нет.

Порядок выполнения расчетов:

1 Создано вычисляемое поле Лет, содержащее количество лет выслуги:

Лет =DateDiff("yyyy";[Дата поступления];Date()) Возвращает число лет в интервале между датой поступления и текущей датой.

2 Для подсчета количества месяцев к дате поступления добавлено вычисленное количество лет. Создано скрытое поле Поле1:

Поле1=DateAdd("yyyy"; DateDiff("yyyy";[Дата поступления];Date());[Дата поступления]) 3 Вычислено количество месяцев:

Месяцев = DateDiff("m";[Поле1];Date()) Аналогично произведено вычисление числа дней для поля Дней.

Необходимо учесть, что некоторые вычисленные значения могут быть отрицательными. В этом случае для коррекции расчетов необходимо использовать функцию IIf с аргументами (логическое выражение; значение или выражение, при котором логическое выражение выполняется;

значение или выражение, при котором логическое выражение не выполняется).

Например, если количество месяцев оказалось меньше, чем 0, необходимо пересчитать количество лет. В этом случае в поле Лет помещается выражение следующего вида:

=IIf(DateDiff("m"; [Поле1]; Date())<0; DateDiff("yyyy"; [Дата поступления]; Date())-1; DateDiff("yyyy"; [Дата поступления]; Date()) В следующем примере (Рисунок 15, Рисунок 16) показано применение функций Day, Month, Year и Len.

Рисунок Рисунок 3.7 Разработка запросов и отчетов Некоторые документы, которые могут понадобиться конечному пользователю в ходе работы, не могут быть сформированы непосредственно в рамках разработанных на данный момент форм.

Включение же всех необходимых данных в единое базовое отношение может во многих случаях привести к избыточности данных и возникновению многочисленных аномалий обновления. Выходом из создавшегося положения может стать создание разнообразных запросов, на основе которых в дальнейшем будут разработаны требуемые формы.

Данные, заносимые в такие формы, будут автоматически отражаться не только в запросе, но и в соответствующих базовых отношениях. Ниже перечислены основные операции реляционной алгебры, на базе которых строятся запросы, а также программные средства для их реализации в СУБД ACCESS. Предполагается, что предварительно открыта вкладка Запрос и выбрана кнопка Создать.

Естественное соединение – Простой запрос с указанием необходимых в запросе таблиц и запросов и требуемых в запросе полей;

Выборка – в режиме Конструктора указываются Условия отбора явно или в режиме параметрического запроса (в последнем случае для нужного поля в Условии отбора в квадратных скобках вводится сообщение для пользователя, в соответствии с которым он должен задать параметр для отбора);

Пересечение – таблицы, совпадающие по составу полей и типам данных для них, в режиме Конструктора запросов объединяют при помощи первичных ключей этих таблиц, после чего выбирают поля, которые нужно отобразить в запросе;

Вычитание – выбираются таблицы, совпадающие по составу полей и типам данных для них, и указывают способ Записи без подчиненных;

Проекция – при выборе любого способа создания запроса указываются любые поля, которые следует отобразить в запросе;

Произведение – в режиме Конструктора запросов выбираются пары таблиц, не связанные между собой, после чего задаются нужные поля из каждой таблицы;

Тэта-соединение – см. П.6. Затем указываются Условия отбора для нужных полей;

Объединение – создается SQL-запрос на объединение таблиц. Для этого в окне Новый запрос выбирается Конструктор, в диалоговом окне Добавление таблицы выбирается Закрыть. Затем в меню Запрос указывается SQL-запрос и задается его тип – Объединение. В появившемся окне вводится SQL-запрос. Например, если необходимо объединить поле X таблицы A и поле Y таблицы B, то задаем: SELECT [X] from [A] UNION SELECT [Y] from [B].

3.8 Создание отчетов Отчеты создаются в любом необходимом режиме. Документы, формируемые отчетами, должны отвечать требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ Р 6.30-2003.

3.9 Разработка руководства пользователя Руководство пользователя содержит разделы:

1. Введение.

2. Назначение и условия применения.

3. Подготовка к работе.

4. Описание операций.

5. Аварийные ситуации.

6. Рекомендации по освоению.

В разделе «Введение» указывают:

- область применения;

- краткое описание возможностей;

- уровень подготовки пользователя;

- перечень эксплуатационной документации, с которыми необходимо ознакомиться пользователю;

В разделе «Назначение и условия применения» указывают:

- виды деятельности, функции, для автоматизации которых предназначено данное средство автоматизации;

- условия, при соблюдении (выполнении, наступлении) которых обеспечивается применение средства автоматизации в соответствии с назначением (например, вид ЭВМ и конфигурация технических средств, операционная среда и общесистемные программные средства, входная информация, носители данных, база данных, требования к подготовке специалистов и т. п.).

В разделе «Подготовка к работе» указывают:

- состав и содержание дистрибутивного носителя данных. При этом перечисляются все созданные объекты БД – таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, а также их назначение. Указанная информация может быть представлена в виде таблицы (Таблица 16);

Таблица Объект БД Назначение объекта БД - порядок загрузки данных и программ;

- порядок проверки работоспособности.

В разделе «Описание операций» указывают:

- описание всех выполняемых функций, задач, комплексов задач, процедур;

- описание операций технологического процесса обработки данных, необходимых для выполнения функций, комплексов задач (задач), процедур.

Для каждой операции обработки данных указывают:

- наименование;

- условия, при соблюдении которых возможно выполнение операции;

- подготовительные действия;

- основные действия в требуемой последовательности;

- заключительные действия;

- ресурсы, расходуемые на операцию.

В описании действий допускаются ссылки на файлы подсказок, размещенные на магнитных носителях.

В разделе «Аварийные ситуации» указывают:

- действия в случае несоблюдения условий выполнения технологического процесса, в том числе при длительных отказах технических средств;

- действия по восстановлению программ и/или данных при отказе магнитных носителей или обнаружении ошибок в данных;

- действия в случаях обнаружения несанкционированного вмешательства в данные;

- действия в других аварийных ситуациях.

Примечание. Так как основные действия пользователя при работе с БД связаны с вводом и коррекцией данных, и именно эти действия и могут привести к нарушениям ограничений целостности, при оформлении в ПЗ разделов «Описание операций» и «Аварийные ситуации» могут быть использованы следующие соображения.

Взаимодействие конечного пользователя с БД происходит в диалоговом режиме, поэтому предсказать и жестко ограничить все возможные последовательности действий пользователя заранее невозможно. В связи с этим рекомендуется использование всплывающих подсказок для всех полей всех форм, созданных в БД. Широкое применение Условий на значение для различных полей позволяет организовать контроль частных ограничений целостности и сопровождается выводом предупреждающих сообщений в случае ошибки.

Несоблюдение общих ограничений целостности вызывает появление сообщений СУБД ACCESS в отношении первичных и внешний ключей.

Все вышеизложенное делает возможным оформление в ПЗ разделов «Описание операций» и «Аварийные ситуации» в виде таблицы следующего вида (Таблица 17).

Таблица Сообщение на экране Действия пользователя Здесь же могут быть описаны и заданные значения по умолчанию.

Если в форме для повышения эффективности ввода изменялась последовательность перехода по полям, то это должно быть отражено в ПЗ.

В разделе «Рекомендации по освоению» указывают рекомендации по освоению и эксплуатации, включая описание контрольного примера (если таковой имеется).

Библиографический список 1. Дейт Д. Введение в системы баз данных. – Киев: Высшая школа, 2. Пикулин В.В. Методика предварительного техникоэкономического анализа целесообразности создания информационных систем // Экономико-статистические и математические методы управления рыночной экономикой: Тезисы докладов II Всероссийск. науч.-практ.

конф. — Пенза: Пензаоблкомстат, 2000. — С. 30-31.

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения».

4. РД 50—34.698—90 «Автоматизированные системы.

Требования к содержанию документов».

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

7. Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области.

8. Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). – М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

9. Кузнецова Т.В.. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и. допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. – 408 с.

10. Лебедев В.Б., Комбарова Е.В. Технико-экономический анализ создания АРМ инспектора по кадрам. // Делопроизводство. – 2004. - № 4. – с.

35-38.

Pages:     | 1 |   ...   | 4 | 5 ||



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.