WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |

3 Отсутствует «регистрационный номер документа». Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе исполнительной власти2.

4 Неверно выровнен заголовок к тексту. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, должен выравниваться по центру3.

5 Распорядительная часть должна начинаться со слов «КОЛЛЕГИЯ РЕШИЛА», записанных прописными буквами с новой строки;

6 Отсутствует нумерация страниц. Согласно ГОСТ Р 6.30-номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа4.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.3.7.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.3.5.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, пункт 2.7.5.1.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, пункт 4.9.

Процесс подготовки решения имеет те же особенности, что и протокол: документ содержит в себе большую текстовую часть, поэтому подготовка его с помощью средств СУБД Microsoft Access является нецелесообразной. Более удобно будет создание шаблона решения в программе Microsoft Word.

Перечень содержит систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Он оформляется на общем бланке.

Как правило, имеет табличную форму. Обязательными реквизитами перечня являются: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа», «заголовок к тексту», «подпись». Перечень организаций, куда следует направить решения, принятые на заседаниях коллегии, подписывается секретарем и утверждаются председателем коллегии архивного отдела Пензенской области.

В оформлении перечня присутствуют следующие ошибки.

1. Документ оформлен не на общем бланке архивного отдела.

2. Реквизит «дата документа» употребляется без предлога «от».

3. Гриф утверждения имеет неправильное выравнивание: он должен быть выровнен по левому краю, или элементы должны быть центрированы относительно самой длинной строки.

Перечень содержит следующие постоянные реквизиты: «герб субъекта Российской Федерации», «наименование организации».

Организации, в которые направляется решение, выбираются из списка существующих организаций Пензенской области. Целесообразно в базе данных обеспечить возможность однократного ввода наименований организаций области, а затем их выбора для подготовки перечня рассылки.

Остальные реквизиты («дата документа», «регистрационный номер документа», «подпись») предполагается хранить в отдельной таблице БД, предназначенной для перечня.

Сводные годовые планы работы архивных учреждений непосредственно не участвуют в документообороте коллегии, но по ним производится оценка и анализ работы архивных учреждений, ведется планирование и выносятся решения коллегии. Документы этого вида имеют табличную форму, содержащую в заголовке поквартальные сведения о планируемых и реальных показателях работы областных архивов, а в первой графе – список архивов. Кроме того, этот документ нарастающим итогом отражает сведения за периоды первое полугодие полугодие, 9 месяцев, год и итоговые цифры по области в целом.

По количеству параметров, представленных в документе, можно выделить два вида планов. Планы «Выдача дел во временное пользование», «Передача дел в ГАПО», «Проверка наличия дел», «Ремонт и подшивка дел», «Тематические запросы», «Усовершенствование, переработка, описание» и «Утверждение описей на ЭПК» содержат только один планируемый и отчетный параметр. Планы «Картонирование», «Прием дел», «Проведение проверок учреждений», «Работа исследователей», «Создание БД «Архивный фонд» и «Социальноправовые запросы» содержат по два планируемых и отчетных параметра.

Несмотря на то, что планы предназначены для внутреннего использования, при их разработке следует учитывать общие правила оформления документов. Они должны позволять идентифицировать автора документа, иметь «регистрационный номер» и «дату документа». Но, поскольку каждый план работы архивных учреждений области представляет собой документ, содержащий большую таблицу в текстовой части, то оформление каждого плана на отдельном бланке представляется нецелесообразным, так как в этом случае таблица окажется разбитой на два листа. Такое разбиение неудобно для практической работы с документами. Поэтому рекомендую оформлять все планы единым многостраничным документом, содержащим общий титульный лист.

Титульный лист должен содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «место составления или издания документа», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрационный номер документа», «заголовок к тексту».

В таблице плана, образующей текстовую часть, следует выделить рассчитываемые автоматически данные (планируемые и отчетные сведения за периоды: первое полугодие, 9 месяцев, год) заливкой ячеек оговоренного цвета для того, чтобы визуально выделить итоговые значения. Документ должен содержать «наименование вида плана» в заголовке. В план рекомендуется включить реквизит «Идентификатор электронной копии документа», содержащий путь к базе данных на машинном носителе, вид документа – План работы архивных учреждений, вид плана, год составления плана. Это следует сделать для того, чтобы можно было легко идентифицировать данные, содержащиеся в плане, расположенном на отдельном листе бумаги, особенно если план занимает несколько страниц, а также обеспечить возможность быстрого и удобного поиска документа в базе данных по виду плана и году составления.

Сводный план работы архивных учреждений составляет заместитель начальника архивного отдела по планам работы отдельных архивов области Полученные данные заносятся в таблицу 4.

Таблица 4- Перечень и реквизиты документов Документ Реквизиты Постоянная Переменная часть часть текста текста При выполнении разделов курсового проекта, связанных с разработкой внутримашинной БД для решения различных прикладных задач, рекомендуется следующая последовательность действий:

1. Проектирование структуры БД;

2. Нормализация полученных отношений;

3. Анализ частных ограничений целостности;

4. Создание отношений внутримашинной БД;

5. Разработка программного интерфейса, дружественного конечному пользователю;

6. Заполнение БД;

7. Разработка запросов и отчетов;

8. Оформление разделов пояснительной записки (ПЗ) курсового проекта, содержащих описание разработанного информационного и программного обеспечения, а также руководства пользователя. Они должны соответствовать РД 50—34.698—90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов».

Рассмотрим более подробно перечисленные этапы работы.

3.1 Проектирование структуры БД На основании данных таблиц 1 и 4 в качестве первого шага в разработке структуры внутримашинной БД разрабатывается диаграмма объект/отношение выбранной предметной области.

Для определения состава объектов диаграммы целесообразно в первую очередь проанализировать сформированное ранее вербальное описание предметной области. В качестве объектов могут выступать:

- создаваемые документы, например, приказ, докладная записка, письмо и т.д.;

- внешние организации, данные о которых необходимы для формирования реквизитов входящих и исходящих документов;

- названия подразделений, между которыми осуществляется движение документов;

- сведения о сотрудниках, фамилии и инициалы которых необходимы для формирования подписи, визы согласования, грифа утверждения. При определении свойств этого объекта необходимо учесть, что фамилии могут использоваться в документах в разных падежах;

инициалы в тексте могут быть расположены до или после фамилии; в ряде случаев требуется указывать не инициалы, а имена и отчества сотрудников. Все эти ситуации учитываются за счет формирования соответствующего набора свойств объекта;

- наименования материальных ресурсов (деталей, сырья, готовых изделий), используемых на предприятии для организации выполнения его функций;

- наименования проводимых мероприятий и т.д.

В случае, если САДД предусматривает автоматизированную подготовку и регистрацию создаваемых документов, следует тщательно продумать состав свойств создаваемых объектов. Для этого, прежде всего, необходимо определить состав журналов регистрации, набор полей каждого журнала и состав документов, подлежащих регистрации в каждом журнале. Очевидно, что для каждого объекта-документа следует указать только те свойства, которые отсутствуют в соответствующем журнале регистрации. Для обеспечения работы конечного пользователя по заполнению данных о документе должен быть создан запрос на естественное соединение таблиц, содержащих сведения о журнале регистрации и документе.

Диаграмма объект/отношение для рассмотренного выше примера рабочего места секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области приведена на рисунках 1-8.

Для разработки структуры БД был проведен анализ предметной области – коллегии архивного отдела Пензенской области. Фрагменты диаграммы объект/отношение представлены на рисунках 1-8. Таблица представляет результаты проектирования БД.

Разработанную диаграмму объект/отношение допускается оформлять вручную.

Собственно проектирование структуры выполняется в соответствии со следующими этапами:

- выделяются правильные объекты. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяется первичный ключ;

Рисунок 1 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Повестка дня, Протокол, Решение Рисунок 2 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объекта Архивный отдел Рисунок 3 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Сотрудники, План работы коллегии Рисунок 4 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Сотрудники.

Вызов на коллегию, Приглашенные на коллегию, Приглашенные Лично, Представители учреждений Продолжение рисунка Рисунок 5 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Сотрудники, Перечень рассылки, Учреждения, представители учреждений А # код перечня №экземпляра Перечень # код ОМСУ учреждения Статус и # код М категория учреждения Учреждения Наименование Контактные организации реквизиты # код ПУ представителя Отчество М # код учреждения Представители Кому ФИО учреждений Кому Фамилия должность Имя Обращение Продолжение рисунка Рисунок 6 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Район, Проведение проверок учреждений, Работа исследователей, Создание БД «Архивный фонд», Социально-правовые запросы Продолжение рисунка Рисунок 7 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Район;

Усовершенствование, переработка, описание; Утверждение описей на ЭПК;

Картонирование; Прием дел Продолжение рисунка Рисунок 8 - Фрагмент диаграммы объект/отношение для объектов Район, Ремонт и подшивка, Выдача дел во временное пользование, Передача дел в ГАПО, Проверка наличия, Тематические запросы Продолжение рисунка - выделяются отношения многие-к-одному. Им ставятся в соответствие базовые отношения, для каждого из которых определяются внешние ключи и для каждого ключа описываются правила внешних ключей (для операции удаления обычно применяется опция NO ACTION).

После этого формируется первичный ключ отношения; как правило, он является комбинацией внешних ключей, если не возражают конечные пользователи, которые будут работать с БД. В противном случае в базовое отношение вводится дополнительный атрибут, который и будет играть роль первичного ключа.

- выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют только правильные объекты. Для них новые базовые отношения не создаются. Но в базовое отношение, соответствующее стороне «многие», добавляется внешний ключ к базовому отношению, соответствующему стороне «один». В качестве внешнего ключа используется первичный ключ базового отношения стороны «один». Для внешнего ключа описываются правила внешних ключей;

- выделяются отношения многие-к-одному, в которых участвуют слабые объекты. Для каждого слабого объекта создается базовое отношение и определяется первичный ключ. Для отношений многие-кодному новые базовые отношения не создаются, но ставится внешний ключ со стороны «многие» к стороне «один» и описываются правила внешних ключей (для операции удаления применяется опция CASCADE);

- каждому неключевому свойству всех созданных базовых отношений ставится в соответствие неключевой атрибут.

Результаты проектирования структуры БД приводятся в ПЗ в виде таблицы вида (Таблица 5).

Таблица Имя Имя Потенциаль- Внешние ключи и Неключевые объекта/отно- отношения ные ключи ссылочные таблицы атрибуты шения на БД диаграмме 3.2 Нормализация полученных отношений При наличии функциональных зависимостей (ФЗ) между неключевыми атрибутами для каждого полученного отношения строится диаграмма ФЗ. На ней в первую очередь указываются ФЗ всех атрибутов от потенциальных ключей. Внешний ключ зависит от потенциального ключа, как обычный, неключевой, атрибут.

После этого предпринимается попытка выявления ФЗ, в которых участвуют неключевые атрибуты. Для того, чтобы определить наличие ФЗ между атрибутами X и Y, следует убедиться в том, что одному значению атрибута X в данной таблице всякий раз соответствует одно и то же значение атрибута Y. Например, если в одной из таблиц БД отдела кадров содержатся сведения о сотрудниках организации и для каждого из сотрудников указан разряд занимаемой должности по Единой Тарифной Сетке, то каждый раз этому разряду будет соответствовать один и тот же оклад.

Нормализация отношений заключается в их последовательной декомпозиции с целью приведения отношений к какой-либо нормальной форме. Чаще всего нормализацию осуществляют до уровня третьей нормальной формы (3НФ) или нормальной формы Бойса-Кодда (НФБК). В этом случае в отношениях имеются только ФЗ между потенциальным (3НФ) или потенциальными (НФБК) ключами и неключевыми атрибутами.

3.3 Анализ частных ограничений целостности После завершения процесса нормализации следует проанализировать полученные отношения на наличие частных ограничений целостности, т.е.

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.