WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 6 |
Пензенский государственный университет Автоматизация документирования деятельности организации Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине "Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления" 2008 УДК 681.3.07 Приведено описание порядка выполнения курсового проекта. В ходе выполнения курсового проекта студенты должны изучить структуру и деятельность организации в целом и подразделения (должностного лица) в отдельности, провести анализ состава внемашинной базы данных, экономически обосновать необходимость применения программных средств для автоматизации какого-либо вида деятельности в области делопроизводства, определить цели, которые должны быть достигнуты в результате автоматизации, и разработать информационное и программное обеспечение средств автоматизации выбранного вида деятельности.

Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальности 032001 при изучении дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления».

Ил. 16, библиогр. 9 назван.

Составители: Ю.Г. Кирюхин, И.В. Усманова, Г.В. Кошелева Рецензент: В.В.Пикулин, канд. техн. наук, доцент зав.кафедрой «Информатика» Пензенской государственной технологической академии 2 Введение Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

- получение информации и ее обработка;

- анализ, подготовка и принятие решений;

- выполнение решений;

- учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются прежде всего как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления" (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) предполагает решение трех основных задач применительно к программным системам автоматизации:

- документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

- организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

- систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

- обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

- создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

- создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труд по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

- обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

- обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

- обеспечения автоматизированного упреждающего контроль за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативно” получение информации о состоянии исполнения и места нахождения любого документа;

- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации:

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Перечисленные задачи должны быть частично решены студентами специальности 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления» в рамках курсового проектирования по дисциплине «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления».

Цель и организация выполнения курсового проекта Курсовой проект имеет целью научить студентов анализировать документооборот организации или подразделения, автоматизировать подготовку документов и уметь применять эти знания в практической работе по выбранной специальности.

В качестве объекта исследования могут рассматриваться движение документов и их формы для предприятия малого бизнеса, подразделения крупной организации или рабочего места должностного лица. При этом количество форм создаваемых документов должно быть не менее десяти.

В ходе выполнения курсового проекта студенты должны изучить структуру и деятельность организации в целом и подразделения (должностного лица) в отдельности, провести анализ состава внемашинной базы данных, экономически обосновать необходимость применения программных средств для автоматизации какого-либо вида деятельности в области делопроизводства, определить цели, которые должны быть достигнуты в результате автоматизации, и разработать информационное и программное обеспечение средств автоматизации выбранного вида деятельности.

Структура пояснительной записки курсового проекта Пояснительная записка курсового проекта должна иметь следующую структуру:

- титульный лист;

- задание на курсовое проектирование;

- содержание;

- введение;

- анализ объекта проектирования;

- разработка структуры САДД (CASE-модели функциональной структуры объекта управления);

- технико-экономическое обоснование проекта;

- разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД;

- руководство пользователя;

- список использованной литературы;

- приложения.

Выполнение курсового проекта начинается с анализа объекта проектирования.

1 Анализ объекта проектирования При выполнении этого этапа работы необходимо дать краткую характеристику организации в целом, отдела или должностного лица в частности. Представить организационную структуру организации и определить в ней место рассматриваемого отдела. Определить основные функции, выполняемые подразделениями, и дать вербальное описание взаимодействия подразделения с другими компонентами информационной структуры. При этом необходимо помнить, что документ создается в результате осуществления некоторым объектом своих функций (управленческих или производственных).

Анализ состава подразделений организации позволяет выяснить, какие документы принимает и готовит каждое подразделение, куда и какие документы передаются. Это создает возможность определения существующих в организации (подразделении) документопотоков.

Ниже приводится вербальное описание процессов движения документов на примере документооборота, образующегося на рабочем месте секретаря коллегии Архивного отдела Пензенской области.

Все входящие, исходящие и внутренние документы архивного отдела (и документы коллегии в том числе) проходят процедуру регистрации. Согласно определению, регистрация документа предназначена для отражения факта его создания, отправления или получения. Регистрацией документов занимается секретарь архивного отдела. Он передает необходимые входящие документы секретарю коллегии, а также занимается регистрацией внутренних и исходящих документов.

В документе план устанавливается перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, сроки, ответственных исполнителей. План работы коллегии формируется секретарем на полугодие на основе предложений членов коллегии, высказанных на одном из заседаний. Затем секретарь передает план на утверждение председателю.

Заседания коллегии проводятся в соответствии с разработанным планом на полугодие. Подготовка вопросов для рассмотрения на конкретном заседании осуществляется членами коллегии, специалистами отдела, работниками государственного архива Пензенской области и других архивных учреждений. Специалист, ответственный за подготовку вопроса, готовит также проект решений по данному вопросу. Эти документы передаются секретарю лично или письмом не позднее, чем за десять дней до проведения заседания. Проекты решений содержат в себе анализ и исчерпывающую оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, обоснованные, четко и кратко сформулированные цели и задачи предлагаемого решения, конкретные сроки исполнения, фамилии ответственных исполнителей. В среднем для одного заседания секретарь получает от членов коллегии десять писем, содержащих вопросы для рассмотрения, проекты решений и материалы к ним.

Исходя из представленных вопросов, проектов их решений и дополнительных материалов секретарь формирует повестку дня и список приглашенных на заседание коллегии. Повестка дня заседания коллегии обычно оформляется в составе протокола и содержит перечисление вопросов, вынесенных на рассмотрение коллегиального органа, но Регламент коллегии архивного отдела правительства Пензенской области определяет повестку дня как самостоятельный документ. Документ список содержит в себе перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации. Он является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и т.д.

Повестка дня, проекты решений по пунктам повестки и список присутствующих на заседании не позднее, чем за семь дней до начала заседания, представляются секретарем на утверждение председателю.

На заседания коллегии приглашаются специалисты не только архивных учреждений, но и других организаций области (администраций, министерств). В Пензенской области около полутора тысяч организаций и учреждений, представители которых регулярно принимают участие в заседаниях коллегии. В среднем на заседании кроме членов коллегии присутствуют тридцать приглашенных лиц из различных учреждений. На итоговом заседании коллегии число приглашенных достигает пятидесяти человек. Для них на основе утвержденного списка лиц, приглашенных на заседание коллегии, секретарь готовит письма-приглашения. Очевидно, что письма составляют большую часть документов, готовящихся секретарем. Их подготовка является очень трудоемким процессом по ряду причин.

Основная проблема, связанная с подготовкой писем – это поиск необходимой информации о точном наименовании организации, ее адреса, фамилии и должности руководителя. Такой поиск крайне неудобно осуществлять не только в документах на бумажных носителях, но и при наличии единой сводной электронной таблицы на основе, например, программы Microsoft Excel, поскольку возможны ошибки при написании большого количества писем с условием ввода подобной информации «вручную». Кроме того, при вводе адреса велика вероятность допустить ошибку в пунктуации, особенно при подготовке большого количества писем.

На заседаниях коллегии секретарь ведет протокол. Применяется полная форма протокола. Он содержит в себе запись основного содержания и решения по каждому вопросу. В течение десяти дней после заседания протокол должен быть подписан председателем или по его поручению председательствующим на заседании. Для этого оформленный протокол заседания секретарь предает председателю на подпись. В отсутствии на заседании председателя он может быть подписан председательствующим на заседании.

Решение принимается коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решение должно строго соответствовать закону, оно не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.

Подготовка решений коллегии начинается с предоставления секретарю проектов решения по отдельным вопросам. Затем на заседании члены коллегии на основе проекта выносят решение по отдельным вопросам, которое дорабатывается с учетом высказанных в ходе заседания замечаний и предложений в течение пяти дней после окончания заседания.

Решения коллегии архивного отдела обязательны для исполнения самим архивным отделом и Государственным архивом Пензенской области (поскольку архив находится в прямом подчинении отделу). Для всех остальных архивных учреждений области решения носят рекомендательный характер. Ход выполнения решений и контроль за их исполнением выносятся на одно из последующих заседаний коллегии и включаются в повестку дня заседания отдельным пунктом.

В течение семи дней после принятия решения секретарь обеспечивает тиражирование и рассылку документов. Для этого он формирует перечень организаций, в которые необходимо направить решение. Перечень рассылки решения коллегии является последним документом, оформляемым в рамках одного заседания коллегии. Несмотря на то, что документ напрямую относится к деятельности коллегии, в настоящее время его разработкой занимается заместитель начальника архивного отдела. Однако регламент коллегии устанавливает перечень организаций, куда следует направить решение коллегии, как документ, разрабатываемый секретарем и утверждаемый председателем коллегии.

Поэтому в перечне следует изменить должности начальника и заместителя начальника архивного отдела на соответствующие должности в составе коллегии. В этом случае документ будет разрабатывать и подписывать секретарь коллегии, а утверждать – председатель.

Секретарь коллегии является ее членом и принимает непосредственное участие в ее заседаниях и обсуждении вопросов. Кроме того, он выполняет большой объем аналитической работы, оценивая состояние исполнения решений, анализируя работу архивных учреждений области.

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 6 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.