WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 27 | 28 || 30 | 31 |   ...   | 88 |

Приглашение В приглашении (письменном, телефонограмме, электронном сообщении, факсе, устно) должна быть сообщена тематика (проблематика) пресс-конференции, чтобы редакции могли определиться, кого из журналистов на нее послать. Приглашения могут быть и именные.

Приглашения должны быть разосланы за пять-семь дней до проведения самой пресс-конференции, не позднее, чем за 48 часов. Хотя, возможны и оперативные ситуации, экстренные случаи.

Среди приглашенных могут быть не только журналисты, но и люди, имеющие определенное отношение к теме пресс-конференции: работники и специалисты фиомы, эксперты, представители общественных организаций. Число таких приглашенных лиц не должно быть слишком большим (например, больше числа приглашенных журналистов). Кроме того, на пресс-конференции не должно быть других ньюсмейкеров, кроме лица, дающего пресс-конференцию.

Сценарий Пресс-конференция должна иметь четкий сценарный план проведения. В принципе, любая прессконференция состоит из двух частей: изложения сути дела по теме пресс-конференции (примерно 10 - мин.) и ответов на вопросы журналистов (примерно 20 мин.). Соотношение этих двух частей - дело организаторов и зависит, в конечном счете, от их интересов и степени готовности к прямому контакту.

Для того, чтобы пресс-конференция прошла в хорошем темпе, без пауз, целесообразно обговорить заранее с журналистами 2-3 вопроса, которые могут быть заданы первыми.

Если почему-то нет заинтересованности в излишних вопросах, имеет смысл большую часть прессконференции посвятить изложению своих взглядов, оставив время на несколько вопросов и, извинившись, закончить встречу. Если же интересно как раз ответить на большее число вопросов, то большую часть встречи целесообразно посвятить ответам на вопросы. Этот вроде бы чисто процедурный момент очень важен, и он полностью в руках организаторов.

Оптимальная продолжительность пресс-конференции 30-60 минут. Затягивать ее нецелесообразно.

Это не представительный прием, а рабочий контакт с представителями СМИ.

Пресс-конференцию полезно записывать на магнитофон или видео, чтобы иметь возможность анализа ее хода, разрешить возникшую впоследствии конфликтную ситуацию. Такая запись может быть полезна и для журналистов, которые могут к ней обратиться в случае необходимости.

Раздаточные материалы Придя на пресс-конференцию, журналисты, несомненно, что-то запишут, что-то задиктуют на диктофоны, что-то зафиксируют на магнитофонах, но все-таки ваша совесть будет в большей степени чиста, если вы дадите им в руки текст в адекватным (на ваш взгляд) пониманием существа вопроса. Да и журналисты любят столь профессиональное отношение к организации встречи с ними, задавая более осмысленные и продуманные вопросы и унося ваш текст, с которым они могут поработать позже.

Поэтому резко повышают эффективность пресс-конференции раздаточные материалы. Помимо краткого или расширенного текста с изложением выступления, это могут быть: пресс-релизы, факт-листы, кейсы, справки, заявления и т.д.

Пользуясь случаем, можно раздать также и другие материалы (рекламные материалы, буклеты и т.п.).

Разнообразит и производит большее впечатление от пресс-конференции дополнение слов и текстов наглядными материалами, изобразительным рядом: демонстрация фотографий, слайдов, кино- и видеоматериалов, моделей, образцов продукции и т.п.

Вся эта информация раздается на пресс-конференции или высылается заранее (в том числе по электронной почте) бесплатно и без обязательств СМИ на ее обязательную публикацию. Соответствующая редакция или журналист вольны поступить так, как им представится интересным: опубликовать информацию, воспроизведя текст или, заинтересовавшись ею, подготовить интервью, проблемную статью или серию материалов.

Для анализа эффективности работы необходимо вести регистрацию всех раздаточных материалов и их рассылки.

В случае масштабной и ответственной пресс-конференции все раздаточные материалы могут быть собраны в специальную пресс-папку, вручаемую журналистам при регистрации.

Содержание пресс – папки:

Папка-обложка с фирменном стиле Приглашение на мероприятие Программа мероприятия Пресс – релиз Визитные карточки основных участников пресс – конференции Список наиболее часто задаваемых вопросов и ответы на них Краткая справка о службе-организаторе пресс-конференции Общий список приглашённых: представителей органов власти, бизнеса, общественных организаций, экспертов, журналистов Приветствие от имени руководства администрации Было бы желательно иметь приветствие от имени крупного и o авторитетного руководства.

Фотографии первых лиц Краткие биографии первых лиц Краткие выступления первых лиц.

Презентация по главной теме (CD, дискета или бумажный носитель).

Набор технических информационных материалов по теме.

Краткие выступления специалистов по теме.

Статистические данные по теме пресс-конференции Русский (английский) вариант презентационного буклета.

Информационный бюллетень или другое издание администрации (последний выпуск) CD со всеми материалами презентации (включая материалы для прессы и все фотографии).

Фотографии с мероприятия (для печатной прессы).

Видео - релиз компании в формате VHS и BETA.

Сувениры (для прессы и гостей).

Фирменный пакет.

Бейджи для журналистов, организаторов и приглашенных гостей.

Сценарий пресс-конференции включает: открытие, вступительное слово ведущего, выступления основных спикеров и приглашенных экспертов, вопросы и ответы, закрытие, неофициальную часть.

Открытие и регистрация Желательно организовать встречу журналистов и их проводку к месту пресс-конференции. Это может быть сделано «вживую» или с помощью специальных указателей.

Пришедших на пресс-конференции необходимо регистрировать. К сожалению, это требование выполняется далеко не всего. Между тем, регистрация совершенно и обязательно необходима. Прежде всего – для анализа эффективности мероприятия. По приглашениям видно, кого мы приглашали. Из них пришло столько-то. А из пришедших и получивших информацию опубликовало ее столько-то СМИ. Без регистрации такой анализ просто невозможен. По крайней мере важно знать - кто же из журналистов и какие СМИ откликнулись на ваше приглашение.

Попутно при регистрации можно выдать раздаточный материал.

Нежелательно, чтобы журналисты до пресс-конференции общались с выступающими.

Дизайн пресс-конференции Общее впечатление от пресс-конференции может быть смазано и искажено непродуманным дизайном ее организации.

Раздаточные материалы (пресс-папка) должны быть оформлены в едином, легко узнаваемом стиле.

Помещение должно быть достаточно комфортным для общения с прессой.

Оно должно быть достаточно освещенным, давать возможность подключения различной аппаратуры (свето-звукозаписи, дополнительного освещения и т.п.). На столах должны иметься писчая бумага, карандаши, авторучки, минеральная вода, стаканчики, салфетки и т.п.

Оформление помещения должно быть хорошо продумано. Особенно это относится для президиума.

Нехорошо, когда в «картинку» на телеэкране попадает ведущий или выступающий на фоне двери, батареи отопления. Фон выступления представителя фирмы должен включать элементы фирменного стиля (символику, логотип фирмы). Решение этой задачи может быть обеспечено с помощью информационного баннера в качестве задника президиума.

Внешний облик, одежда выступающих (ведущего, ньюсмейкера, экспертов) должны быть соответствующими случаю, не должны быть вызывающими, излишне экстравагантными.

Работа организаторов существенно облегчается, если в распоряжении PR-службы фирмы имеется оперативный пресс-центр, включая собственную камеру, баннеры с логотипами, аппаратуру для синхронного перевода и др.

Представление участников Важную роль в динамичном и плодотворном проведении пресс-конференции играет быстрая и безошибочная идентификация всех ее участников. Поэтому участники пресс-конференции (со стороны организаторов) должны быть обязательно представлены журналистам. Это делается устно при открытии пресс-конференции, а также наглядным образом, поскольку со слуха фамилии, имена, должности могут быть восприняты с искажениями, неадекватно. Поэтому все выступающие и сидящие за столом президиума должны быть представлены также с помощью табличек с ясно написанными крупным шрифтом их фамилиями и должностями, устанавливаемых перед ними на столе президиума. Таблички могут быть заменены или дополнены нагрудными знаками (бейджами) или слайдами, проектируемыми на задник (баннер) президиума, визитными карточками участников, вложенными в пресс-папку с раздаточными материалами.

Такие меры важны для правильного упоминания должностей и фамилий в соответствующих сообщениях СМИ.

Выступающие и ведущий Важное значение при проведении пресс-конференции имеет личность выступающего, его знание обсуждаемого вопроса, ораторские способности. Отнюдь не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке. Поэтому для оптимизации хода пресс-конференции, повышения ее продуктивности необходимо распределить роли выступающих: ведущего, лица принимающего решения, эксперта.

Это требование также не всегда соблюдается. Отсутствие ведущего вынуждает заместителей или других чиновников самим регулировать ход пресс-конференции, журналисты в ее ходе не представляются, перебивают друг друга, сбиваются на общие рассуждения. Поэтому крайне желательно, чтобы прессконференции вел постоянный ведущий, известный большинству журналистов и сам знающий большинство журналистов лично.

Хотя вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с прессой, но на ней крайне желательно присутствие лица, принимающего решения по тематике пресс-конференции. Это необходимо для того, чтобы журналисты могли получить информацию из первоисточника.

Вступительное слово, в котором объясняется основная причина созыва прессконференции, должно быть заранее подготовлено в письменном виде.

Вопросы у журналистов могут и не возникнуть. Поэтому, чтобы прессконференция прошла в хорошем темпе, без тягостных пауз и «зависаний», надо предусмотреть несколько важных вопросов, которые могут быть сформулированы самими выступающими, а ответы, на которые позволят дополнить и более полно раскрыть содержание выступлений. Можно также предварительно договориться с несколькими журналистами, что на интересующие их вопросы могут быть подготовлены развернутые и содержательные ответы.

Завершение: угощение и неформальное общение После окончания официальной части общение журналистов с выступающими и организаторами может быть продолжено (в случае необходимости) и в неформальной обстановке, которая должна способствовать повышению эффективности пресс-конференции, работать на дополнение и уточнение предоставляемой журналистам информации.

Способствует доброжелательности в отношениях с журналистами и жест гостеприимства со стороны организаторов – угощение, предлагаемое представителям СМИ: кофе, чай, прохладительные напитки, бокал вина, сладости. При этом застолье совершенно не обязательно, поскольку оно ограничивает общение. Функционально эффективнее, динамичнее, да и дешевле организовать угощение в виде фуршета.

Об этом может быть сообщено и в приглашении.

Излишне обильное угощение после пресс-конференции также не является свидетельством хорошего стиля. Но как элемент встречи угощение важно. Во-первых, это, действительно, естественный вид гостеприимства. Во-вторых, организаторы получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска необходимых слухов и т.п.

Имеет смысл предусмотреть фото- или также видео-сьемку всех присутствующих участников мероприятия на память.

Не всегда ход и содержание пресс-конференции полностью удовлетворяют ее организаторов (неудачные ответы, скомканная процедура и т.д.). Поэтому пресс-конференцию полезно дополнить интервью или серией интервью по ее окончанию, данных одному или нескольким СМИ (наиболее важных и авторитетных). В таком интервью можно дополнительно расставить акценты, привлечь внимание к наиболее важным фактам и мнениям и, тем самым, усилить позитивный информационный эффект или скорректировать эффект нежелательный.

Кроме того, после окончания пресс-конференции имеется возможность дать эксклюзивное интервью.

Такое неформальное общение (включая фуршет) следует организовывать только после окончания самой пресс-конференции.

После пресс-конференции По окончании пресс-конференции полезно провести «разбор полетов»: проанализировать по горячим следам качество ее проведения, возникшие в ходе ее подготовки и проведения проблемы.

В дальнейшем необходимо тщательно отслеживать материалы, появляющиеся в СМИ: их количество, направленность.

После появления материала с освещением прошедшей пресс-конференции стоит не забыть поблагодарить репортера или редактора, прежде всего - за аккуратность в передаче информации.

Типичные ошибки в подготовке и проведении прессконференций Ошибка Разъяснение Устранение Объединение пресс- Мотивация журналистов может Жесткое разделение формальной и конференции с фуршетом оказаться размытой, а неформальной частей во времени:

(если пресс-конференция результативность (количество сначала пресс-конференция, а только не связана с дегустацией информационных выходов) снизиться затем угощение и неформальное пищевой продукции) общение Присутствие на пресс- Информационные выходы могут Точный выбор приглашаемых конференции известных оказаться связанными с этими news известных личностей с точки зрения персон, не связанных makers, а не с самой пресс- их непосредственного отношения к непосредственно с конференцией. Несколько тематике пресс-конференции. В этом тематикой пресс- значительных персон могу случае ее результативность резко конференции «экранировать» друг друга повысится Употребление Незнакомые журналистам термины Употребление общепонятной специальных терминов, могут исказить понимание сути терминологии, тщательное профессионального информации, а то и приведет к разъяснение специальных терминов, жаргона искажениям, ошибкам, казусам в избегание профессионального публикациях жаргона Отказ учитывать другие Другие важные мероприятия, Согласовать даты, время и место мероприятия, проходящие присутствие на них VIP вызывают проведения пресс-конференции с одновременно с пресс- отток внимания журналистов, что другими важными событиями в конференцией приводит к низкой явке регионе.

приглашенных журналистов Приглашение Это существенно снижает явку, Приглашение журналистов не журналистов незадолго до степень подготовленности позднее, чем за 2 дня.

Pages:     | 1 |   ...   | 27 | 28 || 30 | 31 |   ...   | 88 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.