WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

К вопросу унификации ведения учета и отчетности ЦПИ Восканян Э. А., Зайцева Л. Н, Ленская И. Е.

Российская государственная библиотека, Москва, Россия Ставятся вопросы унификации учета деятельности Центров правовой информации в связи с отсутствием единообразия в его организации и ведении; недостаточной методической разработанности принципов формирования системы статистического учета и отчетности, которая позволяет объективно оценивать результаты деятельности ЦПИ; необходимости проведения сравнительного анализа деятельности различных ЦПИ в целях выявления и распространения успешного опыта.

Характеризуются разработанные специалистами ЦПИ РГБ базовые методические рекомендации «Методика ведения учета и отчетности ЦПИ на базе основных показателей статистики».

В России сформировалась развитая сеть Центров правовой информации (ЦПИ). К настоящему времени (на конец 2003 г.) в стране создано и официально зарегистрировано около 1000 центров правовой информации, созданных на базе различных типов библиотек, учебных заведений и других учреждений (например, на базе учреждений Минобороны России, Минпромнауки, на базе учреждений Администрации Президента, МВД России, Минюста и т. д.) в 76 субъектах Российской Федерации во всех 7 федеральных округах страны. В условиях проводимой реформы по обеспечению доступа граждан к правовой информации, совокупными силами указанных центров за год обслуживается более 1 000 000 пользователей.

В процессе управления центрами, при решении задач стратегического развития, текущего финансового и материально-технического обеспечения и ряда других проблем, руководители различного уровня неизбежно задаются вопросом, на сколько эффективно работают эти Центры, каковы реальные результаты их работы Не секрет, что ЦПИ работают в не одинаковых условиях, у них разный уровень технической оснащенности, финансовые возможности. В то же время, Центры, сопоставимые по ресурсному обеспечению, укомплектованные одинаковым количеством сотрудников, оснащенные равными по репертуару и объему библиотечными фондами и правовыми базами данных, схожие по составу пользовательской аудитории, по численности населения и развитию инфраструктуры региона, могут иметь различные данные о посещаемости и по-разному учитывать свою деятельность.

Количество выполняемых в иных Центрах справок/запросов (при прочих равных условиях) зачастую разнится на порядок.

Так, например, некоторые библиотеки не учитывают адресные справки и консультации, в других — отдельно подсчитываются справки по федеральному, а отдельно — по республиканскому законодательству и т. п.

Отсутствие возможности адекватного сопоставления статистических показателей не позволяет провести сравнительный анализ деятельности многих ЦПИ, сделать выводы об эффективности их работы, выявить, применить и распространить успешный опыт. Другими словами, в настоящее время ощущается дефицит необходимой и достаточной управленческой информации о результатах работы отдельных Центров. Отсутствие единых подходов к организации и ведению статистического учета и отчетности обусловлено недостаточной методической разработанностью принципов формирования системы статистического учета и отчетности, которая позволила бы объективно оценивать результаты деятельности ЦПИ.

Такая система действует в российских библиотеках, опыт которых (с учетом специфики ЦПИ) может быть применен в большинстве Центров. Основными компонентами системы являются:

• организация и ведение библиотечного учета, • формирование и представление статистической отчетности.

Правильно организованный учет и отчетность играют важную роль в технологии управления (менеджмента). Фиксируя итоги деятельности за определенный период, данные учета и отчетности позволяют создать информационную базу данных, как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений. Опираясь на данные учета и отчетности, ЦПИ могут эффективно и оперативно решать такие задачи организации управления, как:

• оценка деятельности ЦПИ как части библиотеки и самой библиотеки в целом;

• регулирование оплаты труда персонала и создание системы стимулирования;

• создание основы для стратегического управления;

• принятие решений по бюджету;

• научно-теоретический анализ выявленных тенденций и закономерностей, действующих в ЦПИ при библиотеках, с учетом их взаимодействия с внешней средой в целом.

Основу организации и ведения учета и отчетности в ЦПИ, может составить система конкретных показателей. Выбор показателей и принятие решение по их утверждению в качестве показателей учета и отчетности является условием формирования стабильной системы характеристик. В этом случае система учета и отчетности ЦПИ должна соответствовать ряду общих и принятых в библиотеках требований:

• показатели учета и отчетности должны соответствовать планируемым показателям, иначе утрачивается единство информационного механизма управления;

• система должна быть простой и ясной, по возможности исключать показатели, требующие расчета (это функция анализа), и использовать простые натуральные и стоимостные показатели;

• учет должен быть оперативен и своевременен (во избежание возможностей для злоупотреблений);

• учет должен быть максимально полным, т. е. охватывать все стороны деятельности Центров;

• данные учета и отчетности должны быть достоверными.

При построении системы показателей деятельности ЦПИ целесообразно принять за основу существующие показатели деятельности библиотек, которые можно объединить в четыре основных блока:

I. Формирования (комплектования и организации) библиотечного фонда, каталогов и БД ЦПИ;

II. Обслуживания пользователей;

III. Материально-технического обеспечения;

IV. Управления персоналом (кадрового обеспечения).

Каждый из блоков имеет свой набор показателей.

Данные об особой части библиотечных фондов — правовых БД — являются системообразующим ядром для учета и отчетности ЦПИ.

Учет деятельности Центра правовой информации, как и любого другого подразделения библиотеки, методически основывается на технологическом описании библиотечных процессов.

Так, учет фонда ЦПИ проводится на основе «Инструкции об учете библиотечного фонда» (см.

приложение к Приказу Минкультуры РФ № 590 от 02.12.98). Учет запросов, отказов, мероприятий — на основе ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика». Первичные учетные документы (в ЦПИ — это «Журнал учета справок») регламентированы ГОСТом 7.35-81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков».

Отдельно хотелось бы остановиться на специфических особенностях запросов, выполняемых в процессе деятельности ЦПИ по справочно-информационному обслуживанию.

Единицей учета разовых запросов на справочно-информационное обслуживание в соответствии с ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» является запрос — устное или письменное обращение на получение библиографической, фактографической или аналитической информации.

Анализ деятельности ЦПИ показывает, что практически все ЦПИ учитывают СИО по числу библиографических (тематических, уточняющих, адресных) справок, фактографических справок и консультаций. Однако, именно в ЦПИ отмечается появления нового типа запроса, который невозможно уложить в жесткие рамки регламентированных ГОСТом типов справок. В частности, в ЦПИ РГБ специалисты пытались выделить новый синтетический тип справки — «справочно-правовая консультация». Данный тип справки составляет около 10% от общего количества справок. В настоящее время в статистических показателях, подаваемых ЦПИ в отдел сводного планирования РГБ, данный тип справки фиксируется как «консультация», что вступает в противоречие с определением этой справки ГОСТом.

В своей годовой отчетности ЦПИ опирается на отчетность библиотеки.

Зачастую центры правовой информации являются структурными единицами библиотек. В этом случае их отчетные статистические показатели находят свое отражение в годовом статистическом отчете, который библиотеки сдают Госкомстату России по форме № 6-НК.

Статистическая отчетность позволяет создать информационную базу данных о состоянии и работе ЦПИ в региональном масштабе и масштабе страны в целом. Поэтому важно помнить, что система статистических показателей не может произвольно меняться: иначе наступает т. н. «обрыв в статистике» — ситуация, делающая невозможным прослеживание тенденций развития, затрудняющая сопоставление различных периодов развития библиотечно-информационной сферы и общества в целом.

Куда идет и как может использоваться предоставляемый центрами отчетный материал Центры могут ввести в практику отчет перед пользователями и населением в различных формах — путем издания печатных отчетов, на конференциях, собраниях читателей, в средствах массовой информации, в электронной форме на сайтах библиотек, самих Центров, а также на Портале ПЦПИ. На данном Портале отчетность Центров может aкумулироваться, при наличии сети ЦПИ в регионах подобная информация имеет огромное значение.

Годовые отчеты Центров можно рассматривать также как способ презентации деятельности ЦПИ, средство формирования позитивного имиджа Центра у реальных и потенциальных потребителей его продукции и услуг.

Строгий учет и отчетность о деятельности Центра правовой информации, использование единой системы основных показателей статистики позволят:

• объективно оценить работу как конкретного ЦПИ, так и эффективность работы всей сети регионального и федерального масштаба;

• осуществлять обмен и изучение передового опыта лидеров в интересах развития сети Центров правовой информации;

• оптимизировать состав и структуру фонда, повышать качество обслуживания пользователей ЦПИ, проводить анализ состава читателей и их запросов и др.

На государственном уровне (если Центр правовой информации существует на бюджетной основе), такая отчетность (добавленная, в частности, сопоставлением платных и бесплатных услуг) может стать весомым обоснованием для предложений по увеличению финансирования Центров.

Учитывая актуальность и важность вышеизложенных вопросов, специалистами Центра правовой информации РГБ по заказу «Межрегионального объединения публичных центров правовой информации» разработаны базовые рекомендации «Методика ведения учета и отчетности ЦПИ на базе системы основных показателей статистики».

Рекомендации будут размещены на портале ПЦПИ. Авторы будут благодарны за замечания и отзывы на данную работу, которые помогут подготовить оптимальный документ, рекомендации которого, как мы надеемся, могут быть использованы в дальнейшем в работе центров правовой информации.




© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.