WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Авторефераты по темам  >>  Разные специальности - [часть 1]  [часть 2]

Влияние основных свойств документов системы менеджмента качества на образовательную деятельность вуза

Автореферат кандидатской диссертации

 

На правах рукописи

Королева Наталья Анатольевна

 

 

Влияние основных свойств документов

системы менеджмента качества на образовательную деятельность вуза

 

 05.25.02 – документалистика, документоведение, архивоведение

 

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации

на соискание ученой степени кандидата педагогических наук

 

 

 

 

Краснодар  2012

Работа выполнена в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Краснодарский государственный университет культуры и искусств»

Научный руководитель:                        кандидат педагогических наук,

доцент кафедры

Галимова Елена Яковлевна                                                                     

Официальные оппоненты:                    доктор исторических наук,

     профессор

Кирьянова Елена       Анатольевна

кандидат педагогических наук

Куликова Татьяна Александровна

                                                                            

Ведущая организация:        федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Кубанский государственный технологический университет»

Защита состоится 23 мая 2012 г. в 12  часов на заседании диссертационного совета Д 210.007.01  в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Краснодарский государственный университет культуры и искусств» по адресу: 350072 г. Краснодар, ул. 40-лет Победы, 33, ауд. 116      

С диссертацией можно ознакомиться в научной библиотеке ФБОУ ВПО Краснодарского государственного университета культуры и искусств

Текст реферата размещен на сайте ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств»

http://www.kguki.info «______»_____________ 2012г.

на сайте Высшей аттестационной комиссии Министерства образования и науки РФ: http://www.vak.ed.gov.ru  «___»_________ 2012г.

Автореферат разослан _____  _____________ 2012г.

Ученый секретарь 

диссертационного совета,

доктор педагогических наук

профессор                                                                     А.Н.Дулатова

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. Обеспечение доступности качественного образования для всех слоев населения является приоритетным направлением государственной политики. Проводимая в настоящее время масштабная модернизация системы высшего профессионального образования затрагивает перестройку системы управления. Одним из важнейших проектов в этой сфере является создание системы управления качеством профессионального образования. Министерство образования и науки РФ ставит перед собой задачу оказывать содействие вузам в построении таких систем обеспечения качества образования, которые могли бы гарантировать качество подготовки выпускаемых специалистов, необходимое заказчикам.

Значимость данных проблем подчеркивается в таких правительственных документах, как «О Федеральной целевой программе развития образования на 2011 - 2015 годы», «Об осуществлении государственного контроля (надзора) в сфере образования»,  «Образовательная политика России на современном этапе». Проблемы, которые могут тормозить указанный процесс, связаны, с одной стороны, с несовершенством существующей законодательной базы, регламентирующей деятельность вузов, с другой, отсутствием опыта эффективной реализации крупных национальных проектов как на федеральном и региональном уровне, так и собственно вузовском. Как отмечают многие исследователи, мониторинг качества образовательной среды вуза законодательно не определен, методологически и методически недостаточно полно разработан, что вызывает повышенный интерес к созданию адекватного научного инструментария и соответствующего документационного обеспечения управления качеством образовательной деятельности вуза.

Для реализации, организации и контроля содержания учебного процесса, достижения им поставленных целей создается система управления качеством образования, неотъемлемым компонентом которой выступает самооценка деятельности вуза, показывающая эффективность организации и уровень зрелости системы менеджмента качества (далее СМК). Любая функция управления имеет определённый состав документов, сопровождающих процесс реализации конкретной функции, поэтому изучение такого состава может дать наглядное представление и о процессе реализации управленческих функций. Результативность действий учебных заведений во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих процессы организации образовательной деятельности, а также документов, отражающих состояние системы управления качеством обучения.

Основное противоречие между традиционно сложившейся системой управления высшим учебным заведением и управлением на основе стандартов качества заключается в том, что традиционно сложившаяся система внутренней документации образовательного учреждения, построенная на организационно-распорядительных документах, имеет функциональную ориентацию, даже если эти документы и описывают порядок выполнения какого-либо процесса или работы. Документация же системы менеджмента качества должна строиться на других принципах, отражающих системный и процессный подход к управлению.

Система документации вуза обладает свойствами, оказывающими влияние на учебный процесс. Методик, позволяющих выявить основные свойства документов СМК вуза, в настоящее время не разработано. Данную проблему также усугубляет неопределенность, связанная с определением свойств и функций документов СМК вуза.

При анализе публикаций  по проблемам управления образовательной деятельностью вуза, в том числе и качества образования, выявлено отсутствие исследований по изучению свойств документов СМК высшего учебного заведения, роли документов в воспитании, образовании и обучении.

Возникает противоречие: с одной стороны, для повышения качества учебного процесса высшего учебного заведения необходимо изучение основных свойств документов системы менеджмента качества, а с другой стороны, не разработано научно-методическое обеспечение исследования данных свойств. Это  даёт возможность определить научную проблему, заключающуюся в недостаточной разработанности теоретических основ и практических рекомендаций по исследованию основных свойств документов и роль документов в учебном процессе высшего учебного заведения.

Данная проблема может быть представлена как научная, имеющая практический выход, т.к. является исключительно острой и требует незамедлительного решения.

Степень научной разработанности проблемы. Поставленная в диссертационном исследовании проблема потребовала обращения к нескольким группам научных источников.

Нормативно-правовую основу исследования составили: Закон Российской Федерации «Об образовании», «Концепция модернизации российского образования на период до 2010 года», «Приоритетный национальный проект «Образование», «Концепция долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации до 2020 года», «Национальная доктрина образования в Российской Федерации», «Федеральная целевая программа развития образования на 2006 - 2010 гг.».

Для осмысления роли и значения документов в образовательной деятельности возникла необходимость анализа понятийного аппарата проблемы изучения свойств документов, входящих в систему документационного обеспечения управления качеством образовательной деятельности вуза с экономических, педагогических и документоведческих позиций, что предопределило междисциплинарный характер данного исследования.

Педагогический и управленческие подходы, представленные в трудах Л.Н. Евдаковой, Н.Н. Петрова, Л.В. Цуркан, Е.И. Сахарчук, Э.М. Короткова, Н.В.Борисовой, О.А. Граничина, А.А. Факторович,  позволили провести анализ управления качеством образовательной деятельности вуза.

Большую роль в подготовке и осуществлении диссертационного исследования сыграли работы, посвященные построению системы требований, определяющих форму, вид и структуру документов, обеспечивающих функционирование СМК в телекоммуникационных сетях (С.Ю. Рубцова), совершенствованию СМК на основе ее информационного обеспечения (А.В.Губарев), различным аспектам формирования системы менеджмента качества (И.В.Филиппова), методологии создания СМК образования в вузе (М.В. Альгина, Е.В. Виноградова, Н.И. Федосов, Д.В. Трошкина), организационно-методическому и организационно-управленческому обеспечению управления качеством образования в вузе (Е.Е. Чугунова, Е.С.Мищенко).

Методические вопросы, связанные с изучением свойств документов СМК, подразумевали знакомство с исследованием  проблем методики анализа информации в системе управления качеством образования (Е.Н. Прошкина).

В научных публикациях, посвященных созданию и внедрению в вузах автоматизированных информационных систем, поднимались проблемы интеграции больших массивов разносторонних данных и информационных потоков между подразделениями вуза и организации информационной поддержки и сопровождения образовательного процесса. По функциональному назначению большинство АИС являются автоматизированными системами документооборота, и лишь некоторые из них выполняют информационно-аналитические функции, то есть, предназначены для организации информационной поддержки и сопровождения текущего и итогового контроля знаний и качества обучения, оперативного и стратегического планирования и управления подготовкой специалистов в вузе (А.В. Горанский, Ю.В. Радченко).

Исследования и публикации по общим вопросам документоведения (Ларин М.В., Кузнецова Т.В., Кушнаренко Н.Н., Зиновьева Н.Б., Ларьков Н.С. и др.) позволили уточнить функции и свойства документов.

Вопросы документирования систем менеджмента качества рассмотрены в работах В.М. Миловой, И.Т. Заика, С.Ю. Рубцовой, Т.В. Сильченко.

М.В. Ларин и О.И. Рысков рассматривали вопросы управления документами на основе международного стандарта ИСО15489-2001.

Л.А. Пронина, В.К. Зиненко, И.В. Филиппова уточнили проблемы управления качеством документации вуза.

В ряде учебных пособий рассматриваются технологические процессы документирования управленческой деятельности (О.И. Афонюшкина, Г.А., Домашенко, Н.В. Кошкарева, И.Ю. Крылова, Н.П. Крюкова, Н.А. Лысенко, В.Н. Меретюк,  Л.М. Парова, А.А. Раздорожный, М.Ю. Рогожин, Л.П. Салазкина, В.Е. Сапаров А.Г. Сергеев, Г.И. Лавров и др.).

Документационное обеспечение управления образовательной деятельностью были объектом исследований И.Б.Борисовой, Т.В. Судник, Е.В. Рюмшиной, но анализировали они указанные проблемы только в региональном или отраслевом аспектах.

Характер изучаемой проблемы обусловливает использование в исследовании научных положений:

  • системного рассмотрения качества образования (Л.Н. Евдакова, Н.Д. Есева, Н.В. Паневина, Д.И. Нестеренко и др.);
  • менеджмента качества образовательной организации (Е.В. Виноградова, Э.В. Злобин, В.М. Корнев, Н.А. Михальченкова, Н.Ш. Никитина, Д.В. Трошкина, С.В. Шелапутина и др.);
  • управления качеством образования в вузе (Р.В. Иванова, В.И. Меденцев, Н.Н. Петров, Е.Е. Чугунова и др.).

Разработка проблемы исследования свойств документов в системе управления качеством образования является новым направлением в документоведении. Изучение свойств документов, с нашей точки зрения, необходимо проводить на основе принципа междисциплинарности применительно к документированным образовательным системам. Данный подход позволит интегрировать научные достижения в области решения теоретических и прикладных проблем педагогики, документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами, разработанные К.Г.Митяевым, Я.З.Лившицем, В.А.Цикулиным, Т.В.Кузнецовой, А.Н.Соковой, М.В.Лариным, В.С.Мингалевым,  В.М.Магидовым, А.В.Пшенко, И.Л.Бачило, М.П.Илюшенко, К.Б.Гельман-Виноградовым  и рядом других специалистов в указанных областях научной деятельности.

Таким образом, современное развитие российского общества, вхождение России в Болонский процесс создали необходимость в научном и практическом анализе системы документационного обеспечения управления качеством образования вуза и разработки методики анализа свойств документов СМК вуза.

Изучение теоретических источников, анализ практики организации образовательной деятельности вуза свидетельствуют о наличии ряда противоречий в данной сфере, главные из которых находятся между:

- существующей потребностью в качественном улучшении образовательной деятельности вуза, связанной с использованием законодательной, нормативной, учебной, планово-отчетной и информационной документации, и недостаточной теоретической обоснованностью управления ею в информационно-образовательной среде вуза;

- существующими возможностями использования систем документооборота в процессе организации деятельности вуза и недостаточной разработанностью методических аспектов этого процесса, в частности включения в документооборот документов системы качества;

- возрастающей ролью в качестве образовательной деятельности вуза систем документации и недостаточной изученностью основных свойств данных документов.

Теоретическая актуальность и практическая значимость данной задачи ее недостаточная разработанность обусловили выбор темы научного исследования «Влияние основных свойств документов системы менеджмента качества на образовательную деятельность вуза».

Объект исследования - документы СМК образовательной деятельности вуза.

Предмет исследования – свойства документов СМК образовательной деятельности вуза.

Цель диссертационного исследования: изучение влияния основных свойств документов СМК на образовательную деятельность вуза.

Достижение этой цели потребовало решения следующих взаимосвязанных задач:

  • Изучение и анализ системы документации образовательной деятельности вуза.
  • Выявление свойств документов, входящих в систему документации СМК образовательной деятельности вуза.
  • Разработка методики выявления и исследования основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза.
  • Построение модели дерева целей влияния документов СМК на образовательную деятельность вуза.
  • Определение влияния основных свойств документов СМК на образовательную деятельность вуза.

Методологическую основу исследования составляет системный подход, основанный на поиске и нахождении целостных характеристик изучаемых свойств документов СМК образовательной деятельности вуза.

Методологической базой диссертационного исследования стали:

  • концептуальные положения теории документа (М.В. Ларин, Г.Н. Швецова-Водка, Е.А. Плешкевич);
  • теоретические и эмпирические исследования информационно- документационного обеспечения управлением образовательным учреждением (И.В. Борисова, Т.В. Судник, Е.Н. Прошкина, Л.А. Пронина, Н.А. Стефановская, О.В. Медведева и др.);
  • концепции оценки качества образования и совершенствования системы управления (С.А. Беляков, С.И. Горбенко, О.А. Граничина, Л.Н. Евдакова, Н.Д. Евсеева, М.М. Поташник и др.);
  • теоретические положения о формировании и развитии системы менеджмента качества в вузе (Е.В. Виноградова, А.В. Губарев, И.Т. Заика, В.К. Зненко, Э.В. Злобин, С.Ю. Рубцова, Н.Т. Чугунова и др.);
  • положения системного подхода как совокупности методов исследования и проектирования сложных систем (Л. Берталанфи, А.В. Антонов, М.А. Вознюк, и др.);
  • концептуально-методологические основы образовательных стандартов (В.И. Байденко, В.С. Леднев, А.Н. Лейбович, Н.И. Максимов, Н.Д. Никандров, Л Г. Семушина и др.);
  • идеи проектирования и управления документами (М.В.Ларин, О.И. Рысков, и др.).

Решение поставленных задач обеспечивалось комплексом дополняющих друг друга методов исследования, среди которых выделяются: методы теоретического анализа (изучение научной литературы, сравнительно-сопоставительный анализ, моделирование, метод экстраполяции, логические методы анализа формирования категорий, понятий и др.); опросно-диагностические методы (анкетирование); методы статистической обработки и графической интерпретации данных, анализ практического опыта российских вузов по применению системы менеджмента качества.

Информационной базой исследования послужили обзорно-аналитические материалы, опубликованные в средствах массовой информации, материалы научно-практических конференций и семинаров, ресурсы Интернет, а также первичный фактический материал, полученный автором в течение работы по формированию, оценке и сертификации систем менеджмента высшего учебного заведения.

Эмпирической базой исследования являлись НОУ ВПО «Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» и его филиалы в городах Смоленск, Новокузнецк, Новосибирск, Краснодар.

Научная новизна результатов исследования.

Впервые введен в научный оборот термин «основные свойства документов СМК образовательной деятельности вуза», обосновано применение теории моделирования, теории иерархических систем, теории систем, теории выбора и принятия решения, теории документа для модели исследования свойств документов СМК образовательной деятельности вуза.

Разработана методика выявления и исследования основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза с целью изучения воздействия их на образовательную деятельность вуза.

В работе впервые предложены: структурно – процессная модель документационного обеспечения управления качеством образовательной деятельности вуза, основанная на процессном подходе создания системы качества образования, учитывающая архитектуру документов СМК и систему документообоота высшего учебного заведения; дерево структурно-процессных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза.

Теоретическая значимость диссертационного исследования заключается:

- в рассмотрении документов СМК образовательной деятельности вуза как объекта, оказывающего влияние на управление образовательной деятельностью;

- в уточнении теоретических представлений о способах классификации свойств документов образовательной деятельности вуза;

- в разработке методики комплексного исследования основных свойств документов СМК, алгоритма работы экспертной группы, способов обработки полученных результатов.

Проведённое исследование обогащает документоведение в контексте разработки научно-методического инструментария изучения свойств документов и может служить основой для дальнейших исследований в этой области.

Практическая значимость результатов диссертационного исследования.

Разработанное научно-методическое обеспечение исследования свойств документов СМК и их роли в образовательном процессе высшего учебного заведения позволяет повысить качество учебного процесса вуза.

Изложенный в диссертации метод классификации свойств документов СМК образовательной деятельности вуза создает научно – методическую основу исследований общих свойств документов.

Результаты исследования внедряются в учебную деятельность ФГБОУ ВПО «Краснодарский государственный университет культуры и искусств», (образовательная профессиональная программа «Документоведение и документационное обеспечение управления»).

Метод классификации свойств документов СМК использован при разработке и чтении лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления», читаемой в НОУ ВПО «Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права».

Выделены особенности документов СМК образовательной деятельности вуза, учет которых необходим при формировании и развитии системы управления качеством.

Обоснованы организационно-педагогические условия выявления основных свойств документов СМК, способствующие повышению качества учебного процесса.

Положения, выносимые на защиту:

1. Структурно-функциональная модель системы документационного обеспечения управления образовательной деятельностью вуза, позволяет выявить влияние на свойства документов следующих факторов: целевое предназначение; происхождение; область распространения; содержание; время исполнения и хранения; доступность документа; сфера его использования и применения; специальные функции, решаемые документами в интересах определенной сферы их использования; форма и вид документа.

2. Классификация  свойств документов СМК образовательной деятельности вуза основана на выделении  групп: системных (определяемых системой менеджмента качества), функционально-управленческих (определяемых предназначением системы), специальных (определяемых особенностями документов), ценностных (определяемых особенностями самих документов, выступающих в роли элементов системы) свойств. Создано дерево свойств документов СМК образовательной деятельности вуза, которое включает в себя множество структурно – процессных свойств, среди которых основной является группа функционально-управленческих свойств.

3. Методика классификации свойств документов СМК образовательной деятельности вуза основана на теории анализа данных, теории алгоритма, теории принятия решения, методе дерева решений. Данная методика использует бинарный алгоритм разбиения исходного множества свойств документов на заданное число групп свойств документов СМК образовательной деятельности вуза. Оценка метода дерева решений производится на основе критерия полезности.

4. В методике  выявления основных свойств документов  СМК образовательной деятельности вуза используются: опрос экспертов, проводимый на основе теории изучения экспертных оценок; алгоритм проведения экспертного опроса; анкета экспертного опроса; способ взаимодействия экспертов; алгоритм выбора наилучшей группы свойств. Отличительная особенность данной методики заключается в том, что впервые для множества структурно – процессных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза разработан способ выявления основной группы и основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза, позволивший определить влияние свойств документов СМК на образовательную деятельность вуза.

Данная методика позволяет совершенствовать СМК образовательной деятельности вуза и может быть использована для дальнейших исследований свойств документов в различных системах управления.

Достоверность результатов исследования обеспечивается целостным подходом к решению проблемы: методологической обоснованностью и непротиворечивостью исходных теоретических положений исследования; корректной организацией опытно – экспериментальной работы; оптимальной количественной базой формирующего эксперимента; применением методов исследования, адекватных объекту, цели, задачам и логике исследования; объективностью обработки полученных в ходе эксперимента данных; разнообразием источников информации; сочетанием количественного и качественного анализа; контрольным сопоставлением полученных результатов с массовым педагогическим опытом.

Диссертационное исследование осуществлялось в три этапа.

На первом этапе (2006-2007 гг.) осуществлялось осмысление теоретико-методических аспектов исследования, выявлялось состояние проблемы изучения свойств документов образовательной деятельности вуза. В процессе теоретического осмысления проблемы была изучена философская, документоведческая, управленческая, педагогическая литература, а также диссертационные исследования по проблемам развития образовательной деятельности, качества образования, системам менеджмента качества в образовательной деятельности, определялись ведущие позиции исследования (объект, предмет, цель, задачи, база исследования и т.п.) и его терминологическое поле, проводился констатирующий этап опытно-экспериментальной работы.

На втором этапе (2008-2009 гг.) уточнялись задачи исследования, использовались теоретико-методологические положения, выявлялись специфика и особенности документов образовательной деятельности вуза и документов СМК, реализовывался эксперимент по изучению свойств документов.

Третий этап (2010-2012 гг.) включал опытно-экспериментальную работу, уточнение теоретико-экспериментальных выводов, итоговую обработку результатов работы, публикацию статей по материалам исследования, а также их реализацию в деятельности учреждений высшего профессионального образования.

Апробация и внедрение результатов исследования осуществлялись при  разработке  документов СМК образовательной деятельности в филиале НОУ ВПО «Сант-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» в г. Краснодаре, в процессе подготовки учебных дисциплин «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Деловая коммуникация в деятельности менеджера», а также -    документоведческих  курсов для студентов, обучающихся  в этом вузе.

Результаты исследования были отражены в докладах на международной научной конференции («Технические и технологические системы» Краснодар, КубГАУ, 2009), международных научно-практических конференциях («Инновационные технологии в образовательном процессе» Краснодар, КВВАУЛ 2009), «Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами» (ВНИИДАД) Москва, 2009, «Проблемы интеграции образования и науки в условиях глобализации». Новокузнецк, 2009), XV и XVI Всероссийских научно-практических конференциях («Инновационные процессы в высшей школе». – Краснодар: КубГТУ, 2009, 2010).

Структура диссертации. Диссертация состоит из введения, двух глав, заключения. В работе 17 рисунков, 14 таблиц. Список литературы включает в себя 335 источника. Общий объем работы 194 страниц.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ДИССЕРТАЦИИ

В  Главе 1. «Теоретические аспекты изучения документационного обеспечения управления качеством образовательной деятельности вуза»

речь идет о характеристике понятия «документационное обеспечение образовательной деятельности вуза» как деятельности по созданию, получению, использованию, хранению, предоставлению документированной информации о содержании образовательной деятельности.

В 1-м параграфе проведен анализ документационного обеспечения качества образовательной деятельности вуза. Основными слагаемыми качества образования в вузе являются: качество функционирования системы управления, качество результата и качество процесса обучения. Функции по управлению качеством образования вуза реализуются в системах документов, отражающих основные направления образовательной деятельности.

В вузах управленческие функции реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Были выявлены следующие функции управления: организационно-управленческие, учетно-экономические; кадрового обеспечения; учебные; воспитательные; творческие; культурные; научно-исследовательские; инновационные. Соотношение документов из различных систем в документационном обеспечении вузов зависит от конкретной деятельности, масштабности и ряда других причин.

Система документации, отражающая образовательную деятельность вуза, является сложно организованной, отраслевой, функциональной, частично унифицированной. Система документации обеспечивает управленческую, учебную, научную, воспитательную, международную, инновационную и другие виды деятельности. Документация рассредоточена по структурным подразделениям, частично представлена в фондах научных вузовских библиотек, что затрудняет процесс управления документами и снижает уровень управления качеством образования.

Основные характеристики системы документации сгруппированы по следующим признакам: целевого назначения (позволяющим в зависимости от цели включать такие виды документации: учебной, воспитательной, научной и т.д.); вид документа (использование документов одного вида в различных сферах деятельности, таких,  как плановые, отчетные, справочные, информационные); содержание; области распространения документа (имеющие широкую или ограниченную сферу допуска); форма представления информации (электронные, бумажные, графические документы);  срокам хранения и ряда других.

Требования к документации образовательной деятельности вуза определяются функциями управления, которые могут быть избыточными или дублироваться в разных системах документации.

Основным компонентом внутривузовской системы документации по управлению образовательной деятельности является подсистемы управленческой документации, учебной и методической документации, документации по социальной и воспитательной работе, документация по научно-исследовательской деятельности, международной деятельности и других видов деятельности. Обеспечивает управление документами особая подсистема документации, в которой отражаются законодательные и нормативные требования, к организации процессов делопроизводства.

Состав документации системы менеджмента качества (СМК) образовательной деятельности вуза рассмотрен во 2-м параграфе. Повысить уровень качества образования в вузе может СМК, охватывающая все виды деятельности вуза (организационные структуры, процессы, технологии, методы, средства, процедуры, мероприятия, обеспечивающие предоставление основных и дополнительных образовательных услуг, а также научные результаты).

Успешное руководство и управление вузом возможно только тогда, когда процесс управления осуществляется систематически. Изучение основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза проводилось на структурно-процессной модели. В отличие от структурно-функционального подхода, рассматривающего учебное заведение как совокупность некоторых неизменных структур, выполняющих определенные функции, структурно-процессная модель позволяет анализировать внешнюю и внутреннюю документацию, выделять входные и выходные потоки документов, отмечать документы вспомогательных процессов.

Система документации СМК образовательной деятельности вуза является сложной и характеризуется как отраслевая, обладающая целостностью, многоуровневой структурой, единством компонентов. Она представляет собой систему соподчиненных видов документов, описывающих основные требования к управляющим, основным и обеспечивающим процессам. Значение документов СМК заключаются в том, что они устанавливают порядок и правила осуществления процессов и видов деятельности, помогают обеспечить соответствие требованиям и постоянное улучшение системы менеджмента, обеспечивают наглядность и взаимодействие процессов, способствуют разрешению проблем, возникающих при выполнении процессов и деятельности, служат основой для проведения аудита, способствует повышению уровня квалификации персонала. На основе анализа структурно-процессной модели системы документационного обеспечения образовательной деятельности вуза выявлены следующие функции документации: организационные, ориентационные, концептуальные, координационные, оценочно-результативные.

Помимо характеристики комплекса документов образовательной деятельности вуза, в рамках диссертационного исследования проведено аналогичное изучение видов документов СМК и сравнительный анализ видового состава документов этих двух направлений документационного обеспечения управления.

В результате исследования было выявлено, что системы документации образовательной деятельности и СМК вуза во многом схожи. Но при всей схожести процессов разработки данные документы имеют различный правовой статус (документы СМК разрабатываются лицами, ответственными за процесс и утверждаются ректором), а, следовательно, есть некоторые отличия при их разработке и утверждении. Эти процессы достаточно подробно изложены в специальном комплексе нормативных документов системы менеджмента качества.

В 3-м параграфе показан анализ свойств документов СМК образовательной деятельности вуза. Для более глубокого исследования свойств документов СМК проведена классификация их свойств, позволившая объединить их в четыре группы: системные (определяемые системой менеджмента качества), функционально-управленческие (определяемые предназначением системы), специальные (определяемые особенностями документов), ценностные (определяемые особенностями самих документов, выступающих в роли элементов системы документации), представленные в таблице 1 .

Таблица 1. Свойства документов СМК образовательной деятельности вуза

Системные свойства

Функционально-управленческие

Специальные свойства

Ценностные свойства

Системность

Комплексность

Адекватность

Выполняемость

Идентифицируемость

Адресность

Актуализированность

Санкционированность

Целенаправленность

Нормативность

Юридические свойства

Регламентированность

Контролирующие свойства

Подтверждающие свойства

Воспитательные свойства

 Аутентичность

Атрибутивность

Уникальность

Наглядность

Долговременность,

Сохранность данных и сведений

Делимость

Устойчивость

Изменчивость

Неопределенность

Преобразуемость

Защищенность

Актуальность

Точность

Достоверность Оперативность

Соответствие формы документа целям создания

Содержательность

Полнота

Простота

Открытость

Доступность

Группы системных, функционально-управленческих, специальных и ценностных свойств были подвергнуты дополнительному анализу, который позволил выявить наиболее значимые свойства для управления образовательной деятельностью вуза и объединить их в особый показатель – «основные свойства» документов СМК.

Глава 2 «Исследование основных свойств документов системы менеджмента качества образовательной деятельности вуза».

В 1-м параграфе обоснована и охарактеризована методика изучения свойств документов СМК. Авторитетной группой специалистов на основе метода экспертного опроса проведено исследование, позволившее выявить свойства документов СМК, оказывающих особое влияние на образовательную деятельность вуза.

На первом этапе определился вариант структурно – процессных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза, который был предъявлен каждому эксперту в качестве исходной информации. Второй этап был посвящен определению весового коэффициента экспертов на основе выявления их квалификации и знаний о свойствах документов СМК.

Анкета включала 38 вопросов, объединенных в 4 блока. В каждом блоке объединены вопросы, связанные с системными, функционально-управленческими, специальными  и ценностными группами свойств документов СМК образовательной деятельности вуза (рис 1).

Эксперты, отвечая на вопросы анкеты, показывали уровень своей компетентности в отношении состава и основных характеристик документов СМК, и каждому эксперту был присвоен индивидуальный весовой коэффициент. Полученные оценки экспертов позволили определить степень авторитета и выявить основные свойства документов СМК вуза. Целью третьего этапа являлось выявление основной группы документов СМК образовательной деятельности вуза и основных свойств документов, входящих в основную группу, которые максимально влияют на образовательную деятельность вуза.

АНКЕТА экспертного опроса

__________________________________________________________________

участники анкетирования: фамилия имя отчество

__________________________________________________________________

наименование учреждения, подразделения, должность

__________________________________________________________________

ученая степень, ученое звание

__________________________________________________________________

область специализации непосредственная или смежная

 

Вопросы к экспертам

Варианты ответов (простановка метки по избранному варианту ответа)

Да

(D)

Нет (N)

Не определился (NO)

1

2

3

4

1.Можно ли рассматривать документы СМК как систему документации?

 

 

 

2. Охватывают ли документы СМК весь комплекс образовательной деятельности вуза?

 

 

 

3. Должны ли соответствовать документы СМК требованиям ГОСТ Р 6.30?

 

 

 

4. Должны ли документы СМК содержать только практически выполнимые требования?

 

 

 

5. Должны ли документы СМК отражать основные процессы образовательной деятельности вуза?

 

 

 

6. Содержат ли документы СМК указания на конкретного исполнителя?

 

 

 

7. Должны ли документы СМК отражать изменения, возникающие в образовательной деятельности вуза?

 

 

 

8. Должны ли документы СМК утверждаться и подписываться полномочными должностными лицами?

 

 

 

9. Должны ли документы СМК обеспечивать единое понимание политики и целей вуза?

 

 

 

10. Должна ли образовательная деятельность вуза управляться на основе документированных процедур?

 

 

 

11. Обладают ли документы СМК юридической силой?

 

 

 

12. Должны ли документы СМК быть оформлены в соответствии с инструкцией по делопроизводству или иными правилами оформления документов?

 

 

 

13. Обладают ли документы СМК контролирующими свойствами?

 

 

 

14. Способствуют ли документы СМК закреплению персональной ответственности должностных лиц за тот или иной процесс обучения

 

 

 

15. Могут ли документы СМК подтверждать факты, явления, события?

 

 

 

16. Оказывают ли документы СМК воспитательное воздействие?

 

 

 

17. Могут ли документы СМК гарантировать подлинность документа?

 

 

 

18. Обладают ли документы СМК особыми реквизитами, отличающими их от других документов?

 

 

 

19. Обладают ли документы СМК особыми, уникальными свойствами?

 

 

 

20. Позволяют ли документы СМК наглядно, образно характеризовать образовательную деятельность вуза?

 

 

 

21. Указан ли в документах СМК период (продолжительность) их действия?

 

 

 

22. Позволяют ли документы СМК сохранять информацию длительный период?

 

 

 

23. Можно ли использовать только некоторые из документов СМК вуза?

 

 

 

24. Сведения в документах СМК изменяются или остаются неизменными?

 

 

 

25. Допускаются ли изменения в оформлении реквизитов документов СМК?

 

 

 

26. Предусмотрен ли контроль над исполнением документов СМК?

 

 

 

27. Обеспечивается ли защита документов СМК от несанкционированного доступа?

 

 

 

28. Отражают ли документы СМК наиболее значимую для вуза информацию?

 

 

 

29. Должны ли документы СМК точно соответствовать ГОСТам, инструкциям?

 

 

 

30. Должны ли документы СМК иметь ссылки на официальные источники информации?

 

 

 

31. Могут ли документы СМК применяются для статистической обработки данных?

 

 

 

32. Оперативно ли отражают  изменения, происходящие в образовательной деятельности вуза, документы СМК?

 

 

 

33. Могут ли одинаковые по содержанию документы СМК иметь разную форму?

 

 

 

34. Требуются ли особые знания в оформлении документов СМК?

 

 

 

35. Предусмотрено ли документами СМК информирование всех желающих о содержании?

 

 

 

36.Имеются ли ограничения к доступу документов СМК?

 

 

 

37.Можно ли изменять (редактировать) документы СМК любому сотруднику вуза?

 

 

 

38.Возможно ли на основе документов СМК провести анализ эффективности управления вузом.

 

 

 

Рисунок 1 - Анкета эксперта

На данном этапе также определилась степень согласованности экспертов по данному вопросу.

Результаты показали, что наибольшее предпочтение эксперты отдали функционально-управленческой группе свойств документов СМК. А основными свойствами функционально-управленческой группы стали целенаправленность, нормативность, регламентированность. Документы СМК обладают также контролирующими, подтверждающими и воспитательными свойствами. Причем мнение экспертов по данному вопросу согласованное и единодушное.

2-й параграф второй главы посвящен исследованию основных свойств документов СМК на основе моделирования. Модель дерева целей представляет собой схематическое описание проблемы влияния основных свойств документов на СМК образовательной деятельности вуза. В данном случае основой являются сведения о наличии и соответствии документов СМК основным требованиям (рис. 2).

Рис.2 - Дерево определения влияния функционально-управленческих свойств документов СМК на образовательную деятельность вуза

Модель состоит из узлов (U), состояния переходов (D) и конечного состояния (S). Узлы дерева(U), в которых делается выбор, обозначаются квадратами. В узлах дерева принимаются решения о наличии и соответствии документов СМК основным требованиям. В зависимости от наличий и соответствия документов СМК тем или иным требованиям узлы дерева выводят модель в то или иное состояние переходов (D). Количество узлов и состояний переходов будет зависеть от количества исследуемых свойств документов. Модель содержит n-количество конечных состояний (S).

  1. S1 – Документированность СМК образовательной деятельностью вуза отсутствует из-за отсутствия Руководства по качеству, документированных процедур, планов внутреннего аудита или же несоответствия данных документов основным требованиям.
  2. S2 – Документированность СМК образовательной деятельности вуза отсутствует из – за отсутствия документов по организации СМК или же несоответствия данных документов основным требованиям.
  3. S3 – Документированность СМК образовательной деятельности вуза очень низкая из-за отсутствия документов СМК или несоответствия данных документов основным требованиям.
  4. S4 – Документированность СМК образовательной деятельности вуза низкая из-за отсутствия документов контроля за СМК или же несоответствия данных документов основным требованиям.
  5. S5 – Документированность СМК образовательной деятельности вуза неполная из-за отсутствия учета документов СМК или же несоответствия учета документов основным требованиям.
  6. S6 – Документированность СМК образовательной деятельностью вуза полная и соответствует основным требованиям.

Исходными данными для моделирования является наличие и состояние документов СМК образовательной деятельности вуза. Модель имеет ряд ограничений и допущений:

  1. Влияние функционально-управленческих  свойств документов СМК на образовательную деятельность вуза определяется по наличию документов СМК, обладающих определенными  свойствами, и по соответствию их требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО.
  2. Документ может иметь два состояния: полностью соответствующий требованиям и несоответствующий требованиям.

Такие функции управления, как планирование, организации, контроля, оперативного управления, учета, отражаются в системе документации, а документы служат подтверждением эффективности управленческой деятельности.

Между документами СМК вуза существует информационная связь, подтверждающая факт наличия документационного обмена между элементами СМК вуза. Можно выделить два уровня реализации информационных связей. Первый уровень – это процессы. Он определяет содержание и структуру документов СМК вуза. Второй уровень – это инфраструктура СМК. На этом уровне путем проекции информационных процессов на объекты и формы организации инфраструктуры определяется конкретная технологическая реализация информационных связей – схема документооборота, с учетом СМК высшего учебного заведения. Поэтому для изучения свойств документов СМК через исследование документооборота разработана схема документооборота с учетом СМК вуза.

Выявление свойств документов СМК образовательной деятельности вуза проводилось не только на основе анкетирования, анализа документации, наблюдения за образовательной деятельностью, разработки модели «дерево свойств документов СМК», но и на основе модели исследования свойств СМК как составной части менеджмента вуза (рис.3).

Рис.3 - Модель исследования свойств СМК, как составной части менеджмента вуза

Иерархическая схема уровней анализа основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза позволяет детализировать проблему дальнейшего исследования основных управленческих свойств документов СМК образовательной деятельности вуза, в том числе эмерджентных и синергетических свойств.

Формирование СМК связано с разработкой документации, которая регламентирует, нормирует, инструктирует деятельность аппарата управления. Документация СМК обладает свойствами, позволяющими разрабатывать оптимальное управленческое воздействие. Именно функционально-управленческие свойства документации СМК оказывают основное влияние на образовательную деятельность вуза.

Результатом анализа является подтверждение улучшения качества образования на основе применения документов СМК. Исследование основных свойств документов – составная часть менеджмента, а результаты исследования – основа для совершенствования существующей системы управления.

На организационное воздействие большое влияние оказывают функционально-управленческие свойства документов.

Организационное воздействие не будет доведено до конца и не приобретёт конкретных регламентированных форм, если оно не будет дополнено распорядительным воздействием. Распорядительное воздействие более активная и гибкая форма воздействия, направленное на устранение отклонений образовательного процесса от поставленных задач. Распорядительное воздействие, хотя и является формой оперативного воздействия, должно опираться на методы организационного воздействия. Организационные и распорядительные виды воздействия являются формами организационных методов, которые не противоречат, а дополняют и развивают друг друга, существуют в сочетании и взаимной зависимости. Они всегда используются вместе в том или ином сочетании. Вся организационно –  распорядительная деятельность должна протекать в правовых рамках и на основе правового обеспечения процессов управления.

Главная проблема организационного воздействия – связать управляющую систему с управляемой, обеспечить соотносимость этих систем. При исследовании данного аспекта на первый план, конечно же, выходят свойства документов, позволяющие контролировать и подтверждать действия. 

Анализ эффективности реализации свойств управления позволяет более четко определить обязанности и права работников, связанных с СМК, и на этой основе спроектировать рациональную систему СМК. Исследование основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза – составная часть менеджмента, а результаты исследования – основа для совершенствования существующей системы управления.

Менеджмент образовательной деятельности вуза можно представить выражением:

Документооборот вуза объединяет уровни исследования документов СМК, подчеркивая тем самым важность документации в управлении (менеджменте) качеством образовательных услуг вуза. Основными принципами системы управления документацией вуза должны являться: оперативное прохождение документов; параллельная обработка документа; обоснованное перемещение документов исходя из организационных и технологических нужд вуза; процессы прохождения и обработки документов должны быть единообразными.

Таким образом, главной задачей управления документацией СМК вуза является обеспечение прямоточности в движении документов и однократности их обработки. По отношению к управлению потоки различаются на входящие, исходящие, внутренние. Основными характеристиками потоков являются: объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через секретаря (административный отдел, документационное управление или иные организационные структуры) за год, полугодие, квартал; структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками; режим потока, который определяется предпочтительностью движения документов.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов СМК в вузе необходимо разработать рациональные маршрутно - технологические схемы движения и обработки основных видов документов.

В заключение диссертации подведены итоги рассмотренных в диссертации результатов исследования основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза, намечены перспективы его применения в организационно-управленческой, образовательной и учебной практике.

Основные положения диссертации отражены в следующих публикациях автора:

а) Научные статьи, опубликованные в журналах,

рекомендованных  ВАК России

1.Королева, Н.А. Разработка модели документов системы менеджмента качества высшего учебного заведения [Электронный ресурс] / Н.А. Королева // Научный политематический электронный журнал КубГАУ.- №60 (06).- Краснодар, 2010. URL: http://ej.kubagro.ru.

2.Королева, Н.А. Методика выявления основных свойств документов СМК [Текст]/Н.А. Королева // Образование и общество. – Орел, 2010. – С. 32-36.

б) в других изданиях:

3.Королева, Н.А. Выбор критериев при оценке и аккредитации гарантии качества вуза [Текст]/Н.А. Королева // Инновационные технологии в образовательном процессе: материалы 11 межвуз. науч.-практ. конференции.– Краснодар: КВВАУЛ, 2009. – С. 209-211.

4.Королева, Н.А. История и основные свойства информации как составляющей информационной культуры [Текст]/Н.А. Королева // Культура и просветительство как ресурсы духовного единства и социальной стабильности общества: Грант Президента Российской Федерации для поддержки творческих проектов общенационального значения № 73-01-42/01-АБ. – СПб, Смоленск: Маджента, 2010. – С. 204-209.

5.Королева, Н.А. Концепция создания электронного документооборота системы менеджмента качества вуза [Текст]/Н.А. Королева // Проблемы интеграции образования и науки в условиях глобализации: материалы Междунар. науч.-практ. конференции. – Новокузнецк: НОУ ВПО СПб ИВЭСЭП филиал в г. Новокузнецк, 2010. – С. 52-56.

6.Королева, Н.А. Культурная история и проблемы международного коммуникатора [Текст]/Н.А. Королева// Культура и просветительство как ресурсы духовного единства и социальной стабильности общества: Грант Президента Российской Федерации для поддержки творческих проектов общенационального значения № 73-01-42/01-АБ. – СПб., Смоленск: Маджента, 2010. – С. 69-73.

7.Королева, Н.А. Методика создания электронного документооборота системы менеджмента качества вуза [Текст]/ Н.А. Королева // Проблемы интеграции образования и науки в условиях глобализации: материалы Междунар. науч.-практ. конференции. – Новокузнецк: НОУ ВПО СПб ИВЭСЭП филиал в г. Новокузнецк, 2010. – С. 57-63.

8.Королева, Н.А. Методология исследования управления документацией вуза с позиции менеджмента качества образования [Текст]/Н.А. Королева // Технические и технологические системы: материалы Междунар. науч. конференции. – Краснодар: КубГАУ, 2009. – С. 302-305.

9.Королева, Н.А. Методы создания системы менеджмента качества в вузе с точки зрения фундаментальных теорий научного исследования [Текст]/Н.А. Королева // Инновационные процессы в высшей школе: материалы 15 юбилейной Всерос. науч.-практ. конференции. – Краснодар: КубГТУ, 2009. – С. 187-189.

10.Королева, Н.А. Роль и место управления документацией в системе менеджмента качества вуза [Текст]/Н.А. Королева // Перспективы развития средств и комплексов связи. Подготовка специалистов связи: материалы межвуз. науч.-техн. конференции. – Новочеркасск: НВВКУС, 2009. – С. 181-186.

11.Королева, Н.А. Роль коммуниканта в педагогическом процессе высшего учебного заведения [Текст]/ Н.А. Королева // Инновационные процессы в высшей школе: материалы 16 юбилейной Всерос. науч.-практ. конференции. – Краснодар: КубГТУ, 2010. – С. 99-100.

12.Королева, Н.А. Требования к документации в системе менеджмента качества вузов [Текст]/Н.А. Королева // Технические и технологические системы: материалы Междунар. науч. конференции. – Краснодар: КубГАУ, 2009. – С. 308-311.

13.Королева, Н.А. Управление документацией вуза с позиции системы менеджмента качества образования [Текст]/Н.А. Королева// Технические и технологические системы: материалы Междунар. науч. конференции. – Краснодар: КубГАУ, 2009. – С. 305-308.

 
Авторефераты по темам  >>  Разные специальности - [часть 1]  [часть 2]



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.