WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 |

В третьей главе «Организационно-методические положения по формированию ТРСЭД, ее апробация» обозначены основные требования к организационно-методическим положениям; разработаны этапы реализации формирования ТРСЭД (предпроектное обследование, информационное обследование, разработка и настройка ТРСЭД, опытно-промышленная эксплуатация, промышленная эксплуатация); описан процесс разработки прототипа ТРСЭД на базе системы PayDox, а также полученные результаты формирования системы и проведенного эксперимента нагрузки каналов связи;

представлено экономическое обоснование формирования ТРСЭД.

В заключении сформулированы основные выводы, оценено практическое значение исследования, перспективы дальнейшего развития результатов выполненных исследований.

II. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

Анализ проблем управления показал, что организация, имеющая сложную интегрированную, территориально-распределенную структуру, сталкивается с такими информационными проблемами, как разрозненность финансовой и управленческой информации; запаздывание поступающих из отдаленных филиалов данных с вытекающими затруднениями в принятии оперативных решений; несбалансированность информационных потоков.

В результате проведенного исследования выявлено, что в условиях территориально-распределенной структуры возникают сложные схемы организации документооборота между юридическими лицами одной организации, удаленными подразделениями одного юридического лица, центральной компании и ее филиалами и дочерними компаниями.

При соблюдении принятых традиционных подходов ДОУ основными узкими местами в документообороте между удаленными структурными единицами являются: многократная регистрация одного документа; утрата документов; невозможность осуществления контроля за исполнением документов и сроков их согласования и подписания; отсутствие единого полного реестра изданных и полученных документов с целью осуществления их оперативного поиска и сбора статистических данных; многократное копирование одного документа с целью его рассылки удаленным адресатам организации; длительные сроки согласования проектов документов и принятия управленческих решений.

Рассмотренные системы российских производителей автоматизируют традиционный подход ведения делопроизводства, то есть сохраняются принципы многократной регистрации документов. При большом количестве юридических лиц, входящих в состав организации, такой подход увеличивает время обработки одного документа в несколько раз, не обеспечивает однозначной идентификации документов, усложняет их поиск.

В этих системах не решены вопросы таких технических ограничений, как загрузка каналов связи и объемы памяти технических средств. Как следствие этого, возникают проблемы скорости передачи и обновления данных, а также оптимизации процедур администрирования справочников и системы в целом, своевременной актуализации данных.

Системы западных производителей обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение и хранение документов, не учитывают специфику российской практики делопроизводства, не реализуют сложные процессы многоуровневого согласования и централизованного контроля исполнения документов, то есть часто не применимы в российских организациях без их адаптации.

Анализ теоретических предложений формирования ТРСЭД выявлены их такие проблемы, как высокие требования к пропускной способности каналов связи с целью обеспечения доступа в режиме on-line; наличие сложных и непрозрачных процедур экспорта-импорта и преобразования информации;

размытость и непрозрачность общей картины интеграции; сложность согласования интересов владельцев и потребителей информации; нарушение принципа ответственности за содержание информации; дублирование данных;

неконтролируемость доступа к переданным в базы данных; технологическая сложность консолидации и хранения больших объемов данных; неактуальность данных в условиях передачи данных в режиме on-line (по расписанию).

Таким образом, существует необходимость в разработке новых принципов организации документооборота в территориально-распределенной структуре организации, концептуальной модели ТРСЭД, теоретических и методических основ ее формирования.

С целью организации обмена документами между удаленными структурными единицами организации наряду с традиционными документопотоками (входящий, исходящий, внутренний) предложено выделить корпоративный документопоток.

Корпоративный документопоток – это совокупность документов, образующихся в процессе взаимодействия и обмена информацией двух и более юридических лиц территориально-распределенной организации (далее ТРО), в том числе их удаленных обособленных подразделений, и не предназначенные для направления или передачи в сторонние организации (см. рис. 1).

Рисунок 1. Схема документопотоков организации с территориальнораспределенной структурой С целью обеспечения совместного принятия решений юридических лиц, входящих в состав одной организации, и их правомерного исполнения предложено ввести понятие «Электронный совместный документ».

Электронный совместный документ – электронный документ1, содержащий принятые совместные решения и закрепляющий порядок взаимоотношений между двумя и более юридическими лицами организации;

электронный документ, совместная разработка которого осуществляется одновременно в двух и более юридических лицах организации и подлежащий подписанию и регистрации в этих юридических лицах (см. рис. 2).

Электронный документ - документ, в котором информация: представлена в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации; допускающая преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации [4.9].

D K K V S B I где:

D – все документы ТРО I - исходящие документы B – внутренние документы K - корпоративные документы V - входящие документы S – совместные документы Рисунок 2. Диаграмма Эйлера-Венна «Множества документов» С целью организации электронного документооборота и моделирования ТРСЭД предложено ввести следующие признаки классификации документов:

Категория документа - принадлежность документа к системе принятой классификации документации по признакам содержания и целевого назначения.

Первый уровень в классификации документов. От категории зависит вид документа.

Вид документа2 - принадлежность документа к системе принятой классификации документации по признакам содержания и целевого назначения.

Второй уровень в классификации документов. Вид зависит от категории документа.

Тип документопотока – признак направленности движения документов:

внутренний, входящий, исходящий, корпоративный.

Юридическое лицо – юридическое лицо, руководитель которого подписывает документ.

Подразделение инициатора (исполнителя) – подразделение, сотрудник которого инициирует процессы согласования, подписания проекта документа и его исполнения.

Сочетание указанных признаков классификации позволит:

1. организовать оптимальный интерфейс ТРСЭД;

2. наиболее эффективно автоматизировать слабо формализуемые процедуры движения документов (документооборота) в условиях сложной, динамически изменяющейся организационной структуры.

Например, в зависимости от категории, вида, типа документопотока, юридического лица и подразделения инициатора в ТРСЭД автоматически определяются бланки документов заданного юридического лица, маршруты согласования, списки рассылки, лица, имеющие право подписи, регистраторы, форматы регистрационных номеров и журналы регистрации, уровень и условия доступа к электронному документу.

С целью организации информационно-поисковой системы (ИПС) в ТРСЭД и придания документу юридической силы в соответствии с ГСДОУ целесообразно унифицировать форматы регистрационных номеров документов:

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения (ГОСТ Р 51141 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”).

Код юридического лица – код подразделения – индекс – календарный год – номер по порядку, где код юридического лица – буквенное или цифровое обозначение юридического лица ТРО; код подразделения – код подразделения юридического лица, руководитель которого подписал документ; индекс – буквенное или цифровое обозначение категории, вида и другого отличительного признака документа; календарный год – цифровое обозначение текущего календарного года, в пределах которого осуществляется издание и регистрация документа; номер по порядку – номер по порядку в пределах данного журнала регистрации одного календарного года.

В результате проведенных исследований был выявлен ряд технических ограничений, связанных с передачей данных на удаленные расстояния. В связи с этим предложена схема организации серверов (см. рис. 3).

В каждом городе, юридическом лице устанавливается отдельный сервер (параметры серверного оборудования зависят от инфраструктуры, объема документооборота, количества пользователей и используемой среды реализации ТРСЭД).

Рисунок 3. Схема организации серверов ТРСЭД В предложенной схеме передача данных между серверами осуществляется посредством специальных механизмов, обеспечивающих доставку документов адресатам и отображение изменений в режиме on-line. При этом передаче подлежат документы корпоративного документопотока, а документы, относящиеся к внутреннему, входящему и исходящему документопотокам, вводятся, регистрируются и хранятся на соответствующем сервере и не подлежат передаче на другие удаленные сервера.

Концептуальная модель ТРСЭД представлена в виде описания шести уровней, каждый из которых представляет собой программные компоненты (см.

рис. 4), и описания их взаимосвязи (см. рис. 5).

Рисунок 4. Уровни концептуальной модели ТРСЭД одного сервера Рисунок 5. Взаимосвязь уровней концептуальной модели ТРСЭД В соответствии с предложенной схемой организации серверов общая архитектура ТРСЭД содержит механизмы передачи документов и данных, обеспечивающие взаимосвязь этих серверов. На каждый сервер устанавливается отдельная база данных (далее – БД) и стандартный функционал системы в соответствии с концептуальной моделью ТРСЭД (см. рис. 6). Структура БД, механизмы и алгоритмы должны быть стандартными для всех серверов.

Корректируется только уровень пользовательских настроек в зависимости от специфики конкретной структурной единицы (юридического лица, филиала, представительства, удаленного подразделения), входящей в состав ТРО.

Сервер 1 Сервер БД БД Механизмы передачи данных Механизмы передачи данных справочников справочников Корпоративные справочники Рисунок 6. Общая архитектура ТРСЭД В соответствии с предложенными принципами организации ТРСЭД наиболее эффективно применить два механизма передачи данных:

1. передача данных корпоративных справочников;

2. передача корпоративных документов Корпоративные справочники формируются в центральной базе данных путем консолидации данных всех серверов, входящих в структуру ТРСЭД (см.

рис. 7).

Рисунок 7. Принцип передачи данных локальных БД на центральный сервер Внешние системы Внешние системы Механизмы доступа к данным Механизмы доступа к данным Функциональная логика Функциональная логика Пользователи Пользователи Интерфейс, пользовательские настройки Интерфейс, пользовательские настройки Механизмы передачи корпоративных документов С целью направления документа удаленному сотруднику ТРО инициатор документа при формировании электронной регистрационной карточки выбирает этого сотрудника из соответствующего корпоративного справочника, а механизм передачи корпоративных документов обеспечивает его доставку. При этом документ хранится на том сервере, где он был создан (без создания дубликата на удаленном сервере). Список корпоративных документов, направленных удаленному пользователю, формируется по запросу этого пользователя (см. рис. 8).

При открытии удаленным пользователем файла корпоративного документа его копия сохраняется на сервер этого пользователя. При последующих обращениях любым пользователем этого сервера данный файл будет открываться не из оригинального документа, а с локального сервера пользователя. Процедура копирования (кэширования) файла на локальный сервер удаленного пользователя позволяет увеличить производительность ТРСЭД и уменьшить нагрузку на каналы связи.

Рисунок 8. Принцип передачи корпоративных документов С целью реализации описанных выше принципов в системе используются следующие процедуры:

1. на этапе разработки проекта документа - механизм «Корпоративные документы» и «Совместные документы»;

2. на этапе исполнения корпоративного документа - механизм рассылки, исполнения, контроля исполнения;

3. на этапе хранения корпоративного документа - механизм поиска, предоставления доступа, передачи в архив.

Формирование ТРСЭД реализуется в пять этапов:

1. Предпроектное обследование объекта внедрения ТРСЭД;

2. Информационное обследование и анализ объекта внедрения ТРСЭД;

3. Физическая реализация ТРСЭД: разработка, настройка, доработка и тестирование системы;

4. Опытно-промышленная эксплуатация ТРСЭД: установка и настройка программного обеспечения, обучение персонала, устранение ошибок в работе системы, доработка ТРСЭД;

5. Промышленная эксплуатация ТРСЭД.

С целью апробации положений формирования ТРСЭД в Объединенной Компании «РУСАЛ» были выполнены работы по модификации системы PayDox: разработаны механизмы передачи данных на удаленные сервера и интерфейсы пользователей системы.

Для экономического обоснования формирования ТРСЭД данный процесс рассмотрен как коммерческий проект. Разработанный программный комплекс предполагается путем тиражирования внедрять в удаленных структурных единицах ТРО. Плановая продолжительность коммерческого проекта может быть определена в 2 года (24 месяца). Из них первые 6 месяцев тратятся на разработку ПО (разработку механизмов уровня передачи данных, новых интерфейсов, механизмов уровня настройки). В работе представлен возможный маркетинговый план, рассчитаны затраты на разработку и реализацию программного продукта.

С помощью анализа точки безубыточности определено, какое количество продукции необходимо продать для покрытия всех затрат. Для этого использована следующая формула:

Спост Qбез =, (1) Цед - Спер где Qбез – объем продукции необходимый для покрытия издержек, Спост – постоянные затраты, Цед – цена единицы продукции, Спер – переменные затраты.

Pages:     | 1 || 3 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.