WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 |

На правах рукописи

Лелина Юлия Владимировна ФОРМИРОВАНИЕ ТЕРРИТОРИАЛЬНО-РАСПРЕДЕЛЕННОЙ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ АДМИНИСТРАТИВНОГО И ОТРАСЛЕВОГО ОБРАЗОВАНИЙ 08.00.13 «Математические и инструментальные методы экономики»

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени кандидата экономических наук

Москва – 2009

Работа выполнена на кафедре информационных систем ГОУ ВПО «Государственный университет управления»

Научный консультант: доктор экономических наук, профессор Годин Владимир Викторович

Официальные оппоненты: доктор экономических наук, профессор Абрамова Людмила Дмитриевна кандидат экономических наук Костава Вахтанг Арчилович

Ведущая организация: Федеральное архивное агентство.

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Защита состоится 23 декабря 2009 года в 15:00 часов на заседании диссертационного совета Д 212.049.09 в ГОУ ВПО «Государственный университет управления» по адресу: 109542, Москва, Рязанский проспект, д.99, ауд. БЦ-211.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Государственного университета управления и на сайте www.guu.ru.

Автореферат разослан 23 ноября 2009 г.

Ученый секретарь диссертационного совета Д212.049.09, кандидат экономических наук, доцент Н.Ф. Алтухова 3 I.

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Актуальность темы исследования. В современных условиях глобализации и информатизации значительно усилилось внимание к изучению проблем менеджмента, связанных с интеграционными процессами в управлении, т.е. согласования и объединения усилий подразделений и их работников для достижения общих целей организации. Одной из важных сфер управления для организаций любых отраслей является информационное и документационное обеспечение управления (ДОУ). Так, в Федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия (2002-2010 годы)» обозначена задача «развития системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота» с целью «развития и широкого применения информационных и коммуникационных технологий» для «повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления».

Тенденцией последних лет также является укрупнение филиальных сетей организаций, в том числе территориально-распределенных, и активное развитие инфраструктуры. В России возникает все больше и больше объединенных в корпорации и холдинги организаций, которые, как правило, образуются путем слияния нескольких из них или, наоборот, выделения из одной организации нескольких юридических лиц, взаимодействующих друг с другом как единое целое. Получается двоякое положение таких организаций. С одной стороны, каждое юридическое лицо, входящее в состав организации, официально является самостоятельным, действующим автономно и имеющим свою собственную культуру, в т.ч. и свой документооборот. С другой стороны, все юридические лица, входящие в состав одной организации, тесно взаимодействуют друг с другом с целью достижения принятой стратегии развития.

В связи с вышесказанным возникает необходимость создания эффективного документооборота между организациями, объединенными в территориальнораспределенную структуру административного и отраслевого образований.

Данная задача может быть решена посредством территориально-распределенной системы электронного документооборота (далее - ТРСЭД). ТРСЭД поможет повысить эффективность управленческой деятельности организации за счет автоматизированной доставки необходимых документов и автоматизации процедур обработки документов, а также поможет снизить временные и трудовые затраты, повысить «прозрачность» бизнес-процессов работы с документами и принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена документами (информацией) между удаленными юридическими лицами и подразделениями.

Степень разработанности проблемы. Анализ рассматриваемой предметной области показывает, что вопрос организации территориальноудаленной работы с документами остается нерешенным: действующие нормативно-методические документы не достаточно полно регламентируют правила работы с документами, а также отсутствуют теоретические и практические рекомендации организации документооборота в условиях территориально-распределенных структур; не разработаны требования, в том числе отсутствует общепринятый подход, к архитектуре и функциональности ТРСЭД и принципам работы с документами в новых условиях.

Зарубежный опыт внедрения СЭД не учитывает исторически сложившуюся российскую специфику делопроизводства и работы с документами.

Целью диссертационного исследования является разработка теоретических и методических положений по формированию системы электронного документооборота в организации с территориально-распределенной структурой.

Достижение вышеуказанной цели включает решение следующих задач:

- характеристика системы управления и документооборота в организациях с территориально-распределенной структурой;

- анализ современных методов межведомственного документооборота, в том числе анализ действующей нормативно-методической базы по документационному обеспечению управления;

- анализ современных систем электронного документооборота;

- разработка принципов организации территориально-распределенной работы с документами;

- разработка концептуальной модели ТРСЭД, включая обоснование требований и постановку задачи на ее создание, определение ее архитектуры;

- описание концепции работы в ТРСЭД;

- разработка организационно-методических положений по формированию ТРСЭД и ее апробация.

Объектом диссертационного исследования является электронный документооборот в территориально-распределенных организациях административного и отраслевого образований.

Предметом исследования является процесс формирования территориальнораспределенной системы электронного документооборота, обеспечивающая работу с документами (подготовка, исполнение, хранение) в организациях административного и отраслевого образований.

Методическую основу работы составили методы системного анализа, классификации и категоризации документов, моделирования пользователей, методологии концептуального проектирования и внедрения информационных систем, моделирования бизнес-процессов.

Теоретической основой исследования послужили законодательные и нормативные акты президентских и правительственных структур, относящиеся к процессам получения, обработки, хранения и передачи информации, нормативно-методическая документация, государственные отечественные и зарубежные стандарты, информационные ресурсы Интернет, данные монографических изданий и периодической печати, труды российских и зарубежных исследователей в области ДОУ (Корнеев И.К., Кудряев В.А., Янковая В.Ф., Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Ларин М.В., Бобылева М.П., Андреева В.И., Романов Д.А., Данчул А.Н., Чернов В.Н., Майл Дж.Д.Саттон и другие), проектирования и внедрения АСУ (Э. Таненбаум, ван Стен, Уокер Ройс, Фергус О'Коннэл, H. Kerzner и другие), методов концептуального проектирования АСУ (Полукеев О., Коваль Д. и другие), системного анализа (Данчул А.Н., Домрачеев С.А. и другие).

Научная новизна диссертационной работы заключается в предложенных принципах формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота и удаленной работы с документами в условиях применения автоматизированной системы, а также в уточненных терминах «Корпоративный документ» и «Электронный совместный документ» и механизмах их применения на практике.

Основные результаты исследования, содержащие элементы научной новизны:

1. выявлены особенности организации документооборота в территориальнораспределенных организациях;

2. обоснована необходимость пересмотра действующих нормативнометодических документов, регламентирующих межведомственный документооборот, а также способов формирования современных систем электронного документооборота с целью организации удаленной работы с документами в территориально-распределенных организациях;

3. предложены принципы организации удаленной работы с документами, в рамках которых уточнены понятия «Корпоративный документ», «Электронный совместный документ», «Главный документ», «Подчиненный документ»;

4. предложены концептуальная модель и архитектура территориальнораспределенной системы электронного документооборота, содержащие механизмы, представленные в концептуальном виде с формализованными отношениями между ними;

5. представлено описание этапов формирования территориальнораспределенной системы электронного документооборота, в рамках которых разработан перечень вопросов для осуществления информационного обследования в распределенной организации, предложены способы оформления полученной при проведении обследования информации;

6. представлено описание результатов апробации формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота, в рамках которой осуществлены доработки интерфейса и механизмов передачи данных информационной системы PayDox и получены результаты проведенного эксперимента нагрузки каналов связи.

Достоверность научных результатов подтверждается проведенным автором анализом действующих нормативно-правовых актов по ДОУ и литературы, посвященной вопросам ДОУ и СЭД, а также результатами апробации формирования и внедрения ТРСЭД в Объединенной компании «РУСАЛ».

Теоретическое значение исследования состоит в том, что предложенные в работе принципы формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота обеспечивают наиболее оптимизированную схему обмена документами между структурными единицами распределенной организации и могут быть использованы при адаптации других классов информационных систем с целью автоматизации различных бизнес-процессов в условиях распределенной структуры.

Практическая ценность диссертационной работы состоит в том, что ее результаты позволят:

- системным аналитикам (проектировщикам ТРСЭД) разработать модель и структуру ТРСЭД для ее разработки в выбранной программной среде;

- разработчикам ТРСЭД использовать полученные результаты в качестве спецификации требований к ТРСЭД для ее разработки на выбранных языках программирования;

- специалистам ДОУ организовать эффективную работу с документами в организации административного и отраслевого образований;

- пользователям ТРСЭД разрабатывать документы совместно с удаленными сотрудниками территориально-распределенной организации (далее - ТРО), направлять удаленным сотрудникам ТРО документы для ознакомления и исполнения, контролировать работу с документами в удаленных структурных единицах ТРО, сократить затраты на поиск необходимых и доступных документов в рамках ТРО;

- на уровне ТРО повысить качество выполнения бизнес-процессов по работе с различными видами управленческих документов, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество и скорость принятия управленческих решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами ТРО, обеспечить единый стандарт работы с документами в целом, сократить затраты на организацию внедрения и поддержки ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.

Применение результатов диссертационной работы на практике позволит существенно повысить качество выполнения бизнес-процессов компании, дисциплинарную ответственность сотрудников, качество принятия решений, увеличить скорость обмена и обработки официальных документов между удаленными структурными единицами предприятия, обеспечить единый стандарт СЭД, а также сократить затраты на внедрение и поддержку ТРСЭД на всех промышленных площадках ТРО.

Апробация результатов исследования. Основные положения диссертации докладывались и получили положительную оценку на Всероссийских научных конференциях молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления», 2007, 2008, 2009 гг. г.Москва; семинарах Региональной общественной организации «Гильдии специалистов в области информатики и управления документацией» (РОО «Гильдии Управляющих Документацией»), 2007, 2008 гг., г.Москва; Круглом столе CNews Conferences и CNews Analyties, 2008, г.Москва; V и VI Конгрессах-практикумах «ИНФОДОКУМ», 2007, гг., г.Москва.

Внедрение результатов исследования. Результаты исследования нашли применение в рамках проекта внедрения системы электронного документооборота на базе системы PayDox, внедряемой на предприятиях российской металлургической Объединенной Компании «РУСАЛ».

Публикации. По теме диссертации в открытой печати опубликовано научных работ, общим объемом 3,69 п. л., из них 1 – в журнале, рекомендованном ВАК.

Объем диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка, включающего наименований, и 15 приложений. Работа изложена на 197 листах машинописного текста, включая приложения (56 страницы), содержит рисунков (включая 12 рисунков в приложениях), 21 таблицу (включая 14 таблиц в приложениях).

Структура диссертации. Структура диссертации отражает цели и задачи исследования, подчеркивает ее внутреннее единство.

Во введении обоснована актуальность исследования, показана степень разработанности проблемы исследования, определены цель и задачи исследования, перечислены наиболее существенные результаты, имеющие научную новизну, дана общая характеристика работы, перечислены методы исследования, обозначена практическая ценность и результаты апробации.

В первой главе «Характеристика и анализ системы документооборота в организациях с территориально-распределенной структурой» представлена характеристика действующей системы управления и рассмотрены особенности организации документооборота в организациях с территориальнораспределенной структурой, проведен анализ современных методов межведомственного документооборота, в том числе анализ действующих нормативных актов, исследованы основные функции и принципы формирования современных СЭД, определены основные направления развития СЭД.

Во второй главе «Теоретические основы формирования территориально-распределенной системы электронного документооборота» предложены принципы организации территориально-удаленной работы с документами, определены и обоснованы требования к ТРСЭД, представлено обоснование схемы организации серверов, описана концептуальная модель и общая архитектура системы, в том числе описан состав уровней ТРСЭД и их взаимосвязи, представлено концептуальное описание работы в ТРСЭД.

Pages:     || 2 | 3 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.